Tài liệu Xây dựng văn hoá hành vi ứng xử trong doanh nghiệp pptx

Xây dựng văn hoá hành vi ứng xử trong doanh nghiệp

Hiện tại, nhiều doanh nghiệp lớn ở Việt Nam không xem sản phẩm, thương hiệu, nhãn hiệu,

sự lớn nhỏ… là tiêu chí cạnh tranh với nhau nữa. Một trong những điều họ quan tâm hàng

đầu là văn hoá doanh nghiệp trong tổ chức. Văn hoá là đẳng cấp không chỉ trong xã hội mà

cả trong sự phát triển của doanh nghiệp. Một trong những điều cần nói đến trong văn hoá

doanh nghiệp chính là văn hoá hành vi ứng xử của người lao động.

Theo Federico Mager Zaragoza,TGĐ NESCO phát biểu trong lễ phát động Thập kỷ thế giới

Phát triển văn hoá của Unesco – 1992.Paris định nghĩa về văn hoá cho hay: “Văn hoá phản

ảnh và thể hiện một cách tổng quát và sống động mọi mặt của đời sống con người và đang

diễn ra hàng bao nhiêu thế kỷ, nó đã cấu thành lên một hệ thống các giá trị, truyền thống

thẩm mỹ và lối sống dựa trên đó mỗi dân tộc khẳng định bản sắc của mình để tồn tại và phát

triển”.

Theo đó, văn hoá doanh nghiệp sẽ liên kết những con người nội bộ với nhau, liên kết doanh

nghiệp với xã hội bằng các giá trị nhân văn, đặt con người và vị trí trung tâm và quyết định

sự cạnh tranh thắng lợi và phát triển bền vững. Văn hoá doanh nghiệp suy cho cùng nó là cốt

lõi của kinh tế tri thức, thị trường xã hội và nhân văn.

Văn hoá hành vi ứng xử trong doanh nghiệp được dựa trên hai nền tảng cơ bản là giao tiếp

ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp. Các doanh nghiệp Việt Nam đang

ngày càng chú trọng đến hành vi ứng xử của nhân viên mà xây dựng cho mình bộ quy chuẩn

văn hoá doanh nghiệp thống nhất.

1. Văn hoá hành vi ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp

Xây dựng văn hoá hành vi ứng xử trong doanh nghiệp tốt sẽ giúp cho bộ máy doanh nghiệp

vận hàng trơn tru với những người có trình độ cao, tuân thủ nguyên tắc chung. Thường thì

những doanh nghiệp lớn đều tạo ra được bản sắc văn hoá riêng của mình bởi đó chính là cái

mà họ đưa hình ảnh của mình ra với xã hội.

Xây dựng văn hoá ửng xử nội bộ sẽ dựa trên những tiêu chí sau:

1.1 Thái độ tôn trọng đồng nghiệp : Các doanh nghiệp phải cam kết tạo ra được môi trường

làm việc tôn trọng lẫn nhau, loại trừ những hành vi quấy rối xúc phạm giữa người này đến

người khác. Môi trường làm việc đó phải là một môi trường cởi mở, duy trì sự phát triển của

công việc, tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên phát triển những ký năng cá nhân của mình.

Môi trường đó là môi trường mọi người biết tôn trọng nhau, nhìn nhau mà phấn đấu. Chỉ có

thế thì mới tạo ra được một bộ mấy nhân sự trơn tru, phát triển bền vững. Là người quản lý,

bạn phải giải thích rõ ràng đối với những quyết định trong công tác thưởng phạt công mình

với nhân viên. Hãy tôn trọng chính mình, tôn trọng đồng nghiệp của mình có nghĩa là bạn

đang tôn trọng công việc của mình đang làm.

1.2 Trao quyền hợp lý:

Bạn nên để cho nhân viên của mình có những mức độ quyết định trong công việc. Sự phân

quyền này đều phải dựa trên sự tôn trọng ý kiến của tập thể, khách hàng, chính quyền, đối tác

và mối quan hệ với những nhà cung cấp. Bên cạnh việc phân quyền, doanh nghiệp nên mạnh

tay với việc không để xảy ra việc lạm dụng quyền hạn quá mức gây ra những hậu quả không

cần thiết. Hay việc sử dụng quyền hạn một cách vô ý và thiếu tôn trọng có thể dẫn đến những

hậu quả xấu đối với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và những đồng nghiệp, và bởi vì thái

độ của mọi nhân viên thường được biết đến như là tiếng nói của tổ chức, do đó sẽ ảnh hưởng

xấu tới uy tín của doanh nghiệp.

1.3 Thưởng phạt công minh:

Ai có thành tích, ắt sẽ được thưởng và ngược lại, đó là nguyên tắc bất di bất dịch đối với

doanh nghiệp. Nên tạo ra một môi trường làm việc mở nhưng có thưởng phạt công mình để

mọi người cạnh tranh lành mạnh với nhau, tránh sự trả đũa hay thù hằn giữa nhân viên với

nhau mà gây hậu quả xấu đến công việc và hình ảnh doanh nghiệp. Bạn là nhà quản lý, bạn

nên cam kết với chính nhân viên của mình trước khi cam kết với khách hàng về vấn đề này.

Có như thế thì mọi người mới tìm thấy sự hứng thú trong cộng việc. Trên một khía cạnh nào

đó, hiệu quả công việc sẽ được đẩy mạnh hơn, thậm chí có thể bạn chỉ nhìn thấy nó biến

chuyển một cách vô hình.

1.4 Tuyền dụng và đề bạt:

Các doanh nghiệp phải đề ra một quy trình tuyển dụng và đề bạt phù hợp với doanh nghiệp

của mình. Từ đó, nhất nhất phải quy định nhân viên của mình tuân thủ theo các quy định đó

với quản điểm khách quan và trung thực trong quá trình thực hiện. Không bao giờ được để

xảy ra trường hợp tiêu cực, mưu lợi cá nhân, quan liêu, cửa quyền trong tuyển dụng làm ảnh

hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp.

1.5 Sử dụng tài sản của doanh nghiệp:

Yêu cầu rõ ràng nhân viên tham gia làm việc tại doanh nghiệp phải ý thức rõ ràng điều này.

Vì rằng, mỗi nhân viên đều được giao sử dụng một lượng tài sản nhất định và có trách nhiệm

trong việc bảo vệ và sử dụng chúng sao cho phù hợp. Tài sản không chỉ bao gồm tiền mặt và

những tài sản tài chính khác mà còn là những tài sản như là tiện nghi, công cụ, phần cứng và

phần mềm, và các nguồn cung cấp. Ngay cả hệ thống thư điện tử và Internet là công cụ hỗ

trợ nhân viên làm việc, không nên để xảy ra tình trạng chơi game, tranh ảnh có nội dung xấu,

nghe nhạc, xem phim v.v…Thư điện tử của nhân viên và thông tin, dữ liệu máy tính là tài

sản của doanh nghiệp và doanh nghiệp hoàn toàn có quyền kiểm soát các thông tin, dữ liệu

này.

2. Văn hoá hành vi ứng xử ngoài doanh nghiệp

Ứng xử bên ngoài doanh nghiệp đòi hỏi nhân viên phải dựa trên lợi ích chung và thể hiện

những sứ mệnh căn bản của doanh nghiệp. Cần hết sức tránh các mâu thuẫn - hoặc thậm chí

là biểu hiện bề ngoài của mâu thuẫn - giữa lợi ích cá nhân và trách nhiệm trong công việc.

Để giải quyết điều này, doanh nghiệp chỉ cần vận dụng hai điều là ý chí lãnh đạo và cam kết

nhân viên.

Những biểu hiện văn hoá hành vi ứng xử bên ngoài doanh nghiệp dựa trên các yếu tố

sau:

2.1 Quà biếu.

Có nhiều cách hiểu khác nhau liên quan tới vấn đề đưa và nhận quà biếu. Tuy nhiên, việc

đưa hoặc nhận quả biếu có thể làm xuất hiện và tạo ra một nghĩa vụ. Nó phát sinh do những

trách nhiệm của nhân viên liên quan tới công việc. Khi nhận quà biếu, giá trị của nó có thể

làm thay đổi cả suy nghĩ và hành động của nhân viên. Việc này cũng có thể dẫn đến những

tình huống xấu ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. Lãnh đạo doanh nghiệp phải là

người đi tiên phong trong lĩnh vực này mới mong nhân viên của mình cam kết tốt. Những

loại quà biếu thân thiện theo nguyên tắc truyền thống của xã hội có thể được chấp nhận, tuy

nhiên, không được nhận quà tặng vượt quá những ước lệ xã hội được định trước.

2.2 Những hoạt động bên ngoài và phát triển kỹ năng.

Trong một môi trường làm việc vì lợi ích tập thể, nhân viên và người quản lý sẽ phải cùng

chia sẻ những trách nhiệm cho tổ chức tránh gặp phải những rắc rối này sinh. Mọi nhân viên

khi tham gia các hoạt động văn hoá, xã hội, thể thao… nhất thiết phải tuân thủ theo những

điều khoản thi hành của doanh nghiệp. Thời gian giành cho việc hoạt động và phát triển kỹ

năng bên ngoài không bao giờ được làm ảnh hưởng đến thời gian hoạt động tại doanh

nghiệp. Trong quá trình học tập, lãnh đạo doanh nghiệp nên tổ chức các khoá học đào tạo và

khuyến khích nhân viên của mình tham gia nhiệt tình để trau dồi kỹ năng.

2.3 Thái độ với khách hàng.

Vấn đề này mang ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp và những mối quan

hệ của nó với những khách hàng, doanh nghiệp, nhà cung cấp, đối tác và những tổ chức, cá

nhân khác. Thái độ của nhân viên với khách hàng có thể mang lại lợi ích hoặc sự bất lợi bất

cứ lúc nào. Chính vì vậy, các nhân viên và cả lãnh đạo phải có ý thức tuân thủ các quy định

khi giao dịch với khách hàng mà doanh nghiệp đã đề ra. Trong giao tiếp với khách hàng phải

nhiệt tình, trung thực, đảm bảo sự an toàn cho ngân hàng và cho khách hàng.

2.4 Bảo mật và công khai thông tin.

Doanh nghiệp nào cũng có quan hệ rộng rãi với cơ quan chính quyền, đối tác và khách hàng,

do đó mỗi nhân viên đều có thể nắm được các thông tin khá nhạy cảm về khách hàng. Không

được để xảy ra bất cứ tình trạng rò rỉ thông tin gây nguy hại đến mục tiêu phát triển của

doanh nghiệp. Tất cả các nhân viên không được tự ý cung cấp các thông tin ra ngoài doanh

nghiệp trừ khi thông tin đó hợp lệ. Tuy nhiên sự cởi mở và minh bạch là giá trị cơ bản trong

những giá trị của tổ chức và thúc đẩy những cuộc tranh luận thành thực và làm việc nhóm.

Bên cạnh việc phải bảo mật những thông tin nhạy cảm để bảo vệ quyền của khác hàng,

doanh nghiệp phải cam kết trở thành một tổ chức mở với các phương tiện thông tin đại

chúng.

6.5 Quan hệ đầu tư, mua sắm.

Doanh nghiệp phải luôn bảo đảm rằng những phương thức nội bộ về hoạt động đầu tư, mua

sắm được áp dụng phải công bằng và minh bạch. Chúng ta có trách nhiệm đảm bảo thi hành

những thủ tục nội bộ hay những thủ tục liên quan mà không thiên vị. Trong các hoạt động

mua sắm, đầu tư, tuyệt đối không nhận hoa hồng, quà biếu, các đặc ân, hay các vận động bên

ngoài khác từ phía đối tác.

Những nội dung cơ bản trên về văn hoá hành vi ứng xử của doanh nghiệp sẽ rất thiết thực

trong thời đại ngày này. Nếu bạn là người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp, ngay từ bây

giờ bạn hãy lên một bộ quy chuẩn thống nhất để áp dụng cho doanh nghiệp mình. Xin lưu ý,

bộ quy chuẩn này có thể in thành sách để phát đến từng nhân viên và yêu cầu phải thực hiện.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên ban hành văn bản xử lý các vi phạm để đảo bảo việc thực

hiện một các triệt để. Tất nhiên, một bộ máy giám sát điều tra mà doanh nghiệp lập ra sẽ có

ích lợi hơn bao giờ hết.

Vietnamtoday

Nguồn: Công ty C.Doc

Bàn về chiều sâu của thương hiệu

Qua rồi cái thời văn hoá bị coi là những rào cản vô hình, một thứ xa xỉ phẩm của kiểu kinh

doanh eo sèo chụp giật. Mà ngược lại, trong thời đại công nghệ thông tin và nền kinh tế hội

nhập, văn hoá trở thành một đòi hỏi mang tính xúc tác chính cho sự phát triển.