Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG

Chương I

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG

I- Khái niệm, Chức năng, nhiệm vụ, Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và vị trí

của Văn phòng:

1- Khái niệm:

Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta (cơ quan Nhà

nước, tổ chức chính trị, tổ chức Chính trị - Xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội

nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân) đều có công tác văn phòng

và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Do đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ,

khối lượng công việc, phạm vi hoạt độüng của mỗi cơ quan, tổ chức có khác nhau

nên đơn vị làm công tác văn phòng cũng có tên gọi khác nhau. Từ đó dẫn đến có

nhiều cách hiểu về khái niệm văn phòng. Theo văn bản quy phạm pháp luật của

Chính phủ và các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn

phòng của nhiều cơ quan thì khái niệm văn phòng được hiểu theo các nội dung sau

đây:

- Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong

công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.

Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, Uỷ ban Nhà

nước, các cơ quan khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án

Nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -

xã hội, UBND các cấp đều lập Văn phòng. Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban,

ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh viện, trường học, Viện nghiên cứu... lập

phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính - Quản trị). Có nơi không gọi là phòng

Hành chính - Quản trị mà gọi là phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị.

- Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn

ra các hoạt động của cơ quan để thực hiện chức năng, nhiệûm vụ của mình.

- Ngoài ra, theo Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ

trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan.

2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng:

a. Chức năng:

Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp

ứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo

đảm điều kiện vật chất kỹ thuậût cho cơ quan hoạt động.

Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:

- Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu

đề xuất ý kiến những vấn đềì thuộc về phương pháp tổ chức công viêc, điều hành

bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.

- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Thuộc chức

năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là

đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn

phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuậût của cơ

quan.

Hai loại công tác công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều

nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.

b. Nhiệm vụ: