Sổ tay lễ tân đối ngoại

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC

SỞ NGOẠI VỤ

SỔ TAY

LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

Vĩnh Phúc, tháng 5 năm 2018

LỜI MỞ ĐẦU

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ LỄ TÂN NGOẠI GIAO VÀ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

1. Khái niệm

2. Đối tượng phục vụ

3. Nguyên tắc cơ bản

4. Quy định về ngôi thứ trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ

quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế

5. Một số lưu ý trong tiếp xúc đối ngoại

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VỀ NGHI LỄ ĐỐI NGOẠI VÀ ĐÓN, TIẾP

KHÁCH NƯỚC NGOÀI THĂM ĐỊA PHƯƠNG

1. Quy định chung

2. Đón tiếp khách nước ngoài theo lời mời của địa phương :

3. Cách sắp xếp xe và chỗ ngồi trên xe

4. Cách treo cờ trong hoạt động đối ngoại

5. Khẩu hiệu chào mừng và trang trí pa nô, phông

6. Cách sắp xếp chỗ ngồi tiếp khách và hội đàm

7. Vị trí ngồi ký kết văn bản

Trang

7

9

9

9

10

11

17

21

21

25

41

45

50

51

54

MỤC LỤC

8. Ký sổ vàng, sổ lưu niệm

9. Vấn đề tặng hoa và quà tặng trong đối ngoại

10. Trang phục

11. Tổ chức tiệc chiêu đãi

PHẦN III: MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP ỨNG XỬ TRONG LỄ

TÂN ĐỐI NGOẠI

1. Cách chào

2. Cách bắt tay

3. Cách ôm hôn

4. Cách giới thiệu và tự giới thiệu

5. Cách nói chuyện

6. Cách sử dụng danh thiếp

7. Cách xưng hô

PHẦN IV: GIAO TIẾP ĐA VĂN HÓA – NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý

1. Những điều cần biết khi giao tiếp với những người từ các

nền văn hóa khác nhau

2. Cư dân Âu - Mỹ

3. Cư dân châu Á

4. Tâm lý người châu Phi

5. Một số tập quán, nghi lễ của các dân tộc

55

55

57

59

95

95

96

97

98

99

100

104

107

107

107

109

110

110

PHẦN V: MỘT SỐ LƯU Ý CHO CÁC ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC

NGOÀI VÀ ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN NƯỚC NGOÀI ĐẾN TỈNH

1. Hướng dẫn thủ tục cho đoàn ra

2. Các quy định về tổ chức đón tiếp và quản lý các đoàn vào

MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY

PHỤ LỤC

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

129

129

130

135

138

155

LỜI MỞ ĐẦU

Thực hiện mục tiêu Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XII về

công tác đối ngoại cần “chủ động và tích cực hội nhập quốc tế để phát triển

đất nước, nâng cao vị thế và uy tín của Việt Nam trong khu vực và trên thế

giới”; tỉnh Vĩnh Phúc đã không ngừng mở rộng quan hệ giao lưu, chủ động

và tích cực hội nhập quốc tế, triển khai đồng bộ các hoạt động đối ngoại trên

cả ba trụ cột: ngoại giao chính trị, ngoại giao kinh tế, ngoại giao văn hóa và

đã đạt được những kết quả quan trọng, góp phần phát triển kinh tế - xã hội

địa phương.

Trong những năm gần đây, hoạt động đối ngoại của tỉnh Vĩnh Phúc diễn

ra ngày càng sôi động trên tất cả các lĩnh vực và mở rộng ở các cấp, ngành,

địa phương. Là bộ phận cấu thành của hoạt động đối ngoại, công tác lễ tân

đối ngoại là nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của

hoạt động này. Nhằm đáp ứng việc triển khai các hoạt động đối ngoại đảm

bảo tuân thủ những nguyên tắc lễ tân đã trở thành chuẩn mực của cộng

đồng quốc tế, năm 2016 Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc đã phát hành cuốn “Sổ tay

Lễ tân ngoại giao” đến tất cả các sở, ban, ngành, huyện, thành, thị, các tổ

chức chính trị xã hội trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, lễ tân

ngoại giao bao gồm nhiều quy tắc phức tạp cần được hệ thống đầy đủ và

cập nhật, bổ sung thường xuyên để ứng dụng lâu dài trong công việc. Do

vậy, Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc tiếp tục xuất bản cuốn “Sổ tay Lễ tân đối ngoại”

nhằm hệ thống hóa, cập nhật hướng dẫn các quy trình thủ tục, quy định của

Nhà nước về công tác lễ tân đối ngoại; nguyên tắc, trình tự, cách thức đón

tiếp các đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại địa phương theo

Thông tư số 05/2017/TT-BNG của Bộ Ngoại giao ngày 17/10/2017 Hướng

dẫn về nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài thăm địa phương;

cung cấp thông tin về giao tiếp đa văn hóa và những lưu ý, cách thức xử lý

tình huống phát sinh.

Chúng tôi hy vọng cuốn “Sổ tay Lễ tân đối ngoại” này sẽ là tài liệu hữu ích

để các cơ quan, đoàn thể và cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh

tham khảo và vận dụng trong xử lý các tình huống lễ tân đối ngoại góp phần

thực hiện tốt công tác của ngành nói riêng và nâng cao hiệu quả công tác đối

ngoại tại địa phương nói chung.

Thực tế luôn luôn vận động và phát triển, do vậy tài liệu này khó tránh

khỏi những hạn chế, khiếm khuyết. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý

của độc giả để có thể hoàn thiện hơn trong các lần tái bản sau.

BAN BIÊN TẬP

PHẦN I:

TỔNG QUAN VỀ LỄ TÂN NGOẠI GIAO

VÀ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

1.1. Lễ tân ngoại giao

Lễ tân ngoại giao là sự vận dụng tổng hợp những nguyên tắc và quy

định của luật pháp quốc tế, phù hợp luật pháp quốc gia của nước hữu quan,

đồng thời phù hợp truyền thống và tập quán lịch thiệp quốc tế, cũng như

đặc điểm văn hóa, tôn giáo của các dân tộc. Có những thói quen hình thành

từ lâu, trở thành nề nếp trong sinh hoạt và giao tiếp quốc tế mà ngày nay lễ

tân ngoại giao bắt buộc phải tuân thủ, mặc dù không có quy định trong bất

cứ điều ước quốc tế nào.

1.2. Lễ tân đối ngoại

Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại cơ bản giống nhau về tính chất, vai

trò và nguyên tắc ứng xử, chỉ khác nhau về cách vận dụng như thế nào cho

phù hợp, tức là có thể linh hoạt trong cách thể hiện nhưng nhất thiết phải

chặt chẽ trong nguyên tắc.

Đối tượng phục vụ của lễ tân ngoại giao hẹp hơn lễ tân đối ngoại. Lễ tân

ngoại giao có quan hệ chủ yếu với các vị đứng đầu nhà nước và chính phủ,

các bộ ngoại giao, các đại sứ quán và viên chức ngoại giao... Lễ tân đối ngoại

có quan hệ với các địa phương quốc tế, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài,

2

ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ

1

KHÁI NIỆM

9

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

cơ quan đại diện kinh tế, thương mại, văn hóa, xã hội, từ thiện nước ngoài,

hàng triệu du khách nước ngoài thuộc đủ loại cộng đồng các dân tộc, các tôn

giáo, nghề nghiệp.

3.1. Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau

Nguyên tắc này được hiểu là sự tôn trọng những gì là biểu trưng cho độc

lập, chủ quyền quốc gia của nhau, tôn trọng những đại diện quốc gia của

nhau, tôn trọng phong tục tập quán của nhau.

Những biểu tượng quốc gia gồm có:

- Quốc hiệu: tên gọi chính thức của một nước;

- Quốc kỳ: cờ tượng trưng của một nước;

- Quốc ca (nhạc và lời): bài hát chính thức của một nước, được hát trong

các dịp trọng đại;

- Quốc thiều: nhạc của quốc ca;

- Quốc huy: huy hiệu tượng trưng cho một nước.

Các biểu tượng quốc gia mang tính chất thiêng liêng, là vật tượng trưng

cho chủ quyền quốc gia, tự hào dân tộc, cần được xử lý hết sức trân trọng

và chu đáo.

3.2. Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử

Đây là một nguyên tắc rất cơ bản của luật pháp quốc tế, được ghi rõ trong

Hiến chương Liên Hợp Quốc và Công ước Viên 1961 về quan hệ ngoại giao.

Không phân biệt đối xử về dân tộc, văn hóa, cần khắc phục phân biệt đối xử

về màu da, tôn giáo, tự cao và tự ti dân tộc, lịch sự với khách nước ngoài nhưng

không ngần ngại uốn nắn ăn mặc, cử chỉ trái thuần phong mỹ tục Việt Nam.

3

NGUYÊN TẮC CƠ BẢN

10

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

3.3. Nguyên tắc có đi có lại

Nguyên tắc này là hệ quả lô-gích của hai nguyên tắc trên, hàm ý rằng khi

một bên đối xử như thế nào thì bên kia có quyền đáp lại như vậy. Nguyên tắc

này được áp dụng trong những trường hợp mức độ hưởng các quyền ưu đãi,

miễn trừ ngoại giao rộng hay hẹp.

3.4. Nguyên tắc kết hợp luật pháp quốc tế với quy định quốc gia

và truyền thống dân tộc

Theo “Pháp lệnh số 25-L/CTN của Ủy ban Thường vụ Quốc hội ngày

23/8/1993 về Quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ

quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam quy định các

đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ có nghĩa vụ:

- Tôn trọng luật pháp và phong tục, tập quán của Việt Nam;

- Không can thiệp vào công việc nội bộ của Việt Nam;

- Không được sử dụng trụ sở của cơ quan và nhà ở của các thành viên cơ

quan vào mục đích trái với chức năng chính thức của mình.

4.1. Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao

- Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao được phân làm ba cấp

như sau:

(1) Cấp Đại sứ (hoặc Cao ủy đối với Khối Thịnh vượng chung).

(2) Cấp Công sứ.

(3) Cấp Đại biện (Đại biện lâm thời thường là người đứng thứ hai sau

Đại sứ).

4

Quy định về ngôi thứ trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan

lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế

11

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

- Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao chỉ được coi là đã nhậm

chức khi đã trình chính thức Quốc thư lên Nguyên thủ quốc gia nước tiếp

nhận.

- Khi tổ chức hoạt động nếu mời cả Đại sứ, Đại biện, Trưởng đại diện của

tổ chức quốc tế thì xếp vị trí theo thứ tự: Đại sứ, Đại biện (lâm thời), Trưởng

đại diện của tổ chức quốc tế.

4.2. Ngôi thứ giữa các viên chức trong các cơ quan đại diện ngoại

giao được sắp xếp theo hàm ngoại giao như sau:

- Đại sứ

- Công sứ

- Tham tán Công sứ

- Tham tán

- Bí thư thứ nhất

- Bí thư thứ hai

- Bí thư thứ ba

- Tùy viên (Lưu ý: Tùy viên Quốc phòng là trường hợp đặc biệt,

thường được xếp sau vị trí người thứ hai hoặc thứ ba của cơ quan đại

diện ngoại giao).

4.3. Các cơ quan đại diện ngoại giao gồm:

- Đại sứ quán (do Đại sứ đặc mệnh toàn quyền đứng đầu)

- Công sứ quán (do Công sứ toàn quyền đứng đầu)

- Đại biện quán (do Đại biện thường trú đứng đầu).

Trong thực tiễn ngoại giao hiện nay, hầu hết các nước thiết lập quan hệ

ngoại giao cấp Đại sứ và mở cơ quan đại diện ở cấp Đại sứ quán.

12

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

4.4. Cơ quan lãnh sự gồm:

- Tổng Lãnh sự

- Phó Tổng Lãnh sự

- Lãnh sự

- Phó Lãnh sự

- Tùy viên Lãnh sự.

4.5. Cách sắp xếp các cơ quan

Trong một hoạt động đối ngoại có sự tham gia của cơ quan đại diện ngoại

giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế thì xếp theo thứ tự:

- Cơ quan đại diện ngoại giao

- Cơ quan lãnh sự

- Cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế

4.6. Quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao

Theo Công ước Viên về quan hệ ngoại giao (1961), Pháp lệnh của Ủy ban

Thường vụ Quốc hội Việt Nam ngày 23/8/1993 về Quyền ưu đãi, miễn trừ

dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện

của tổ chức quốc tế tại Việt Nam và Nghị định 73/CP của Chính phủ ngày

30/7/1994 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh về quyền ưu đãi, miễn trừ

dành cho cơ quan Đại diện ngoại giao, cơ quan Lãnh sự nước ngoài và cơ

quan Đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Việt Nam như sau:

Quyền bất khả xâm phạm về thân thể: Đây là một trong những quyền cốt

yếu và cơ bản nhất đối với viên chức ngoại giao. Người được hưởng quyền

bất khả xâm phạm về thân thể không bị bắt, giam giữ, đánh đập; không bị

xúc phạm đến nhân phẩm, danh dự; nước tiếp nhận có trách nhiệm đối xử

13

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

lịch thiệp đối với họ và áp dụng mọi biện pháp thích hợp để ngăn chặn mọi

hành vi xâm phạm đến thân thể, tự do và nhân cách của họ.

Quyền bất khả xâm phạm đối với trụ sở, nhà ở và tài sản khác: Trụ sở, nhà

ở và tài sản khác của cơ quan, cá nhân viên chức ngoại giao, nhân viên hành

chính - kỹ thuật là bất khả xâm phạm. Bất kỳ người nước ngoài nào đều

không được vào đó nếu không được sự đồng ý của đại diện cơ quan hoặc chủ

nhà. Nước tiếp nhận có trách nhiệm đảm bảo bằng mọi biện pháp để các tài

sản đó không bị xâm phạm, bị làm hư hại. Trụ sở, nhà ở và các tài sản khác

của họ được miễn khám xét, miễn trưng dụng, trưng thu, miễn tịch biên

hoặc bị phá hại.

Quyền bất khả xâm phạm đối với hồ sơ, tài liệu, thư tín và vật dụng lưu

trữ: hồ sơ, tài liệu, thư tín và vật dụng lưu trữ của cơ quan, cá nhân viên chức

ngoại giao, nhân viên hành chính - kỹ thuật được hưởng quyền bất khả xâm

phạm ở bất kỳ chỗ nào, bất kỳ lúc nào.

Quyền bất khả xâm phạm đối với túi ngoại giao: túi ngoại giao là các túi

hoặc các kiện hàng được gắn xi, đóng dấu, trong đó chứa đựng tài liệu chính

thức hoặc các đồ vật dùng cho công việc chính thức của cơ quan đại diện. Túi

ngoại giao được hưởng quyền bất khả xâm phạm, không bị giữ hoặc bị gây

trở ngại. Giao thông viên ngoại giao (người mang túi ngoại giao) phải mang

theo giấy tờ chính thức xác nhận tư cách của họ, ghi rõ số kiện tạo thành túi

ngoại giao. Khi thi hành chức năng họ được nước tiếp nhận bảo hộ, được

hưởng quyền bất khả xâm phạm về thân thể, không bị bắt hoặc bị giam giữ

dưới bất kỳ hình thức nào. Nếu túi ngoại giao được ủy nhiệm cho người chỉ

huy máy bay (hoặc tàu thủy, tàu hỏa) thì người đó phải mang theo giấy tờ

chính thức ghi rõ số kiện tạo thành túi ngoại giao, nhưng người đó không

được coi là giao thông viên ngoại giao. Cơ quan đại diện có thể cử thành viên

đến nhận túi ngoại giao trực tiếp và không bị cản trở từ tay người chỉ huy

máy bay đó.

14

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Quyền về thông tin liên lạc: cơ quan đại diện ngoại giao được quyền tự

do thông tin liên lạc cho các mục đích chính thức, bao gồm việc sử dụng mọi

phương tiện cần thiết như điện đài, mật mã, thu phát vô tuyến. Tuy vậy, việc

lắp đặt, sử dụng hệ thống thu phát vô tuyến phải được sự đồng ý của nước

tiếp nhận.

Quyền được miễn xét hình sự: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình

họ được hưởng quyền miễn xét xử hình sự tại nước tiếp nhận.

Quyền được miễn xét xử về dân sự và hành chính: viên chức ngoại giao và

thành viên gia đình họ được miễn xét xử dân sự và hành chính tại nước tiếp

nhận, ngoại trừ các trường hợp sau đây: một hành động liên quan đến bất

động sản tư nhân ở nước tiếp nhận; một hành động liên quan đến thừa kế

mà người đó có dính líu (ví dụ: người thi hành di chúc, người quản lý tài sản

cho người vị thành niên hoặc người đã chết, người thừa tự, người thừa kế

với tư cách cá nhân và không thay mặt nước cử); một hành động liên quan

đến hoạt động nghề nghiệp hoặc thương mại do người đó thực hiện tại nước

tiếp nhận.

Quyền miễn trách nhiệm pháp lý đối với việc làm chứng: viên chức ngoại

giao và thành viên gia đình họ được miễn trách nhiệm làm chứng khi xảy

ra một vấn đề gì kể cả khi họ biết. Tuy nhiên, trong một số trường hợp viên

chức ngoại giao vẫn có thể làm chứng để giúp cho các cơ quan pháp lý thụ

lý hồ sơ một sự việc. Trong trường hợp này họ phải tự rút bỏ quyền được ưu

đãi, miễn trừ của mình.

Quyền phản tố: nếu một người đã được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ

ngoại giao mà khởi tố một vụ kiện tại nước tiếp nhận thì người đó không còn

có quyền đòi hỏi được miễn trừ xét xử đối với bất kỳ một phản tố liên quan

trực tiếp đến họ. Trường hợp này họ cũng phải tự rút bỏ quyền được ưu đãi,

miễn trừ của mình.

15

Sổ tay Lễ tân đối ngoại