ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp i

Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

Mở đầu

Mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào cũng là sử dụng một cách có hiệu quả

nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu của tổ chức đó. Quản lý nhân lực là

để củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng lao động cần thiết cho

tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra. Quản trị nhân lực giúp tìm kiếm và

phát triển những hình thức, những phương pháp tốt nhất để người lao động

có thể đóng góp nhiều sức lực cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức,

đồng thời cũng tạo cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người

lao động.

Không một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu

quản trị nhân lực. Quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và không thể

thiếu trong quản lý kinh doanh. Quản trị nhân lực thường là nguyên nhân

của thành công hay thất bại trong các hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Thực chất của quản trị nhân lực là công tác quản lý con người trong

phạm vị nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao

động. Nói cách khác, quản trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con

người vào tổ chức giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao

động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Quản trị nhân lực đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ

chức và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường. Tầm quan

trọng của quản trị nhân lực trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng

của con người. Con người là yếu tố cấu thành lên tổ chức, vận hành tổ chức

và quyết định sự thành bại của tổ chức. Nguồn nhân lực là một trong những

nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức nên quản trị nhân lực là một

lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức. Mặt khác, quản lý các

nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt

nguồn nhân lực vì mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1

Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

Với công việc của một đơn vị kinh doanh như Công ty cổ phần xuất

nhập khẩu Tổng hợp I thì việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo những nhân

viên phù hợp với vị trí, công việc được giao ngày càng đòi hỏi các cán bộ

biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết cách tuyển chọn, sử dụng lao

động có hiệu quả để nâng cao chất lượng công việc. Chính vì thế mà công

việc quản lý nhân lực ngày càng khó khăn, phức tạp. Vì lý do đó mà việc

áp dụng tin học hóa trong vấn đề này sẽ giúp đỡ các cán bộ trong phòng

TCCB của công ty thực hiện công việc quản lý các nhân viên trong công ty

được tốt hơn.

Qua quá trình tìm hiểu về công ty XNK Tổng hợp I cùng với sự

hướng dẫn của T.S Trương Văn Tú, em quyết định chọn đề tài “ Ứng dụng

tin học trong quản lý nhân sự ở công ty Cổ phần XNK Tổng hợp I”. Đề tài

bao gồm ba chương với mục đích xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự

trong công ty. Ba chương bao gồm:

Chương I: Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

1.2 Hoạt động kinh doanh của công ty XNK Tổng hợp I

1.3 Định hướng đề tài

Chương II: Phương pháp luận xây dựng hệ thống quản lý

2.1 Tổng quan về phát triển HTTT quản lý

2.2 Phân tích HTTT

2.3 Thiết kế CSDL

Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản trị nhân lực

3.1 Thu thập dữ liệu và phân tích thông tin

3.2 Các sơ đồ phân tích hệ thống

3.3 Xây dựng chương trình

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2

Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

Chương I _ Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập

1.1. Quá trình hình thành và phát triển:

1.1.1. Lịch sử hình thành:

Đầu những năm 80, công tác xuất khẩu khắp các vùng trong cả nước

từ các tỉnh đồng bằng ven biển đến các tỉnh trung du, miền núi đều trở nên

khá sôi động. day law kết quả của việc Nhà nước ban hành nhiều chủ

trương chính sách nhằm đẩy mạnh công tác xuất khẩu. Nhờ đó mà hoạt

động xuất khẩu đã đạt được những kết quả khả quan. Nhưng bên cạnh

những dấu hiệu tích cực, còn nảy sinh vấn đề đáng lo ngại là việc xuất hiện

tình trạng tranh mua, tranh bán ở cả thị trường trong và ngoài nước, những

hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh, phá giá thị trường dẫn đến nguy

cơ mất thị trường., trước tình hình đó, một yêu cầu cấp bách được đặt ra đó

là cùng với việc khuyến khích phát triển công tác xuất khẩu ở địa phương,

Nhà nước đồng thời phải thực hiện chấn chỉnh và từng bước lập lại trật tự,

kỷ cương ở khu vực này.

Trong hoàn cảnh đó, Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I ra đời ngày

15/12/1981 theo quyết định của Bộ Thương Mại và chính thức đi vào hoạt

động vào tháng 3/1982.

Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I có tên giao dịch đối ngoại là Việt

Nam National General Export – Import Coporation viết tắt là

GENERALEXIM.

Trụ sở chính và chi nhánh của Công ty:

Trụ sở chính:

Địa chỉ: 46 Ngô Quyền Hà Nội

Điện thoại: 04 – 8 264009

Fax: 04 – 8 259894

Email: [email protected]

Website: www.generalexim.com.vn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

3

Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

Tháng 7/1993 theo quyết định số 858/TCCB của Bộ trưởng Bộ

Thương Mại, quyết định hợp nhất công ty Promexim ( công ty phát triển và

xuất nhập khẩu ) vào Generalexim và vẫn giữ tên cũ là Generalexim.

Chi nhánh:

Tại TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 26B Lê Quốc Hưng

Điện thoại: 08 – 9224402

Fax: 08 – 8222214

Tại Đà Nẵng:

Địa chỉ: 113 Hoàng Diệu

Điện thoại: 051 – 822709

Fax: 051 – 824077

Tại Hải Phòng

Địa chỉ: 57 Điện Biên Phủ

Điện Thoại: 031 – 842077

Fax: 031 – 745927

Theo quyết định thành lập doanh ngiệp Nhà nước số 340/BTM ngày

31/03/1993, công ty XNK Tổng hợp I là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc

Bộ thương mại, có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán độc lập,

được mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng, được sử dụng

con dấu riêng theo mẫu Nhà nước quy định.

1.1.2. Quá trình phát triển của Công ty:

1.1.2.1. Giai đoạn I (1982 – 1986): Tìm hướng đi phù hợp để phát triển

Trong thời gian đầu mới thành lập, Công ty hầu như không được giao

vốn, vốn được bàn giao ban đầu chỉ có 139.000 đồng ( thời điểm 1981); đội

ngũ cán bộ còn nhỏ với 50 cán bộ công nhân viên và phải hoạt động trong

cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Đây là những khó khăn mà Công ty gặp

phải trong thời gian đầu mới đi vào hoạt động.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

4

Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

Từ những khó khăn trên Công ty đã nỗ lực tìm ra hướng đi đúng cho

mình. Công ty đã kiến nghị chủ động bố trí để lãnh đạo hai cơ quan liên Bộ

( Bộ Ngân hàng và Ngoại thương) họp để ra được một văn bản nêu được

những nguyên tắc riêng của Công ty trong các phương thức kinh doanh, mở

các tài khoản, vấn đề sử dụng vốn ngoại tệ, lập các quỹ hàng hóa… làm cơ

sở thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh của Công ty sau này. Đồng thời,

Công ty cũng huy động một số vốn đảm bảo hoạt động kinh doanh phát

triển hơn từ việc vay vốn nước ngoài và xây dựng một quỹ hàng hóa phong

phú và đa dạng. Ngoài ra, Công ty cũng tổ chức bồi dưỡng đào tạo đội cán

bộ cả ở trong nước và ở nước ngoài khi có đủ tiêu chuẩn. Dần xóa bỏ

những tư tưởng của chế độ quan liêu bao cấp.

1.1.2.2. Giai đoạn II (1987 – 1995): Phát triển và khắc phục khó khăn

Từ năm 1987 – 1989 là thời kỳ phát triển mạnh mẽ của công ty về mọi

mặt. Tổng kim ngạch ủy thác đạt 18.000.000 USD. Đội ngũ cán bộ được

trang bị nhiều kiến thức thực tế, chuyên môn cao hơn kỳ đầu. Giai đoạn

này, công ty tiếp tục xây dựng một số vấn đề được coi là trọng điểm, là

nhân tố thắng lợi trong hoạt động của công ty như:

Các phương thức kinh doanh và hình thức kinh doanh, quan hệ hữu cơ

giữa công ty với các cơ sở, đặc biệt là mối quan hệ với thị trường nước

ngoài.

Xây dựng quỹ hàng hóa, cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh.

Cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.

Từ năm 1990 – 1995, giai đoạn này tình hình trong nước và quốc tế có

những biến động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành kinh tế trong đó

lĩnh vực phân phối và lưu thông hàng hóa bị tác động mạnh mẽ nhất. Thị

trường lớn Đông Âu và Liên Xô do biến động về chính trị không còn nữa

trong khi khu vực ở thị trường tư bản đang bị các đơn vị khác cạnh tranh.

Các mặt hàng xuất khẩu ủy thác có chiều hướng gia tăng, tình trạng thiếu

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

5

Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

vốn và chiếm dụng vốn lẫn nhau trong tổ chức còn khá phổ biến. Trong bối

cảnh đó, việc giữ vững và phát triển thoát khỏi vòng bế tắc là một nỗ lực

lớn của công ty.

Tháng 7/1993, công ty có bước ngoặt lớn về tổ chức cán bộ với sự

kiện lớn, đó là việc sát nhập công ty Promexim vào công ty XNK Tổng hợp

I. Về mặt hàng, công ty chủ trương phát triển mặt hàng chủ lực là gia công

may mặc xuất khẩu. Đồng thời công ty còn kinh doanh XNK tất cả các mặt

hàng bất kể giá trị lớn hay nhỏ như lạc nhân, gạo, thiếc, gỗ, quế, hồi…

1.1.2.2. Giai đoạn III: (từ 1996 đến nay): Xu hướng hội nhập, toàn cầu hóa

Tiếp theo đà tăng trưởng của giai đoạn trước, năm 1997 Công ty đã

đạt kim ngạch XNK lên đến 78,4 triệu USD, cao nhất từ trước đến nay và

là một kết quả đáng nể. Tuy nhiên, năm 1998 tổng kim ngạch XNK của

Công ty chỉ đạt gần 44,5 triệu USD bằng 82,17 % kim ngạch XNK năm

1997. Sự giảm xuống này là do môi trường kinh doanh XNK của Công ty

nói riêng và cả nước nói chung có nhiều biến động xấu.

Từ sau giai đoạn khó khăn đến nay, Công ty đã có hướng đi mới như

mở rộng phạm vi kinh doanh ra các đơn vị riêng lẻ, các quận huyện, kể cả

các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, chuyển dần từ ủy thác sang tư

doanh. Triển khai kinh doanh gia công các mặt hàng, khai thác việc nhập

hàng phi mậu dịch cho đối tượng người Việt Nam công tác học tập lao

động ở nước ngoài được hưởng chế độ miễn thuế. Bên cạnh đó, Công ty

còn tham gia đầu tư khai thác địa sản, phát triển các dịch vụ cho thuê kho,

bãi xe…

1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

1.1.3.1. Chức năng:

Công ty XNK Tổng hợp I được phép trực tiếp xuất khẩu hoặc nhận ủy

thác xuất khẩu các mặt hàng nông sản, hải sản, thủ công mỹ nghệ, các mặt

hàng gia công chế biến tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu

cầu sản xuất và đời sống kế hoạch, theo yêu cầu của các địa phương, các

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

6

Nguyễn Thị Luyến Lớp Tin 45A

ngành, các xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế theo qui định của Nhà

nước.

Cung ứng vật tư, hàng hóa, nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước phục

vụ cho các địa phương, các ngành, các xí nghiệp thanh toán bằng tiền mặt

hoặc hàng hóa theo các thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.

Sản xuất và gia công chế biến hàng hóa để xuất khẩu và làm dịch vụ

khác liên quan đến nhập khẩu.

1.1.3.2. Nhiệm vụ của công ty:

Công ty có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện có hiệu quả các hoạt động

sản xuất kinh doanh dịch vụ kể cả xuất nhập khẩu tự doanh cũng như ủy

thác xuất nhập khẩu và các kế hoạch có liên quan.

Tự tạo nguồn vốn, quản lý và khai thác, sử dụng một cách có hiệu

quả, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước.

Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập

khẩu và giao dịch đối ngoại. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong các hợp

động kinh tế có liên quan.

Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị

trường nước ngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu.

Đào tạo cán bộ lành nghề, có kinh nghiệm phục vụ lâu dài cho công ty.

Làm tốt mọi nghĩa vụ và các công tác xã hội khác.

1.1.3.3. Quyền hạn của công ty:

Công ty được phép đề xuất với Bộ Thương mại về việc xây dựng các

chỉ tiêu kế hoạch có liên quan đến hoạt động của công ty.

Công ty được phép vay vốn bằng tiền mặt và ngoại tệ, trực tiếp ký các

hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước.

Được phép mở rộng buôn bán các sản phẩm hàng hóa theo quy định

của Nhà nước.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

7