Quản trị hành chánh văn phòng

TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM

Khoa : KINH TẾ - KĨ THUẬT



BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ

HÀNH CHÁNH

VĂN PHÒNG

(45 tiết - Đại học, cao đẳng QTKD)

Biên soạn: - Võ Thiện Chín

Quảng Nam, tháng 7 năm 2010

2

Chƣơng I

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG

1- Khái niệm

Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui định

chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì khái niệm

văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây:

- Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan

trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ

quan.

Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, các cơ quan

khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao,

cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND các

cấp đều lập Văn phòng.

Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh

viện, trường học, Viện nghiên cứu... lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hành

chính - Quản trị). Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọi là

phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị.

- Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng

ngày diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.

- Nội dung thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan. Trong đó

diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, những công việc

liên quan đến công tác văn thư.

- Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công

việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan.

Tóm lại: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ

quan chức năng, phục vụ việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lí thông

tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; bảo đảm các điều kiện về vật chất kĩ thuật cho

hoạt động chung của toàn cơ quan.

2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng

2.1. Chức năng:

Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp

ứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo

đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.

Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:

- Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên

cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điều

hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.

- Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật và phương tiện cho

cơ quan hoạt động: Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề

xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh

đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ

cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan.

3

Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều

nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.

2.2. Nhiệm vụ:

Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó

có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng

có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế

hoạch công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn

phòng; Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.

- Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu

quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.

- Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan

ban hành; Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị

đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành

được thống nhất.

- Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ

quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị

trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan.

- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội

thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp,

cuộc làm việc đó.

- Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ

ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

của cơ quan.

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật

chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.

- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng.

2.3. Cơ cấu tổ chức:

+ Lãnh đạo văn phòng:

- Chánh văn phòng: là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ

công tác văn phòng.

- Các phó chánh văn phòng: là những người giúp việc trực tiếp cho chánh

văn phòng theo sự phân công của chánh văn phòng.

+ Các bộ phận trực thuộc văn phòng:

Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phòng có

thể có tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung trong Văn phòng thường có các đơn vị

tổ chức dưới đây:

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Tổng hợp:

Đây là đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông

tin tổng hợp như: Xây dựng chương trình công tác và báo cáo công tác thường kỳ

của cơ quan, của Văn phòng; Biên tập các văn bản khác khi được giao.

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính, văn thư:

4

Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thư,

đánh máy, lễ tân, khách tiết, tổng đài điện thoại (nếu có), thường trực khách ra vào

cơ quan.

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị:

Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác bảo đảm

cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động (trụ sở, máy móc, xe

ôtô, các loại trang thiết bị khác...)

Trường hợp cơ quan không lập phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn có

nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng.

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ:

Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản

lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan.

Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan.

Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung

ương, đơn vị này không gọi là Phòng hoặc Tổ hoặc Bộ phận lưu trữ mà gọi là

Trung tâm Lưu trữ.

3- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng

Văn phòng làm việc theo các nguyên tắc sau đây:

- Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng

Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn

phòng, là thủ trưởng của Văn phòng. Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng

là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của Văn phòng.

- Nguyên tắc làm việc kết hợp: Những công chức, viên chức thuộc khối

nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo cơ quan.

Sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo

thủ tục hành chính.

Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ

làm việc theo chế độ thủ trưởng. Các công việc thuộc khối này do Trưởng phòng

chỉ đạo và báo cáo với Chánh Văn phòng.

4- Mối quan hệ công tác của Văn phòng

- Công tác Văn phòng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa

phương. Nhưng về mặt tổ chức bộ máy chung thì Văn phòng không tổ chức hệ

thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương.

- Trong phạm vi cơ quan:

 Văn phòng của cơ quan nào thì lãnh đạo cơ quan đó chỉ đạo trực tiếp

mọi mặt công tác của Văn phòng.

 Đối với các đơn vị trong cùng một cơ quan, Văn phòng không phải là

đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới của các đơn vị khác. Mối quan hệ của

Văn phòng với các đơn vị khác là quan hệ phối hợp công tác.

5- Các phƣơng pháp bố trí văn phòng

- Những yêu cầu chung:

 Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan

 Thuận lợi cho phục vụ công việc trong cơ quan

5

 Dễ dàng liên hệ giao dịch

 Bảo mật.

- Văn phòng "mở":

- Văn phòng "đóng":

6- Vị trí của Văn phòng

Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng cùng với các đơn

vị tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan. Có cơ quan là có Văn phòng (hoặc có đơn vị

chuyên trách công tác Văn phòng).

Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, là “Tai mắt” của

Thủ trưởng cơ quan.

Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chung

của cơ quan; Xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều

hành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã

đề ra.

Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động.

Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường

xuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.

Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và

công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn

phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở.

Công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ

quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động

chung của cơ quan./.

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng các cơ quan?

Câu 2: Phân biệt chức năng nhiệm vụ của Văn phòng với các đơn vị khác

trong cùng một cơ quan.

Câu 3: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan.

Câu 4: Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và mối quan hệ công tác của

Văn phòng.

6

Chƣơng II

CÁC LOẠI HÌNH VĂN PHÒNG Ở NƢỚC TA HIỆN NAY

I- Văn phòng cấp uỷ Đảng

Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền Đảng lãnh đạo nhân dân tiến

hành sự nghiệp cách mạng.

Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập tương ứng với hệ thống tổ chức

của Nhà nước.

Ở Trung ương có Ban chấp hành Trung ương Đảng. Ở Tỉnh có Ban chấp

hành Đảng bộ tỉnh (gọi là tỉnh uỷ). Ở huyện có Ban chấp hành Đảng bộ huyện (gọi

là huyện uỷ)...

Ở mỗi cấp uỷ nói trên đều có các đơn vị giúp viêc. Trong số các đơn vị đó

có một đơn vị là Văn phòng (Văn phòng cấp uỷ đảng).

Văn phòng cấp uỷ là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng Cộng

sản Việt Nạm Ở trung ương có Văn phòng Trung ượng Ở tỉnh, thành phố trực

thuộc trung ương có Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Thành uỷ. Ở huyện có Văn

phòng Huyện uỷ. Ở xã có Văn phòng Đảng uỷ xã.

1- Chức năng của Văn phòng cấp uỷ

Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ (trực tiếp là

giúp Ban thường vụ và thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của

Đảng. Nội dung công tác tham mưu của Văn phòng cấp uỷ bao gồm:

- Văn phòng cấp uỷ tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của lãnh

đạo, chỉ đạo của cấp uỷ. Tổ chức quá trình làm việc của cấp ủy Văn phòng cấp uỷ

không đi sâu tham mưu vào các lĩnh vực công tác, vào nội dung đường lối, chính

sách; Không đi sâu vào việc chuẩn bị các đề án hoặc thẩm định nội dung đề án

Công việc đó thuộc chức năng của các đơn vị khác của cấp ủy

- Văn phòng cấp uỷ còn có chức năng phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng

ngày của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các cuộc làm việc của thủ trưởng cấp uỷ

với các ban ngành, cơ sở, các hội nghị của cấp uỷ, các chuyến đi công tác của cấp

ủy. Đảm bảo điều kiện, phương tiện cho cấp uỷ hoạt đông.

Chức năng tham mưu và phục vụ của Văn phòng cấp uỷ có quan hệ mật

thiết với nhau. Tham mưu cũng là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu.

2- Nhiệm vụ của Văn phòng cấp uỷ Đảng

Do đặc điểm và nhu cầu công tác của mỗi cấp uỷ Đảng có những nét khác

nhau, vì vậy Văn phòng ở mỗi cấp uỷ có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau.

Nhìn chung, Văn phòng các cấp uỷ có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Giúp cấp uỷ xây dựng chương trìng công tác thường kỳ.

Cấp uỷ thường có các loại chương trình công tác toàn khoá, năm, quý, tháng của

Ban chấp hành. Lịch công tác tuần của Thường trực cấp ủy. Chương trình hoạt

động chuyên đề.

- Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo:

 Nội dung của công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo là thực

hiện chế độ báo cáo công tác trong cơ quan cấp uỷ;