QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

***

QUY TRÌNH

NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN

TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

Tài liệu nội bộ

Hiệu lực từ ngày 07/08/2008

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN

Trang 3

MỤC LỤC

CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG .............................................................................9

Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng............................................................................9

Điều 2. Giải thích từ ngữ..................................................................................................9

2.1. Từ viết tắt.......................................................................................................................9

2.2. Cụm từ .........................................................................................................................10

Điều 3. Luật áp dụng......................................................................................................11

Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm của các bộ phận trong hoạt động BTT ................12

4.1. Bộ phận đầu mối bao thanh toán tại HSC ..................................................................12

4.2. Phòng Quan hệ ngân hàng đại lý tại HSC..................................................................12

4.3. Phòng Tổng hợp thanh toán tại HSC..........................................................................12

4.4. Phòng Quản lý rủi ro tín dụng tại HSC ......................................................................13

4.5. Phòng Pháp chế tại HSC.............................................................................................13

4.6 Bộ phận Quan hệ khách hàng .....................................................................................13

4.7. Bộ phận tác nghiệp bao thanh toán ............................................................................13

Điều 5. Quyền hạn và trách nhiệm của CTQ, KSV và TTV .........................................14

5.1. Lãnh đạo Chi nhánh....................................................................................................14

5.2. Lãnh đạo phòng/bộ phận.............................................................................................14

5.3. Kiểm soát viên .............................................................................................................15

5.4. Thanh toán viên...........................................................................................................15

Điều 6. Quy định về giới hạn, hạn mức bao thanh toán ................................................16

Điều 7. Quy định về các văn bản pháp lý trong một giao dịch bao thanh toán .............16

7.1. Hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ bao thanh toán.............................................16

7.2. Bản chấp nhận thanh toán ..........................................................................................17

7.3. Thoả thuận đại lý.........................................................................................................17

Điều 8. Quy định về trích lập dự phòng rủi ro Bao thanh toán......................................18

Điều 9. Quy định về phí bao thanh toán ........................................................................19

9.1 Trường hợp NHNT là ĐLBTTXK................................................................................19

9.2. Trường hợp NHNT là ĐLBTTNK................................................................................20

9.3. Trường hợp Bao thanh toán trong hệ thống NHNT....................................................20

Điều 10. Luân chuyển và lưu giữ hồ sơ chứng từ............................................................22

10.1. Luân chuyển hồ sơ chứng từ .......................................................................................22

10.2. Lưu giữ hồ sơ chứng từ ...............................................................................................22

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN

Trang 4

CHƯƠNG II QUY TRÌNH BAO THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨUU ............ 25

Mục 1 NHNT LÀ ĐẠI LÝ BAO THANH TOÁN XUẤT KHẨUU .............................. 25

Điều 11. Quyết định cung cấp dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu................................... 25

11.1. Hồ sơ yêu cầu cung cấp dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu........................................ 25

11.2. Kiểm tra các điều kiện tác nghiệp............................................................................... 25

11.3. Thẩm định Bên nhập khẩu thông qua Đại lý bao thanh toán nhập khẩu ................... 26

11.4. Đề xuất cung cấp dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu.................................................. 27

11.5. Soạn thảo Thông báo cung cấp dịch vụ BTT .............................................................. 28

11.6. Thông báo chính thức cho ĐLBTTNK ........................................................................ 29

11.7. Ghi nhập và giám sát dữ liệu ...................................................................................... 29

Điều 12. Nhận chuyển nhượng khoản phải thu............................................................... 30

12.1. Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu ........................................................................ 30

12.2. Tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu ........................................................ 30

12.3. Kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu .......................................................... 31

12.4. Xử lý bộ chứng từ giao hàng đã kiểm tra.................................................................... 32

12.5. Xác nhận chuyển nhượng khoản phải thu................................................................... 32

12.6. Ghi nhập và giám sát dữ liệu ...................................................................................... 32

12.7. Chuyển nhượng khoản phải thu cho ĐLBTTNK......................................................... 33

Điều 13. Ứng trước.......................................................................................................... 33

13.1. Kiểm tra các điều kiện ứng trước................................................................................ 33

13.2. Xác định số tiền ứng trước, ngày đến hạn, mức lãi suất............................................. 33

13.3. Hồ sơ xin rút vốn ứng trước........................................................................................ 34

13.4. Tiếp nhận và kiểm tra thủ tục rút vốn ứng trước ........................................................ 34

13.5. Thực hiện giải ngân .................................................................................................... 35

13.6. Thu lãi ứng trước ........................................................................................................ 35

13.7. Tất toán khoản ứng trước ........................................................................................... 36

Điều 14. Theo dõi khoản phải thu ................................................................................... 37

14.1. Theo dõi khoản phải thu theo từng Bên XK................................................................ 37

14.2. Theo dõi khoản phải thu theo từng ĐLBTTNK........................................................... 37

14.3. Theo dõi và xử lý Phiếu ghi có.................................................................................... 38

14.4. Thanh toán gián tiếp ................................................................................................... 38

14.5. Theo dõi và xử lý các khoản phải thu không được BĐRRTD BNK ............................ 39

14.6. Theo dõi và xử lý các dấu hiệu bất thường................................................................. 41

Điều 15. Thu nợ từ ĐLBTTNK....................................................................................... 42

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN

Trang 5

15.1. Nhắc nhở ĐLBTTNK thu nợ khi đến hạn ....................................................................42

15.2. ĐLBTTNK thanh toán .................................................................................................42

15.3. Chuyển tiền cho Bên XK..............................................................................................43

Điều 16. Thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng Bên Nhập khẩu ........................................43

16.1. Điều kiện và thời hạn thanh toán ................................................................................43

16.2. Đôn đốc ĐLBTTNK thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng bên nhập khẩu...................44

16.3. ĐLBTTNK thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng bên nhập khẩu .................................44

16.4. Chuyển tiền cho Bên XK..............................................................................................45

Điều 17. Thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng ĐLBTT NK .............................................45

17.1. Điều kiện và thời hạn thanh toán ................................................................................45

17.2. Thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng ĐLBTT NK........................................................45

Điều 18. Xử lý tranh chấp thương mại giữa Bên XK và Bên NK...................................46

18.1. Tiếp nhận thông báo tranh chấp .................................................................................46

18.2. Xử lý khoản phải thu có tranh chấp ............................................................................47

18.3. Thu hồi khoản ứng trước.............................................................................................50

18.4. Thu hồi khoản tiền thanh toán BĐRRTD BNK ...........................................................50

Điều 19. Thu phí ..............................................................................................................51

19.1. Phí NHNT hưởng.........................................................................................................51

19.2. Phí ĐLBTTNK hưởng..................................................................................................51

Điều 20. Điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD BNK và chấm dứt cung cấp dịch vụ

BTT 52

20.1. ĐLBTTNK điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD Bên NK...................................52

20.2. NHNT chấm dứt cung cấp dịch vụ BTT ......................................................................53

Mục 2 NHNT LÀ ĐẠI LÝ BAO THANH TOÁN NHẬP KHẨUU ..............................53

Điều 21. Tiếp nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ Bao thanh toán nhập khẩu ......................53

21.1. Tiếp nhận yêu cầu từ ĐLBTTXK.................................................................................53

21.2. Kiểm tra các điều kiện tác nghiệp...............................................................................54

21.3. Đề xuất cung cấp dịch vụ bảo đảm rủi ro tín dụng Bên nhập khẩu............................54

21.4. Thông báo kết quả thẩm định Bên nhập khẩu.............................................................55

Điều 22. Chính thức cung cấp dịch vụ Bao thanh toán nhập khẩu..................................56

22.1. Tiếp nhận yêu cầu chính thức của ĐLBTTXK.............................................................56

22.2. Rà soát kết quả thẩm định BNK đã thực hiện .............................................................57

22.3. Thông báo chính thức cung cấp dịch vụ......................................................................57

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN

Trang 6

22.4. Ghi nhập và giám sát dữ liệu ...................................................................................... 57

Điều 23. Nhận chuyển nhượng khoản phải thu............................................................... 58

23.1. Tiếp nhận thông báo chuyển nhượng khoản phải thu................................................. 58

23.2. Kiểm tra điều kiện BĐRRTD BNK.............................................................................. 58

23.3. Bên NK xác nhận khoản phải thu................................................................................ 59

23.4. Ghi nhập và giám sát dữ liệu ...................................................................................... 59

Điều 24. Theo dõi khoản phải thu ................................................................................... 59

24.1. Theo dõi khoản phải thu theo từng Bên NK................................................................ 59

24.2. Theo dõi khoản phải thu theo từng ĐLBTTXK ........................................................... 59

24.3. Theo dõi và xử lý Phiếu ghi có.................................................................................... 60

24.4. Thanh toán gián tiếp ................................................................................................... 60

24.5. Theo dõi và xử lý các khoản phải thu không được BĐRRTD BNK ............................ 61

24.6. Theo dõi và xử lý các dấu hiệu bất thường................................................................. 62

Điều 25. Thu nợ từ Bên nhập khẩu ................................................................................. 63

25.1. Đôn đốc thu nợ khi đến hạn ........................................................................................ 63

25.2. Bên NK thanh toán...................................................................................................... 63

25.3. Thông báo và chuyển tiền cho ĐLBTTXK .................................................................. 64

Điều 26. Thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng Bên nhập khẩu ........................................ 64

26.1. Điều kiện và thời hạn thanh toán................................................................................ 64

26.2 Thanh toán BĐRRTD BNK ......................................................................................... 64

26.3. Thông báo và chuyển tiền cho ĐLBTT XK ................................................................. 65

Điều 27. Xử lý tranh chấp thương mại giữa Bên NK và Bên XK .................................. 65

27.1. Tiếp nhận thông báo tranh chấp................................................................................. 65

27.2. Xử lý khoản phải thu có tranh chấp............................................................................ 67

Điều 28. Thu phí.............................................................................................................. 69

28.1. Thời điểm thu phí ........................................................................................................ 69

28.2. Thực hiện thu phí ........................................................................................................ 69

28.3. Hạch toán phí.............................................................................................................. 70

Điều 29. Điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD Bên NK........................................ 70

29.1. NHNT điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD Bên NK.......................................... 70

29.2. ĐLBTTXK chấm dứt Hợp đồng BTT với Bên XK ....................................................... 71

CHƯƠNG III QUY TRÌNH BAO THANH TOÁN TRONG NƯỚC..................... 72

Điều 30. Quyết định cung cấp dịch vụ bao thanh toán trong nước................................. 72

30.1. Hồ sơ yêu cầu cung cấp dịch vụ bao thanh toán trong nước...................................... 72

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN

Trang 7

30.2. Kiểm tra các điều kiện tác nghiệp...............................................................................72

30.3. Yêu cầu Chi nhánh quản lý Bên mua cung cấp dịch vụ BĐRRTD Bên mua...............73

30.4. Đề xuất cung cấp dịch vụ BĐRRTD Bên mua.............................................................74

30.5. Đề xuất cung cấp dịch vụ bao thanh toán trong nước ................................................75

30.6. Soạn thảo Thông báo cung cấp dịch vụ BTT trong nước............................................76

30.7. Ghi nhập và giám sát dữ liệu ......................................................................................76

Điều 31. Nhận chuyển nhượng khoản phải thu ...............................................................77

31.1. Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu.........................................................................77

31.2. Tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu ........................................................77

31.3. Kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu ..........................................................77

31.4. Gửi chứng từ ...............................................................................................................78

31.5. Xác nhận chuyển nhượng khoản phải thu ...................................................................79

31.6. Kiểm tra điều kiện BĐRRTD Bên mua........................................................................79

31.7. Bên mua xác nhận khoản phải thu ..............................................................................80

31.8. Ghi nhập và giám sát dữ liệu ......................................................................................80

Điều 32. Ứng trước ..........................................................................................................80

32.1. Kiểm tra các điều kiện ứng trước................................................................................80

32.2. Xác định số tiền ứng trước, ngày đến hạn, mức lãi suất.............................................80

32.3. Hồ sơ xin rút vốn ứng trước ........................................................................................81

32.4. Tiếp nhận và kiểm tra thủ tục rút vốn ứng trước ........................................................81

32.5. Thực hiện giải ngân.....................................................................................................82

32.6. Thu lãi ứng trước.........................................................................................................82

32.7. Tất toán khoản ứng trước............................................................................................83

Điều 33. Theo dõi khoản phải thu....................................................................................84

33.1. Theo dõi khoản phải thu theo từng Bên bán ...............................................................84

33.2. Theo dõi khoản phải thu theo từng Bên mua...............................................................84

33.3. Theo dõi và xử lý các Phiếu ghi có .............................................................................85

33.4. Thanh toán gián tiếp ...................................................................................................85

33.5. Theo dõi và xử lý các dấu hiệu bất thường .................................................................86

Điều 34. Thu nợ từ Bên mua hàng...................................................................................86

34.1. Đôn đốc thu nợ khi đến hạn ........................................................................................86

34.2. Bên mua thanh toán.....................................................................................................87

34.3. Chuyển tiền cho Bên bán.............................................................................................87

Điều 35. Thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng Bên mua...................................................88

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN

Trang 8

35.1. Điều kiện và thời hạn thanh toán................................................................................ 88

35.2. Thanh toán BĐRRTD Bên mua................................................................................... 88

35.3. Chuyển tiền cho Bên bán ............................................................................................ 89

Điều 36. Xử lý tranh chấp thương mại giữa Bên bán và Bên mua ................................. 89

36.1. Tiếp nhận thông báo tranh chấp................................................................................. 89

36.2. Xử lý khoản phải thu có tranh chấp............................................................................ 90

36.3. Thu hồi khoản ứng trước............................................................................................. 92

Điều 37. Thu phí.............................................................................................................. 93

37.1. Phí CN quản lý Bên bán hưởng .................................................................................. 93

37.2. Phí CN quản lý Bên mua hưởng ................................................................................. 93

Điều 38. Điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD Bên mua và chấm dứt cung cấp dịch

vụ BTT trong nước............................................................................................................ 94

38.1. CN quản lý Bên mua điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD Bên mua ................. 94

38.2. CN quản lý Bên bán chấm dứt cung cấp dịch vụ BTT trong nước cho Bên bán ............. 94

CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH ............................................................... 96

Điều 39. Hiệu lực thi hành .............................................................................................. 96

Điều 40. Hướng dẫn thực hiện và thi hành...................................................................... 96

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN

Trang 9

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN

CỦA NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

(Ban hành kèm theo Quyết định số 243/QĐ-NHNT.THTT ngày 22/07/2008 của

Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Quy trình nghiệp vụ bao thanh toán tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam

dưới đây gọi tắt là Quy trình.

Quy trình này quy định về nguyên tắc và kỹ thuật xử lý nghiệp vụ bao thanh toán xuất

- nhập khẩu và trong nước của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (NHNT),

bao gồm Hội sở chính, Sở giao dịch và các Chi nhánh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Một số từ viết tắt, cụm từ trong Quy trình được hiểu như sau:

2.1. Từ viết tắt

- NHNT : Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.

- ĐL : Đại lý

- HSC : Hội sở chính

- CN : Sở giao dịch và các Chi nhánh.

- BTT : Bao thanh toán

- XK : Xuất khẩu

- NK : Nhập khẩu

- BP ĐMBTT : Bộ phận đầu mối Bao thanh toán tại HSC

- BP TNBTT : Bộ phận tác nghiệp Bao thanh toán tại HSC, Chi nhánh

- BP QHKH : Bộ phận Quan hệ Khách hàng tại HSC, Chi nhánh

- BP QLN : Bộ phận Quản lý Nợ tại HSC, chi nhánh