Phát Triển Httt Kế Toán Bằng Ms Access - James Perry, Richard Newmark.docx

Chương 2. Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Mục tiêu

Chương này giới thiệu hệ cơ sở dữ liệu kế toán (database accounting systems) và so sánh chúng với hệ

thống bút toán kép (double-entry bookeeping systems). Chương còn giải thích cách kế toán viên tổ chức

hoạt động kinh doanh thành chuỗi các qui trình kinh doanh và cách mà hệ cơ sở dữ liệu kế toán dùng

những qui trình kinh doanh đó làm cơ sở cho việc tổ chức. Chương này trình bày cơ sở lý thuyết của hệ

cơ sở dữ liệu kế toán kèm theo các ví dụ thực tiễn áp dụng lý thuyết cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ học mối liên

hệ giữa hệ thống kế toán và hệ cơ sở dữ liệu, tại sao hệ cơ sở dữ liệu quan hệ lại ưu việt hơn hệ thống

bút toán kép trong việc nắm bắt thông tin kế toán, sơ lược về lý thuyết và lịch sử hệ quản trị cơ sở dữ

liệu quan hệ. Lý thuyết được trình bày vừa đủ để giúp bạn tạo được các đối tượng cơ sở dữ liệu tối ưu

và hiệu quả, tránh các phần lý thuyết không cần thiết. Ở chương này, bạn sẽ học về:

 Những khác biệt giữa hệ thống bút toán kép và hệ cơ sở dữ liệu kế toán.

 Ưu nhược điểm của hệ cơ sở dữ liệu kế toán.

 Phân loại hoạt động kinh doanh.

 Các qui trình kinh doanh.

 Quan hệ giữa hệ thống kế toán và hệ cơ sở dữ liệu.

 Lược sử phát triển của hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

 Những chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

 Lý thuyết và ứng dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ.

 Cấu trúc của các đối tượng cơ sở dữ liệu dùng để lưu trữ nghiệp vụ kế toán.

 Tầm quan trọng của việc chuẩn hóa bảng.

 Thi hành các phép chọn, phép chiếu, và phép nối trong cơ sở dữ liệu.

 Cách mà kế toán viên mô hình tài nguyên (resources), biến cố (events), tác nhân (agents), viết

tắt là REA, khi thiết kế cơ sở dữ liệu kế toán.

Chương 2 sẽ giúp bạn hiểu được những khác biệt giữa hệ thống bút toán kép và hệ cơ sở dữ liệu kế

toán. Thông tin về phân loại hoạt động kinh doanh cũng như các qui trình kinh doanh sẽ cung cấp một cơ

chế giúp bạn vận dụng kiến thức về Microsoft Access để xây dựng các thành phần trong hệ cơ sở dữ liệu

kế toán.

Chương này sử dụng một ứng dụng kế toán - đó là xử lý và bảo trì dữ liệu hóa đơn - nhằm minh họa

công dụng của cơ sở dữ liệu trong kế toán. Công ty trong ví dụ tên là The Coffee Merchant, chuyên bán

sỉ cà phê hạt và trà. Công ty này mua cà phê hạt và trà từ các cuộc đấu giá quốc tế và bán lại cho các

cửa hàng rang cà phê. Đầu tiên, ta sẽ xét qua mối liên hệ giữa kế toán và hệ cơ sở dữ liệu, thăm dò việc

áp dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ vào kế toán.

Giới thiệu

Hầu hết học viên kế toán đều học kỹ năng kế toán trong giao dịch kinh tế qua việc dùng các công cụ bút

toán kép làm bằng tay như nhật ký (journals) và sổ cái (ledgers). Chương này bắt đầu bằng việc thảo

luận sự khác biệt giữa hệ cơ sở dữ liệu kế toán và hệ bút toán kép làm bằng tay. Sau đó diễn giải những

ưu nhược điểm khi dùng cơ sở dữ liệu để xây dựng hệ thống kế toán.

Kế đến, phần thảo luận về phân loại hoạt động kinh doanh của chương sẽ giới thiệu ba độ phức tạp mà

kế toán viên dùng để phân loại công ty. Phân loại này sẽ giúp bạn biết khi nào cần dùng các chức năng

cơ sở dữ liệu cụ thể nào để thiết kế hệ cơ sở dữ liệu kế toán cho bạn. Sau cùng, chương sẽ mô tả các

qui trình kinh doanh, đó là một cách để kế toán viên và mọi người phân loại những biến cố kinh tế vào

nhóm liên quan.

Nhiều học viên đã học sử dụng Microsoft Access như một ứng dụng phần mềm nhưng chưa học nhiều

về lý thuyết cơ sở dữ liệu để tạo ra các ứng dụng phức tạp như hệ thống kế toán. Các chương 4, 5 và 6

sẽ mô tả cách dùng phần mềm cơ sở dữ liệu để xây dựng những thành phần của một hệ thống kế toán,

phục vụ cho một qui trình kinh doanh cụ thể. Trong các chương này, bạn sẽ học cách tạo truy vấn

(queries), biểu mẫu (forms), và báo cáo (reports) để hoàn thành nhiệm vụ kế toán trong mọi qui trình kinh

doanh.

Thuyết kế toán dựa trên biến cố

Hơn 40 năm qua, các nhà nghiên cứu kế toán như William McCarthy, Guido Geerts, Eric Denna, và

George Sorter đã phát triển và cải tiến nhiều phương pháp kế toán khác nhau dựa trên biến cố. Công

trình của họ đã cung cấp một nền tảng lý thuyết vững chắc để kế toán viên gia tăng sử dụng cơ sở dữ

liệu quan hệ khi thực hiện những nhiệm vụ kế toán. Các phương pháp dựa trên biến cố này cho rằng kế

toán viên cần nỗ lực lưu trữ mọi thông tin thích hợp của những biến cố kinh tế dưới dạng dễ dàng truy

xuất. Các phần mềm cơ sở dữ liệu quan hệ, chẳng hạn Microsoft Access, cung cấp những công cụ để kế

toán viên có thể đạt được mục tiêu đó. Thuyết kế toán dựa trên biến cố là một phương án thay thế các

phương pháp bút toán kép thường dùng trong kế toán từ hơn năm thế kỷ qua. Mặc dù phương pháp kế

toán dựa trên biến cố đã được thảo luận trong nhiều năm qua, gần đây chỉ một vài hệ thống kế toán

được xây dựng theo nguyên tắc này.

Bút toán kép so với cơ sở dữ liệu kế toán

Là điểm sáng trong 500 năm qua, bút toán kép đã cung cấp một phương pháp ghi chép giao dịch tuyệt

vời. Nó thỏa mãn nhu cầu nắm bắt bản chất giao dịch của kế toán viên. Khi bút toán kép đầu tiên được

phát triển cách nay hơn 500 năm, chi phí thu thập và lưu trữ thông tin rất cao. Ghi chép giao dịch bằng

giấy bút là nhiệm vụ tiêu tốn thời gian. Bút toán kép cho kế toán viên một công cụ giá trị nhằm nhận diện

nhanh chóng bản chất giao dịch. Vì vậy, bút toán kép giúp doanh nhân nắm bắt và lưu trữ các thuộc tính

giao dịch chính theo một dạng có tính tổng hợp cao. Điều này giúp chi phí thu thập và lưu trữ thông tin ở

mức chấp nhận được. Ngoài ra, khả năng kiểm tra bên nợ - bên có là một đặc trưng kiểm soát nội bộ

quan trọng của hệ thống kế toán làm bằng tay.

Xử lý giao dịch bằng máy tính đã giải phóng kế toán viên khỏi những hạn chế và vất vả của hệ thống kế

toán làm bằng tay. Nhờ máy tính, giờ đây ta có thể dễ dàng nắm bắt nhiều thông tin giao dịch. Chẳng

hạn, các siêu thị và cửa hàng bán lẻ thường đọc mã vạch tại quầy để ghi nhận ngày giờ mua, mã món

hàng, địa chỉ cửa hàng, mã số quầy, và mã số nhân viên thâu ngân. Quan trọng hơn, họ nắm bắt tất cả

các thông tin này chỉ bằng hành động quét nhanh! Thẻ dùng tần số vô tuyến còn ghi nhận nhanh hơn tất

cả các mặt hàng có trong giỏ nhờ mã số phát ra từ thẻ qua sóng vô tuyến, không cần phải đặt giỏ hàng

gần thiết bị quét.

Các công nghệ như thiết bị đọc mã vạch và máy quét quang học đã đóng vai trò chính yếu trong việc

giảm chi phí ghi nhận và lưu trữ nhiều thuộc tính của từng biến cố kinh tế. Để thấy rõ hơn sự khác biệt

giữa bút toán kép và cơ sở dữ liệu kế toán, hãy xét một giao dịch mua bán đơn giản. Hầu hết giao dịch

mua bán đều bắt đầu bằng việc khách hàng gửi đơn mua hàng (purchase order). Nếu công ty tiếp nhận

đơn mua hàng có hàng trong kho và thấy tiền bảo chứng của khách hàng (customer's credit) là chấp

nhận được, công ty sẽ gửi hàng kèm theo hóa đơn. Hệ bút toán kép ghi nhận giao dịch này cho công ty

bán hàng bằng mục bút toán sau:

Để ý là mục bút toán này bao gồm 5 thông tin:

⦁ Thời điểm giao dịch (Date)

⦁ Tên tài khoản bên nợ (Accounts Receivable, khoản phải thu)

⦁ Tên tài khoản bên có (Sales, thương vụ)

⦁ Số tiền giao dịch (Amount)

⦁ Diễn giải của giao dịch (Explanation)

Trong mục bút toán tổng quát như được trình bày ở trên, phần diễn giải có thể chứa tên khách hàng. Các

công ty dùng mục bút toán chuyên biệt và sổ cái chi tiết có thể lưu thêm thông tin tên khách hàng hay mã

tài khoản. Chẳng hạn, nếu mục bút toán ở trên được đưa vào sổ cái chi tiết, qui trình lưu sổ sẽ lưu tên

khách hàng hay mã tài khoản vào sổ cái chi tiết. Nếu giao dịch mua bán được ghi vào nhật ký bán hàng

chuyên biệt thay vì vào nhật ký bán hàng tổng quát như trên, định dạng sẽ khác. Tóm lại, hệ bút toán kép

sẽ ghi nhận 5 hay 6 thuộc tính giao dịch, trong đó thuộc tính số tiền được ghi nhận 2 lần.

Ta hãy xem hệ cơ sở dữ liệu kế toán xử lý giao dịch đó ra sao. Nó ghi giao dịch vào tập hợp bảng tương

tự như Hình 2.1. Hình này hiển thị trong cửa sổ quan hệ Relationships của Access.

Hình 2.1. Giao dịch bán hàng được lưu trong hệ cơ sở dữ liệu kế toán.

Hệ cơ sở dữ liệu ở Hình 2.1. sẽ lưu một số thuộc tính giao dịch mua bán vào bảng hóa đơn tblInvoice.

Ta sẽ dùng tiền tố "tbl" trong tài liệu này để chỉ rằng đây là một đối tượng bảng (table) trong Access. Ta

còn dùng các tiền tố tương tự cho những đối tượng Access khác, trong đó "frm" dùng cho biểu mẫu