Một số vấn đề về tổ chức bộ máy văn phòng nhằm từng bước nâng cao hiệu quả quản lý tại công ty May

§Ò tµi: Mét sè vÊn ®Ò vÒ tæ chøc bé m¸y v¨n phßng nh»m

tõng bíc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý t¹i c«ng ty May ChiÕn

Th¾ng

----------------------------------

Ch¬ng I: C¬ së lý luËn vÒ tæ chøc bé m¸y v¨n phßng

I –Mét sè nhËn thøc chung vÒ v¨n phßng:

V¨n phßng hiÖn diÖn kh¾p mäi n¬i, tõ c¬ quan nhµ níc ®Õn c¸c doanh

nghiÖp, nhng víi nh÷ng tªn gäi kh¸c nhau nh: phßng hµnh chÝnh, phßng tæ

chøc hµnh chÝnh, phßng hµnh chÝnh tæng hîp. Bé phËn nµy thêng chÞu sù

l·nh ®¹o trùc tiÕp cña Gi¸m §èc.

Díi d¹ng tÜnh, v¨n phßng ®îc hiÓu lµ n¬i lµm viÖc giÊy tê nh: viÕt giÊy

giíi thiÖu, ®ãng dÊu c«ng v¨n giÊy tê, so¹n th¶o c«ng v¨n th tõ liªn l¹c, nhËn

vµ chuyÓn c«ng v¨n, lo s¾p xÕp bµn ghÕ...Díi d¹ng ®éng, c«ng t¸c v¨n phßng

kh«ng chØ ®¬n thuÇn lµ n¬i xö lý c«ng v¨n giÊy tê, mµ lµ n¬i xö lý th«ng tin.

V¨n phßng lµ tæ chøc quan träng trong viÖc so¹n th¶o, sö dông vµ tæ chøc c¸c

hå s¬, c«ng v¨n giÊy tê nh»m môc ®Ých th«ng tin sao cho hiÖu qu¶; lµ trung

t©m xö lý vµ ghi nhí c«ng v¨n giÊy tê cho tÊt c¶ c¸c bé phËn cña mét Doanh

nghiÖp, mét tæ chøc. Chç nµo cã tæ chøc lµm viÖc, hoÆc lµ tæ chøc s¶n xuÊt

hµng ho¸, dÞch vô hoÆc lµm c¸c c«ng viÖc qu¶n lý hµnh chÝnh ®Òu cã n¬i lµm

viÖc, giao dÞch giÊy tê th× ®ã lµ v¨n phßng.

Nh vËy, v¨n phßng lµ bé m¸y lµm viÖc cña doanh nghiÖp, gióp gi¶i

quyÕt c«ng viÖc thuéc chøc n¨ng vµ thÈm quyÒn cña doanh nghiÖp, lµ n¬i ®èi

néi, ®èi ngo¹i cña doanh nghiÖp. §ã lµ n¬i so¹n th¶o, sö dông vµ tæ chøc c¸c

hå s¬, c«ng v¨n giÊy tê nh»m môc ®Ých th«ng tin sao cho cã hiÖu qu¶.

1

§Î thùc hiÖn môc tiªu trªn v¨n phßng ®îc x©y dùng víi hai chøc n¨ng

c¬ b¶n sau:

-Tham mu tæng hîp, xö lý th«ng tin hµnh chÝnh hç trî

-DÞch vô hç trî

Qu¶n lý dùa trªn c¸c c«ng viÖc cña v¨n phßng. S¶n phÈm cña v¨n phßng lµ

th«ng tin. C¸c ho¹t ®éng cña v¨n phßng ®Òu liªn quan ®Õn viÖc thu nhËp, xö

lý, ghi l¹i vµ truyÒn th«ng tin. Th«ng tin hç trî viÖc ®iÒu hµnh ra quyÕt ®Þnh

kÞp thêi, cã hiÖu qu¶ cña c¸c cÊp qu¶n lý. Nh÷ng th«ng tin mµ v¨n phßng thu

thËp- xö lý- truyÒn ®¹t lµ nh÷ng th«ng tin tõ m«i trêng bªn trong, ngoµi cã

liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.

Chøc n¨ng tham mu tæng hîp-xö lý th«ng tin hµnh chÝnh hç trî tån t¹i ë

mäi ban, phßng vµ khèi víi yªu cÇu th«ng tin ®Æc thï kh¸c nhau cho mçi n¬i,

VÝ dô: mét n÷ th ký lµm viÖc ë phßng kinh doanh ®¶m nhËn c«ng viÖc nhËn

®¬n ®Æt hµng, ghi chÐp råi liªn l¹c víi kho hµng, víi bé phËn tiÕp thÞ... tøc lµ

chøc n¨ng hç trî hµnh chÝnh g¾n liÒn c«ng viÖc tõ phßng ban nµy tíi phßng

ban kh¸c. Luång th«ng tin hç trî gi÷a c¸c nh©n viªn cña c¸c phßng ban kh¸c

nhau ®an xen t¹o nªn luång th«ng tin xuyªn suèt toµn doanh nghiÖp.

Muèn luång th«ng tin xuyªn suèt trong doanh nghiÖp, cÇn ph¶i g¾n liÒn

c«ng viÖc tõ phßng, ban nµy víi phßng, ban kh¸c, kh«ng nªn kho¸n tr¾ng cho

tõng phßng, ban tù tæ chøc vµ xö lý th«ng tin cho riªng m×nh.

Nh vËy, viÖc xö lý th«ng tin hç trî võa ph©n t¸n ë mäi phßng, ban võa

cã quan hÖ th«ng tin xuyªn suèt, t¹o nªn luång th«ng tin hç trî cho toµn

doanh nghiÖp, kÞp thêi th«ng b¸o cho doanh nghiÖp. V¨n phßng doanh

nghiÖp cã chøc n¨ng tham mu tæng hîp lµ ®Çu mèi thu thËp, chuyÓn t¶i vµ xö

lý th«ng tin hç trî. G¾n chÆt víi v¨n phßng doanh nghiÖp cã v¨n phßng gi¸m

®èc hay v¨n phßng tæng gi¸m ®èc.

Chøc n¨ng dÞch vô hç trî cña v¨n phßng ®îc thÓ hiÖn qua c«ng viÖc

cña c¸c bé phËn:

2

-KÕ to¸n.

-Tµi vô.

-KÕ ho¹ch – Thèng kª.

-ViÔn th«ng.

-In Ên.

-Qu¶n trÞ hµnh chÝnh.

-Xö lý d÷ liÖu.

-Xö lý v¨n b¶n.

-Qu¶n lý c«ng v¨n, giÊy tê, hå s¬, tµi liÖu.

-Tæng hîp.

-Qu¶n lý nh©n sù..

Cã thÓ chia dÞch vô nµy thµnh ba lo¹i: - Chøc n¨ng dÞch vô chuyªn ®Ò nh kÕ

to¸n, tµi chÝnh, kÕ ho¹ch thèng kª

- Chøc n¨ng dÞch vô cña quy tr×nh xö lý th«ng tin nh xö lý v¨n b¶n viÔn

th«ng

- Chøc n¨ng dÞch vô, hµnh chÝnh, nh©n sù

C¶ ba chøc n¨ng ®ã ®îc tæ chøc thµnh hÖ thèng hµnh chÝnh hç trî mµ môc

tiªu lµ cung cÊp c¸c th«ng tin hµnh chÝnh hç trî theo yªu cÇu nhanh chãng

chÝnh x¸c, kÞp thêi, chÊtlîng cao ®Ó c¸c cÊp qu¶n trÞ ®a ra c¸c quyÕt ®Þnh

kinh doanh. ThiÕu sù thèng nhÊt vµ qu¸n xuyÕn trong toµn hÖ thèng th× kÕt

qu¶ sót kÐm, môc tiªu kh«ng ®¹t.

§Ó thùc hiÖn hai chøc n¨ng trªn, v¨n phßng cã c¸c nhiÖm vô tæng qu¸t sau:

3