Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

Lêi nãi ®Çu

Trong thêi gian thùc tËp võa qua t¹i Côc c«ng nghÖ tin häc Ng©n hµng ®îc sù

chØ ®¹o tËn t×nh cña thÇy gi¸o híng dÉn Bïi thÕ Ngò cïng c¸c thÇy, c« gi¸o trong

khoa To¸n kinh tÕ vµ sù híng dÉn cña c¸c anh, chÞ t¹i phßng kü thuËt phÇn mÒm –

Côc c«ng nghÖ tin häc Ng©n hµng. T¹i ®©y em ®· nghiªn cøu, häc hái vµ hoµn thµnh

luËn v¨n tèt nghiÖp.

§îc sù ®ång ý cña thÇy gi¸o Bïi thÕ Ngò em ®· chän ®Ò tµi cho luËn v¨n tèt

nghiÖp cña m×nh, ®Ò tµi: “Tin häc ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm cho c¸c

Ng©n hµng th¬ng m¹i quèc doanh vµ hÖ thèng Ng©n hµng ViÖt nam ”.

Vèn huy ®éng tiÕt kiÖm lµ mét bé phËn cña huy ®éng vèn, nã gãp phÇn tËn

dông sè tiÒn nhµn rçi trong d©n c vµ c¸c tæ chøc kinh tÕ, x· héi kh¸c ®Ó phôc vô cho

c¸c ho¹t ®éng kinh doanh. Tuy kh«ng chiÕm tØ träng cao trong trong tæng nguån vèn

nhng nã lµ mét bé phËn kh«ng thÓ thiÕu ®îc trong hÖ thèng huy ®éng vèn. Ngoµi ý

nghÜa kinh tÕ nã cßn gãp phÇn lµm thay ®æi thãi quen cña cña ®a bé phËn d©n c ®ã lµ

thÝch tÝch luü h¬n lµ gãp phÇn ®Çu t x©y dùng ®Êt níc. ®iÒu nµy cã ý nghÜa rÊt quan

träng v× sè tiÒn nhµn rçi trong d©n c rÊt lín (theo con sè thèng kª n¨m 1999 th×

kho¶ng h¬n 1,2 tû USD) trong khi ®Êt níc l¹i rÊt cÇn cã vèn ®Ó phôc vô cho ph¸t

triÓn kinh tÕ x· héi.

Tin häc ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm cho c¸c Ng©n hµng th¬ng m¹i

quèc doanh nãi riªng vµ cho hÖ thèng Ng©n hµng ViÖt nam nãi chung lµ mét vÊn ®Ò

lu«n ®îc ngµnh Ng©n hµng quan t©m nghiªn cøu, øng dông, ph¸t triÓn vµ hoµn thiÖn

trong nhiÒu n¨m gÇn ®©y, bëi c«ng t¸c nµy lµ kh«ng thÓ thiÕu cho bÊt kú mét Ng©n

hµng nµo muèn huy ®éng vèn ®îc tèt ®Ó phôc vô cho viÖc kinh doanh tiÒn tÖ.

Trªn c¬ së ®ã em ®· hoµn thµnh ®Ò tµi b¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp víi néi

dung chÝnh nh sau:

Ch¬ng i : Mét sè ph¬ng ph¸p luËn nghiªn cøu hÖ thèng th«ng tin.

Ch¬ng nµy cã néi dung chÝnh lµ t×m hiÓu c¸ch tiÕp cËn, nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn mét

hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.

Ch¬ng II : C«ng t¸c kh¶o s¸t vµ mét sè vÊn ®Ò chung vÒ ®Ò tµi.

Ch¬ng chia lµm hai phÇn. PhÇn mét cã néi dung chÝnh lµ giíi thiÖu chung vÒ t×nh

h×nh øng dông tin häc ë c¬ quan qua ®ã ph©n tÝch nh÷ng mÆt ®îc vµ cha ®îc cña hÖ

thèng th«ng tin qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm hiÖn nay mµ c¬ quan ®ang sö dông. Ch¬ng

hai cã néi dung chÝnh lµ t×m hiÓu vÒ quy tr×nh nghiÖp vô cña bµi to¸n tin häc qu¶n lý

nµy.

Ch¬ng III: ph©n tÝch thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm.

Ch¬ng nµy cã néi dung chÝnh lµ ph©n tÝch thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin, tõ

®ã ta sÏ x©y dùng c¬ së d÷ liÖu vµ gi¶i thuËt cho bµi to¸n. Sau ®ã, lµ tr×nh bµy c¸ch

thøc cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý phôc vô cho bµi to¸n.

NguyÔn Tµi Cêng 1

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

Do thêi gian nghiªn cøu cßn h¹n hÑp, h¬n n÷a tr×nh ®é cßn cã h¹n cho nªn em

ch¾c r»ng sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em mong r»ng c¸c thÇy, c« chØ râ

nh÷ng thiÕu sãt cho em, sao cho ®Ò tµi ngµy cµng ®i s©u h¬n vµo thùc tÕ, kh¾c phôc

®îc nh÷ng thiÕu sãt vµ ph¸t huy nh÷ng mÆt m¹nh ®Ó øng dông vµo t×nh h×nh thùc tÕ

cña c¬ quan hiÖn nay vµ trong t¬ng lai sau nµy.

Em xin tá lßng biÕt ¬n s©u s¾c ®Õn thÇy gi¸o híng dÉn Bïi ThÕ Ngò cïng c¸c

thÇy c« trong khoa To¸n kinh tÕ vµ c¸c anh, chÞ ë phßng kü thuËt phÇn mÒm – Côc

c«ng nghÖ tin häc Ng©n hµng ®· gióp ®ì vµ d×u d¾t em hoµn thµnh LuËn v¨n tèt

nghiÖp ®¹i häc nµy.

Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy!

Hµ néi, ngµy 5 th¸ng 6 n¨m 2000

NguyÔn Tµi Cêng 2

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

Môc lôc

Lêi nãi ®Çu....................................................................................................................................................................1

Môc lôc..........................................................................................................................................................................3

Ch¬ng I.....................................................................................................................................................................7

Mét sè Ph¬ng ph¸p luËn nghiªn cøu...................................................................................................................7

hÖ thèng th«ng tin..............................................................................................................................................7

I. Th«ng tin vµ hÖ thèng th«ng tin...............................................................................................................7

1. Th«ng tin..............................................................................................................................................7

1.1. TÇm quan träng cña th«ng tin ë ®Çu thÕ kû 21.......................................................................7

1.2. Th«ng tin lµ g× ?.........................................................................................................................7

1.3. TÝnh chÊt cña th«ng tin.............................................................................................................8

1.3.1. §é cøng cña th«ng tin. ........................................................................................................8

1.3.2. §é phong phó......................................................................................................................8

2. Qu¶n lý tæ chøc díi gãc ®é th«ng tin..................................................................................................8

2.1. HÖ thèng qu¶n lý........................................................................................................................8

2.2. Th«ng tin qu¶n lý........................................................................................................................9

2.2.1. Kh¸i niÖm...........................................................................................................................9

2.2.2. TÝnh chÊt cña th«ng tin qu¶n lý theo lo¹i quyÕt ®Þnh..................................................10

2.2.3. Tiªu chuÈn chÊt lîng cña th«ng tin qu¶n lý......................................................................10

2.2.4. C¸c nguån th«ng tin tõ ngoµi víi hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tiÕt kiÖm.........................11

3. C¸c giai ®o¹n øng dông tin häc trong mét tæ chøc...........................................................................11

4. Th«ng tin vµ c«ng t¸c qu¶n lý...........................................................................................................12

5. HÖ thèng th«ng tin (HTTT).............................................................................................................13

5.1. Kh¸i niÖm.................................................................................................................................13

5.2. C¸c yÕu tè cÊu thµnh HTTT....................................................................................................13

Sau ®©y lµ m« h×nh c¸c yÕu tè cÊu thµnh hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tiÕt kiÖm:...............13

5.3. Ph©n lo¹i HTTT trong mét tæ chøc..........................................................................................14

5.4. M« h×nh biÓu diÔn HTTT.......................................................................................................14

II. hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.....................................................................................................................15

1. C¸c quan hÖ cña th«ng tin qu¶n lý....................................................................................................15

1.1. Th«ng tin qu¶n lý víi c¸c bé phËn trong tæ chøc......................................................................15

1.2. Sù ph¸t triÓn cña th«ng tin qu¶n lý...........................................................................................15

2. §Æc ®iÓm cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý......................................................................................16

2.1. Luång th«ng tin vµo..................................................................................................................16

2.2. Luång th«ng tin ra.....................................................................................................................16

3. Gi¸ trÞ cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.............................................................................................17

3.1. Gi¸ trÞ cña mét th«ng tin qu¶n lý..............................................................................................17

3.2. Gi¸ trÞ cña mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý..............................................................................17

4. M« h×nh hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý...............................................................................................17

III. Ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.................................................................................18

1. Nghiªn cøu thùc tÕ............................................................................................................................18

2. X©y dùng c¸c s¬ ®å..........................................................................................................................18

3. Hîp thøc ho¸.......................................................................................................................................19

4. X©y dùng m« h×nh logic d÷ liÖu....................................................................................................20

5. X©y dùng m« h×nh vËt lý d÷ liÖu...................................................................................................20

IV. c¸c bíc ph¸t triÓn mét htttql..................................................................................................................20

1. Lý do ®Ó ph¸t triÓn mét HTTQL....................................................................................................20

2. C¸c bíc ph¸t triÓn mét HTTTQL......................................................................................................20

3. C¸c ph¬ng ph¸p tin häc ho¸...............................................................................................................22

V. Mét sè ph¬ng ph¸p ph©n tÝch hiÖu qu¶ kinh tÕ cña dù ¸n ph¸t triÓn mét HTTTQL.........................23

1. §¸nh gi¸ ®a tiªu thøc.........................................................................................................................23

2. Ph©n tÝch chi phÝ - lîi Ých.............................................................................................................23

NguyÔn Tµi Cêng 3

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

VI. tæ chøc c¬ së d÷ liÖu (csdl) vµ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu (qtcsdl)..........................................................24

1. C¬ së d÷ liÖu....................................................................................................................................24

1.1. Kh¸i niÖm................................................................................................................................24

1.2. Kho d÷ liÖu..............................................................................................................................24

1.3. Ng©n hµng d÷ liÖu..................................................................................................................24

1.4. Qu¶n lý d÷ liÖu.........................................................................................................................25

1.5. M« h×nh d÷ liÖu......................................................................................................................25

2. Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu. ...........................................................................................25

2.1. Yªu cÇu cña viÖc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu.......................................................25

2.2. C¸c bíc thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu ...............................................................................................26

2.2.1. X©y dùng lîc ®å kh¸i niÖm.............................................................................................26

2.2.2. X©y dùng lîc ®å c¬ së d÷ liÖu........................................................................................26

2.3. ThiÕt lËp m« h×nh d÷ liÖu mét thùc thÓ...............................................................................27

Tªn thùc thÓ.................................................................................................................................................................27

2.4. ThiÕt lËp c¬ së d÷ liÖu chØ chøa mét b¶ng...........................................................................27

2.5. Mèi quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng.......................................................................................................28

2.5.1. Mèi quan hÖ mét - mét.....................................................................................................28

2.5.2. Mèi quan hÖ mét - nhiÒu................................................................................................28

2.5.2.1. M« h×nh víi mèi quan hÖ mét - nhiÒu ..................................................................28

2.5.2.2. T¹o lËp c¬ së d÷ liÖu víi mèi quan hÖ mét - nhiÒu .............................................29

2.5.3. Mèi quan hÖ nhiÒu - nhiÒu ...........................................................................................29

2.5.3.1. M« h×nh víi mèi quan hÖ nhiÒu - nhiÒu ..............................................................29

2.5.3.2. T¹o lËp c¬ së d÷ liÖu víi mèi quan hÖ nhiÒu - nhiÒu ..........................................29

3. HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu...............................................................................................................29

3.1. Kh¸i niÖm.................................................................................................................................29

3.2. C¸c chøc n¨ng cña HQTCSDL..................................................................................................30

4. HQTCSDL Microsoft Access 97 & ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual basic 6.0......................................30

Ch¬ng II.................................................................................................................................................................31

C«ng t¸c kh¶o s¸t vµ Mét sè vÊn ®Ò chung vÒ ®Ò tµi..................................................................................31

I. hÖ thèng Ng©n hµng viÖt nam hiÖn nay...............................................................................................31

1. Giíi thiÖu chung..............................................................................................................................31

2. Côc c«ng nghÖ tin häc Ng©n hµng...............................................................................................32

3. HÖ thèng Ng©n hµng th¬ng m¹i quèc doanh ë níc ta hiÖn nay.......................................................32

3.1. Lo¹i h×nh doanh nghiÖp..........................................................................................................32

3.2. LÜnh vùc ho¹t ®éng cña c¸c Ng©n hµng Th¬ng m¹i quèc doanh. ........................................32

3.3. C¬ cÊu tæ chøc trong c¸c Ng©n hµng Th¬ng m¹i quèc doanh...............................................33

3.4. M« h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña Ng©n hµng Th¬ng m¹i quèc doanh...............................33

4. T×nh h×nh øng dông c«ng nghÖ th«ng tin t¹i c¸c Ng©n hµng th¬ng m¹i quèc doanh hiÖn nay...35

II. NghiÖp vô qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm t¹i c¸c Ng©n hµng th¬ng m¹i quèc doanh...............................36

1. Vai trß cña huy ®éng vèn tiÕt kiÖm trong d©n...............................................................................36

2. Quy tr×nh kÕ to¸n göi cña hÖ thèng qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm...................................................37

2.1. T¹i bµn göi tiÕt kiÖm...............................................................................................................37

2.1.1. Quy tr×nh nghiÖp vô kÕ to¸n giao dÞch.........................................................................37

2.1.2. Quy tr×nh nghiÖp vô kÕ to¸n cuèi ngµy........................................................................39

2.1.3. Mét sè vÊn ®Ò cÇn lu ý..................................................................................................40

2.2. T¹i phßng kÕ to¸n......................................................................................................................40

III. ph¬ng híng ph¸t triÓn ch¬ng tr×nh qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm..........................................................41

1. NhËn xÐt chung vÒ ch¬ng tr×nh qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm mµ c¸c Ng©n hµng th¬ng m¹i quèc

doanh sö dông. ......................................................................................................................................41

1.1. §Æc ®iÓm chung.....................................................................................................................41

1.2.¦u ®iÓm......................................................................................................................................41

1.3. Nhîc ®iÓm................................................................................................................................41

2. Ph¬ng híng ph¸t triÓn ch¬ng tr×nh qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm.......................................................42

2.1.Ph¬ng híng chung......................................................................................................................42

2.2. Tæ chøc hÖ thèng qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm míi..................................................................42

Ch¬ng III................................................................................................................................................................44

NguyÔn Tµi Cêng 4

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm................................................................................................44

I. Ph©n tÝch hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm....................................................................44

1. M« h×nh hÖ thèng qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm t¹i c¸c Ng©n hµng th¬ng m¹i quèc doanh............44

2. Ph©n tÝch hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm..............................................................45

2.1. Ph©n tÝch chung......................................................................................................................45

2.2. Ph©n tÝch sù lu chuyÓn th«ng tin t¹i c¸c bµn göi tiÕt kiÖm..................................................45

2.2.1. §Çu ngµy..........................................................................................................................45

2.2.2. Trong ngµy.......................................................................................................................46

2.2.3. Cuèi ngµy.........................................................................................................................46

2.3. Ph©n tÝch sù lu chuyÓn th«ng tin t¹i phßng kÕ to¸n..............................................................47

3. C¸c s¬ ®å luång d÷ liÖu. ..................................................................................................................47

3.1. S¬ ®å khung c¶nh.....................................................................................................................48

3.2. S¬ ®å ng÷ c¶nh.........................................................................................................................48

3.3. S¬ ®å luång th«ng tin...............................................................................................................49

3.4. S¬ ®å luång d÷ liÖu.................................................................................................................50

3.4.1. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc 0............................................................................................50

3.4.2. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc 1..............................................................................................51

3.5. S¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu qu¶n lý tiÕt kiÖm..............................................................................52

II. thiÕt kÕ, x©y dùng c¬ së d÷ liÖu.........................................................................................................53

1. Yªu cÇu viÖc thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu...............................................................................................53

2. Luång d÷ liÖu vµo vµ dßng th«ng tin ra...........................................................................................53

2.1. Luång d÷ liÖu vµo....................................................................................................................54

2.1.1. Sæ tiÕt kiÖm cã kú h¹n....................................................................................................54

2.1.2. Sæ tiÕt kiÖm kh«ng kú h¹n..............................................................................................55

2.2. Dßng th«ng tin ra......................................................................................................................56

2.2.1. MÉu b¸o c¸o t×nh h×nh huy ®éng vèn tiÕt kiÖm...........................................................56

2.2.2. MÉu sao kª chi tiÕt kh¸ch hµng.......................................................................................57

3. ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu.....................................................................................................................59

3.1. Bíc 1..........................................................................................................................................59

3.2. Bíc 2..........................................................................................................................................59

3.3.Bíc 3...........................................................................................................................................59

3.4.Bíc 4 vµ 5...................................................................................................................................60

3.5. Bíc 6..........................................................................................................................................61

3.6. Bíc 7..........................................................................................................................................67

III. X©y dùng s¬ ®å khèi thuËt to¸n tæng qu¸t.........................................................................................67

1. ThuËt to¸n ®¨ng nhËp mËt khÈu......................................................................................................68

2. ThuËt to¸n ®æi mËt khÈu.................................................................................................................69

3. ThuËt to¸n xö lý ®Çu ngµy t¹i bµn göi.............................................................................................70

3.1.ThuËt to¸n 3.1............................................................................................................................71

4. ThuËt to¸n nhËp chøng tõ göi tiÒn...................................................................................................72

4.1. ThuËt to¸n 4.1...........................................................................................................................73

5. ThuËt to¸n nhËp chøng tõ rót tiÒn:...................................................................................................74

5.1. ThuËt to¸n 5.1. .........................................................................................................................75

5.2. ThuËt to¸n 5.2...........................................................................................................................76

IV. thiÕt kÕ ch¬ng tr×nh............................................................................................................................77

1. Yªu cÇu víi hÖ thèng míi..................................................................................................................77

2. Tæ chøc ch¬ng tr×nh qu¶n lý tiÒn göi tiÕt kiÖm............................................................................78

3. ThiÕt kÕ c¸c giao diÖn vµo/ra.........................................................................................................79

3.1. HÖ thèng thùc ®¬n...................................................................................................................79

3.1.1. Thùc ®¬n chÝnh..............................................................................................................79

3.1.2. Thùc ®¬n hÖ thèng.........................................................................................................79

3.1.3. Thùc ®¬n giao dÞch.........................................................................................................80

3.1.4. Thùc ®¬n th«ng tin chung...............................................................................................80

3.1.5. Thùc ®¬n th«ng tin vÒ bµn göi.......................................................................................81

3.1.6. Thùc ®¬n in b¸o c¸o, sao kª..............................................................................................81

4. Mét sè form chÝnh............................................................................................................................82

NguyÔn Tµi Cêng 5

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

4.1. Form th«ng tin sæ tiÕt kiÖm....................................................................................................82

4.2. Form göi tiÕt kiÖm. .................................................................................................................82

4.3. Form rót tiÕt kiÖm...................................................................................................................83

5. MÉu b¸o c¸o ®Çu ra..........................................................................................................................84

5.1. B¸o c¸o t×nh h×nh huy ®éng vèn.............................................................................................84

5.1. Sao kª ph¸t sinh l·i nhËp gèc.....................................................................................................85

V. Gi¶i ph¸p kü thuËt cho hÖ thèng...........................................................................................................85

1. Gi¶i ph¸p vÒ phÇn mÒm..................................................................................................................85

2. Gi¶i ph¸p vÒ phÇn cøng....................................................................................................................86

KÕt luËn......................................................................................................................................................................88

Tµi liÖu tham kh¶o......................................................................................................................................................89

Phô lôc ch¬ng tr×nh.......................................................................................................................................................1

M· lÖnh Form CËp nhËt kú h¹n..................................................................................................................................10

M· lÖnh Form ®¨ng nhËp mËt khÈu.....................................................................................................................27

M· lÖnh Form cËp nhËt l·i suÊt.................................................................................................................29

M· lÖnh Form ®¨ng nhËp thªm ngêi sö dông..................................................................................................32

NguyÔn Tµi Cêng 6

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

Ch¬ng I

Mét sè Ph¬ng ph¸p luËn nghiªn cøu

hÖ thèng th«ng tin.

I. Th«ng tin vµ hÖ thèng th«ng tin.

1. Th«ng tin.

1.1. TÇm quan träng cña th«ng tin ë ®Çu thÕ kû 21.

Cã hai nÐt ®Æc trng c¬ b¶n næi bËt cña thêi kú ®Çu thÕ kû 21: sù biÕn ®æi trªn ph¹m

vi toµn cÇu víi tèc ®é cao vµ søc m¹nh míi trçi dËy cña c¸c c¬ quan th«ng tin. Thay

®æi mau chãng trong quan hÖ quèc tÕ, toµn cÇu ho¸ kinh doanh, vÏ l¹i biªn giíi

chÝnh trÞ, t¹o ra nh÷ng tæ hîp th¬ng m¹i ®å sé lµ c¸c ®éng lùc thóc ®Èy sù biÕn ®æi

toµn cÇu. Mét sè c¬ quan dùa trªn th«ng tin thu ®îc lîi nhuËn rÊt cao vµ ®ang trçi

dËy m¹nh mÏ. H·ng phÇn mÒm Microsoft vµ Bill Gate, sù thèng lÜnh thÞ trêng vi xö

lý cña h·ng Intel,... cho thÊy r»ng th«ng tin ®· trë thµnh nÒn t¶ng cho sù lín m¹nh

cña c¬ quan. Ba giai ®o¹n ph©n biÖt cña qu¸ tr×nh khai ho¸ v¨n minh nh©n lo¹i ®· ®-

îc x¸c ®Þnh vµ gÇn ®©y mét giai ®o¹n thø t n÷a ®ang ®îc ®Ò cËp ®Õn sau ba giai

®o¹n: n«ng nghiÖp, c¸ch m¹ng c«ng nghiÖp, x· héi th«ng tin, mµ x· héi nµy “tri

thøc” sÏ lµ ®iÖp tõ quan träng ®îc nh¾c tíi thêng xuyªn. Cßn trong giai ®o¹n x· héi

th«ng tin hiÖn nay, tÇm quan träng cña th«ng tin ngµy cµng t¨ng lªn ®èi víi nÒn v¨n

minh cña nh©n lo¹i, nh÷ng tõ hay ®îc nh¾c ®Õn lµ “d÷ liÖu” vµ “th«ng tin”, c¸c c¬

quan ®Òu lµ nh÷ng tæ chøc b¶o qu¶n, xö lý vµ truyÒn tin.

1.2. Th«ng tin lµ g× ?

D÷ liÖu vµ th«ng tin lµ hai kh¸i niÖm kh¸c nhau nhng thêng ®îc dïng lÉn lén.

§èi víi mét ngêi, mét bé phËn cña c¬ quan hay mét hÖ thèng nµo ®ã, d÷ liÖu lµ sè

liÖu hay tµi liÖu cho tríc. Th«ng tin lµ d÷ liÖu ®· ®îc xö lý thµnh d¹ng dÔ hiÓu, tiÖn

dïng, cã ý nghÜa vµ cã gi¸ trÞ ®èi víi ngêi nhËn tin trong viÖc ra quyÕt ®Þnh... D÷ liÖu

®îc vÝ nh nguyªn liÖu th« cña th«ng tin. Th«ng tin do ngêi nµy bé phËn nµy ph¸t ra

cã thÓ ®îc ngêi kh¸c bé phËn kh¸c coi nh d÷ liÖu ®Ó xö lý thµnh th«ng tin phôc vô

cho nh÷ng môc ®Ých kh¸c. §ã lµ t¹i sao hai tõ d÷ liÖu vµ th«ng tin cã thÓ dïng thay

thÕ cho nhau.

Ta hiÓu c¸ch kh¸c, th«ng tin lµ sù ph¶n ¸nh vµ biÕn ph¶n ¸nh thµnh tri thøc míi

vÒ ®èi tîng ®îc ph¶n ¸nh trong tri thøc cña chñ thÓ nhËn ph¶n ¸nh.

NguyÔn Tµi Cêng 7

§èi t-îng ®-îc

ph¶n ¸nh

Chñ thÓ nhËn

ph¶n ¸nh Tri thøc hãa

Ph¶n ¸nh

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

1.3. TÝnh chÊt cña th«ng tin.

Th«ng tin lu«n thay ®æi. Hai kh¸i niÖm tiÖn dïng ®Ó m« t¶ tÝnh chÊt th«ng tin lµ

®é cøng vµ ®é phong phó cña th«ng tin.

1.3.1. §é cøng cña th«ng tin.

§é cøng cña th«ng tin: lµ thíc ®o kh¸ch quan cña tÝnh chÝnh x¸c vµ møc ®é tin

cËy cña mét mÈu tin.

Th«ng tin vÒ thÞ trêng nh gi¸ cæ phiÕu, gi¸ vµng, lµ cøng nhÊt v× chóng v× chóng

®o lêng mét c¸ch cùc kú chÝnh x¸c, c¸c c«ng bè vÒ tµi chÝnh ®· kiÓm to¸n còng kh¸

cøng. MÆc dï c¸c nhµ qu¶n lý muèn dïng th«ng tin cøng nhng nhiÒu trêng hîp

kh«ng cã mµ dïng, v× vËy ph¶i t×m kiÕm nã tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau råi luËn gi¶i

®Ó kh¼ng ®Þnh l¹i.

1.3.2. §é phong phó.

§é phong phó cña th«ng tin: lµ thíc ®o cho tÝnh ®a d¹ng cña th«ng tin.

Th«ng tin phong phó nhÊt khi trao ®æi mÆt ®èi mÆt, tµi liÖu toµn con sè lµ d¹ng

th«ng tin nghÌo nµn nhÊt. §é phong phó cña th«ng tin phô thuéc vµo th«ng tin liªn

l¹c.

2. Qu¶n lý tæ chøc díi gãc ®é th«ng tin.

2.1. HÖ thèng qu¶n lý.

Ngêi ta thêng coi bé nhí cña c¬ quan gièng nh bé nhí cña con ngêi.

Trong c¬ quan thêng cã hai hÖ thèng phô thuéc nhau ®ã lµ HT qu¶n lý vµ HT bÞ

qu¶n lý. Trong hÖ thèng qu¶n lý tiÕt kiÖm mèi quan hÖ cña chóng ®îc m« pháng nh

h×nh I.1:

NguyÔn Tµi Cêng 8

Bé nhí ngoµi

Bé nhí trong Th«ng tin vµo Th«ng tin ra

Trao

®æi

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

Mäi chøc n¨ng cña hÖ thèng qu¶n lý ®Òu sö dông th«ng tin vµ ®a ra c¸c th«ng tin.

Nh vËy nÕu kh«ng cã th«ng tin sÏ kh«ng cã qu¶n lý ®Ých thùc.TÇm quan träng cña

th«ng tin ®îc diÔn ®¹t trong biÓu thøc:

Lao ®éng qu¶n lý = Lao ®éng th«ng tin + Lao ®éng ra quyÕt ®Þnh.

§Ó gi¶m chi phÝ lao ®éng qu¶n lý th× nªn tù ®éng ho¸ trong lao ®éng th«ng tin.

Tõ s¬ ®å trªn, ngêi ta thÊy r»ng:

Lao ®éng qu¶n lý = Lao ®éng th«ng tin + Lao ®éng ra quyÕt ®Þnh

(Lµm viÖc cã quy tr×nh) ( Lµm viÖc phi quy tr×nh)

chiÕm 90% chiÕm 10%

§Ó gi¶m chi phÝ lao ®éng qu¶n lý th× tæ chøc nªn tù ®éng ho¸ trong lao ®éng

th«ng tin, cßn lao ®éng ra quyÕt ®Þnh lµ lµm viÖc phi quy tr×nh kh«ng chiÕm phÇn

quan träng.

2.2. Th«ng tin qu¶n lý.

2.2.1. Kh¸i niÖm

Th«ng tin qu¶n lý lµ nh÷ng th«ng tin cã Ýt nhÊt mét nhµ qu¶n lý dïng hoÆc cã ý

®Þnh dïng vµo viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý.

ý nghÜa cña th«ng tin qu¶n lý :

+ Nh÷ng nhµ qu¶n lý kh¸c nhau th× cÇn sö dông nh÷ng tËp hîp th«ng tin qu¶n

lý kh¸c nhau.

+ Trong nh÷ng kho¶ng thêi gian kh¸c nhau th× tËp hîp th«ng tin qu¶n lý cã

kh¸c nhau tøc th«ng tin qu¶n lý cã tÝnh biÕn ®éng.

NguyÔn Tµi Cêng 9

H×nh I.1: S¬ ®å luång th«ng tin trong hÖ thèng qu¶n lý tiÕt

kiÖm

Bµn huy ®éng

vèn

Phßng kÕ to¸n Th«ng tin vµo Th«ng tin ra

QuyÕt

®Þnh

Th«ng

tin

trong

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

2.2.2. TÝnh chÊt cña th«ng tin qu¶n lý theo lo¹i quyÕt ®Þnh.

Cã 3 cÊp quyÕt ®Þnh:

- QuyÕt ®Þnh chiÕn lîc (strategic): Tr¶ lêi c©u hái Lµm g× ?, Môc ®Ých ? ®Ó x¸c

®Þnh môc tiªu, x©y dùng nguån lùc cña hÖ thèng.

- QuyÕt ®Þnh chiÕn thuËt (tactic): Tr¶ lêi c©u hái Cho ai ?, ë ®©u ?, Khi nµo ?, cô

thÓ ho¸ môc tiªu trªn thµnh nhiÖm vô vµ khai th¸c tèi ®a vµ tèi u nguån lùc.

- QuyÕt ®Þnh t¸c nghiÖp (Operational): Tr¶ lêi c©u hái Lµm nh thÕ nµo?.

C¸c ®Æc trng th«ng tin qu¶n lý cho mçi cÊp quyÕt ®Þnh:

QuyÕt

®Þnh

TÝnh chÊt

th«ng tin

T¸c nghiÖp ChiÕn thuËt ChiÕn lîc

TÇn suÊt

-Th«ng tin

®Òu ®Æn

-PhÇn lín lµ th￾êng kú

-Th«ng tin cã tÝnh ®ét xuÊt

hoÆc trong mét kho¶ng

thêi gian dµi míi cã quyÕt

®Þnh

Kh¶ n¨ng dù

kiÕn

- Cã thÓ dù

kiÕn tríc

th«ng tin

-Cã thÓ cã mét

sè nÐt míi ®Æc

biÖt cña th«ng

tin

Th«ng tin kh«ng cã trong

dù kiÕn ®Ó ra quyÕt ®Þnh

míi.

Thêi ®iÓm - Th«ng tin

qu¸ khø

-Th«ng tin qu¸

khø vµ hiÖn t¹i

-Chñ yÕu lµ th«ng tin dù

®o¸n t¬ng lai

Nguån th«ng

tin

-100% th«ng

tin trong

-PhÇn lín lµ

th«ng tin trong

(70%)

-PhÇn lín lµ th«ng tin

ngoµi (70%)

TÝnh cÊu tróc

-TÝnh cÊu

tróc rÊt cao

-Mét sè th«ng

tin cã tÝnh phi

cÊu tróc

-PhÇn lín th«ng tin cã tÝnh

phi cÊu tróc

§é chÝnh x¸c

-Th«ng tin

rÊt chÝnh x¸c

-Th«ng tin cã

tÝnh t¬ng ®èi, cã

ý kiÕn chñ quan

-Th«ng tin cã tÝnh chñ

quan lµ phÇn lín

Møc chi tiÕt

-RÊt chi tiÕt -Th«ng tin mang

tÝnh tæng hîp

Th«ng tin mang tÝnh kh¸i

qu¸t so s¸nh

2.2.3. Tiªu chuÈn chÊt lîng cña th«ng tin qu¶n lý.

Cã c¸c tiªu chuÈn ®Ó ®¸nh gi¸ nh sau:

- §é tin cËy: th«ng tin ph¶i chÝnh x¸c, x¸c thùc.

NguyÔn Tµi Cêng 10

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

- Th«ng tin ph¶i ®Çy ®ñ: theo nghÜa ®èi víi nhµ qu¶n lý.

- ThÝch hîp: tuú yªu cÇu nhµ qu¶n lý.

- DÔ hiÓu: th«ng tin kh«ng qu¸ dµi qu¸ ng¾n.

- KÞp thêi: th«ng tin ph¶i sèt dÎo.

- Gi¸ trÞ: th«ng tin ph¶i ®Þnh ®îc ra gi¸ trÞ nhÊt ®Þnh.

- B¶o mËt: th«ng tin ph¶i mang tÝnh b¶o mËt cao.

2.2.4. C¸c nguån th«ng tin tõ ngoµi víi hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tiÕt kiÖm.

.

C¸c ®Çu mèi th«ng tin ngoµi lµ nh÷ng tæng thÓ lín, rÊt biÕn ®éng, ®ång thêi ®Çu mèi

th«ng tin ngoµi kh«ng cã tr¸ch nhiÖm ph¶i cung cÊp th«ng tin cho hÖ thèng qu¶n lý

tiÕt kiÖm cho nªn nã ph¶i lùa chän ph¬ng ph¸p thÝch hîp ®Ó thu thËp th«ng tin ngoµi.

3. C¸c giai ®o¹n øng dông tin häc trong mét tæ chøc.

Mét tæ chøc muèn ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ ph¶i thu thËp vµ xö lý th«ng tin mét

c¸ch cã hiÖu qu¶. Muèn vËy, cÇn øng dông tin häc vµ trong qu¸ tr×nh xö lý nµy,

nh÷ng giai ®o¹n ph¸t triÓn cña xö lý th«ng tin:

- Giai ®o¹n khëi ®Çu:

NguyÔn Tµi Cêng 11

Nhµ n­íc vµ

cÊp trªn

L·nh ®¹o L·nh ®¹o

HÖ thèng qltk

Ng©n hµng TW

C¸c tæ chøc huy

®éng vèn kh¸c

C¸c tæ chøc kinh doanh

tiÒn tÖ

C¸c tæ chøc kinh doanh

tiÒn tÖ

C¸c h×nh thøc kinh

doanh míi më cña c¸c

tæ chøc kh¸c: tiÕt kiÖm

b-u ®iÖn, cæ phÇn….

C¸c h×nh thøc kinh

doanh míi më cña c¸c

tæ chøc kh¸c: tiÕt kiÖm

Kh¸ch hµng

Th«ng tin

trong

H×nhI.2: C¸c nguån th«ng tin ngoµi cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tiÕt kiÖm

Ng©n hµng TM

LuËn v¨n tèt nghiÖp - Chuyªn ngµnh ®µo t¹o: Tin häc qu¶n lý

§©y lµ giai ®o¹n ®a m¸y tÝnh vµ ho¹t ®éng trong tæ chøc, chñ yÕu g¾n liÒn øng

dông tin häc vµ kÕ to¸n vµ tµi chÝnh. Giai ®o¹n nµy c¸c c¸n bé chuyªn m«n, c¸n bé

xö lý d÷ liÖu míi b¾t ®Çu häc c¸ch ®Ó lµm viÖc víi nhau.

- Giai ®o¹n lan réng:

C¸c m¸y tÝnh chuyÓn sang mét tr¹ng th¸i thao t¸c ®îc, c¸c c¸n bé chuyªn m«n

nghiÖp vô ®· cã høng thó h¬n víi víi viÖc sö dông c«ng nghÖ th«ng tin míi, tuy

nhiªn hä ®¸nh gi¸ øng dông cña m¸y tÝnh lµ cha chÝnh x¸c (qu¸ ®Ò cao m¸y tÝnh).

- Giai ®o¹n ph¸t triÓn xö lý th«ng tin cã kiÓm so¸t:

Giai ®o¹n nµy h×nh thµnh lo¹i nh©n viªn míi IEMgr (Information Enable

Manager) ®Ó cè vÊn vµ xö lý c¸c th«ng tin trong hÖ thèng, tuy nhiªn ph¶i ®îc n©ng

cao h¬n tr×nh ®é qu¶n lý th«ng tin.

- Giai ®o¹n tÝch hîp øng dông:

Giai ®o¹n nµy kÕt hîp qu¶n lý th«ng tin vµ xö lý th«ng tin vµ mét chñ thÓ (lóc

nµy con ngêi cã ®ñ kh¶ n¨ng võa qu¶n lý võa xö lý th«ng tin).

- Giai ®o¹n tù qu¶n c¬ së d÷ liÖu:

Giai ®o¹n mµ c¸c tæ chøc nhËn ra r»ng mäi ngêi trong tæ chøc tiÕp cËn th«ng

tin vµ sö dông th«ng tin mét c¸ch dÔ dµng, do ®ã qu¶n lý th«ng tin cÇn ph¶i cã tæ

chøc vµ thèng nhÊt. Giai ®o¹n nµy phÇn cøng b¾t ®Çu ph¸t triÓn lo¹i h×nh m¹ng.

- Giai ®o¹n hoµn chØnh:

Giai ®o¹n nµy xö lý d÷ liÖu ®an kÕt vµ hoµ nhËp vµo hÖ thèng qu¶n lý h×nh

thµnh nh÷ng nh©n viªn qu¶n lý cÊp cao chuyªn vÒ xö lý th«ng tin: nh÷ng nh©n viªn

nµy sÏ ®ãng gãp nh÷ng kiÕn thøc chÝnh cho viÖc khai th¸c vµ xö lý th«ng tin gióp

cho viÖc c¹nh tranh thuËn lîi h¬n.

4. Th«ng tin vµ c«ng t¸c qu¶n lý.

• C¸c nhµ qu¶n lý ®ãng vai trß chñ chèt trong viÖc t¹o ra nh÷ng sù biÕn chuyÓn

trong c¬ quan. V× vËy:

- Nh÷ng ngêi thiÕt kÕ hÖ thèng cÇn t×m hiÓu c¸c nhµ qu¶n lý sö dông th«ng tin

nh thÕ nµo ?.

- Nhu cÇu th«ng tin cña nh÷ng nhµ qu¶n lý thay ®æi theo hoµn c¶nh ra sao?

- Nhu cÇu th«ng tin cña nh÷ng nhµ qu¶n lý thay ®æi theo tr¸ch nhiÖm cña hä ra

sao ?.

• Sù tho¶ m·n vÒ th«ng tin cña hä nh thÕ nµo ?

Nãi mét c¸ch kh¸c, th«ng tin mµ ngêi qu¶n lý (hay tæ chøc) t×m kiÕm r¬i vµo ba

ph¹m trï: th«ng tin vÒ kho¶ng c¸ch tíi môc tiªu, th«ng tin ®Ó ®Æt môc tiªu vµ th«ng

tin vÒ sù chuyÓn biÕn.

NguyÔn Tµi Cêng 12

Thµnh qu¶ hiÖn nay Thµnh qu¶ muèn cã

Th«ng tin vÒ sù chuyÓn biÕn, th«ng tin lµ ph­

¬ng tiÖn ®Ó chuyÓn biÕn

Th«ng tin kho¶ng c¸ch