Qui chế quản lí tài chính doc

- 1 -

QUY CHÕ QU¶N Lý TµI CHÝNH NéI Bé Dù ¸N T¡NG

C¦êNG

N¡NG LùC TæNG THÓ NGµNH THANH TRA §ÕN N¡M

2014

1. Quy chế quản lý tài chính kế toán

1.1. Các quy định chung

- Quy chế quản lý tài chính kế toán dự án Tăng cường năng lực tổng thể

ngành Thanh tra đến năm 2014 nhằm:

(1) Phục vụ công tác quản lý tài chính kế toán, góp phần hoàn thiện và

nâng cao hiệu quả quản lý của Chương trình;

(2) Phân định quyền, trách nhiệm trong quá trình quản lý và triển khai các

hoạt động của dự án theo từng cấp bậc giữa Ban quản lý các dự án và Dự án hợp

phần tại các tỉnh, bộ, ngành.

- Quy chế này được xây dựng dựa trên các căn cứ sau:

(1) Các quy định hiện hành của Cơ quan hợp tác và phát triển quốc tế

Thụy Điển (“Sida”) và Chính phủ Việt Nam đối với các dự án sử dụng nguồn hỗ

trợ phát triển chính thức (“ODA”).

(2) Hệ thống văn bản pháp lý về quản lý ngân sách của Chính phủ Việt

Nam đối với các dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức.

(3) Hệ thống văn bản pháp lý hiện hành về công tác tài chính kế toán của

Chính phủ Việt Nam

Các nhà tài trợ, Ban quản lý các dự án, dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ,

ngành và các đơn vị thực hiện dự án trực thuộc dự án hợp phần tại Thanh Tra

Chính phủ có trách nhiệm tuân thủ quy chế tài chính kế toán trong khuôn khổ

của Chương trình.

Chương trình sẽ áp dụng cơ chế quản lý tài chính kế toán theo mô hình

phân cấp quản lý và thực hiện của Chương trình. Theo đó, dự án hợp phần tại

các tỉnh, bộ, ngành là cấp trực tiếp triển khai thực hiện các hoạt động đồng thời

chịu trách nhiệm đối với các quyết định và quản lý các hoạt động của cấp mình

còn Ban quản lý các dự án sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát hoạt động của

các dự án hợp phần.

1.2. Quyền và trách nhiệm đối với công tác tài chính kế toán của

Chương trình

a) Tổ chức bộ phận kế toán

DỰ THẢO

- 2 -

- Tại Ban quản lý các dự án, bộ phận kế toán bao gồm 01 kế toán trưởng,

các nhân viên kế toán và thủ quỹ.

- Tại các dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành thì bộ phận kế toán bao

gồm 01 nhân viên phụ trách kế toán và cán bộ hành chính kiêm thủ quỹ.

- Tại các đơn vị trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ không bố trí

nhân viên phụ trách kế toán mà chỉ có 01 cán bộ đầu mối làm các công việc

hành chính, các công việc liên quan đến tài chính kế toán do bộ phận kế toán của

Ban quản lý các dự án thực hiện.

b) Kế toán trưởng Ban quản lý các dự án

Chịu trách nhiệm trước Ban quản lý các dự án về công tác quản lý tài

chính và tài sản của dự án theo quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam và

các nhà tài trợ.

- Hỗ trợ Ban Chỉ đạo chương trình xây dựng, hướng dẫn các chính sách

kế toán, các quy trình và thủ tục quản lý nguồn tài trợ và giải ngân cho Chương

trình, định mức chi tiêu, các quy định về kiểm tra tài chính nội bộ, kiểm toán của

toàn bộ Chương trình;

- Xây dựng và duy trì các quy trình, thủ tục trong công tác quản lý tài

chính thoả mãn yêu cầu của các nhà tài trợ và Chính phủ;

- Xây dựng kế hoạch, điều phối việc hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, giám

sát định kỳ hoặc đột xuất công tác quản lý tài chính kế toán tại các dự án hợp

phần và đưa ra khuyến nghị với các cấp có liên quan;

- Tham gia vào quá trình đấu thầu và quản lý hợp đồng mua sắm hàng

hóa/dịch vụ, thanh toán và quản lý tài sản của Ban quản lý các dự án để đảm bảo

rằng các hoạt động này đã tuân thủ các yêu cầu của nhà tài trợ về mặt tài chính;

- Chịu trách nhiệm trước Ban Chỉ đạo chương trình và Ban quản lý các dự

án về công tác tài chính kế toán và quản lý tài sản tại Ban quản lý các dự án và

dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ;.

- Tổ chức và giám sát công tác tài chính kế toán tại Ban quản lý các dự án

và dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ;

- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các hoạt động theo đúng

quy trình, thủ tục và các định mức tiêu chuẩn áp dụng thống nhất cho toàn bộ

chương trình tại các đơn vị thụ hưởng.

- Kiểm tra, trình giám đốc dự án phê duyệt các chứng từ liên quan đến các

giao dịch kinh tế phát sinh tại Ban quản lý các dự án và dự án hợp phần tại

Thanh tra Chính phủ trước khi trình lên cấp trên phê duyệt cuối cùng;

- Kiểm tra, phê duyệt các báo cáo định kỳ của Ban quản lý các dự án và

dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ trước khi trình lên cấp trên phê duyệt

cuối cùng;

- 3 -

- Lập báo cáo tổng hợp tiến độ hoạt động, báo cáo giải ngân, các báo cáo

định kỳ và kết thúc... đối với toàn bộ dự án để trình Ban Chỉ đạo chương trình và

gửi các nhà tài trợ, cơ quan quản lý nhà nước liên quan theo quy định hiện hành.

- Xây dựng và tổng hợp kế hoạch ngân sách, kế hoạch hoạt động, kế

hoạch đấu thầu tổng thể và chi tiết hàng năm cho Ban quản lý các dự án và dự

án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ;

- Hướng dẫn việc lập, lưu trữ, bảo mật tài lịêu kế toán (gồm các chứng từ,

sổ sách, báo cáo kế toán) và phần mềm kế toán trong Ban quản lý các dự án và

dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ;

- Tổ chức công tác quyết toán báo cáo tài chính, quyết toán thuế hàng năm

với các cơ quan quản lý của Ban quản lý các dự án và dự án Thanh tra Chính

phủ; và

- Hướng dẫn các đơn vị thụ hưởng xây dựng kế hoạch/đề xuất và tổ chức

thực hiện hoạt động theo kế hoạch đã phê duyệt;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban quản lý các dự án giao nhằm đáp

ứng yêu cầu quản lý tài chính của Chương trình/Dự án;

c) Bộ phận kế toán tại Ban quản lý các dự án

Nhân viên kế toán tại Ban quản lý các dự án có trách nhiệm thực hiện

công tác tài chính kế toán hàng ngày cho Ban quản lý các dự án và dự án hợp

phần tại Thanh tra Chính phủ, bao gồm:

- Xây dựng kế hoạch nguồn vốn viện trợ và vốn đối ứng hàng năm dựa

trên kế hoạch hoạt động hàng năm đã được duyệt.

- Thiết lập, duy trì hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo và lưu trữ các tài

liệu trên theo quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành.

- Tổng hợp các chứng từ, tài liệu liên quan đến mua sắm, chi tiêu, thanh

toán theo phân cấp quản lý tài chính trình Ban quản lý các dự án duyệt trước khi

thanh toán.

- Hướng dẫn và giám sát việc thực hiện các hoạt động thanh toán với các

đơn vị thụ hưởng của dự án, đào tạo, cung cấp tài liệu hỗ trợ công tác quản lý tài

chính kế toán cho các đơn vị thụ hưởng và rà soát báo cáo tài chính

- Soạn, lập báo cáo định kỳ về giải ngân nguồn vốn viện trợ và chi tiêu

vốn đối ứng gửi các nhà tài trợ và các cơ quan quản lý liên quan theo quy định

của quy chế.

- Thực hiện các nghĩa vụ về thuế và hoàn thuế theo quy định hiện hành.

- Tham gia kiểm tra, kiểm soát tài chính nội bộ hoạt động hiệu quả.

- Phối hợp với tổ chức kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán toàn bộ

Chương trình hàng năm.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Kế toán trưởng.

- 4 -

d) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành

Các dự án hợp phần phải trách nhiệm bổ nhiệm cán bộ phụ trách kế toán

để thực hiện các công việc sau:

- Cập nhật, duy trì và bảo quản chứng từ, sổ kế toán của dự án hợp phần

theo quy định;

- Lập, trình ký, chuyển nộp và lưu trữ các chứng từ kế toán, hệ thống các

báo cáo định kỳ hoặc đột xuất và các hồ sơ tài liệu khác theo quy định;

- Chuẩn bị các báo cáo định kỳ, giữa kỳ, thường niên hoặc theo yêu cầu

của Ban quản lý các dự án hoặc dự án hợp phần trình Giám đốc dự án hợp phần

phê duyệt. Các báo cáo này sẽ được Ban quản lý các dự án sử dụng cho các công

tác theo dõi, kiểm tra và tổng hợp;

- Xây dựng ngân sách hàng năm của dự án hợp phần để Giám đốc dự án

hợp phần phê duyệt;

- Quản lý tài sản của dự án hợp phần; và

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án và

Giám đốc dự án hợp phần.

đ) Các đơn vị thực hiện dự án thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra

Chính phủ

Các đơn vị thực hiện dự án trực thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính

phủ phải bổ nhiệm cán bộ thực hiện các công việc sau:

- Theo dõi, ghi chép ban đầu các giao dịch kế toán hàng ngày của phát

sinh tại đơn vị mình;

- Theo dõi, ghi chép, quản lý các khoản tạm ứng cho các hoạt động tại các

đơn vị (bao gồm cả các khoản tạm ứng nhận từ Ban quản lý các dự án và các

khoản tạm ứng cho cán bộ dự án);

- Phối hợp với cán bộ dự án để xác định các hoạt động đã có tạm ứng

nhưng chưa được hoàn thành hoặc các hoạt động đã hoàn thành nhưng lại chưa

có thanh toán vào cuối mỗi kỳ kế toán để báo cáo lên Ban quản lý các dự án;

- Tập hợp, kiểm tra các chứng từ kế toán liên quan đến các khoản giải

ngân để hoàn ứng với Ban quản lý các dự án;

- Định kỳ, tổng hợp chi tiêu của đơn vị theo quy định của quy chế, trình

lãnh đạo đơn vị phê duyệt và nộp Ban quản lý các dự án;

- Lập các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án (ví dụ như

báo cáo phục vụ cho họp giữa kỳ và họp thường niên);

- Quản lý tài sản của dự án tại đơn vị; và

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban quản lý các dự án và

Giám đốc dự án Thanh tra Chính phủ.

1.3. Triển khai thực hiện các hoạt động giải ngân

- 5 -

1.3.1. Hoạt động thuê chuyên gia tư vấn

a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành

Căn cứ vào kế hoạch hàng năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp

phần có nhiệm vụ:

- Chủ động triển khai xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết cho từng hoạt

động theo trình tự thời gian.

- Chịu trách nhiệm lựa chọn chuyên gia tư vấn phù hợp với nhu cầu của

đơn vị mình và tổ chức thuê chuyên gia tư vấn theo các hình thức mua sắm quy

định tại quy chế mua sắm.

- Xây dựng nội dung điều khoản giao việc (TOR) cho chuyên gia tư vấn.

- Chịu trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện hậu cần để phục vụ cho hoạt

động của chuyên gia tư vấn.

- Chịu trách nhiệm ký hợp đồng thuê chuyên gia tư vấn và kết thúc hoạt

động phải đánh giá kết quả thực hiện để làm cơ sở xem xét, phê duyệt và thanh

toán hợp đồng thuê chuyên gia theo quy định về thủ tục giải ngân của chương

trình/dự án.

b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ

- Lựa chọn chuyên gia tư vấn triển khai các hoạt động tại đơn vị mình và

đề xuất với Ban quản lý các dự án ký hợp đồng và thanh lý hợp đồng thuê

chuyên gia.

- Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn chuyên gia như chất lượng chuyên

gia, phối hợp công việc với chuyên gia, thời gian tư vấn của chuyên gia...

- Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện kèm theo các chứng từ

kế toán hợp lệ có liên quan gửi Ban quản lý các dự án phê duyệt và quyết toán

chi tiêu khi kết thúc hoạt động thuê chuyên gia.

c) Ban quản lý các dự án

- Trực tiếp ký, thanh lý hợp đồng và các thủ tục pháp lý cần thiết liên

quan đến thuê chuyên gia tư vấn cho các hoạt động theo đề nghị của các đơn vị

trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ.

- Kiểm soát, phê duyệt và quyết toán chi tiêu liên quan đến hoạt động thuê

chuyên gia tư vấn của các đơn vị trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ.

- Kiểm tra, giám sát quy trình lựa chọn chuyên gia, ký hợp đồng và thanh

lý hợp đồng, thanh toán và quyết toán kinh phí thuê chuyên gia tư vấn tại dự án

hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành.

1.3.2. Hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát

1.3.2.1. Đào tạo, hội thảo, khảo sát trong nước

a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành

- 6 -

Căn cứ vào kế hoạch hàng năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp

phần có nhiệm vụ:

- Chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch

đào tạo, hội thảo, khảo sát bao gồm dự kiến nội dung, thời gian, địa điểm thực

hiện chi tiết.

- Chịu trách nhiệm xây dựng, xem xét và phê duyệt dự toán chi cho hoạt

động đào tạo, hội thảo, khảo sát theo đúng nội dung chi, định mức chi quy định

tại quy chế mua sắm trước khi thực hiện.

- Chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu xếp địa điểm và các điều kiện hậu cần...

để tổ chức đào tạo, hội thảo, khảo sát.

- Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện và tiến hành quyết toán

chi tiêu cho từng hoạt động khi kết thúc đào tạo, hội thảo, khảo sát.

b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ

- Xây dựng chi tiết kế hoạch hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát bao

gồm nội dung, thời gian, địa điểm thực hiện.

- Xây dựng dự toán chi tiêu cho từng hoạt động, đề xuất tạm ứng kinh phí

để Ban quản lý các dự án phê duyệt trước khi thực hiện các hoạt động đào tạo,

hội thảo, khảo sát.

- Chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu xếp địa điểm và các điều kiện hậu cần

liên quan để tổ chức đào tạo, hội thảo, khảo sát.

- Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện kèm theo các hoá đơn

hợp lệ liên quan để gửi Ban quản lý các dự án phê duyệt và quyết toán chi tiêu

khi kết thúc hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát.

c) Ban quản lý các dự án

- Kiểm soát, phê duyệt và quyết toán chi tiêu từng hoạt động đào tạo, hội

thảo, khảo sát tại các đơn vị trực dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ.

- Tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho các đơn vị thuộc dự án

hợp phần tại Thanh tra Chính phủ theo nội dung chi, định mức chi cho từng hoạt

động của các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ.

- Rà soát báo cáo kết quả thực hiện và chứng từ, hoá đơn chi tiêu liên

quan đến từng hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát do các đơn vị thuộc dự án

hợp phần tại Thanh tra Chính phủ gửi lên để phê duyệt quyết toán và thanh toán

kinh phí.

- Kiểm tra, giám sát quy trình thực hiện các hoạt động đào tạo, hội thảo,

khảo sát của dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành từ khâu xây dựng kế hoạch,

tổ chức thực hiện và quyết toán kinh phí của hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo

sát.

1.3.2.2. Hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài

a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành

- 7 -

Căn cứ vào kế hoạch năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án hợp phần

có nhiệm vụ:

- Triển khai xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch chi tiết bao

gồm dự kiến nội dung, thời gian, địa điểm thực hiện từng hoạt động.

- Đề xuất địa điểm tổ chức hoạt động và chủ động liên hệ để thu xếp các

điều kiện hậu cần liên quan (nếu có).

- Chịu trách nhiệm xây dựng dự toán chi, xem xét và phê duyệt dự toán

chi cho từng hoạt động đào tạo, hội thảo hoặc khảo sát trước khi thực hiện.

- Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện và tiến hành quyết toán

chi tiêu cho từng hoạt động khi kết thúc đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài.

b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ

- Xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết bao gồm nội dung, thời gian, địa

điểm thực hiện từng hoạt động.

- Xây dựng dự toán chi tiêu cho từng hoạt động, đề xuất tạm ứng kinh phí

để Ban quản lý các dự án phê duyệt trước khi thực hiện các hoạt động trên.

- Đề xuất địa điểm tổ chức và chủ động liên hệ để thu xếp các điều kiện

hậu cần liên quan (nếu có).

- Xây dựng dự toán chi tiêu cho từng hoạt động gửi Ban quản lý các dự án

phê duyệt trước khi thực hiện.

- Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả thực hiện kèm theo các chứng từ

hoá đơn hợp lệ có liên quan để gửi Ban quản lý các dự án xem xét, phê duyệt và

quyết toán chi tiêu khi kết thúc hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát nước ngoài.

c) Ban quản lý các dự án

- Xem xét và phê duyệt và quyết toán chi tiêu theo đúng thẩm quyền được

giao và theo quy trình quản lý tài chính cho các hoạt động đào tạo, hội thảo,

khảo sát tại dự án hợp phần Thanh tra Chính phủ.

- Hỗ trợ các đơn vị thụ hưởng liên lạc với đối tác nước ngoài để triển khai

công tác chuẩn bị cho từng hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát (nếu có).

- Tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho các đơn vị thuộc dự án

hợp phần tại Thanh tra Chính phủ theo đúng nội dung chi, định mức chi cho

từng hoạt động của các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ..

- Xem xét báo cáo kết quả thực hiện và các chứng từ, hoá đơn chi tiêu liên

quan đến từng hoạt động đào tạo, hội thảo, khảo sát của các đơn vị thuộc dự án

hợp phần tại Thanh tra Chính phủ để phê duyệt quyết toán và thanh toán kinh

phí.

- Kiểm tra, giám sát quy trình thực hiện các hoạt động đào tạo, hội thảo,

khảo sát nước ngoài của dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành từ khâu xây

dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và quyết toán kinh phí các hoạt động đào tạo,

hội thảo, khảo sát nước ngoài.

- 8 -

1.3.3. Hoạt động mua sắm tài sản

a) Dự án hợp phần tại các tỉnh, bộ, ngành

Căn cứ vào kế hoạch mua sắm năm đã được phê duyệt, Ban quản lý dự án

hợp phần có nhiệm vụ:

- Triển khai xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết cho từng hoạt động mua

sắm theo trình tự thời gian dự kiến trong kế hoạch.

- Chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp và tài sản mua sắm phù hợp với

nhu cầu của đơn vị mình và tổ chức mua sắm tài sản theo các hình thức mua sắm

quy định tại quy chế mua sắm.

- Chịu trách nhiệm ký hợp đồng mua sắm tài sản và kết thúc hoạt động

mua sắm phải đánh giá kết quả thực hiện để làm cơ sở xem xét, phê duyệt và

thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản theo quy định về thủ tục giải ngân của

chương trình/dự án.

b) Các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ

- Lựa chọn tài sản cần mua sắm phục vụ cho hoạt động tại đơn vị mình và

đề xuất với Ban quản lý các dự án ký hợp đồng và thanh lý hợp đồng mua sắm

tài sản.

- Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn nhà cung cấp và về tài sản mua sắm

như chất lượng tài sản, giá cả của tài sản, việc vận hành và sử dụng tài sản...

- Chịu trách nhiệm lập báo cáo kết quả hoạt động mua sắm kèm theo các

chứng từ hoá đơn hợp lệ có liên quan gửi Ban quản lý các dự án xem xét, phê

duyệt và quyết toán chi tiêu khi kết thúc hoạt động mua sắm tài sản.

c) Ban quản lý các dự án

- Trực tiếp lựa chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng, thanh lý hợp đồng và

thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết liên quan đến mua sắm tài sản phục vụ

các hoạt động theo đề nghị của các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra

Chính phủ.

- Xem xét, phê duyệt và quyết toán chi tiêu theo quy định về hoạt động

mua sắm tài sản tại các đơn vị thuộc dự án hợp phần tại Thanh tra Chính phủ.

- Kiểm tra, giám sát quy trình lựa chọn tài sản mua sắm, nhà cung cấp, ký

hợp đồng và thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản tại dự án hợp phần tại các tỉnh,

bộ, ngành.

2. Các quy định và thủ tục nhận vốn

2.1. Các quy định và thủ tục nhận vốn từ các nhà tài trợ

a) Hình thức góp vốn tài trợ

Vốn đóng góp của các nhà tài trợ được thực hiện thông qua các khoản vốn

tài trợ bằng tiền/chuyển khoản trừ phí kiểm toán theo hợp đồng kiểm toán hàng

năm được các nhà tài trợ trực tiếp chi trả.

b) Các điều kiện để nhận vốn

- 9 -

- Vốn nhận từ các nhà tài trợ chỉ được dùng đúng nội dung, mục đích hoạt

động đã được đề cập trong ngân sách được Ban Chỉ đạo chương trình phê duyệt

hàng năm hoặc được các cấp có thẩm quyền phê duyệt trước lúc thực hiện đối

với các hoạt động bổ sung.

- Căn cứ vào ngân sách, kế hoạch hoạt động và Yêu cầu rút vốn đã được

phê duyệt hàng năm do Ban quản lý các dự án gửi lên, các nhà tài trợ thực hiện

chuyển tiền một hoặc hai lần một năm vào một tài khoản chung của toàn

Chương trình. Tài khoản chung này sẽ được quản lý bởi Ban quản lý các dự án

bao gồm cả việc theo dõi các khoản tiền tài trợ nhận được từ các nhà tài trợ và

phân bổ các khoản tài trợ này tới các dự án hợp phần.

- Để nhận vốn từ các nhà tài trợ, các dự án hợp phần phải chuyển Yêu cầu

rút vốn và các chứng từ cần thiết cho Ban quản lý các dự án tổng hợp. Ban quản

lý các dự án sau đó sẽ kiểm tra và nộp Yêu cầu rút vốn chung cho toàn bộ

Chương trình.

Ban Chỉ đạo chương trình chỉ phê duyệt những vấn đề liên quan đến:

+ Vượt quá ngân sách ban đầu đã duyệt hàng năm của toàn chương trình;

+ Thay đổi mục tiêu, đầu ra của chương trình.

Nguyên tắc phê duyệt sẽ dựa trên kế hoạch hoạt động và ngân sách năm

đã được duyệt trước đó.

2.2. Điều kiện đối với Ban quản lý các dự án

Để các nhà tài trợ chuyển vốn cho toàn bộ chương trình, Ban quản lý các

dự án cần tuân thủ các điều kiện sau:

- Nộp Yêu cầu rút vốn cho toàn chương trình trong đó chi tiết riêng cho

từng dự án hợp phần.

- Yêu cầu rút vốn phải ghi rõ số tiền xin rút vốn bằng VND (kèm theo số

USD tương đương), mục đích rút vốn và được Giám đốc Ban quản lý các dự án

phê duyệt.

- Ban quản lý các dự án sẽ nộp yêu cầu rút vốn của toàn chương trình cho

các nhà tài trợ trong vòng 5 ngày sau khi nhận được yêu cầu rút vốn của các dự

án hợp phần.

- Nộp Báo cáo hoạt động kỳ trước của Chương trình đã được phê duyệt

bởi Giám đốc Ban quản lý các dự án;

- Nộp chứng từ cần thiết khác, nếu muốn làm rõ nội dung của từng lần xin

rút vốn.

Trong lần xin rút vốn đầu tiên, yêu cầu rút vốn sẽ được lập cho 9 tháng

đầu hoạt động bao gồm 6 tháng hoạt động trong quý và 3 tháng tạm ứng cho các

hoạt động tiếp theo để đảm bảo dự án không bị thiếu vốn trong thời gian đợi

duyệt ngân sách 6 tháng/lần từ các nhà tài trợ. 3 tháng tạm ứng hoạt động này sẽ

được duy trì thường xuyên và sẽ được quyết toán sau khi chương trình kết thúc.

- 10 -

Đối với các lần rút vốn sau, dự án tuân thủ đúng với yêu cầu lập ngân

sách 6 tháng/lần và theo đúng hướng dẫn của phần này. Ngoài ra, Ban quản lý

các dự án còn cần nộp thêm một bản copy về thỏa thuận hợp tác cụ thể được ký

giữa Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ tài trợ cho ngành Thanh tra.

2.3. Điều kiện đối với các dự án hợp phần

Các dự án hợp phần khi nộp Yêu cần xin rút vốn tài trợ cho Ban quản lý

các dự án cần tuân thủ các điều kiện sau:

- Lập Yêu cầu rút vốn ghi rõ số tiền xin rút vốn bằng VND , mục đích của

việc rút vốn và được phê duyệt bởi Giám đốc dự án hơp phần.

- Việc rút vốn được thực hiện 6 tháng/lần. Để tránh bị chậm trễ trong việc

giải ngân, các dự án hợp phần phải nộp Yêu cầu rút vốn lên Ban quản lý các dự

án trong vòng 5 ngày làm việc ngay sau khi kết thúc 6 tháng hoạt động trước.

- Kế hoạch rút vốn lần 2 phải trình bày các hoạt động đã xin của lần 1

nhưng chưa thực hiện. Vốn đã cấp cho các hoạt động này sẽ được giảm trừ khi

tạm ứng vốn lần 2 cho dự án.

- Nộp ngân sách và kế hoạch hoạt động chi tiết hàng năm hoặc sửa đổi/bổ

sung ngân sách đã được phê duyệt bởi Ban quản lý các dự án /các nhà tài trợ để

làm cơ sở xin rút vốn;

- Thông báo số dư nguồn mà các dự án hợp phần đang nắm giữ vào thời

điểm xin rút vốn trong trường hợp rút vốn lần thứ hai;

Trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận đủ được hồ sơ hợp lệ, các nhà tài trợ

sẽ tiến hành chuyển vốn theo yêu cầu. Quyết định cấp vốn cuối cùng do các nhà

tài trợ quyết định.

2.4. Phương thức nhận vốn từ các nhà tài trợ

Do tính đa dạng về cơ cấu hành chính của các đơn vị tham gia chương

trình nên tất cả mọi khoản vốn tài trợ cho chương trình đều được các nhà tài trợ

chuyển thẳng về tài khoản chung của toàn chương trình một hoặc hai lần trong

một năm. Tài khoản chung này sẽ được quản lý bởi Ban quản lý các dự án bao

gồm cả việc theo dõi các khoản tiền tài trợ nhận được từ các nhà tài trợ và phân

bổ các khoản tài trợ này tới các dự án hợp phần.

Vốn được chuyển từ Ban quản lý các dự án đến các dự án hợp phần bằng

hình thức tạm ứng cho từng hoạt động theo yêu cầu rút vốn của các dự án hợp

phần và quyết toán trực tiếp/hoàn ứng khi hoạt động kết thúc tại Văn phòng Ban

quản lý các dự án. Tuy nhiên, dự án phải hạn chế đến mức tối đa việc tạm ứng

bằng tiền mặt.

Lưu ý: Vốn được chuyển sẽ không bao gồm khoản dự phòng. Dự phòng

chỉ được chuyển khi có phê duyệt của các cấp thẩm quyền cho việc sử dụng

khoản dự phòng đó.

2.5. Tài khoản nhận vốn tài trợ

- 11 -

Ban quản lý các dự án và các dự án hợp phần có trách nhiệm mở tài

khoản riêng cho dự án tại ngân hàng bằng tiền VND hoặc USD để nhận tiền tài

trợ từ các nhà tài trợ.

Các đơn vị có thể lựa chọn bất cứ ngân hàng nào trên địa bàn hoạt động

của mình để mở tài khoản nhưng toàn chương trình nên dùng chung một hệ

thống ngân hàng để đảm bảo các giao dịch giữa các đơn vị được thực hiện

nhanh chóng, thuận lợi và hạn chế tối đa phí chuyển và nhận tiền cho toàn bộ

chương trình.

2.6. Thủ tục đối chiếu tiền vốn tài trợ

Việc đối chiếu vốn tài trợ là một khâu quan trọng trong quản lý tài chính

của chương trình/dự án. Việc đối chiếu này cần phải được thực hiện hai chiều

giữa các nhà tài trợ và Ban quản lý các dự án, giữa Ban quản lý các dự án và các

dự án hợp phần.

Ngay sau khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng cho từng lần nhận

được vốn tài trợ, các dự án hợp phần phải gửi thông báo cho Ban quản lý các dự

án về số tiền vốn đã nhận được để Ban quản lý các dự án:

(i) theo dõi;

(ii) làm căn cứ để đối chiếu và quyết toán với các dự án hợp phần;

(iii) tổng hợp tổng số vốn rút cho toàn chương trình để xác nhận với các

nhà tài trợ.

Thư xác nhận phải nêu rõ số tiền nhận được bằng VND và số USD tương

đương. Tỷ giá áp dụng để chuyển đổi là tỷ giá của ngân hàng nơi chương

trình/dự án mở tài khoản vào ngày nhận vốn.

Định kỳ 6 tháng, Ban quản lý các dự án chủ động làm đối chiếu vốn tài

trợ với các nhà tài trợ. Biên bản đối chiếu sẽ được lưu giữ tại Ban quản lý các dự

án để hạch toán, một bản sao khác sẽ được lưu tại các dự án hợp phần.

Bất kỳ sự chênh lệch nào phát sinh cũng phải được các bên liên quan xem

xét, giải trình và điều chỉnh thích hợp.

Lưu ý: Mẫu Đối chiếu vốn góp được trình bày tại Phụ lục 02.

2.7. Xác nhận viện trợ và thủ tục xác nhận viện trợ

Hàng năm, Ban quản lý các dự án sẽ thực hiện việc xác nhận số tiền được

viện trợ cho toàn bộ chương trình tại Bộ Tài chính từ các nhà tài trợ. Sau khi xác

nhận viện trợ, Ban quản lý các dự án sẽ thông báo số tiền này cho từng dự án

hợp phần đồng thời gửi cho Bộ Tài chính xác nhận viện trợ của toàn chương

trình và chi tiết vốn viện trợ cho từng dự án hợp phần để Bộ chuyển lại cho các

Sở Tài chính hoặc các bộ, ngành nơi các dự án hợp phần thực hiện để phối hợp

quản lý. Các dự án hợp phần không phải xác nhận viện trợ cho các khoản tiền

nhận được từ các nhà tài trợ.