phân tích & thiết kế hệ thống quản lí thư viện trực tuyến

PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÍ THƯ VIỆN TRỰC TUYẾN

Mục lục

Mục lục.............................................................................................1

Lời nói đầu........................................................................................4

Chương I...........................................................................................5

Khảo sát chung về hệ thống thư viện hiện nay.............................5

1.1 Các bộ phận chính của thư viện..............................................................5

1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động................................................................6

1.2.1 Bổ sung tài liệu........................................................................................6

1.2.2 Quản lý bạn đọc.......................................................................................6

1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu.........................................................................7

1.2.4 Biên mục tài liệu......................................................................................8

1.2.5 Quản lý và kiểm kê kho............................................................................9

1.3 Ứng dụng tin học trong thư viện.............................................................9

1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống................................................................10

1.5 Đưa ra giải pháp cho hệ thống mới.......................................................10

Chương II.......................................................................................12

Tìm hiểu về các chuẩn biên mục hiện nay...................................12

2.1 Các vùng dữ liệu....................................................................................12

2.2 Phương pháp biên mục..........................................................................13

2.3 Tiêu chuẩn hóa công tác biên mục........................................................13

2.4 Quy tắc mô tả thư mục quốc tế..............................................................14

2.4.1 Mục đích................................................................................................14

2.4.2 Chỉ số ISBN và ISSN..............................................................................15

2.4.3 Các vùng mô tả của ISBD......................................................................15

2.5 Khổ mẫu MARC...................................................................................17

Chương III......................................................................................19

Thiết kế hệ thống mới....................................................................19

3.1 Phân hệ Quản lý bạn đọc.......................................................................20

3.1.1 Cấp thẻ...................................................................................................20

3.1.2 Xóa thẻ...................................................................................................20

3.1.3 Sửa thông tin bạn đọc............................................................................21

3.1.4 Cập nhật loại bạn đọc............................................................................21

3.1.5 Tìm kiếm................................................................................................21

3.2 Phân hệ Lưu thông.................................................................................21

(Circulation Module)...................................................................................21

3.2.1 Mượn ấn phẩm.......................................................................................21

3.2.2 Trả ấn phẩm...........................................................................................22

3.2.3 Quản lý quá hạn.....................................................................................22

3.2.4 Quản lý phạt..........................................................................................22

3.3 Phân hệ Biên mục..................................................................................22

(Cataloging Module)..................................................................................22

3.3.1 Nhập biểu ghi mới..................................................................................23

3.3.2 Xóa biểu ghi...........................................................................................23

3.3.3 Sửa biểu ghi...........................................................................................23

3.4 Phân hệ Phục vụ bạn đọc trực tuyến.....................................................23

( Online Public Access Catalog )................................................................23

3.4.1 Chức năng tra cứu ấn phẩm...................................................................24

3.4.2 Tra cứu thông tin người sử dụng............................................................24

3.4.3 Gia hạn ấn phẩm....................................................................................24

3.4.4 Đặt trước ấn phẩm.................................................................................24

3.5 Phân hệ Quản trị....................................................................................25

Chương IV......................................................................................26

Thiết kế hệ thống thư viện về chức năng.....................................26

4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng..................................................................26

4.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống.....................................27

4.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ quản lý bạn đọc...................28

4.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ lưu thông.............................29

4.1.4 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ biên mục..............................29

4.1.5 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến..30

4.1.6 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ quản trị................................30

4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu............................................................................31

4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh..................................................31

4.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.............................................................32

4.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.....................................................36

Chương V.......................................................................................45

Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thư viện...............................45

5.1 Chọn lựa thiết kế...................................................................................45

5.1.1 Chuẩn dữ liệu........................................................................................45

5.1.2 Mô hình dữ liệu......................................................................................45

5.2 Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu................................................................49

5.2.1 Bạn đọc..................................................................................................49

5.2.2 Thông tin sinh viên.................................................................................50

5.2.3 Thông tin cán bộ....................................................................................50

5.2.4 Phân loại bạn đọc..................................................................................50

2

5.2.5 Bảng phiếu mượn...................................................................................51

5.2.6 Phạt........................................................................................................51

5.2.7 Lượt mượn.............................................................................................51

5.2.8 Đặt trước...............................................................................................52

5.2.9 Nhà xuất bản..........................................................................................52

5.2.10 Sách.....................................................................................................52

5.2.11 Sách nhiều tập......................................................................................54

5.2.12 Đầu sách tập........................................................................................54

5.2.13 Ấn phẩm định kỳ..................................................................................54

5.2.14 Đầu ấn phẩm định kỳ...........................................................................55

5.2.15 Luận án/Luận văn................................................................................56

5.2.16 Lĩnh vực...............................................................................................56

5.2.17 Tác giả.................................................................................................57

5.2.18 Ấn phẩm – Từ khóa..............................................................................57

5.2.19 Nhân viên thư viện...............................................................................57

Chương VI......................................................................................58

Thiết kế giao diện cho hệ thống thư viện.....................................58

6.1 Bố cục giao diện hệ thống.....................................................................58

6.1.1 Trang đăng nhập....................................................................................59

6.1.2 Trang giúp đỡ........................................................................................60

6.2 Giao diện phân hệ quản lý bạn đọc.......................................................60

6.2.1 Trang thêm thẻ đọc................................................................................61

6.2.2 Trang sửa thẻ đọc..................................................................................62

6.2.3 Trang chi tiết thẻ đọc.............................................................................63

6.3 Giao diện phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến trực tuyến....................64

6.4 Giao diện phân hệ biên mục..................................................................65

6.4.1 Các trang hỗ trợ biên mục.....................................................................66

6.4.2 Trang thêm mới thư mục sách(đơn tập).................................................68

6.4.3 Trang tìm kiếm thư mục sách(đơn tập)..................................................70

6.5 Giao diện phân hệ quản trị....................................................................71

6.5.1 Trang thêm tài khoản.............................................................................71

6.5.2 Trang sửa tài khoản...............................................................................72

Chương VII....................................................................................73

Đánh giá và hướng phát triển.......................................................73

7.1 Đánh giá hệ thống..................................................................................73

7.1.1 Công cụ cài đặt......................................................................................73

7.1.2 Tự động hóa tối đa quá trình lưu thông.................................................74

7.1.3 Từ điển tham chiếu................................................................................74

7.1.4 Chức năng trao đổi với các hệ thống phần mềm khác...........................74

7.1.5 Đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode..........................................................74

7.2 Định hướng phát triển............................................................................75

7.2.1 Chức năng liên kết thư viện...................................................................75

7.2.2 Tích hợp với các thiết bị phần cứng khác..............................................75

7.2.3 Tăng cường bảo mật cho hệ thống.........................................................75

3

Tài liệu tham khảo.........................................................................76

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin (CNTT) đã có sự phát triển

mạnh mẽ và đã đạt được những tiến bộ vượt bậc, các thành tựu của CNTT đã mang

lại sức sống mới cho nhiều mặt của xã hội trong phạm vi toàn thế giới.

Ở nước ta, việc áp dụng các thành tựu của CNTT vào công tác quản lý và

điều hành công việc của các cơ quan xí nghiệp đã và đang được triển khai rộng rãi.

Tin học hóa công việc văn phòng, công việc quản lý trong các cơ quan, nhất là các

cơ quan có phạm vi quản lý rộng đang được tiến hành ngày càng có quy mô hiện

đại để đáp ứng yêu cầu thực tiễn của công việc, tạo điều kiện cho công tác hành

chính, công tác quản lý ngày càng thuận lợi, thông tin nhanh và có hiệu quả hơn.

Một trong những điển hình của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

quản lý của các cơ quan và xí nghiệp là sử dụng hệ thống mạng máy tính để điều

hành công việc. Việc kết nối các máy tính tạo thành một mạng lưới cung cấp cho

người sử dụng những khả năng ưu việt hơn hẳn so với việc sử dụng các máy tính

đơn lẻ. Công việc của máy tính giờ đây không chỉ đơn thuần là thay thế cho một

máy đánh chữ mà nó được sử dụng để nhập số liệu, xử lý số liệu trên cơ sở các

thông tin nhập vào, đưa ra các mẫu thống kê.

Với mong ước được góp phần của mình trong sự phát triển mạnh mẽ của

công nghệ thông tin, trong đồ án môn học của mình, em xin thực hiện đề tài: Xây

dựng hệ thống quản lý Thư viện trường ĐH Luật với các chức năng cơ bản : với bạn

đọc có thể tra cứu, đăng ký đặt trước gia hạn ấn phẩm từ xa, với nhân viên thư viện

có thể thực hiện các giao tác bao gồm: đăng ký mới một bạn đọc, cập nhật thông tin

bạn đọc, thực hiện các thao tác cho mượn hay nhận trả ấn phẩm, thực hiện phạt bạn

đọc nếu vi phạm nội quy thư viện, thông báo ấn phẩm quá hạn, thống kê báo báo về

dữ liệu trong thư viện... Tất cả các giao tác đó đều được thực hiện với sự trợ giúp tối

đa của máy tính.

Để hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc

đến các cán bộ đang công tác tại thư viện trường ĐH Bách Khoa, thư viện Quốc

Gia Việt Nam, thư viện trường ĐH Luật và đặc biệt là cô Nguyễn Thu Hương

người đã trực tiếp hướng dẫn em, cùng với các thầy cô giáo trong bộ môn Khoa

Học Máy tính, khoa Công nghệ Thông tin, trường đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận

tình dạy bảo và tạo điều kiện để em hoàn thành đồ án này.

Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến đến gia đình và bạn bè đã động

viên và cổ vũ nhiệt tình về cả vật chất và tinh thần trong thời gian em làm đồ án.

Em xin chân thành cảm ơn !

4

Chương I

Khảo sát chung về hệ thống

thư viện hiện nay

1.1 Các bộ phận chính của thư viện

– Bộ phận Bổ sung: Có nhiệm vụ thực hiện bổ sung tài liệu (sách, tạp

chí,luận văn) và lưu kho tài liệu.Ở đây thư viện chỉ quản lý các loại tài liệu

ấn phẩm là sách (bao gồm giáo trình và sách ngoài giáo trình),báo tạp chí và

luận văn.

– Bộ phận Xử lý tài liệu và làm thư mục: bao gồm bộ phận chịu trách nhiệm

thu nhận thông tin các biểu ghi và bộ phận nhận các thông tin đó rồi nhập

các thông vào cơ sở dữ liệu trong máy tính, thực hiện biên mục.Ngoài ra còn

bộ phận này còn chịu trách nhiệm in phích, xây dựng hệ thống tủ mục lục.

– Bộ phận Phục vụ bạn đọc: Đây là bộ phận quan trọng của thư viện, chịu

trách nhiệm quản lý mượn trả tài liệu, phục vụ bạn đọc. Bộ phận này được

chia nhỏ thành các bộ phận con:

 Bộ phận cho mượn giáo trình: quản lý thực hiện cho mượn giáo trình

đối với sinh viên trong trường.

 Bộ phận cho mượn tài liệu về nhà: quản lý cho mượn tài liệu về nhà

đối với bạn đọc, đồng thời thực hiện việc đóng và tu sửa tài liệu.

 Bộ phận phục vụ đọc tại chỗ: gồm có phòng đọc sách thư viện và

phòng đọc tra cứu.

 Bộ phận phục vụ bạn đọc nghiên cứu sinh/Cán bộ nghiên cứu/Giảng

viên.

 Bộ phận phục vụ đọc tạp chí.

5

1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động

1.2.1 Bổ sung tài liệu

Khi một tài liệu được nhận về (qua các nguồn mua, nhận biếu, trao đổi …)

thì sẽ được chuyển đến bộ phận xử lý tài liệu. Tại đây, tài liệu được kiểm tra hóa

đơn, vào sổ lưu, đóng dấu, gán nhãn và cuối cùng là đưa vào cơ sở dữ liệu trên máy

tính. Dựa trên cơ sở dữ liệu này, bộ phận xử lý kỹ thuật sẽ phân chia tài liệu theo

từng loại (còn gọi là tùng thư) như tủ sách Khoa học kỹ thuật, tủ sách Văn học, tủ

sách Kinh tế … Sau khi lưu vào cơ sở dữ liệu, tài liệu được sắp xếp theo phân loại

hoặc thời gian theo chuẩn CDS/ISIS. Từ cơ sở dữ liệu này, bạn đọc có thể tra cứu

tài liệu có trong thư viện hoặc theo các tủ mục lục hoặc tra cứu trên máy tính.

1.2.2 Quản lý bạn đọc

Thư viện thực hiện quản lý bạn đọc dựa trên sơ yếu lí lịch và quá trình mượn

sách.

1.2.2.1 Cấp thẻ

Mỗi bạn đọc để được cấp thẻ, đối với bạn đọc ngoài trường thì cần có giấy

giới thiệu của cơ quan công tác, đối với cán bộ, sinh viên trong trường thì chỉ cần

thẻ sinh viên hoặc thẻ cán bộ công chức. Trường hợp mất thẻ hoặc thẻ bị rách nát,

bạn đọc phải báo cho thư viện biết để thực hiện cấp lại thẻ. Quá trình cấp lại thẻ

cũng tương tự như cấp thẻ mới.

Khi một bạn đọc muốn làm thẻ bạn đọc đó phải trải qua các thủ tục sau:

 Viết đơn xin làm thẻ thư viện

 Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho nhân viên thư viện có

chức trách này. Các thông tin đó như: Giấy giới thiệu, họ tên, số thẻ

sinh viên, số chứng minh, địa chỉ, điện thoại (nếu có)...và một số

thông tin phụ khác.

 Hệ thống sẽ kiểm tra xem bạn đọc đã từng là bạn đọc của thư viện

trước đây hay chưa, nếu có thì có phạm nội quy của thư viện hay có

nợ phạt không. Nếu thỏa mãn yêu cầu bạn đọc nộp lệ phí làm thẻ .Mỗi

một bạn đọc sau khi đăng ký sẽ có một mã số riêng duy nhất gọi là

Mã Bạn Đọc (mã thẻ).

 Sau khi có hóa đơn nộp tiền thì thực hiện cập nhật vào CSDL và thực

hiện in thẻ

 Giao thẻ cho bạn đọc

Khoảng thời gian có hiệu lực của một thẻ mượn sẽ tùy vào đối tượng bạn

đọc.Ví dụ như đối với sinh viên là 5 năm(trong thời gian học còn học tại trường)

còn đối với đối tượng bạn đọc là cán bộ thì thẻ là thời gian mà cán bộ đó còn công

tác trong trường

6

1.2.2.2 Hủy thẻ

Chức năng này được thực hiện khi rơi vào một trong các trường hợp sau:

 Bạn đọc vi phạm kỉ luật của thư viện và đã có quyết định của lãnh đạo

thư viện yêu cầu xóa thẻ

 Bạn đọc sinh viên bị đuổi học hoặc chuyển trường(có quyết định của

phòng Đào Tạo)

 Bạn đọc sinh viên yêu cầu thanh toán ra trường

 Bạn đọc cán bộ về hưu hay chuyển công tác

Việc hủy thẻ của bạn đọc chỉ được xóa bỏ khi bạn đọc không còn mượn ấn

phẩm nào cũng như đã thanh toán mọi khoản nợ mà bạn đọc đó đang còn nợ thư

viện

1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu

1.2.3.1 Mượn ấn phẩm

Sau khi đã có thẻ thư viện, bạn đọc có thể mượn tài liệu đọc tại chỗ hoặc

mượn về nhà. Để mượn một tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc cần phải:

 Tra tìm ký hiệu tài liệu theo qui định của thư viện ở trên tủ mục lục

hoặc trên cơ sở dữ liệu của máy tính.

 Sau đó, bạn đọc ghi yêu cầu mượn tài liệu vào phiếu yêu cầu mượn,

rồi xếp phiếu vào ngăn và đợi nhận tài liệu.

 Nếu tài liệu cần mượn vẫn còn trong kho, bạn đọc được phép mượn

tài liệu, còn nếu đã hết, yêu cầu mượn của bạn đọc bị từ chối.

 Sau khi đã giao tài liệu cho bạn đọc, nhân viên thư viện phải ghi

những thông tin mượn tài liệu vào phiếu kiểm soát trong mỗi cuốn

sách để theo dõi quá trình lưu thông của tài liệu.

Đối với yêu cầu mượn tài liệu về nhà, ngoài trình tự giống như yêu cầu

mượn tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc và nhân viên thư viện cùng phải ký nhận vào “sổ

vàng” dùng để theo dõi quá trình mượn sách của mỗi bạn đọc và tiến hành đặt cược

tiền mượn tài liệu. Trong trường hợp bạn đọc mượn tài liệu về nhà đã quá hạn

trả,nhân viên thư viện có trách nhiệm theo dõi và thông báo đến độc giả nhắc trả

sách.

Quy định của thư viện là số ấn phẩm mà mỗi bạn đọc được mượn phụ thuộc

vào quyền của họ, phụ thuộc vào quyền của nhóm mà bạn đọc đó thuộc vào do thư

viện quy định (những quyền này được xác định trong thẻ mượn). Thời hạn đối với

một quyển ấn phẩm cũng tùy thuộc vào các tham số do thư viện quy định. Ví dụ

nếu một ấn phẩm quý, hiếm thì chỉ được mượn trong một thời gian ngắn, hoặc chỉ

được mượn đọc tại chỗ và chỉ có nhóm bạn đọc có độ ưu tiên cao mới được mượn.

1.2.3.2 Trả ấn phẩm

Khi bạn đọc trả ấn phẩm nhân viên thư viện phải kiểm tra xem ấn phẩm đó

có đúng là ấn phẩm cần trả hay không, bạn đọc có quá hạn hay không để thực hiện

phạt.Trong trường hợp bạn đọc mất thẻ hay hỏng thẻ vẫn cho phép trả ấn phẩm mà

7