Quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf – thực trạng và giải

Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

PHỤ LỤC

Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân........................................................1

Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767.................1

Danh mục sơ đồ bảng biểu....................................................................................................3

LỜI MỞ ĐẦU.........................................................................................................................1

Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân........................................................1

73..............................................................................................................................................1

Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767.................1

CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM ......... 3

1.1Quy mô và đặc điểm của cung ..................................................................................... 3

1.2Quy mô và đặc điểm của cầu ........................................................................................ 3

1.3Phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện ........................................................................... 9

1.4Cạnh tranh trên thị trường tổ chức sự kiện ................................................................. 14

1.5Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện ............................................ 17

1.6Xu hướng phát triển thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai ................................ 20

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN TAF .................................................................. 21

2.1Các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh của công ty cổ phần truyền thông

và sự kiện Taf ................................................................................................................... 21

2.1.1Khái quát về công ty ............................................................................................ 21

2.1.2Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty ........ 33

2.2Thực trạng hoạt động Marketing của công ty ............................................................. 36

2.2.1Mục tiêu chiến lược Marketing ............................................................................ 36

2.2.2Chính sách Marketing – Mix

37

2.3Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty từ năm 2006 đến nay ................. 39

2.3.1Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện ....................................................................... 39

2.3.2Quy trình tổ chức sự kiện ..................................................................................... 40

2.4Đánh giá, nhận xét quy trình tổ chức sự kiện ............................................................. 59

2.5Các đánh giá khác ........................................................................................................ 61

2.5.1Đánh giá về nhân sự ............................................................................................. 61

Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767

Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

2.5.2Đánh giá về mặt kỹ thuật ..................................................................................... 62

2.5.3Đánh giá trong công tác quản lý .......................................................................... 62

CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT CHO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ

KIỆN TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN TAF ...................... 63

3.1Giải pháp đối với định hướng chiến lược kinh doanh của công ty ............................ 63

3.2Giải pháp cho hoạt động Marketing ............................................................................ 64

3.3Giải pháp cho hoạt động tổ chức sự kiện ................................................................... 65

3.4Các giải pháp khác ...................................................................................................... 72

Kết luận.................................................................................................................................73

Tài liệu tham khảo...............................................................................................................74

Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân......................................................74

Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767...............74

Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767

Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Danh mục sơ đồ bảng biểu

 Biểu đồ cơ cấu sử dụng các dịch vụ Marketing

 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

 Biểu đồ cơ cấu lao động các phòng ban trong công ty

 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty các năm 2006, 2007, 2008.

 Biểu đồ doanh thu qua các năm 2006, 2007, 2008

 Sơ đồ mô tả quy trình tổ chức sự kiện

 Sơ đồ hình cây của tổ chức sự kiện tại công ty

 Bảng dự toán ngân sách tổ chức sự kiện:” lễ đón dòng dầu đầu tiên ngày

05/08/2008 “

 Bảng kế hoạch tổ chức hội thảo:” xây dựng tài chính_ khai trương trụ sở

Techcombank Hồ Chí Minh 6 Nguyến Minh Khai, Q1”

 Sơ đồ các phương pháp chuẩn bị tổ chức sự kiện

 Sơ đồ bố trí nhân lực trong tổ chức sự kiện

 Bảng danh sách khách mời và thư mời:”tổ chức hội nghị khách hàng tại

Techcombank”

 Hình ảnh thời trang doanh nhân 2008

 Hình ảnh giải thưởng người mẫu Việt Nam 2008

 Hình ảnh Gala Wedding 2008

Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767

Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan

hệ quốc tế hiện đại. Việt Nam gia nhập WTO sẽ là điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế,

mở rộng thị phần quốc tế cho các doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng bên cạnh đó khó khăn

thách thức cũng không nhỏ muốn đứng vững đòi hỏi các doanh nghiệp trong nước phải tìm

ra cho mình một hướng đi đúng đắn. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao để vượt

lên chiếm ưu thế trên thị trường và kinh doanh có hiệu quả. Marketing ngày càng trở nên

quan trọng đối với doanh nghiệp, nó đã góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp đem

đến cho doanh nghiệp sự năng động, linh hoạt trong kinh doanh và khả năng tiếp cận thị

trường. Marketing đã được các doanh nghiệp xem như là công cụ để chiến thắng trong cạnh

tranh.

Hoạt động quan hệ công chúng( Public Relations – PR) mà trong đó tổ chức sự kiện

là một nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông và là một biến số trong các biến số

của Marketing – Mix: sản phẩm , gái cả, xúc tiến hỗn hợp và kênh phân phối mà các doanh

nghiệp đặc biệt chú trọng nhằm truyên tải thông điệp và định vị thương hiệu của mình trong

tâm trí khách hàng mục tiêu.

Sự khủng hoảng kinh tế toàn cầu và khu vực, tác động không nhỏ đến kinh tế Việt

Nam. Các doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn, thách thức, việc duy trì, giữ vững vị

thế trên thị trường là một trong những vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp. Vì thế,

các hoạt động Marketing càng được các doanh nghiệp chú trọng hơn, đặc biệt là hoạt động

truyền thông, mà trong đó hoạt động tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực cực kỳ

quan trọng của truyền thông.

Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động tổ chức sự kiện, công ty Cổ phần truyền

thông và sự kiện Taf đã ngay càng phát triển lĩnh vực hoạt động tổ chức sự kiện của mình để

chiếm lĩnh thị trường và tăng khả năng canh tranh trên thị trường.

Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần truyền thông và sự kiện Taf, với vốn

kiến thức về chuyên môn của mình, thấy được năng lực kinh doanh và thực trạng tổ chức sự

kiện của công ty em đã chọn đề tài: “ Quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần

truyền thông và sự kiện Taf – thực trạng và giải pháp”

Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767

1

Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Mục đích nghiên cứu: phân tích, đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện, từ đó

nêu những ưu điểm và nhược điểm của nó; dựa trên cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện đã học

tập và nghiên cứu và qua thực tiến thực tập tại công ty từ đó đưa ra những giải pháp nhằm

hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty Cổ phần truyền thông và sự kiện Taf.

Kết cấu nội dung được chia thành 3 chương:

Chương 1 : Khái quát thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Chương 2 : Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền

thông và sự kiện Taf

Chương 3 : Một số giải pháp, đề xuất cho hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty

Cổ phần truyền thông và sự kiện Taf

Vì điều kiện và trình độ, khả năng hạn chế, bài viết của em không thể tránh

khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết. Em chân thành cảm ơn sự đóng góp ý kiến quí báu

của thầy giáo, Thạc sỹ Nguyễn Quang Dũng và các cô chú, anh chị trong phòng kinh doanh

của công ty Cổ phần truyền thông và sự kiện Taf đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo

thực tập chuyên đề này.

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn !

Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767

2

Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI

VIỆT NAM

1.1 Quy mô và đặc điểm của cung

Ở Việt Nam có khoảng trên 169 doanh nghiêp, tổ chức cung ứng dịch vụ tổ

chức sự kiện chuyên nghiệp và rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ, lẻ không chuyên

khác. Con số này mới chỉ chiếm khoảng 8.3% trong tổng số các công ty về truyền

thông và quảng cáo( theo trang vàng Việt Nam ngày 25/04/2009). Và điều đặc biệt là

chưa có một công ty nào độc lập trên toàn bộ quá trình tổ chức, mà chỉ là những khâu

riêng lẻ của một sự kiện tổng thể. Hơn thế nữa, các công ty tổ chức sự kiện của người

Việt chỉ chiếm khoảng 20% trong tổng số các công ty sự kiện tại Việt Nam, và hầu

như chỉ tổ chức các sự kiện nhỏ như: cưới hỏi, ca nhạc, thời trang, hội nghị…Các sự

kiện tầm lớn vẫn thường xuyên do các công ty nước ngoài tổ chức.

1.2 Quy mô và đặc điểm của cầu

Thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam rất đa dạng và phức tạp. Việt Nam có

gần 90 triệu dân, 64 tỉnh thành phố, có hàng trăm ngàn doanh nghiệp, vì vậy nhu cầu

tổ chức sự kiện rất đa dạng. Theo ước tính ban đầu của tổ chức nghiên cứu thị trường

FTA market research hàng năm tại Việt Nam có hàng nghìn sự kiện được diễn ra

nhưng sự tiêu dùng của dịch vụ tổ chức sự kiện thì lại ít hơn so với quảng cáo theo

mô hình nghiên cứu về thị trường dịch vụ marketing 2006.

Biểu đồ 1.1: Cơ cấu sử dụng các dịch vụ Marketing.

( Số liệu của FTA- market reseach)

Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767

0

20

40

60

80

100

Quảng

cáo

Nghiên

Cứu thị

Trường

Tổ chức

Sự kiện

Quan hệ

công

chúng

Khuyến

mãi

Tu vấn

%

3

Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Qua biểu đồ ta nhận thấy, giống như các kỳ nghiên cứu trước đây cơ cấu sử

dụng các dịch vụ không có gì thay đổi đáng kể. Trong biểu đồ tỉ lệ tiêu dùng dịch vụ

trong 12 tháng năm 2006 thì quảng cáo vẫn dẫn đầu với tỉ lệ sử dụng là 92%, tỉ lệ sử

dụng nghiên cứu thị trường là 86%, tỉ lệ sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện là 60%.Con

số 60% thể hiện một thực trạng là dịch vụ nghiên cứu thị trường đang có xu hướng

phát triển đây là một ngành có triển vọng trong tương lai bởi vì các công ty và các tổ

chức đã ý thức được tầm quan trọng của sự kiện ảnh hưởng tới hình ảnh và thương

hiệu của công ty.So với con số 92% tỉ lệ tiêu dùng quảng cáo- một ngành dịch vụ đã

phát triển tại Việt Nam trong vòng 12 năm trở lại đây thì tổ chức sự kiện là dịch vụ

mới phát triển có mấy năm trở lại đây thì tỉ lệ tiêu dùng đã phản ánh một thực tế là tổ

chức sự kiện đã mang lại một sự hấp dẫn không chỉ là sự sáng tạo mà còn là một lợi

nhuận, điều đó còn thể hiện rằng là tổ chức sự kiện còn là một ngành mà thu hút sự

của các dịch vụ bao quanh vì tổ chức sự kiện còn phải là sự kết hợp tiêu dùng dịch vụ

khác nữa do đó nó đóng góp thu nhập không chỉ cho công ty tổ chức sự kiện mà còn

đem lại thu nhập cho các dịch vụ khác nữa.

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá

sản phẩm và 15 tỉ USD vào tổ chức sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới

thiệu trưng bày sản phẩm (Nguồn số liệu của FTA- market reseach)

Điều này thể hiện mặc dù sự tiêu dùng của tổ chức sự kiện là rất ít chỉ chiếm

đến 60% so với con số 92% của quảng cáo nhưng số tiền bỏ ra lại không thua kém

với quảng cáo điều này chứng tỏ là tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp đầu tư rất

nhiều từ các tổ chức dịch vụ tổ chức sự kiện và các dịch vụ cần cho tổ chức sự kiện.

Giá trị của thị trường tổ chức sự kiện bao gồm một chuỗi các dịch vụ nối tiếp

nhau tạo thành một sự kiện hoàn chỉnh, vì vậy doanh thu của hoạt động tổ chức sự

kiện là bao gồm doanh thu của chuỗi giá trị đó.

Nhu cầu của tổ chức sự kiện:

Những năm trước khi mà kinh tế chưa mở cửa thì các sự kiện ở Việt Nam

được biết đến như hoạt động nội bộ của các tổ chức xí nghiệp, các cơ quan này tự tổ

Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767

4