Thực hành lập kế hoạch tổ chức họp báo xử lý khủng hoảng truyền thông Trường Đại học Văn hóa Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

TIỂU LUẬN

MÔN HỌC: KHAI THÁC VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN

Giảng viên hướng dẫn: TS. LÊ ANH PHƯƠNG

VH24A60 – N01

Nhóm thực hiện: Nhóm Cocoon

Thành viên trong nhóm:

1. Hạng Thị Dung

2. Nguyễn Thị Hồng Duyên

3. Đinh Thị Giang

4. Nguyễn Thị Hiền

5. Vũ Thị Ngọc Lan

6. Hoàng Nguyễn Ngọc Liễu

7. Nguyễn Thị Linh

8. Phạm Thuỳ Linh

9. Nguyễn Thị Chúc Ly

10. Nguyễn Thị Thảo

11. Trần Thị Phương Thảo

Hà Nội, 13 tháng 12 năm 2021

MỤC LỤC

I- KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỌP BÁO VÀ THỐNG KÊ CÁC ĐẦU BÁO

1.1. Kế hoạch trước khi tổ chức họp báo

A. Họp với ban tổ chức

1. Mục tiêu.

- Nhằm đưa ra thông tin chính xác, chất lượng, đảm bảo đúng với vụ việc đã

xảy ra để người tham dự mà cụ thể là các phóng viên, nhà báo có cái nhìn tổng quan,

nắm bắt rõ tình hình thực tế, từ đó đưa ra những tin tức cụ thể, rõ ràng và nhiều khía

cạnh khác nhau.

- Nhằm giữ chân khách hàng cũ, tạo sự tin tưởng cho khách hàng mới, qua đó

có thể một phần làm tăng thêm giá trị thương hiệu cho Cocoon.

2. Nội dung.

2

- Tổ chức buổi họp báo để làm rõ, giải quyết vụ việc đang được nhiều người

quan tâm, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.

- Xây dựng không khí, quá trình họp báo trang trọng, lịch sự để người tham dự

cảm nhận được sự tôn trọng của mình đối với họ trong từng hành động diễn ra dù là

nhỏ nhất.

3. Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận: Event, PR, Logistics, Design

Giai đoạn 1:

• Bộ phận Event: Khảo sát địa điểm tổ chức

• Bộ phận PR: Lên danh sách khách mời, phóng viên, nhà báo và báo giá để PR

buổi họp báo.

• Bộ phận Logistics: Báo giá các hạng mục cần chuẩn bị cho chương trình.

• Bộ phận Design: Xem xét không gian tổ chức, thiết kế backdrop, standee,

video, hình ảnh, các ấn phẩm cần thiết khác.

Giai đoạn 2:

• Bộ phận Event:

- Xây dựng kịch bản chung.

- Chọn MC dẫn xuyên suốt chương trình.

- Chọn đội ngũ PGs để phụ trách đón tiếp khách mời, đáp ứng nhu cầu của họ

trong suốt quá trình diễn ra họp báo. Ghi chú danh sách khách mời tham dự và

cùng với đại diện bộ phận Event xử lý trường hợp những vị khách không mời

mà đến.

- Sân khấu: Bố trí, sắp xếp sao cho tạo được không gian phù hợp, thoải mái để

thuận tiện cho công tác phát biểu, phỏng vấn, hỏi đáp.

• Bộ phận PR:

- Chuẩn bị giấy phép họp báo và các giấy tờ liên quan, cần thiết.

- Lên danh sách thành phần tham dự.

- Chuẩn bị kịch bản MC.

- Mời phóng viên, nhà báo.

- Chuẩn bị tài liệu Press kit.

Mẫu đơn xin phép họp báo

3

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 06 tháng 12 năm 2021

ĐƠN XIN PHÉP HỌP BÁO

Kính gửi: SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Tôi là: Huỳnh Trâm Anh Sinh ngày: 18/08/1988

Giấy chứng minh nhân dân số: 190404092 Cấp ngày 10/08/2013

Tại: CA TP. Hà Nội

Hộ khẩu thường trú: Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà Nội.

Nơi ở hiện tại: Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà Nội.

Số điện thoại liên hệ: 0984.891.537

Là đại diện theo pháp luật/theo ủy quyền của công ty: TNHH MỸ PHẨM

NATURE STORY. Tôi làm đơn này kính đề nghị Sở Thông tin và truyền thông thành

phố Hà Nội xem xét, chấp thuận cho công ty tôi được tổ chức họp báo theo các

nội dung sau:

1. Mục đích họp báo: Nhằm cung cấp các thông tin liên quan tới vụ việc

nhân viên của chúng tôi tại cửa hàng 143 Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội, vào ngày

5/12/2021 vừa qua có hành vi hung hãn với khách hàng cho các cơ quan báo chí,

truyền thông.

2. Nội dung họp báo: Khai mạc, hỏi và đáp xung quanh vụ việc, hướng đi

tương lai của công ty…. (Kịch bản chi tiết đính kèm)

3. Thành phần tham dự buổi họp báo: Lãnh đạo và nhân viên công ty, cùng

với sự tham gia của 7 phóng viên, nhà báo của các cơ quan báo chí. (Danh sách

kèm theo)

4. Người chủ trì họp báo: Ông Nguyễn Ngọc Bảo

Chức vụ: Giám giám đốc

5. Thời gian họp báo: 8h30p, ngày 10 tháng 12 năm 2021.

6. Địa điểm họp báo: Khách sạn Fortuna Hanoi, số 6B đường Láng Hạ, Quận

4