Tài liệu nộp và lưu trữ hồ sơ.doc

NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

I. Mục đích, ý nghĩa

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá

nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ

tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an

toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt

cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu

sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc

tra tìm.

II. Căn cứ:

Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10;

Điều 22, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công

tác văn thư;

Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định

chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.

III. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với công

tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực hiện được chặt chẽ, đúng quy định

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao

nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý

của mình.

- Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có

nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra,

hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ

quan, tổ chức cấp dưới và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể:

1- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu:

+ Cuối năm, đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc

nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải

quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan;

+ Trong quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan, thủ trưởng hoặc trưởng phòng HC

phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì giao cho cán bộ lập kịp thời và bổ

sung vào bản DMHS. Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ khi có cán bộ thay đổi công tác

2- Hồ sơ lập xong được để lại phòng công tác 1 năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần

thiết, sau đó vào đầu năm sau, các đơn vị tập trung những hồ sơ đã giải quyết xong, kiểm

TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997 1