workflow và ứng dụng vào bài toán quản lý giao việc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

Phạm Thị Sắc

WORKFLOW VÀ ỨNG DỤNG VÀO BÀI TOÁN

QUẢN LÝ GIAO VIỆC

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY

Ngành: Công Nghệ Thông Tin

HÀ NỘI - 2010

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

4

Mục Lục

Mục Lục ......................................................................................................................3

Mở đầu .......................................................................................................................7

Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc ..............................................................8

1.1. Khái niệm về luồng công việc 8

1.1.1. Khái niệm.......................................................................................................................8

1.1.2. Các loại luồng công việc................................................................................................9

1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số ứng dụng thực tiễn 10

1.2.1. Xử lý ảnh......................................................................................................................10

1.2.2. Quản lý tài liệu.............................................................................................................11

1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử ...................................................................................11

1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm .................................................11

1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch ..................................................12

1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án................................................................................................12

1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc ......................................................12

1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc 13

1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007 ..............................13

1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO .........................................15

Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint Server 2007 .............................18

2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007 18

2.1.1. Giới thiệu .....................................................................................................................18

2.1.2. Các tính năng của Microsoft Office Sharepoint Server 2007 .....................................19

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

5

2.2. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 trong quản lý doanh nghiệp 20

2.2.1. Quản lý nội dung và các tiến trình...............................................................................21

2.2.2. Nâng cao sự hiểu biết trong kinh doanh......................................................................22

2.2.3. Sử dụng nền độc lập với mạng Intranet, Internet và ứng dụng trong doanh nghiệp .24

2.3. Luồng công việc trong Sharepoint Server 2007 26

2.3.1. Luồng công việc phê duyệt (Approval Workflow).....................................................26

2.3.2. Luồng công việc thu thập phản hồi (Collect Feedback) .............................................27

2.3.3. Luồng công việc thu thập chữ ký (Collect Signature) ................................................28

2.3.4. Luồng công việc quyết định giữ lại (Disposition approval) .......................................28

2.3.5. Luồng công việc ba trạng thái (Three States) .............................................................28

2.4. Công cụ triển khai Luồng công việc - Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 29

Chương 3. Ứng dụng Luồng công việc cho bài toán quản lý thi học kỳ...............31

3.1. Phát biểu bài toán 31

3.2. Xây dựng mô hình nghiệp vụ 31

3.2.1. Các vấn đề và giải pháp ...............................................................................................31

3.2.2. Mục tiêu của hệ thống mới ..........................................................................................32

3.2.3. Mô tả hệ thống mới......................................................................................................32

b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được .........................33

3.2.4. Lợi ích của hệ thống mới.............................................................................................34

3.2.4. Thời gian triển khai dự án............................................................................................34

3.2.5. Nhưng ràng buộc đối với sự phát triển hệ thống.........................................................34

3.3. Kế hoạch dự án 35

3.3.1. Hệ thống thiết bị chính ................................................................................................35

3.3.2. Hệ thống phần mềm.....................................................................................................35

3.4. Lập tài liệu và phát triển Luồng công việc cho bài toán 36

3.4.1. Phân tích hệ thống........................................................................................................36

3.4.2. Phân tích hệ thống với các quy trình Luồng công việc...............................................38

3.5. Thiết kế hệ thống với Luồng công việc 41

3.5.1. Tạo các thành phần cho hệ thống ................................................................................41

3.5.2. Tạo các Luồng công việc.............................................................................................43

3.6. Triển khai thử nghiệm hệ thống 43

3.6.1. Luồng công việc thông qua .........................................................................................43

3.6.2. Luồng công việc thu thập phản hồi .............................................................................55

3.6.3 Dùng Sharepoint Designer xây dựng Luồng công việc cụ thể ....................................61

3.7. Đánh giá hệ thống và hướng hoàn thiện 76

3.7.1. Nhận xét, đánh giá hệ thống ........................................................................................76

3.7.2. Những vấn đề cần hoàn thiện ......................................................................................77

Kết luận.....................................................................................................................78

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

6

Tài liệu tham khảo....................................................................................................79

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

7

Mở đầu

Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng trong

nhiều lĩnh vực. Các hệ thống tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng từng bước

được tin học hóa giúp cho các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày được thực

hiện một cách tự động. Quản lý Luồng công việc (workflow) là một công nghệ đang

phát triển nhanh và ngày càng trở thành một công nghệ cơ bản được sử dụng rộng rãi

trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Đặc điểm cơ bản của nó là tổ

chức việc tự động hoá các tiến trình nghiệp vụ, bao gồm việc kết hợp các hoạt động

của người và máy, đặc biệt là các tương tác liên quan tới các công cụ và ứng dụng

công nghệ thông tin. Luồng công việc có tính thực tiễn, đáp ứng yêu cầu xây dựng

toàn bộ hệ thống các quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý điện

tử đòi hỏi có quy trình giao dịch, quản lý không chỉ đảm bảo sự chính xác về mặt

nghiệp vụ mà cần tự động hóa nhằm tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ và có thể giám sát

quá trình hoạt động của các giao dịch nhằm tránh lãng phí thời gian chờ đợi vô ích.

Hệ thống luồng công việc được áp dụng trong các quy trình quản lý giấy tờ, tài liệu,

quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân hàng, hệ thống viễn thông mà

đòi hỏi độ khả tính cao.

Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng và thực thi Luồng công việc, nhưng hiện nay

Sharepoint Server là một công cụ mạnh và có nhiều ưu điểm đáng lưu ý. Với sản

phẩm này các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống intranet và internet phục vụ

cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các quy trình làm việc một cách hiệu quả. Nó

cung cấp sự kiểm soát toàn bộ vòng đời của nội dung thư điện thử bao gồm tài liệu, và

các trang web; sử dụng các khuôn mẫu định dạng điện tử, đơn giản, thích hợp cho

người dùng có kinh nghiệm thông qua các ứng dụng máy trạm quen thuộc; lưu trữ,

quản lý, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp; có chính sách quản lý và phân quyền rất

tốt.

Ngoài ra, nó tương thích với hầu hết các sản phẩm, ứng dụng của Office nên bạn

có thể làm việc với word, excel, powerpoint một cách dễ dàng, tương thích với hệ

thống window, và đã hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style,

layout,… mà dựa vào đó bạn có thể tạo một ứng dụng với thời gian ngắn hơn với cách

truyền thống.

Có thể nói, Sharepoint Server là một sự lựa chọn tuyệt vời cho việc xây dựng và

thực thi Luồng công việc.

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

8

Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc

1.1. Khái niệm về luồng công việc

1.1.1. Khái niệm

Luồng công việc (Workflow) là một dãy các công việc có quan hệ với nhau theo

một trình tự xác định để thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Mô hình hóa luồng công việc

có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên

được tổ chức một cách có hệ thống, được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng,

các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và

tiến trình luồng công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể

được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các luồng công việc được thiết kế để

đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các luật... như là các

quá trình biến đổi của vật lý, các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông

tin.

Luồng công việc được tự động hóa một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó,

các tài liệu, thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từ đối tượng tham gia này sang

đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định.

Luồng công việc bao gồm một số các bước logic được xem như các tác vụ hay

các hoạt động, những phụ thuộc giữa các tác vụ, các luật định tuyến và các thành viên

tham gia. Trong Luồng công việc, một tác vụ có thể thể hiện một hoạt động của con

người hay một hệ thống phần mềm. Nhu cầu nổi bật của Luồng công việc đối với một

số ứng dụng dịch vụ điện tử làm cho nó gắn liền với các dịch vụ web.

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

9

Hình 1: Ví dụ về Luồng công việc

Ngày nay chúng ta dùng luồng công việc vì nó cho phép mô hình hóa một cách

trực quan và rõ ràng các luồng điều khiển của một ứng dụng. Thay vì biểu diễn logic

ứng dụng của ta bằng một mớ mã phức tạp, thì khai báo logic đó bằng luồng công

việc rõ ràng là làm đơn giản hơn. Nhờ đó, ta có thể kiểm tra logic ứng dụng, làm trực

quan hóa nó, theo vết nó khi thực thi và thay đổi nó khi cần thiết.

Ngoài ra Luồng công việc cho phép phối hợp làm việc giữa con người và phần

mềm bằng các loại giao diện tương tác khác nhau: email, web-form, winform, instant

message.

1.1.2. Các loại luồng công việc

Ta có thể chia luồng công việc thành hai kiểu như sau:

− Luồng công việc tuần tự (Sequential workflow). Loại này mô tả một tiến trình có

điểm khởi đầu, sau đó thực thi một số loạt các hoạt động theo thứ tự được dịch

Yes

No

Bước 4

Kết thúc vòng lặp

Kết thúc

Bắt đầu

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Bắt đầu vòng lặp

Quyết định