thiêt kế cơ sở dữ liệu bằng Microsoft Access trong việc quản lí thu chi tài chính

Đặt vấn đề

Trong những thập kỉ gần đây ngành công nghệ thông tin phát triển một

cách nhanh chóng và có nhiều bước nhảy vọt .Công nghệ thoong tin được áp

dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Ở Việt Nam dù ngành công nghệ

thông tin vừa mới du nhập vào và còn non trẻ , nhưng đã có một tốc độ khá

nhanh và đang được áp dụng rộng rãi trong những lĩnh vực của nền kinh tế góp

phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội .

Mục tiêu của ngành tin học ứng dụng nói riêng và ngành công nghệ thông

tin nói chung là áp dụng tối đa thành quả của khoa học kĩ thuật vào quá trình sản

xuất kinh doanh nhằm giảm bớt sức lao động của con người tiếc kiệm được thời

gian , nâng cao độ chính xác .

Một trong những biện phát để nâng cao hiệu quả kinh tế là việc tổ chức hệ

thống quản lí một cách lô gic và chặt chẽ . Để phục vụ cho mục tiêu này hãng

Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường window , trong đó

đã cài sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tực động sản sinh ra các chương

trình cho bài toán thường gặp trong quản lí, thống kê, kế toán .

Với Access người ta không dùng câu lện cụ thể như Pascan hay foxpro mà

chỉ tổ chức cơ sở dữ liệu và thiết kế các yêu cầu , công việc cần giải quyết.

Trong đồ án môn học này em trình bày về ứng dụng của hệ quản trị cơ sở

dữ liệu Access trong vấn đề quản lí tài chính.

Do thời gian có hạn và kiến thức hiểu biết con hạn chế nên trong đồ án vẫn

còn những chỗ chưa đạt em mong nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy

cô.

1

Phần I

Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu

I: Chức năng của chương trình chính:

1: Tổng quan về chương trình chính:

2: Phân tích các chức năng của các thành phần trong chương trình

chính:

2.1:Chức năng nhập dữ liệu:

Việc đầu tiên có thể làm với hệ quản trị cơ sở dữ liệu là cần phải có số liệu.

Dữ liệu nhập vào phải mang tính đầy đủ nhưng đồng thời phải mang tính tối

ưu.Tức là dữ liệu nhập vào không được phép thừa .do đó chức năng này nhằm

mục đích dùng các Form để nhập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu .

Các bảng này đã được liên kế với nhau thành một thể thống nhất nên việc

nhập số liệu phải theo một trình tự và phải phù hợp với kiểu của các dữ liệu

trong bảng.

Tổng quan về chức năng nhập dữ liệu:

2.1.1:nhập nguồn vốn

dùng cập nhật thông tin v ề nguồn vốn ,chỉnh sủa ,hoàn thiện số liệu để báo cáo.

2.1.2:nhập tài sản

Dùng cập nhật số liệu về tài sản,chỉnh sửa ,hoàn thiện số liệu để báo cáo,phân

tích..

2.1.3:nhập thông tin về khách hàng

D ùng cho việc bổ xung sửa chữa các thông tin có liên quan tới khách hàng.

2.1.4:nhập tài khoản kế toán

2

Chương trình chính

nhập dữ liệu Tìm kiếm In ấn Báo cáo Giúp đỡ thoát

nhập dữ liệu

nhập nguồn vốn nhập tài sản nhập thông tin về khách hàng nhập tài khoản kế toán

Xem xét cập nhật dữ liệu cho các tài khoản của cơ quan

2.2:chức năng tìm kiếm

Chức năng tìm kiếm:trên cơ sở là các query , các bảng đã được liên kết với

nhau trở thành một thể thống nhất thì khi tìm một vấn đề nào đó ta chỉ việc gọi

bảng hoặc query tạo từ các bảng có liên quan ra làm việc .

2.1 Tìm kiếm chứng từ theo tên :

Với việc biết được tên của chứng từ là gì ta có the tìm ra được các thông tin

có liên quan đến chứng từ đó khi sử dụng chức năng này.

2.2 Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ:

Khi đọc một số hiệu chứng từ nào đó không quen thuộc bạn co thể dùng

chức năng này để tra cứu các thông tin về chứng từ đó .

2.3 Tìm kiếm phiếu chi:

2.3.1 Tìm kiếm phiếu chi theo lý do chi:

Bạn chỉ nhớ lí do chi khoản đó là A bạn muốn co thông tin đầy đủ về

khoản chi đó.chức năng này sẽ giúp đỡ bạn làm việc đó một cách dễ dàng

2.3.2 tìm kiếm phiếu chi theo ngày chi:

Có người hỏi bạn về các khoản chi trong ngày X nào đó bạn không thể có

được câu trả lời ầy đủ và chính xác trong thời gian ngắn .Nhưng nếu dùng chức

năng này bạn sẽ dễ dàng làm đựoc điều này.

2.3.3 Tìm kiếm phiếu chi theo người chi:

yêu cầu đặt ra là tìm phiếu chi do ông (b à) Y nào đó kí để làm sáng tỏ một

việc nào đó chẳng hạn, bạn sẽ có ngay câu trả lời khi dùng chức năng n ày

3

chức năng tìm kiếm

Tìm kiếm chứng từ theo tên

Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ

Tìm kiếm phiếu chi

Tìm kiếm phiếu thu

Tìm kiếm khách hàng

Lý do chi Ngày chi số tièn chi người chi

Lý do thu người thu số tiền thu người nộp

Theo đối tượng Theo tên

2.3.4 Tìm kiếm phiếu chi theo số tền chi:

Một khoản tiền chi đã biết trước nhưng bạn không nhớ nổi các thông tin có liên

quan tới khoản chi đó hãy dung chức n ăng này bạn se có câu tr ả lời chính xác

nhất.

2.4 tìm kiếm phiếu thu:

Tương tự như việc tìm kiém phiếu chi ta có thể biết được các thong tin về việc

thu khi biết lí do thu, hoặc ngày thu,họăc số tiền thu hoặc người nộp nếu sử

dụng các chức năng này.

3 Chức năng in ấn :

để thực hiện viẹc in ấn các tài liệu như :phiếu thu , phiếu chi, sổ cái , bảng cân

đối kế toán , sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.

4 Chức năng báo cáo:

4.1 Báo cáo số dư theo từng tháng

Nhờ báo này mà nhà quản lí có thể tính được lãi lỗ và thấy được tình hình cua

cơ quan mình

4.2 Báo cáo số dư:

Đây là bản báo cáo quan trọng dùng cho các tính toán ,hạch toán kế toán

4.3 Báo cáo nguồn vốn :

dựa theo kết quả báo cáo để phân tich tình hình của cơ quan

4.4 Báo cáo tài sản:

tương tự phần nguòn vốn

4.5 Báo cáo tình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời:

Cung cấp số liệu quan trọng cho việc định hướng đi tiếp theo của cơ quan

5 Chức năng giúp đỡ :

Giúp tìm hiểu về tác giả , đồ án

6 Chức năng thoát

Có 2 lựa chọn :Một là thoát về window,hai là đóng cửa sổ hiện thời

4

Báo cáo

số dư theo từng tháng

số dư

nguồn vốn

Tài sản

Tình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời