Xây Dựng Hệ Thống Công Ty HDH - Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống - Đại Học Quốc Gia TPHCM.docx

NGÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BỘ MÔN TIN HỌC QUẢN LÝ

––––oo0oo––––

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG TY

HDH.

Page 1

I. Khảo sát hiện trạng.

1. Giới thiệu công ty HDH.

a. Giới thiệu tổng quan.

HDH COMPUTER là doanh nghiệp mới thành lập kinh doanh trong lĩnh vực Công

Nghệ Thông Tin Việt Nam. Chuyên:

• Phân phối sản phẩm và linh kiện máy tính, thiết bị văn phòng, thông tin liên lạc,

giải trí do các hãng điện tử hàng đầu trên thế giới sản xuất. Mức giá sản phẩm do

HDH Computer cung cấp luôn phù hợp trong môi trường cạnh tranh, chất lượng

sản phẩm luôn được đảm bảo.

• Cung cấp giải pháp mạng cho các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh

internet.

• Đội ngũ nhân viên và quản lý của HDH luôn được lựa chọn kỹ càng trước khi trải

qua quá trình huấn luyện và cập nhật thường xuyên những thành tựu mới nhất về

dịch vụ khách hàng, dịch vụ kỹ thuật và sản phẩm. Chúng tôi xem khả năng làm

hài lòng khách hàng là thước đo thành công của chính mình.

Công ty đã và đang cxây dưng hệ thống các cửa hàng trên toàn quốc để có thể đáp

ứng tốt nhu cầu của khách hàng và mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.

ĐỊA CHỈ HDH COMPUTER:

- 244 Cống Quỳnh, P.Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM

- 410 B-C-D Nguyễn Thị Minh Khai. Phường 5, Quận 3. Tp. Hồ Chí Minh

- 101 Sương Nguyệt Ánh. Phường: Bến Thành. Quận 1. Tp. Hồ Chí Minh

Điện thoại:

Phòng kinh doanh: 62911046 – 62911047 – 62911058 – 62911061 - 62955289 -

62955299 - 39258999 - 39259999

Phòng kỹ thuật: 62911044 – 62911045 – 62911060 – 38344726 - 62955276 -

62955277 - 39259132 - 39259133

b. Cơ cấu tổ chức.

Page 2

Page 3

2. Các nghiệp vụ ở các bộ phận.

Các nghiệp vụ hiện tại ở từng bộ phận trong công ty là

b.1 Bộ phận kinh doanh (gồm bộ phận bán hàng và nhập hàng)

Xử lý các nghiệp vụ như bán hàng, nhập hàng.

b.2 Bộ phận thu ngân.

Xử lý các nghiệp vụ như thu tiền khách hàng khi khách mua hàng.

b.3 Bộ phận kế toán.

Xử lý các nghiệp vụ: xử lý chứng từ ( bao gồm làm hóa đơn, làm phiếu thu, lập

phiếu chi), thống kê chứng từ, quản lý danh sách chứng từ, lập báo cáo thông kê

tình hình tài chính của doanh nghiệp.

b.4 Bộ phận bảo hành

Xử lý nghiệp vụ bảo hành khi khách hàng mang sản phẩm đến bảo hành…

b.5 Bộ phận quản lý kho

Xử lý nghiệp vụ thống kê thông tin mặt hàng khi nhận được yêu cầu xem xét

thông tin mặt hàng từ bộ phận bán hàng, thông kê tình hình các mặt hàng trong

công ty (số lượng, đơn giá…) để báo cáo lên trên…

Mô tả các nghiệp vụ chính ở các bộ phận trong công ty

b.1.1 Nghiệp vụ bán hàng ở bộ phận kinh doanh.

Khi khách hàng đến mua hàng nhân viên bán hàng sẽ hỏi xem nhu cầu của

khách hàng cần những loại hàng gì Nhân viên bán hàng sẽ tư vấn cho

khách hàng những hàng hóa thuộc loại hàng đó. Khách hàng chọn mục

hàng cần mua Nhân viên bán hàng gửi yêu cầu của khách hàng đến bộ

phân quản lý kho Bộ phận quản lý kho kiểm tra xem hàng đó còn hay

hết Nếu còn hàng nhân viên bán hàng sẽ lập phiếu bán hàng giao cho

khách hàng Khách hàng cầm phiếu bán hàng đến thanh toán ở quầy thu

ngân Nhân viên thu ngân lập phiếu biên nhận với mẫu phiếu biên

nhận có sẵn của công ty giao cho khách hàng Khách cầm phiếu đến bộ

phận kế toán Kế toán lập hóa đơn theo mẫu có sẵn giao cho khách

hàng 2 liên Khách cầm hóa đơn đến bộ phận kho Nhân viên

kho dựa vào hóa đơn lấy hàng cho khách hàng.

b.2.1 Nghiệp vụ thu tiền ở bộ phận thu ngân

Page 4

Giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận quản lý kho Bộ phận thu ngân Bộ phận bảo hành Giám đốc cửa hàng Bộ phận kinh doanh

Khách hàng cầm phiếu bán hàng giao cho nhân viên thu ngân Nhân viên thu

ngân làm phiếu biên nhận bằng cách điền đầy đủ thông tin vào 1 phiếu biên

nhận có sẵn của công ty Nhân viên thu ngân giao cho khách 1 liên của

phiếu biên nhận ( phiếu biên nhận có nhiều liên).

b.3.1 Nghiệp vụ lập chứng từ (hóa đơn, phiếu thu) ở bộ phận kế toán.

Khách hàng cầm phiếu biên nhận giao cho nhân viên kế toán Nhân viên kế

toán làm hóa đơn, phiếu thu bằng cách điền đầy đủ thông tin vào 1 mẫu hóa

đơn, phiếu thu có sẵn của công ty Nhân viên kế toán giao cho khách

1 liên của hóa đơn (hóa đơn có nhiều liên).

b.3.2 Nghiệp vụ lập chứng từ (phiếu chi) ở bộ phận kế toán.

Khi có 1 đơn hàng mới hoặc 1 yêu cầu chi của 1 bộ phậnn nào đó kế toán sẽ

lập phiếu chi. Kế toán sẽ dựa vào mẫu phiếu chi săn có của công ty, điền đầy

đủ thông tin cần thiết để lập phiếu chi.

b.3.3 Nghiệp vụ thống kê tài chính ở bộ phận kế toán.

Vào cuối tháng kế toán phải thống kê tình hình tài chính của công ty dựa vào

các phiếu thu và các phiếu chi để báo cào với giam đốc cửa hàng.

b.4.1 Nghiệp vụ bảo hành ở bộ phận bảo hành.

Khách hàng mang sản phẩm đến bảo hành Nhân viên bảo hành xem xét

sản phẩm coi có đủ các tiêu chuẩn bảo hành và còn thời gian bảo hành hay

không Nếu sản phẩm còn thời gian bảo hành và đáp ứng các tiêu chuẩn

bảo hành thì nhân viên bảo hành lập phiếu bảo hành theo một mẫu có sẵn của

công ty, giao cho khách hàng Tùy vào tình trạng hư hại của sản phẩm

nhân viên bảo hành sẽ tiến hành sửa chũa hoặc đổi sản phẩm mới cho khách

hàng. Đến ngày hẹn trong phiếu bảo hành khách hàng mang phiếu bảo hành

đến cửa hàng giao cho nhân viên bảo hành nhân viên bảo hành lấy hàng

của khách đã được sửa chữa giao cho khách hàng.

b.5.1 Nghiệp vụ thông kê tình hình mặt hàng ở bộ phận quản lý kho.

Khi nhận được 1 yêu cầu xem xét số lượng của một mặt hàng từ bộ phận bán

hàng, nhân viên bộ phận kho sẽ xem xét tình hình số lượng tồn của mặt hàng

đó dựa vào 1 file excel lưu thông tin các mặt hàng trong công ty.

b.5.2 Nghiệp vụ thông kê tình hình các mặt hàng ở bộ phận quản lý kho.

Vào cuối tháng nhân viên kho sẽ thống kê tình hình các mặt hàng (số lượng tồn

của mỗi loại hàng…) sau đó báo cáo lên trên để giám đốc cửa hàng có kế

hoách nhập hàng hợp lý.

b.6 Nghiệp vụ nhập hàng.

Dựa vào báo cáo về tình hình các mặt hàng của tháng vừa rồi và tháng trước đó

của nhân viên kho cung như dựa vào yêu cầu của bộ phận bán hàng muốn nhập

1 số mặt hàng bán chạy, giám đốc cửa hàng sẽ quyết định nhập hàng

Bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về việc nhập hàng (tìm đối tác

cung ứng hàng, thưong thảo, bàn bạc hợp đồng…) Sau khi ký hợp đồng

với nhà cung ứng thông tin về việc nhập hàng sẽ được thông báo cho bộ phận

kế toán để làm phiếu chi và sau khi đơn hàng nhập về thì bộ phận quản lý kho

sẽ kiểm tra hàng và cẫp nhập lại số lượng hàng trong kho.

3. Hiện trạng tin học ở các bộ phận trong công ty.

a. Bộ phận kinh doanh.

Page 5

Bộ phận kinh doanh đã được trang bị máy tính để quản lý khách hàng, nhà cung

cấp nhưng các dữ liệu về khách hàng nhà cung cấp chỉ được lưu ở file excel, chưa

có cơ sở dữ liệu quản lý và chưa có phần mềm để thao tác dữ liệu.

b. Bộ phận thu ngân.

Đã được trang bị máy tính. Không có cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý. Bộ phận

thu ngân chỉ làm việc trên những mẫu phiêu biên nhận sẵn có của công ty. Phiếu

biên nhẫn được lưu trong máy tính dưới dạng file excel.

c. Bộ phận kế toán.

Đã được trang bị máy tính. Các thông tin về phiếu thu, chi, hóa đơn đã được lưu

lại nhưng chỉ dưới hình thức là file excel. Không có cơ sở dữ liệu, phần mềm

quản lý, thao tác trên những mẫu chứng từ có sẵn của công ty.

d. Bộ phận bảo hành

Đã được trang bị máy tính. Các thông tin về phiếu bảo hành đã được lưu lại

nhưng chỉ dưới hình thức là file excel. Không có cơ sở dữ liệu, phần mềm quản

lý, thao tác trên mẫu phiếu bảo hành có sẵn của công ty.

e. Bộ phận quản lý kho.

Đã được trang bị máy tính. Các thông tin hàng hóa trong công ty đã được lưu lại

nhưng chỉ dưới hình thức là file excel. Không có cơ sở dữ liệu, phần mềm quản

lý.

Nhận xét chung về hiện trạng tin học của công ty.

Nhìn chung ở các bộ phận của công ty đã được trang bị máy tính để giúp nhân

viên làm việc. Tuy nhiên vì công ty mới đi vào hoạt động nên chưa xây dựng cho

mình được 1 hệ cơ sở dữ liệu cũng như 1 phần mềm thao tác với dữ liệu, chính

điều này đã gây trở ngại rất lớn cho các hoạt động của công ty cũng như làm tăng

gánh nặng lên cho các nhân viên trong công ty.

4. Vấn đề đặt ra và phương án giải quyết.

a. Vấn đề.

Dựa vào nhưng khảo sát, các quy trình nghiệp vụ của công ty, hiện trạng tin học của

công ty ở trên thì ta có thể thấy được các vấn đế tồn tại trong công ty hiện nay là.

• Các nghiệp vụ của công ty được xây dựng chưa thật sự chặt chẽ chưa tính đến tất

cả các trườg ợp có thể xảy ra và chưa bao quát toàn bộ hoạt động của công ty

(nghĩa là trong 1 số linh vực chưa có nghiệp vụ để quản lý nó).

• Công ty chưa xây dựng được 1 web site để bán hàng, cũng như giới thiệu công ty.

• Công ty chưa xây dựng được 1 hệ thống cơ sở dữ liệu cung như phần mềm để

quản lý dữ liệu và thao tác dữ liệu.

b. Giải pháp.

• Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, phần mềm thao tác dữ liệu.

• Vì khi xây dựng cơ sở dữ liệu và phầm mềm toàn bộ quy trình nghiệp vụ cũ của

công ty sẽ bị thay đổi do đó giải pháp tiếp theo là xây dựng lại các quy trình

nghiệp cụ hiện tại của công ty.

• Bổ sung thêm các quy trình nghiệp vụ mới để quản lý chặt chẽ hơn và thuận lơi

cho nhân viên hơn.

Cụ thể các quy trình nghiệp vụ ở các bộ phận sau khi đã bổ sung là.

c.1 Bộ phận kinh doanh (hay bán hàng)

Page 6

Xử lý các nghiệp vụ như bán hàng (bao gồm bán hàng trực tiếp cho những khách

mua trực tiếp thường là các khách hàng mua lẻ, bán hàng hợp đồng cho những

khách hàng là những công ty họ đặt hàng với số lượng lớn, bán hàng qua mạng),

thống kê, quản lý danh sách khách hàng...

c.2 Bộ phận thu ngân.

Xử lý các nghiệp vụ như thu tiền khách hàng khi khách mua hàng, thống kê danh

sách khách hàng đến hạn trả nợ….

c.3 Bộ phận kế toán.

Xử lý các nghiệp vụ: xử lý chứng từ ( bao gồm làm hóa đơn, làm phiếu thu, lập

phiếu chi , làm phiếu xuất kho, làm phiếu công nợ…) nghiệp vụ thanh toán nợ

của khách hàng đến trả nợ, thống kê chứng từ, quản lý danh sách chứng từ, lập

báo cáo thông kê tình hình tài chính của doanh nghiệp, lập bảng cân đối kế

toán…Trong bộ phận kế toán phân ra làm kế toán bán hàng, kế toán tài chính…

c.4 Bộ phận bảo hành

Xử lý nghiệp vụ bảo hành khi khách hàng mang sản phẩm đến bảo hành, thông

kê phiếu bảo hành, tình hình bảo hành các mặt hàng…

c.5 Bộ phận quản lý kho

Xử lý nghiệp vụ thống kê thông tin mặt hàng khi nhận được yêu cầu xem xét

thông tin mặt hàng từ bộ phận bán hàng, thông kê tình hình các mặt hàng trong

công ty (số lượng, đơn giá…) để báo cáo lên trên…

c.6 Một số nghiệp vụ giành cho nhà quản lý

Thống kê nhân viên, quản lý danh sách nhân viên, cấp lại mật khẩu cho những

nhân viên bị mất mật khẩu…

Cụ thể các nghiệp vụ diễn ra như thê sau khi xây dựng lại sẽ được trình bày ở

phần II.

Page 7

II. Phân Tích Yêu Cầu.

1.

Bộ Phận Bán Hàng thuộc bộ phận kinh doanh:

1.1 Nghiệp vụ bán hàng:

1.1 Mô tả nghiệp vụ

a.1 Bán hàng trực tiếp:

 Khách hàng là 1 cá nhân: khách hàng đến cửa hàng mua hàng. Nhân viên bán hàng đón

tiếp khách hàng đồng thời hỏi khách hàng xem họ có nhu cầu về những mặt hàng nào.

Nhân viên bán hàng sẽ tư vấn cho khách hàng các mặt hàng trong loại hàng mà họ cần,

đồng thời cũng giới thiệu cho họ các dòng sản phẩm mới mà công ty mới nhập về cùng

với những tính năng nổi bật của nó. Khách xem các mặt hàng trong bảng báo giá cùng

với sự tư vấn của nhân viên bán hàng để chọn mặt hàng mình cần.

Khi khách hàng hàng chọn được mặt hàng họ muốn mua và đồng ý mua mặt hàng đó thì

nhân viên bán hàng sẽ gửi yêu cầu của khách hàng đến bộ phận quản lý kho để kiểm tra

mặt hàng đó còn hay hết. Nếu còn nhân viên bán hàng sẽ lập phiếu bán hàng giao cho

khách hàng. Khách hàng sẽ cấm phiếu bán hàng này đến bộ phận thu ngân nộp tiền. Bộ

phận thu ngân lấy phiếu mua hàng nhập thông tin vào phần mềm để làm phiếu biên

nhận, phiếu biên nhận gồm 4 liên: trắng, hồng, xanh, vàng. Nhân viên thu ngân sẽ giữ

Page 8

lại liên trắng để đối chiếu, báo cáo khi nộp lại số tiến thu được trong ngày cho kế toán.

Nhân viên thu ngân giao cho khách hàng 3 liên còn lại gốm hồng, vàng, xanh. Khách

hàng sẽ cầm 3 liên này đến quầy giao hàng gần đó giao cho nhân viên kế toán 2 liên

vàng và xanh, nhân viên kế toàn sẽ làm các loại chứng từ có liên quan.

Nhân viên kế toán sẽ dùng liên vàng nhập các thông tin cần thiết vào phần mềm để làm

phiếu thu, hóa đơn, phiếu xuất kho. Hóa đơn gồm 3 liên trắng, vàng hồng, liên trắng kế

toán giữ, liên vàng làm chứng từ thuế.., liên hồng để giao cho khách hàng. Tại đây các

thông tin về khách hàng, phiếu thu, hóa đơn, phiếu xuất kho sẽ được lưu lại trong cơ sở

dữ liệu. Sau đó nhân viên kế toán giao phiếu xuất kho, hóa đơn và liên xanh cho nhân

viên kho để đi lấy hàng. Nhân viên kho lấy hàng mang lại quầy giao hàng và gọi tên

khách hàng ghi trong phiếu biên nhận liên xanh. Khách hàng lại quầy giao hàng cầm

theo phiếu biên nhận liên hồng. Nhân viên kho đối chiếu phiếu biên nhận của khách

hàng với phiếu mà nhân viên đó giữ sau đó giao hàng kèm hóa đơn cho khách hàng.

Khách hàng nhận hàng và hóa đơn.

Nếu hệ thống công ty bị hư hỏng thì toàn bộ các công việc kiêm tra kho, lâp phiếu biên

nhận, làm chứng từ như hóa đơn, phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu công nợ… đều được

các nhân viên ở các bộ phận tương ứng làm bằng tay không qua phần mềm và cơ sở dữ

liệu. Sau này các chứng từ ở bộ phận kế toán sẽ được lưu lại cơ sở dữ liệu sau khi hệ

thống được sửa

 Khách hàng là một công ty đặt hàng với số lượng lớn: khi một công ty có yêu cầu một

lương hàng lớn. Họ sẽ liên hệ với công ty, họ có thể đến trực tiếp hoặc liên hệ qua điện

thoại phòng kinh doanh. Đầu tiên nhân viên bán hàng trực tiếp hoặc nhân viên bán hàng

trực ở phòng kinh doanh sẽ nhận yêu cầu của khách hàng về sồ lượng các mặt hàng, sau

đó nhân viên bàn hàng yêu cầu bộ phận quản lý kho kiểm tra lượng hàng có đáp ứng

được yêu cầu của khách hàng hay không. Nhân viên kho kiểm tra hàng trong cơ sở dữ

liệu, nếu hàng có thể đáp ứng nhân viên bán hàng bán hàng sẽ thông báo cho khách

hàng là công ty có thể đáp ứng hàng với giá cả lá bao nhiêu đó. Nếu khách hàng đồng ý

thì nhân viên và khách hàng sẽ thương lượng những điều khoản khác liên quan như thời

gian giao, hình thức thanh toán, đưa trước, hạn khách hàng trả tiền hềt...

Nếu cả 2 bên cùng đồng ý với những điều khoàn thương lượng thì hợp đồng sẽ được ký

kết trong trường hợp khách hàng đến trực tiếp công ty hoặc hẹn ký kết hợp đồng tại

công ty trong trường hợp khách hàng gọi điện. Nếu khách hàng thanh toán trưc tiếp khi

khách hàng đưa trước 1 khoản theo hợp đồng, 1 nhân viên thu ngân sẽ làm phiếu biên

nhận, nhân viên thu ngân giữ lại liên trắng, giao cho khách hàng liên hồng, 2 liên còn

lại giao cho nhân viên bán hàng.

Nhân viên bán hàng cầm 2 liên cùng với bản sao hợp đồng giao cho kế toán làm các loại

chứng từ liên quan như làm phiếu thu với số tiền đưa trước của khách hàng, làm phiếu

công nợ bán với số tiền còn nợ, làm phiếu xuất kho, hóa đơn. Các thông tin về khách

hàng, phiếu thu, hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu công nợ bán sẽ được lưu lại trong cơ sở

dữ liệu. Kế toán sẽ đưa hóa đơn liên hồng cho nhân viên bán hàng, phiếu công nợ, nhân

viên bán hàng sẽ đưa lại cho khách hàng.

Kế toán giao cho nhân viên kho phiếu xuất kho, bản sao hợp đồng để nhân viên kho làm

phiếu giao hàng và chuẩn bị hàng để giao theo hợp đồng.

Nếu khách thanh toán chuyển khoản thì nhân viên bán hàng cung cấp mã tài khoản cho

khách hàng (ghi trong hợp đồng). Kế toán dựa vào hợp đồng để làm chứngtừ như phiếu

Page 9

nợ với số tiền còn nợ, làm phiếu xuất kho, hóa đơn…Nhân viên kho dựa vào phiếu xuất

kho và hợp đồng để làm phiếu giao hàng giao cho nhân viên giao hàng và xuất hàng

trong kho theo ngay hẹn giao.

Nhân viên giao hàng giao hàng theo ngày hẹn. Khách hàng nhận hàng và ký vào phiếu

giao hàng.

Nếu khách hàng phát hiện công ty giao thiếu hàng, nhân viên giao hàng sẽ kiểm tra lại

số hàng có đúng là bị thiếu không, nếu đúng sẽ giao cho khách hàng số hàng chở đến và

yêu cầu khách hàng xác nhận số hàng còn thiếu. Nhân viên giao hàng báo cho nhân viên

kho về việc giao hàng thiếu, nhân viên kho xuất số hàng còn thiếu. Nhân viên giao hàng

sẽ chở số hàng còn thiếu đến cho khách hàng. Khách hàng nhận số hàng thiếu, ký vào

phiếu giao hàng.

a.2 Bán hàng qua mạng: khách hàng vào trang web của công ty. Sau đó khách hàng xem các

sản phẩm trên trang web, lựa chọn mặt hàng muốn mua, hệ thống sẽ thêm lựa chọn của

khách hàng vào giỏ hàng của khách hàng. Khi khách hàng đã chọn lựa xong các mặt

hàng muốn mua và quyết định mua hàng thì hệ thống sẽ yêu cầu khách hàng đăng nhập

hoặc đăng ký để có thể mua hàng. Khi khách hàng đã đăng nhập thành công thì hệ

thống yêu cầu khách hàng điền đầy đủ thông tin về người mua hàng, người nhận và hình

thứ thanh toán như thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Nếu thanh toán

chuyển khoản thì hệ thống sẽ hiện số tài khoản của công ty để khách hàng có thể

chuyển tiền và hạn cho khách hàng chuyển tiền trong bao nhiêu ngày.

Các thông tin về đơn đặt hàng sẽ đựợc lưu lại trong cơ sở dữ liệu. Thông tin này được

nhân viên ở bộ phận bán hàng tiếp nhận qua một phần mềm. Nếu khách hàng thanh toán

trực tiếp thì nhân viên bán hàng sẽ làm phiếu bán hàng ngay, còn nếu khách hàng thanh

toán bằng chuyển khoản thì sau khi khách hàng chuyển tịền vào tài khoản của công ty

thì nhân viên bán hàng mới làm phiếu bàn hàng. Nhân viên bán hàng sẽ đưa cho nhân

viên kế toán phiếu bán hàng để nhân viên kế toán làm các chứng từ liên quan. Nếu

khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì kế toán sẽ làm hóa đơn, phiếu xuất kho,

phiếu thu, còn thanh toán trực tiếp thì kế toán sẽ làm phiếu thu khi tiền đươc nhân viên

giao hàng lấy tiền khách hàng khi giao hàng về.

Kế toán sẽ đưa cho nhân viên kho phiếu xuât kho, hóa đơn, nhân viên kho làm phiếu

giao hàng, lấy hàng trong kho. Nhân viên kho giao cho nhân viên giao hàng phiếu giao

hàng và hàng. Nhân viên giao hàng giao hàng theo địa chỉ cùa khách hàng, khách hàng

thanh toán tiền nếu khách thanh toán trực tiếp và ký nhận vào phiếu giao hàng.

1.2 Biều đồ quy trình nghiệp vụ

Page

10

b.1 Biểu đồ Use Case:

- Khách hàng là tác nhân được tổng quát hóa từ các tác nhân Khách Mua Online, Công

Ty và Khách Mua Trục Tiếp. Nó là một tác nhân trừu tượng.

- Use case Bán Hàng là use case được tổng quát hóa từ các use case Bán Trực Tiếp,

Bán Hợp Đồng, Bán Qua Mạng. Nó là một use case trừu tượng.

- Các use case Kiển Tra Kho, Xử Lý Chưng Từ, Thanh Toán là các use case được use

case Bán Hàng sử dụng. Trong biểu đồ use case này chúng là các use case trừu tượng, chúng

sẽ được đặc tả trong phần đặc tả use case của các bộ phận quản lý kho, thu ngân và kế toán.

b.2 Đặc tả Use Case:

- Use case Bán Trực Tiếp:

• Các tác nhân tác động là: Khách Hàng cụ thể là Khách Mua Trực Tiếp. cơ sở dữ

liệu.

• Sự kiện khởi động: khách hàng yêu cầu mua hàng.

• Sự kiện kết thúc: hàng được giao khách hàng.

• Tương tác giữa use case với tác nhân:

 Với tác nhân khàch hàng: khách hàng gửi yêu cầu mua hàng. Use case trả

lại hàng muốn nếu đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

 Với tác nhân cơ sở dữ liêu: Use case gửi yêu cầu lưu trữ thông tin. Hệ thống

cơ sở dữ liệu nhận yêu cầu và lưu thông tin.

• Quan hệ với use case khác: Quan hệ tống quát hóa (generalization) với use case

Bán Hàng.

• Luồng sự kiện

Luồng sự kiện chính:

1. Use case bắt đầu khi khách hàng bước vào cửa hàng của công ty.

Page

11

ThuTien

BanHopDong

BanTrucTiep

BanQuaMang

KhachHang

KhachMuatrucTiep

KhachMuaOnline

CongTy

ChuyenKhoan

<<extend>>

KiemTraKho

CSDL

BanHang

<<include>>

<<include>>

XuLyChungTu

<<include>>

2. Nhân viên bán hàng đón tiếp, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và giới thiệu các sản

phẩm trong loại sản phẩm khách hàng cần.

3. Khách hàng dựa vào bảng báo giá và tư vấn của nhân viên để tìm món hàng mình

cần. Nếu không tìm được món hàng mình cần thì use case kết thúc.

4. Khi khách hàng chọn được món hàng mình cần họ sẽ nói cho nhân viên bán hàng.

5. Nhân viên bán hàng gửi yêu cầu của khách hàng xuống bộ phận quản lý kho để kiểm

tra. Nếu hết hàng thì thực hiện luồng nhánh E2.

6. Nhân viên bán hàng lập phiếu bán hàng giao cho khách hàng.

7. Khách hàng cầm phiếu bán hàng giao cho thu ngân.

8. Thu ngân lập phiếu biên nhận.

9. Thu ngân giao cho khách hàng 3 liên của phiếu biên nhận.

10. Khách hàng giao cho kế toán 2 liên vàng và xanh.

11. Kế toán lập hóa đơn, phiếu thu, phiếu xuất kho, lưu thông tin về khách hàng, hóa

đơn, phiếu thu, phiếu xuất kho vào cơ sở dữ liệu.

12. Kế toán giao cho nhân viên kho hóa đơn, phiếu xuất kho, liên xanh.

13. Nhân viên kho cầm hóa đơn, phiếu xuất kho, liên xanh đi lấy hàng trong kho.

14. Nhân viên mang hàng ra quầy giao hàng gọi tên khách hàng.

15. Khách hàng ra quầy giao hàng, cầm theo liên hồng phiếu biên nhận.

16. Nhân viên kho giao hàng và hóa đơn cho khách hàng.

17. Khách hàng nhận hàng và hóa đơn.

18. Use case kết thúc.

Luồng sự kiện rẽ nhánh

Luống nhánh E2

1. Nhân viên bán hàng báo cho khách hàng biết là mặt hàng đó trong công ty đã hết.

2. Nhân viên bán hàng giới thiệu các sản phẩm cùng loại và nói khách hàng chọn sản

phẩm khác cùng loại. Nếu khách hàng không đồng ý chọn sản phẩm khác thì use case kết

thúc.

3. Quay lại bước 3 luồng sự kiện chính.

Luồng nhánh E3

1. Nhân viên kho báo cho khách hàng biết không phải hàng của khách hàng (có thể do

tên giống nhau).

2. Thực hiện lại buớc 14 luồng chính.

3. Nếu không có ai nhận hàng khi nhân viên kho gọi tên. Thực hiện luồng nhánh E3.1.

• Các kịch bản có thể xảy ra.

 Khách hàng không chọn được hàng mình cần.

 Món hàng khách hàng mua công ty đã hết.

 Hệ thống công ty bị hư. Tất cả các công việc đều làm bằng tay.

- Use case bán hàng hợp đồng.

• Tác nhân tác động: Khách Hàng cụ thể là Khách Công Ty. Hệ thống sơ sở dữ

liệu.

• Sự kiên khởi động: công ty đặt hàng liên hệ với công ty.

• Sự kiện kết thúc: hàng được giao cho công ty đặt hàng.

• Tương tác giữa use case với tác nhân:

Page

12

 Với tác nhân khách hàng: khách hàng gửi yêu cầu đến công ty. Use case

giao hàng cho khách hàng nếu đáp ứng được đơn hàng.

 Với tác nhân hệ thống cơ sở dữ liệu: use case gửi yêu cầu lưu trữ cỏ sở dữ

liệu. Hệ thống cở sở dữ liệu lưu lại thông tin yêu cầu lưu trữ.

• Tương tác với use case khác: Quan hệ tống quát hóa(generalization) với use case

Bán Hàng.

• Luồng sự kiện:

Luồng sự kiện chính:

1. Khách hàng liên hệ với công ty (trực tiếp hoặc qua điện thoại).

2. Nhân viên bán hàng nhận yêu cầu của khách hàng.

3. Nhân viên bán hàng gửi yêu cầu của khách hàng xuống bộ phận kho để kiểm tra,

nhân viên kho kiểm tra trong cơ sở dữ liệu. Nếu hàng hết thì thực hiện luồng nhánh E2.

4. Nhân viên bán hàng thông báo cho khách hàng là công ty có thể đáp ứng đươc đơn

hàng.

5. Khách hàng yêu cầu nhân viên cung cấp đơn giá về mặt hàng đó.

6. Nhân viên bán hàng cung cấp đơn giá cho khách hàng. Nếu khách hàng không đồng

ý với giá đó thì use case kết thúc.

7. Nhân viên bán hàng và khách hàng thương lượng một số khoản như thời gian giao

hàng, số tiền phải trả trước thời hạn trả hết tiền, hình thức thanh toán...Nếu 1 trong 2 không

chấp nhận những điều khoản ở trên thì use case kết thúc.

8. Nhân viên bán hàng soạn thảo hợp đồng.

9. Nhân viên bán hàng đưa khách hàng ký hợp đồng nếu khách hàng đến trực tiếp. Nếu

khách hàng gọi điện tới thì hẹn ngày ký hợp đồng.

10. Nếu khách hàng thanh toán chuyển khoản thì thực hiện hiện luồng E3.

11. Thu ngân làm phiếu biên nhận qua một phần mềm cho số tiền đưa trước của khách

hàng.

12. Thu ngân giao cho khách hàng liên hồng. Giao cho nhân viên bán hàng 2 liên vàng

và xanh.

13. Nhân viên bán hàng giao liên vàng, xanh cho kế toán cùng bản sao hợp đồng.

14. Kế toán lập phiếu thu, hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu công nợ bán.

15. Kế toàn đưa hóa đơn liên hồng, phiêu công nợ cho nhân viên bán hàng.

16. Nhân viên bán hàng đưa hóa đơn liên hồng, phiếu công nợ cho khách hàng.

17. Kế toán giao cho nhân viên kho phiếu xuất kho, bản sao hợp đồng.

18. Nhân viên kho dưa vào giấy tờ kế toán đưa làm phiếu giao hàng, lấy hàng trong kho.

19. Nhân viên kho giao phiếu giao hang cho nhân viên giao hàng.

20. Nhân viên giao hàng giao hàng theo ngày hẹn. Nếu trong lúc giao hàng khách hàng

phát hiện thiếu hàng thì thực hiện luồng nhánh E4.

21. Khách hàng nhận hàng ký phiếu giao hàng.

22. Use case kết thúc.

Luồng sự kiện rẽ nhánh:

Luồng nhánh E2

1. Nhân viên bán hàng thông báo rằng công ty đã hết hàng.

2. Use case kết thúc.

Luồng rẽ nhánh E3

1. Nhân viên bán hàng cung cấp mã tài khoản cho khách hàng.

2. Nhân viên bán hàng giao cho kế toán bản sao hợp đồng.

3. Kế toán lập hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu công nợ bán.

4. Thực hiện lại từ bước 15 luồng chính.

Page

13

Luồng rẽ nhánh E4

1. Nhân viên kho sẽ giao cho khách hàng số hàng chở đến đó.

2. Nhân viên giao hàng báo cho nhân viên kho về việc giao hàng thiếu.

3. Nhân viên kho xuất thêm hàng cho đủ.

4. Nhân viên giao hàng chở hàng thiếu đến cho khách hàng.

5. Khách hàng ký vào giấy giao hàng.

6. Use case kết thúc.

• Các kịch bản có thể xảy ra:

 Hàng trong công ty không đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng.

 Khách hàng không đồng ý với giá công ty đưa ra.

 Khách hàng không chấp nhận những điều khoản mà công ty đưa ra.

 Công ty không chấp nhận những điều khoản mà khách hàng đưa ra.

 Khách thanh toán bằng chuyển khoản.

 Giao hàng thiếu cho khách hàng.

 Hệ thống công ty bị hư. Tất cả các công việc đều làm bằng tay.

- Use case bán hàng qua mạng.

• Các tác nhân tác động: khách hàng (khách mua online), hệ thống cơ sở dữ liệu.

• Sự kiện khởi động: khách hàng ghé trang web của công ty.

• Sự kiện kết thúc: hàng được giao cho khách hàng.

• Tương tác giữa use case với tác nhân:

 Với tác nhân khách hàng: khách hàng gửi yêu cầu mua hàng. Use case giao

hàng cho khách hàng.

 Với tác nhân hệ thống cơ sở dữ liệu: Hệ thống cơ sở dữ liệu gửi thông tin về

tình trạng món hàng lên trang web như giá, số lượng…và lưu lại đơn hàng

của khách hàng. Use case yêu cầu hệ thống co sở dữ liệu lưu lại đơn hàng.

• Tương tác với use case khác: Quan hệ tống quát hóa (generalization) với use

case Bán Hàng.

• Luồng sự kiện.

Luồng sự kiện chính

1. Khách hàng ghé thăm trang web của công ty.

2. Khách hàng xem các sản phẩm trên trang web của công ty và chọn sản phẩm mình

cần. Nếu khách hàng không chọn được mặt hàng mình cần thì use case kết thúc.

3. Khi khách hàng chọn được sản phẩn mình muốn mua thì nhấn nút chọn hệ thông sẽ

đưa sản phẩm vào giỏ hàng của khách hàng.

4. Khi khách hàng đã chọn xong các sản phẩm mình muốn mua thì nhấn link giỏ hàng

của bạn để vào xem giỏ hàng của mình.

5. Hệ thống trình bày các sản phẩm khách hàng đã chọn.

6. Khi khách hàng đồng ý mua với những sản phẩm mình chọn thì thanh toán.

7. Hệ thống yêu cầu khách hàng đăng nhập để có thể mua hàng. Nếu khách hàng chưa

có tài khoản thì thực hiện luồng E2

8. Khách hàng đang nhập vào hệ thống nhấn mua hàng. Nếu khách hàng đăng nhập vào

hệ thống không thành công do quên mật khẩu thì thực hiện luồng E3.

9. Hệ thống yêu cầu khách hàng điền đầy đủ thông tin ngừơi mua hàng và nhận hàng,

chọn hình thức thanh toán. Nếu là thanh toán chuyển khoản thì thực hiện luồng E4.

Page

14

Công ty HDH Giám đốc, nhà quản lý

10. Khách hàng nhấn nút mua hàng, thông tin đặt hàng của khách hàng được lưu vào cơ

sở dữ liệu. Nếu hệ thống bị lỗi không thể lưu được đơn hàng của khách hảng thì thực hiện

luồng E5.

11. Nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng của khách hàng từ cơ sở dữ liệu qua một

phần mềm.

12. Nhân viên bán hàng làm phiếu mua hàng giao cho kế toán. Nếu khách hàng thanh

toán chuyển khoản thì nhân viên bán hàng đợi khách hàng thanh toán tiền mới làm phiếu bán

hàng.

13. Kế toán dựa vào phiếu bàn hàng nhập hông tin vào phần mềm để làm phiếu chứng từ

như phiếu xuất kho, hóa đơn…và luu lại thông tin phiếu xuất kho, hóa đơn.

14. Kế toán giao cho nhân viên phiếu xuất kho, nhân viên kho làm phiếu giao hàng qua

một phần mềm và lầy hàng trong kho giao cho nhân viên giao hàng.

15. Nhân viên giao hàng theo địa chỉ cho khách hàng.

16. Khách hàng giao tiền và ký nhận vào phiếu giao hàng.

17. Nhân viên kho cầm tiền của khách hàng giao cho kế toán, kế toán lập phiếu thu.

18. Use case kết thúc.

Luồng sự kiện rẽ nhánh

Luồng rẽ nhánh E2

1. Khách hàng lick vào mục đăng ký.

2. Hệ thống yêu cầu khách hàng điền đầy đủ thông tin cần thiết.

3. Khách hàng điền thông tin theo yêu cầu và lick vào nút đăng ký.

4. Hệ thống trả lại thông báo đăng ký thành công.

5. Khách hàng đăng nhập vào hệ thống theo tài khoản mới tạo.

6. Thưc hiện lại bước 8 luồng chính.

Luồng rẽ nhánh E3

1. Khách hàng click vào link quên mật khẩu.

2. Hệ thống yêu cầu khách nhập email để gửi mật khẩu mới.

3. Khách hàng nhập địa chỉ email của mình. Nhấn nút gửi.

4. Hệ thống gửi link xác nhận mật khẩu đến cho khách hàng.

5. Khách hàng vô mail nhận link xác nhân mât khâu mới.

6. Khách hàng nhập mật khẩu mới.

7. Hệ thống lưu lại mật khẩu mới của khách hàng.

8. Thực hiện lại bước 8 luồng chính.

Luồng rẽ nhánh E4

1. Hệ thống hiện mã tài khoản của công ty và thời hạn cho khách hàng chuyển tiền vào

tài khoản của công ty.

2. Khách hàng lick đồng ý.

3. Thông tin đơn đặt hàng được lưu vào cơ sở dữ liệu.

4. Nếu quá hạn chyển khoản tiền mà khách hàng chưa chuyển tiến vào tài khoản của

công ty thì thực hiện luồng E4.1

5. Nhân viên bán hàng làm phiếu mua hàng giao cho kế toán.

6. Kế toán dựa vào thông tin lưu trong cơ sở dữ liệu và tiền gửi qua tài khoản làm phiếu

xuất kho, hóa đơn, phiếu thu.

7. Thực hiện lại từ bước 14 luồng sự kiện chính.

Luồng nhánh E4.1

Page

15