Tài liệu Chứng từ kế toán và kiểm toán doc

Chương 2 : Chứng từ kế toán và kiểm kê

(5 tiết)

Mục tiêu học tập của chương

Học xong chương này, sinh viên phải nắm được :

1. Sơ lược lịch sử phát triển và bản chất chứng từ kế toán, ý nghĩa, tác dụng của chứng từ kế

toán.

2. Hiểu rõ khái niệm, nội dung bản chứng từ và hệ thống bản chứng từ kế toán theo Chế độ

kế toán doanh nghiệp Việt Nam.

3. Nắm được qui trình luân chuyển chứng từ kế toán trong một đơn vị kế toán.

4. Hiểu được khái niệm, phương pháp tiến hành kiểm kê tài sản trong đơn vị.

5. Biết lập, kiểm tra và sử dụng một số loại chứng từ kế toán thường gặp để ghi sổ kế toán.

2.1. Khái niệm chứng từ kế toán

2.1.1. Sơ lược lịch sử hình thành của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Tuy nhiên vào

thời kỳ La Mã cổ đại đến cuối thế kỷ 19, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa thấy

xuất hiện khái niệm chứng từ kế toán. Ngay cả ở Ý, nơi phát sinh ra kế toán kép, nhưng trong

tác phẩm của Luca Paciolo cũng không đề cập đến khái niệm này, mà dường như khái niệm

chứng từ kế toán được pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán. Theo Nguyễn Việt & Võ

Văn Nhị (2006), I.F. Ser, Thuỵ Sĩ, S.M. Baras, Nga, Pali chính là những nhà nghiên cứu đầu

tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ và sổ sách kế toán. Điều này được đề cập

trong tác phẩm của ông mang tựa đề « Kế toán và cân đối » theo đó chứng từ là cơ sở của kế

toán, về thực chất việc ghi sổ sách bao gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian và theo hệ

thống. Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ chứng minh trong kế

toán. Chính sự phức tạp của các mối quan hệ kinh tế, sự mở rộng của doanh nghiệp, sự phát

triển của các hình thức và kỹ thuật đo lường, tính toán, ghi chép đã phân chia thành chứng từ

và sổ sách kế toán.

Trên thực tế, mọi số liệu ghi chép vào các loại sổ sách kế toán khác nhau cần có cơ sở

bảo đảm tính pháp lý, những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thông

qua các hình thức được nhà nước qui định cụ thể hoặc có tính chất bắt buộc hoặc có tính chất

hướng dẫn. Các hình thức này chính là các loại chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạt

động của mình.

2.1.2. Chứng từ kế toán là gì?

Theo tiếng Latinh, chứng từ là Documentum, có nghĩa là bằng cớ, chứng minh. Điều

này cho chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng bản thân tên gọi của chứng từ đã nói lên bản chất

của nó.

Về khái niệm chứng từ kế toán, nhiều tác giả khác nhau đã tiếp cận trên những góc độ

và phương diện khác nhau.

Trên phương diện pháp lý, chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng minh các quan

hệ pháp lý và các sự kiện. Nó là bản văn tự chứng minh về sự tồn tại của một sự kiện nào đó

66

mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó. Chứng từ kế toán chính là những bằng chứng

bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra và thực sự đã hoàn thành. Chứng từ là

căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản lý

kinh tế, tài chính cũng như kiểm tra kế toán.

Trên phương diện thông tin, chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông tin dưới

dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và không gian. Nó là

công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà trong đó con người nhờ các

phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và mã hoá thông tin cố định theo một hình

thức hợp lý. Chứng từ là biểu hiện của phương pháp chứng từ - một phương tiện chứng minh

và thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp

thông tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ sở cho việc phân loại và

tổng hợp kế toán.

Căn cứ điều 4, khoản 7 Luật kế toán "Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang

tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế

toán".

Như vậy, thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu qui

định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các

loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán khác. Ngoài ra, chứng từ còn

có thể là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.

Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn

thành một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chứng minh trạng thái và

sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính

chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.

Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên giấy tờ hoặc vật mang tin theo qui định theo thời

gian, địa điểm phát sinh cụ thể của từng nghiệp vụ.

Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên trong toàn bộ qui trình kế toán của mọi đơn vị

kế toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên đến chất lượng của công tác kế toán. Vì vậy khi

lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời đồng thời phải đảm bảo về mặt

nội dung bắt buộc.

Khái niệm chứng từ điện tử

Theo điều 17 và 18 Luật kế toán Việt nam Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế

toán khi nó đáp ứng đầy đủ 7 nội dung theo qui định tại điều 17 và được thể hiện dưới dạng

dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc trên

vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Dịch chứng từ bằng tiếng nước ngoài

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt

Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh

nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những

chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ

hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên

đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng

67