Tự học excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên excel phần 1

http://www.ebook.edu.vn

Tự học Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán

trên Excel

http://www.ebook.edu.vn

Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel.........................5

1.1. Thao tác với bảng tính............................................................ 5

1.1.1. Tạo một bảng tính mới....................................................... 5

1.1.2. Thêm mới một bảng tính.................................................... 5

1.1.3. Xoá một bảng tính.............................................................. 6

1.1.4. Đặt tên cho bảng tính ......................................................... 7

1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính.......................................................... 8

1.1.6. Tính chất của bảng tính.................................................... 10

1.1.7. Chọn ô trong bảng tính .................................................... 10

1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo ..................................... 11

1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệu ......................................... 12

1.1.10. Định dạng bảng tính....................................................... 22

1.2. Sử dụng lệnh.......................................................................... 41

1.2.1. Sử dụng Menu Bar........................................................... 41

1.2.2. Sử dụng biểu tượng.......................................................... 42

1.2.3. Sử dụng phím chuột phải ................................................. 42

1.2.4. Sắp xếp trật tự các dòng................................................... 43

1.2.5. Sắp xếp trật tự các cột...................................................... 45

1.3. Định dạng dữ liệu.................................................................. 47

1.3.1. Xử lý Font chữ................................................................. 47

1.3.2. Canh lề cho dữ liệu .......................................................... 51

1.3.3. Công cụ Formatting ......................................................... 55

1.3.4. Sử dụng công cụ Format Painter...................................... 56

1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tả ........................................................ 56

1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu ............................................... 58

1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu.............................................................. 58

1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu ........................................... 60

1.5. Làm việc với các Cell ............................................................ 63

http://www.ebook.edu.vn

1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng.............................. 63

1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bản................................... 65

1.5.3. Địa chỉ ô........................................................................... 72

1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thức .............................. 74

1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô ................................................. 75

1.5.6. Tạo chú thích ................................................................... 77

1.6. Làm việc với biểu đồ............................................................. 80

1.6.1. Tạo biểu đồ ...................................................................... 80

1.6.2. Định dạng biểu đồ............................................................ 89

1.6.3. Định dạng biểu đồ............................................................ 93

1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ........................................ 101

1.7. Kiểu dữ liệu ......................................................................... 104

1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản.................................................. 104

1.7.2. Mảng.............................................................................. 108

1.7.3. Các phép toán................................................................. 109

1.8. Công thức và hàm ............................................................... 114

1.8.1. Công thức....................................................................... 114

1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong Excel............................ 114

1.8.3. Các hàm cơ bản.............................................................. 119

1.9. Làm việc với cơ sở dữ liệu .................................................. 148

1.9.1. Khái niệm....................................................................... 148

1.9.2. Tìm kiếm bản ghi........................................................... 149

1.9.3. Xem mẫu tin................................................................... 151

1.9.4. Thêm bản ghi mới.......................................................... 151

1.9.5. Lọc các bản ghi.............................................................. 152

1.9.6. Xoá bản ghi.................................................................... 158

1.9.7. Pivot Table..................................................................... 158

1.10. Các vấn đề khác ................................................................ 163

http://www.ebook.edu.vn

1.10.1. Chèn hình ảnh vào bảng tính........................................ 163

1.10.2. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối số....................... 170

1.10.3. Autocorrect Options..................................................... 172

2.10.4. Bảo mật dữ liệu............................................................ 174

1.10.5. In ấn ............................................................................. 178

Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel........189

2.1. Sổ Nhật ký chung ................................................................ 189

2.1.1. Thiết kế sổ Nhật ký chung ............................................. 189

2.1.2. Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung....................... 190

2.2. Bảng cân đối số phát sinh................................................... 194

2.2.1. Thiết kế Danh mục tài khoản ......................................... 194

2.2.2. Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh ................................ 196

2.2.3. Xử lý dữ liệu trong Bảng cân đối số phát sinh............... 197

2.3. Sổ cái tài khoản ................................................................... 205

2.3.1. Thiết kế sổ cái tài khoản ................................................ 205

2.3.2. Xử lý dữ liệu trên sổ cái tài khoản ................................. 211

2.4. Sổ chi tiết tài khoản............................................................. 226

2.4.1. Thiết kế sổ chi tiết tài khoản .......................................... 227

2.4.2. Xử lý dữ liệu trong sổ chi tiết tài khoản......................... 229

2.5. Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu, phải trả ............... 234

2.5.1. Bảng danh mục khách hàng ........................................... 235

2.5.2. Bảng danh mục nhà cung cấp ........................................ 238

2.5.3. Sổ tổng hợp công nợ phải thu ........................................ 242

2.5.4. Sổ chi tiết công nợ phải thu ........................................... 246

http://www.ebook.edu.vn

Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel

1.1. Thao tác với bảng tính

1.1.1. Tạo một bảng tính mới

- Bạn nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ, hộp tác

vụ xuất hiện như hình dưới đây.

- Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một

cửa sổ bảng tính mới.

Chú ý: Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần

đến bảng tác vụ.

- Từ thanh Menu Bar vào File\New…

- Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ N

Bảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếu

bạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2.

1.1.2. Thêm mới một bảng tính

- Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar

vào Insert\Worksheet.

http://www.ebook.edu.vn

- Hoặc bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách nhấp

chuột phải trên thanh Sheet Tab chọn Insert.

Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng

tính bị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên

màu đen kế bên trái của nhãn Sheet Tab.

1.1.3. Xoá một bảng tính

- Sử dụng menu

http://www.ebook.edu.vn

+ Chọn bảng tính cần xoá

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Delete Sheet.

+ Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiện

lệnh xoá.

- Xoá bằng chuột phải:

+ Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa, nhấp

chuột phải và chọn dòng Delete.

1.1.4. Đặt tên cho bảng tính

+ Nhấp chọn vào từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảng

tính đó sẽ hiển thị trên màn hình.

+ Để đặt tên cho bảng tính, nhấp đúp vào bảng tính cần đặt tên

khi thấy tên cũ được tô đen lúc này hãy nhập tên mới cho bảng

tính.

http://www.ebook.edu.vn

Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp

chuột phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó

chọn Rename.

1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính

Bạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện

thao tác lưu bảng tính đó lại.

- Từ thanh Menu Bar vào File\Save As. Hộp thoại Save As xuất

hiện.

http://www.ebook.edu.vn

Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại,

khi đặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách.

Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type.

- Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As

lại.

Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn,

bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó.

Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc,

bạn nên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm

bạn thường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp

thoại Options xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save.

http://www.ebook.edu.vn

Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ô

Minutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút,

bạn có thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp

thoại hoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô.

Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộp

thoại lại.

1.1.6. Tính chất của bảng tính

- Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các

Sheet.

- Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell). Trong một Cell được

mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự.

- Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có

tất cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV.

- Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang. Có tất cả 16.384

dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0cm và tối đa là

16.36cm và chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68cm.

1.1.7. Chọn ô trong bảng tính

http://www.ebook.edu.vn

Chọn một Cell

Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp

chuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím

mũi tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được

chọn gọi là Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền

đậm.

Chọn một khối các Cell

Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn

một khối ô.

- Sử dụng chuột:

+ Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn.

+ Nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của

vùng chọn.

- Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của

vùng muốn chọn, nhấn giữ phím Shift+ các phím mũi tên để di

chuyển đến cuối vùng chọn.

1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo

Nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh

công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm

bớt nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt

điểm chèn vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn

có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành.

Soạn thảo cho Cell đầu tiên

+ Chọn Cell cần soạn thảo.

+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện

hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc

chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ

liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành.

Nhập dữ liệu vào từ bàn phím

http://www.ebook.edu.vn

- Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc

nhập các ký tự quá một ô.

- Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell.

- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào

Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế

dưới, hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên

xuống.

Chỉnh sửa nội dung của Cell

Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy

chọn ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các

phím mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi.

Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì

nội dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới.

Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần

chỉnh sửa nội dụng nhấp F2.

Thay đổi nội dung của Cell

- Nhấp chọn Cell cần thay đổi

- Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy,

nhấn phím BackSpace có hình mũi tên (Å) nằm trên phím

Enter để xoá ký tự đứng trước con nháy.

- Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới,

bôi đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự

động nội dung cũ sẽ bị xoá.

Xoá nội dung trong Cell

- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá

- Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trong

những Cell được chọn.

1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệu

Lệnh Copy

http://www.ebook.edu.vn

Bạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và

bằng nhiều công cụ khác nhau.

- Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép.

- Sau đó tiến hành thực hiện theo một trong số các cách sau:

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Copy.

+ Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ

+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải

chọn lệnh Copy.

+ Nhấn phím tắt Ctrl+ C.

Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền

đen trắng chạy bao quanh.

Sử dụng tuỳ chọn Clipboard

Tùy chọn Clipboard dùng để sao chép từng ô, từng khối riêng lẻ

trên một File hay nhiều File khác nhau.

http://www.ebook.edu.vn

Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau:

Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit.

Đánh dấu và copy các nội dung. Bạn có thể đánh dấu liên tục

hay từng đoạn và thực hiện lệnh Copy. Mỗi lần thực hiện lệnh

Copy thì trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung

của phần mà bạn vừa thực hiện copy.

Bạn sẽ thấy việc sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao

chép dữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối với việc sử

dụng lệnh copy thông thường. Đó là bạn có thể copy 24 nội

http://www.ebook.edu.vn

dung cùng lúc. Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy

trên nhiều file khác nhau.

- Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội

dung đã được dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn

Delete.

Xoá tất cả các nội dung trong bảng tác vụ Clipboard bạn hãy nhấp

vào Clear All phía trên bảng tác vụ.

- Khi dán xong, không cần đến bảng tác vụ nữa, hãy nhấp vào

dấu (x) trên bảng tác vụ (ở góc trên bên phải để đóng tác vụ

lại).

Sử dụng chuột.

- Chọn ô hay khối cần di chuyển hoặc Copy, đưa con trỏ đến

khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có

hình mũi tên bốn đầu xuất hiện.

- Nếu muốn Copy thì nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi

cần Copy, thả chuột ra.

- Nếu di chuyển thì không cần nhấn giữ phím Ctrl, chỉ rê chuột

đến nơi cần, thả chuột ra.