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THE MISSING MANUAL

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Nancy Conner and Matthew MacDonald

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Office 2010: The Missing Manual

by Nancy Conner and Matthew MacDonald

Copyright © 2010 Nancy Conner. All rights reserved.

Printed in the United States of America.

Published by O’Reilly Media, Inc., 1005 Gravenstein Highway North, Sebastopol, CA 95472.

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July 2010: First Edition.

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ISBN: 978-1-449-38240-7

[M]

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Table of Contents

The Missing Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Part One: Word

Chapter 1: Basic Word Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Opening Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

The Word 2010 Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Using Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Creating a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Creating a New Blank Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Creating a New Document from a Template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Creating a New Document from an Existing Document. . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Typing in Some Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Saving a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Saving a Document Using Your Mouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Saving a Document Using Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Using the Save As Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Closing a Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Opening an Existing Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Different Ways to View Your Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Viewing a Document in the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Zooming In and Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Working with Multiple Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Chapter 2: Editing and Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Selecting and Moving Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Four Ways to Move Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Finding and Replacing Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Searching with the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Setting Search Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

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vi table of contents

Searching with the Traditional Find and Replace Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . 44

Replacing Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Text Formatting: Font, Size, and Style. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

The Home Tab’s Control Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Copy Formatting with Format Painter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Quick Formatting with the Mini Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Formatting Power with Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Paragraph Formatting: Aligning, Indenting, Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Aligning Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Indenting Paragraphs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Spacing Within a Paragraph . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Spacing Between Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Working with Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Creating a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Formatting a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Formatting a Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Using the Page Setup Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Using the Page Background Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Inserting Headers, Footers, and Page Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Chapter 3: Tables, Graphics, and Charts . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Creating a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Creating a Table from Scratch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Creating a Table from Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Adding Information to a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Editing a Table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Selecting Part or All of a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Inserting Rows and Columns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Moving Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Merging and Splitting Cells. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Deleting All or Part of a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Formatting a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Save Time with Ready-to-Use Table Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Applying Shading and Borders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Shading a Table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Working with Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Inserting Images. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Inserting a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Inserting Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Inserting a Screenshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Editing an Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Changing an Image’s Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Cropping an Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Removing a Picture’s Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Moving and Rotating Images. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Adjusting an Image’s Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

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table of contents vii

Using Picture Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Wrapping Text Around an Image. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Searching for Images. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Fun with Fonts and Art That’s Smart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Creating WordArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Editing WordArt Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Inserting SmartArt into Word Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Adding Charts and Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Chapter 4: Proofing and Research Tools. . . . . . . . . . . . . . . 115

Checking Spelling and Grammar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Catching Spelling Mistakes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Word’s Grammar Checker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Getting Things Right with AutoCorrect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Undoing an AutoCorrect Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Setting AutoCorrect Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

AutoFormatting in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Word’s Built-in Research Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Looking Up a Word in the Dictionary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Using the Thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Getting Information about a Subject. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Translating Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Chapter 5: Printing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Getting Started with Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Previewing a Document Before You Print It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Printing a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Selecting Print Options and Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Choosing a Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Specifying Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Sending a Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Creating a Cover Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Sending a Fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Printing Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Formatting Envelope Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Selecting a Feed Method . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Adding Electronic Postage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Printing Labels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Merging Names and Addresses with Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Step 1: Select Document Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Step 2: Select Starting Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Step 3: Select Recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Step 4: Write Your Letter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Step 5: Preview Your Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Step 6: Complete the Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Do-It-Yourself Mail Merge with the Mailings Tab’s Buttons . . . . . . . . . . . . . . 154

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viii table of contents

Chapter 6: Reports and Long Documents . . . . . . . . . . . . . . 155

Inserting Page Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Breaking a Document into Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Kinds of Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Inserting a Section Break . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Changing the Orientation of a New Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Changing the Page Numbering of a New Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Inserting a Footnote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Inserting an Endnote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Editing a Note. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Navigating Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Changing the Position of Footnotes or Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Converting Footnotes to Endnotes (or Vice Versa) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Changing Footnote or Endnote Markers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Deleting a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Citations and Bibliographies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Creating and Inserting a Citation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Inserting an Existing Citation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Inserting a Placeholder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Editing a Citation or Its Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Deleting a Citation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Deleting a Source. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Building a Bibliography. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Updating a Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Helping Readers Navigate Your Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Inserting Bookmarks and Cross-References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Creating a Table of Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Creating an Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Chapter 7: Customizing Your Documents with Themes,

Templates, and Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Themes: The Way to Better Designs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Choosing a Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Customizing a Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Saving a Theme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Finding a Saved Theme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Templates: Reusable Document Blueprints. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Choosing a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Creating Your Own Template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Customizing a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

Save Time with Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Recording a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Running a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Copying a Macro Between Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Deleting a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

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table of contents ix

Chapter 8: Desktop and Web Publishing. . . . . . . . . . . . . . . 199

Newsletters and Brochures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Laying Out Text in Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Formatting Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Inserting a Text Box. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Images and Text Wrapping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Web Page Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Saving a Word Document as a Web Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Creating a Web Page from Scratch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Creating More Pages for Your Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Chapter 9: Sharing and Collaborating on Documents . . . . . . . 215

Sharing a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Emailing a Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Saving a Document to SkyDrive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Saving a Document to SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Adding Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Inserting a Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Viewing Comments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Editing a Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Deleting a Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Tracking Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Selecting Which Changes to View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Accepting or Rejecting Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Setting Track Changes Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Comparing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Combining Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Protecting Your Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Removing Hidden Data and Personal Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Restricting Formatting and Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Restricting Permissions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Coauthoring and Simultaneous Editing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Part Two: Outlook

Chapter 10: Getting Started with Outlook . . . . . . . . . . . . . . 243

Setting Up Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Taking a Quick Look Around . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Composing and Sending Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Sending an Email to More Than One Recipient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

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x table of contents

Proofreading a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Attaching a File to an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Inserting a Picture into an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Adding a Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Adding a Theme or Stationery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Setting a Message’s Priority and Confidentiality. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Making Sure They Got the Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Setting a Delivery Time. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Directing Replies to Another Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Adding Voting Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Working Offline. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Receiving Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Replying to or Forwarding an Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Opening an Attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Getting Notified. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

Deleting a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

Marking a Message as Unread . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

Flagging a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

Organizing Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Routing Incoming Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Translating a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Printing a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Fighting Spam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

What If It’s Not Spam? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Setting Up a Safe Senders List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Managing Junk Email. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Saving Time with Quick Steps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Applying a Quick Step . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Customizing a Quick Step . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Creating Your Own Quick Step . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Deleting a Quick Step. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Managing Multiple Email Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Adding Another Email Account. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Keeping Accounts Straight . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Choosing Which Account to Send From . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Chapter 11: Outlook’s Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Adding and Editing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Adding Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Importing Email Addresses from Another Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Editing a Contact’s Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Finding a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Viewing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Sorting and Grouping Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Customizing a View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Saving a View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

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table of contents xi

Deleting a View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

The People Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Communicating with a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Gathering Contacts into a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Creating a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Sending Email to a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Managing a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Printing Your Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Chapter 12: Getting Organized with Folders . . . . . . . . . . . . 303

Finding Folders in the Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Creating a New Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Filling Up and Managing Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Copying a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Moving a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Renaming a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Deleting a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Categorizing Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Assigning a Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Creating a New Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Viewing Items by Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Clearing Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Renaming a Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Customizing Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Customizing the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Customizing the Reading Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Customizing the To-Do Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Searching Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Searching the Current Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Repeating a Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Expanding Your Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Refining Your Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Doing an Advanced Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Changing Search Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Cleaning Out Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Archiving Old Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Cleaning up Your Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Chapter 13: Getting Organized with Outlook’s Calendar,

Tasks, and Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Your Schedule, Your Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Creating an Appointment or Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Scheduling an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Setting up a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Accepting an Invitation to a Meeting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Adding or Removing Attendees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

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xii table of contents

Keeping Track of Who’s Attending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Canceling a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Editing Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Turning an Appointment into a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Making an Event Recur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Getting Reminders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Deleting an Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Viewing Your Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Adding a Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Creating a Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Accepting a Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Managing Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Editing a Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Flagging Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Marking a Task as Completed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Viewing Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Taking Notes in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Adding a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Working with Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Viewing Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Part Three: Excel

Chapter 14: Creating Your First Spreadsheet . . . . . . . . . . . . 351

Creating a Basic Worksheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Starting a New Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Adding the Column Titles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Adding Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Editing Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

Moving Around the Grid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

Shortcut Keys. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

The Go To Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

A Tour of the Excel Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

The Tabs of the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

The Formula Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

The Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Going Backstage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Excel Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Saving Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

The Excel File Format. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Preparing Your Spreadsheet for Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Saving Your Spreadsheet for Excel 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Saving a Spreadsheet in Other Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Saving Your Spreadsheet As a PDF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

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table of contents xiii

Saving Your Spreadsheet with a Password. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Disaster Recovery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Opening Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Opening Recent Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Protected View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Opening Files—with a Twist. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Opening Multiple Spreadsheets at Once. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Adding Different Types of Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

How Excel Identifies Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

How Excel Identifies Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

How Excel Identifies Dates and Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Regional Dating. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

How to Print an Excel File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Page Layout View: A Better Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Creating Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Controlling Pagination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Page Breaks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Scaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Page Break Preview: A Bird’s-Eye View of Your Worksheet . . . . . . . . . . . . . . 411

Chapter 15: Moving Data and Managing Worksheets . . . . . . . 413

Selecting Cells. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Making Continuous Range Selections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Making Noncontiguous Selections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Automatically Selecting Your Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Making Selections with the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

Moving Cells Around . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

A Simple Cut-and-Paste or Copy-and-Paste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

A Quicker Cut-and-Paste or Copy-and-Paste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Fancy Pasting Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Paste Special . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Adding and Moving Columns or Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

Inserting Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

Inserting Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Inserting Copied or Cut Cells. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Deleting Columns and Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Worksheets and Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Adding and Removing Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Hiding Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Naming and Rearranging Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

Moving Worksheets from one Workbook to Another . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Chapter 16: Formatting Cells. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Formatting Cell Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Changing the Cell Value Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

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