Một số kiểu lỗi thường gặp trong văn bản báo cáo tiếng Việt

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM

–––––––––––––––––––––––

NGUYỄN QUỐC THÁI

MỘT SỐ KIỂU LỖI THƢỜNG GẶP

TRONG VĂN BẢN BÁO CÁO TIẾNG VIỆT

LUẬN VĂN THẠC SĨ

NGÔN NGỮ VÀ VĂN HOÁ VIỆT NAM

THÁI NGUYÊN - 2014

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM

NGUYỄN QUỐC THÁI

MỘT SỐ KIỂU LỖI THƢỜNG GẶP

TRONG VĂN BẢN BÁO CÁO TIẾNG VIỆT

Chuyên ngành: Ngôn ngữ Việt Nam

Mã số: 60.22.01.02

LUẬN VĂN THẠC SĨ

NGÔN NGỮ VÀ VĂN HOÁ VIỆT NAM

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO THỊ VÂN

THÁI NGUYÊN - 2014

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu i http://www.lrc-tnu.edu.vn/

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu

khảo sát, điều tra, kết luận trong luận văn là trung thực và chƣa từng công bố ở

bất kì công trình nào khác.

Tác giả

Nguyễn Quốc Thái

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu ii http://www.lrc-tnu.edu.vn/

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Đào Thị Vân, ngƣời

đã tận tình giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này.

Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy giáo, cô giáo -

những ngƣời đã trực tiếp giúp tác giả nâng cao vốn kiến thức ngôn ngữ trong

thời gian theo học chƣơng trình thạc sĩ ngôn ngữ khóa 2012 – 2014 tại trƣờng

Đại học Sƣ phạm – Đại học Thái Nguyên; cảm ơn các cơ quan, đơn vị và một

số địa phƣơng đã cung cấp nhiều thông tin và tƣ liệu quý giá cho luận văn.

Sau cùng, tôi xin cảm ơn gia đình, ngƣời thân, đồng nghiệp và các học viên

Cao học Ngôn ngữ K20 đã động viên, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và làm

luận văn.

Thái Nguyên, ngày 10 tháng 10 năm 2014

Tác giả

Nguyễn Quốc Thái

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu iii http://www.lrc-tnu.edu.vn/

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN...................................................................................................i

LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................ii

MỤC LỤC............................................................................................................iii

DANH MỤC CÁC BẢNG TRONG LUẬN VĂN..................................................iv

MỞ ĐẦU............................................................................................................. 1

1. Lí do chọn đề tài .............................................................................................. 1

2. Lịch sử vấn đề.................................................................................................. 2

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu................................................................... 12

4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................ 13

5. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................... 14

6. Cấu trúc của luận văn .................................................................................... 15

Chƣơng 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN .......................................................................... 16

1.1. Khái quát về văn bản và văn bản mắc lỗi................................................... 16

1.1.1. Sơ lƣợc về văn bản .................................................................................. 16

1.1.2. Văn bản mắc lỗi....................................................................................... 21

1.2. Khái quát về văn bản hành chính - công vụ và văn bản báo cáo ............... 30

1.2.1. Sơ lƣợc về loại văn bản hành chính - công vụ ....................................... 30

1.2.2. Sơ lƣợc về kiểu văn bản báo cáo ............................................................. 32

1.2.3. Vài nét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ................ 35

1.3. Tiểu kết ....................................................................................................... 36

Chƣơng 2: PHÂN LOẠI VÀ MIÊU TẢ CÁC KIỂU LỖI TRONG VĂN

BẢN BÁO CÁO TIẾNG VIỆT ...................................................................... 38

2.1. Kết quả khảo sát các lỗi trong văn bản báo cáo tiếng Việt ........................ 38

2.1.1. Nhận xét chung........................................................................................ 38

2.1.2. Bảng tổng kết các loại lỗi trong văn bản báo cáo đã thống kê................ 40

2.2. Miêu tả các kiểu lỗi trong văn bản báo cáo tiếng Việt............................... 41

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu iv http://www.lrc-tnu.edu.vn/

2.2.1. Lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản báo cáo ................................ 41

2.2.2. Lỗi sử dụng phƣơng tiện ngôn ngữ ......................................................... 65

2.3. Tiểu kết ....................................................................................................... 79

Chƣơng 3: NGUYÊN NHÂN VÀ HƢỚNG KHẮC PHỤC LỖI

TRONG VĂN BẢN BÁO CÁO TIẾNG VIỆT............................................. 80

3.1. Nguyên nhân mắc lỗi trong văn bản báo cáo tiếng Việt ............................ 80

3.1.1. Nguyên nhân chủ quan ............................................................................ 80

3.1.2. Nguyên nhân khách quan ........................................................................ 83

3.2. Vấn đề sửa và khắc phục lỗi trong văn bản báo cáo tiếng Việt ................. 90

3.2.1. Vấn đề sửa lỗi trong văn bản báo cáo tiếng Việt.................................... 91

3.2.2. Hƣớng khắc phục lỗi ............................................................................... 94

3.3. Tiểu kết ....................................................................................................... 95

KẾT LUẬN....................................................................................................... 97

TÀI LIỆU THAM KHẢO VÀ NGỮ LIỆU THỐNG KÊ............................ 99

PHỤ LỤC

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu iv http://www.lrc-tnu.edu.vn/

DANH MỤC CÁC BẢNG TRONG LUẬN VĂN

Bảng 2.1: Bảng tổng hợp các loại văn bản báo cáo đƣợc chọn làm ngữ liệu

khảo sát.............................................................................................. 38

Bảng 2.2: Bảng tổng hợp số lỗi đã thống kê trong văn bản báo cáo................. 40

Bảng 2.3: Bảng tổng kết số lỗi/ các văn bản báo cáo đƣợc phân loại theo

chủ thể ban hành................................................................................ 40

Bảng 2.4: Bảng tổng kết lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày............................... 42

Bảng 2.5: Bảng tổng kết số lỗi thể thức và lỗi kĩ thuật trình bày theo chủ

thể ban hành báo cáo ......................................................................... 42

Bảng 2.6: Lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phân loại theo chủ thể

ban hành báo cáo ............................................................................... 43

Bảng 2.7: Bảng tổng kết lỗi thể thức trong văn bản báo cáo đã khảo sát ......... 44

Bảng 2.8: Bảng tổng kết loại lỗi thể thức tính theo kiểu văn bản báo cáo........ 44

Bảng 2.9: Báo cáo mắc lỗi thể thức đƣợc phân loại theo chủ thể ban hành ..... 45

Bảng 2.10: Bảng tổng kết lỗi thể thức theo các kiểu báo cáo và theo 10

thành phần thể thức và chủ thể ban hành báo cáo............................. 45

Bảng 2.11: Bảng tổng kết lỗi kỹ thuật trình bày trong văn bản BC đã khảo sát.........52

Bảng 2.12: Bảng tổng kết loại lỗi kỹ thuật trình bày theo kiểu văn bản BC.... 53

Bảng 2.13: Báo cáo mắc lỗi kỹ thuật trình bày đƣợc phân loại theo chủ thể

ban hành............................................................................................. 53

Bảng 2.14: Bảng tổng kết lỗi kỹ thuật trình bày văn bản theo 10 thành phần

thể thức và chủ thể ban hành báo cáo ............................................... 54

Bảng 2.15: So sánh kỹ thuật định lề trang, đánh số trang, số phụ lục của

văn bản báo cáo khối đảng và khối quản lý nhà nƣớc ...................... 64

Bảng 2.16: Bảng tổng hợp lỗi sử dụng phƣơng tiện ngôn ngữ trong BC ......... 66

Bảng 2.17: Bảng tổng kết lỗi chính tả trong các báo cáo đƣợc phân loại

theo cấp ban hành.............................................................................. 66

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu v http://www.lrc-tnu.edu.vn/

Bảng 2.18: Bảng tổng kết các kiểu lỗi về từ theo kiểu văn bản và chủ thể

ban hành............................................................................................. 69

Bảng 2.19: Số lƣợng câu mắc lỗi chia theo kiểu báo cáo và tỉ lệ % tính theo

số câu mắc lỗi.................................................................................... 72

Bảng 2.20: Bảng tổng kết số lƣợng câu mắc lỗi trong các loại văn bản báo

cáo phân loại theo chủ thể ban hành ................................................. 72

Bảng 2.21: Bảng tổng kết số lƣợng câu mắc lỗi trong các văn bản báo cáo

phân loại theo kiểu câu mắc lỗi......................................................... 78

Bảng 3.1: Những điểm khác nhau cơ bản trong trình bày thể thức văn bản

của Đảng và văn bản quản lý Nhà nƣớc............................................ 85

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 1 http://www.lrc-tnu.edu.vn/

MỞ ĐẦU

1. Lí do chọn đề tài

1.1. Lí do khách quan

Báo cáo là một kiểu văn bản đƣợc dùng thƣờng xuyên trong các đơn vị

hành chính và trong đời sống hàng ngày. Tuy là một loại văn bản có vị trí khá

quan trọng trong giao tiếp nhƣng các ý kiến về cách viết một văn bản báo cáo

vẫn còn có chỗ chƣa thực sự thống nhất giữa các nhà nghiên cứu.

Thực tế khảo sát 400 văn bản báo cáo ở một số cấp, ngành, đơn vị và địa

phƣơng cho thấy có khá nhiều văn bản báo cáo mắc lỗi. Những lỗi này rất đa

dạng: đó có thể là lỗi về thể thức văn bản và kĩ thuật trình bày; cũng có thể là

lỗi sử dụng các phƣơng tiện ngôn ngữ, nhƣ lỗi sử dụng các yếu tố ngữ âm, lỗi

dùng từ hay lỗi đặt câu, v.v...

Theo điều tra bƣớc đầu của chúng tôi, đến nay chƣa thấy có một công trình

nghiên cứu nào dành riêng cho việc tìm hiểu tình hình mắc lỗi trong văn bản

báo cáo một cách kĩ lƣỡng và bài bản, mặc dù nhƣ đã nói, đây là một kiểu văn

bản quen thuộc và đƣợc dùng thƣờng xuyên trong giao tiếp hành chính.

1.2. Lí do chủ quan

Là ngƣời làm việc tại Ban Tuyên giáo của một tỉnh, chúng tôi thƣờng

xuyên đƣợc nhận văn bản báo cáo cũng nhƣ thƣờng xuyên phải viết báo cáo.

Đứng từ góc độ ngƣời nhận báo cáo, chúng tôi thấy tình trạng văn bản báo

cáo mắc lỗi, đặc biệt là lỗi sử dụng ngôn ngữ nhiều khi đã gây ra những cách

hiểu văn bản khác nhau cho ngƣời tiếp nhận báo cáo.

Đứng từ góc độ ngƣời viết báo cáo, chúng tôi cũng ý thức đƣợc tầm quan

trọng của văn bản báo cáo và cái khó khăn của những ngƣời viết báo cáo.

Muốn viết đƣợc một văn bản báo cáo tốt, ngƣời viết không những phải nắm

đƣợc thể thức cũng nhƣ kỹ thuật trình bày nội dung mà còn phải biết sử dụng

các phƣơng tiện ngôn ngữ sao cho đúng, cho hay. Bởi vậy, chọn đề tài “Một số

kiểu lỗi thường gặp trong văn bản báo cáo tiếng Việt” để nghiên cứu, ngƣời

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 2 http://www.lrc-tnu.edu.vn/

viết hy vọng luận văn có thể làm tƣ liệu tham khảo cho những ai muốn nghiên

cứu hay viết báo cáo, giúp họ tránh đƣợc những lỗi không đáng có trong sử

dụng ngôn ngữ khi tạo lập kiểu văn bản này.

2. Lịch sử vấn đề

2.1. Tình hình nghiên cứu văn bản báo cáo

Có thể nói, đến nay đã có khá nhiều tài liệu bàn về cách viết văn bản, vấn

đề qui chuẩn một số văn bản hành chính - công vụ nói chung và văn bản báo

cáo nói riêng. Khó có thể liệt kê hết các công trình nghiên cứu này. Dƣới đây là

một số tài liệu và công trình nghiên cứu tiêu biểu về văn bản hành chính - công

vụ, trong đó có văn bản báo cáo, từ những năm 1982 trở lại đây:

(1) Thông tƣ 02/BT, ngày 11 tháng 01 năm 1982 của Bộ trƣởng - Tổng

Thƣ ký Hội đồng Bộ trƣởng (nay là Chính phủ) về “Hướng dẫn việc xây dựng

và ban hành văn bản”. Thông tƣ này đã đề cập tới nguyên tắc xây dựng và ban

hành văn bản. Thông tƣ nêu rõ: “… cơ quan ban hành văn bản phải theo đúng

thẩm quyền của mình. Các văn bản của cơ quan Nhà nước ở các ngành, các

cấp ban hành đều phải căn cứ vào Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các văn bản

của cấp trên. Hình thức văn bản phải theo đúng quy định của pháp luật; từ

ngữ, cách viết cũng phải theo đúng từ ngữ, cách viết văn bản Nhà nước…”.

Qui định về viết văn bản báo cáo cũng không nằm ngoài những qui định với

các văn bản khác đƣợc nói đến ở đây.

(2) Quyết định (sau đây viết tắt là QĐ) số 31-QĐ/TW, ngày 01 tháng 10

năm 1997 của Ban Chấp hành Trung ƣơng về việc “Ban hành qui định về thể

loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”.

Ngoài việc trình bày những qui định chung về hệ thống văn bản, các cấp

ban hành văn bản, ngôn ngữ viết văn bản hay những qui định sửa đổi, bổ sung,

bãi bỏ văn bản, QĐ này còn giới thiệu 23 thể loại văn bản của Đảng, trong đó

có báo cáo.

Về thể thức văn bản, “Quyết định ban hành qui định về thể loại, thẩm

quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng” qui định rất rõ thể thức chung

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 3 http://www.lrc-tnu.edu.vn/

của 23 kiểu loại văn bản của Đảng là phải đủ 8 thành phần bắt buộc (xin xem

Điều 15 trong QĐ).

Về kỹ thuật trình bày văn bản, tài liệu này cũng nêu chi tiết cách trình bày

của từng thể thức nói trên, có kèm theo mẫu và ví dụ minh họa để ngƣời viết

văn bản có thể lấy đó làm căn cứ.

(3) Qui định số 251-QĐ/TW, ngày 31 tháng 7 năm 2009 của Ban Bí thƣ

“Qui định về chế độ báo cáo Bộ Chính trị, Ban Bí thư” đã trình bày ba chƣơng

với ba nội dung lớn :

+ Chƣơng 1, Qui định chung: Chƣơng này gồm ba điều: 1) Đối tƣợng

điều chỉnh, 2) Thể loại và yêu cầu báo cáo, 3) Hình thức báo cáo, thẩm quyền

ký báo cáo và thời hạn báo cáo.

+ Chƣơng 2, Nội dung báo cáo: Chƣơng này gồm 4 điều: 1) Báo cáo

chung, 2) Báo cáo quí, báo cáo sơ kết 6 tháng và báo cáo tổng kết năm, 3) Báo

cáo chuyên đề, 4) Báo cáo đột xuất và các báo cáo khác.

+ Chƣơng 3, Tổ chức thực hiện: Chƣơng này gồm 2 điều: 1) Trách nhiệm

thực hiện, 2) Hiệu lực thi hành.

Quy định này là một trong những tài liệu quan trọng mà ngƣời viết các văn

bản hành chính - công vụ, trong đó có báo cáo cần tìm hiểu kỹ.

(4) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ “về công tác văn thư”, Nghị định này gồm 6 chƣơng nêu những điều khoản

về công tác văn thƣ. Trong đó, chƣơng II là chƣơng qui định cụ thể về hình

thức văn bản, các thành phần thể thức và cách soạn thảo các văn bản thuộc

phong cách hành chính – công vụ. Theo Nghị định này, thể thức văn bản hành

chính - công vụ đƣợc qui định cụ thể căn cứ vào từng loại văn bản (Nghị định

chia thành 4 loại): văn bản quy phạm pháp luật, thể thức văn bản chuyên

ngành, thể thức văn bản của tổ chức chính trị - xã hội, văn bản trao đổi với cơ

quan, tổ chức hoặc cá nhân nƣớc ngoài đƣợc thực hiện theo thông lệ quốc tế.

(Xin xem điều 5, chƣơng II của Nghị định).

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 4 http://www.lrc-tnu.edu.vn/

(5) Hƣớng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn

phòng Trung ƣơng Đảng “về thể thức văn bản của Đảng” đã trình bày rất chi

tiết 8 thành phần thể thức bắt buộc và 3 thành phần thể thức bổ sung (xem mục

I và II) của các văn bản hành chính – công vụ, trong đó có báo cáo.

Cũng trong tài liệu hƣớng dẫn này, 5 yêu cầu về kỹ thuật trình bày văn bản

của Đảng đƣợc qui định rất rõ và có ví dụ minh họa hoặc mẫu kèm theo.

Hƣớng dẫn này cơ bản không có gì khác với những tài liệu dẫn trên về qui

định thể thức văn bản. Sự khác nhau ở đây có lẽ chỉ là ở mức độ chi tiết những

qui định về kỹ thuật trình bày.

(6) Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5

năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ “Hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản” là một trong những tài liệu trình bày khá chi tiết về

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Về thể thức văn bản, Thông tƣ này nêu ra 10 thành phần thể thức bắt buộc

và 5 thành phần thể thức khác. Mỗi thành phần thể thức đƣợc tài liệu chi tiết

hóa và làm rõ bằng những lời giải thích hoặc có ví dụ minh họa.

Về kỹ thuật trình bày, Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

“Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” gồm hai nội dung lớn:

1) Qui định về: khổ giấy, kiểu trình bày, định dạng lề và 2) Cách trình bày các

thành phần thể thức nói trên.

Có thể coi Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP “Hướng dẫn về

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” là một tài liệu tham khảo hữu ích khi soạn

thảo văn bản hành chính - công vụ nói chung và văn bản báo cáo nói riêng.

(7) Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ

Nội vụ “Hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính” cũng

đã trình bày tƣơng đối kĩ những qui định về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản

hành chính (Thông tƣ đã nêu 15 điều qui định về soạn thảo văn bản hành chính

nói chung. Xin xem từ trang 1 đến trang 17). Ngoài ra, trong Thông tƣ này còn

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 5 http://www.lrc-tnu.edu.vn/

đƣa ra một số mẫu văn bản hành chính - công vụ, trong đó có báo cáo. Những

quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn

bản đƣợc quy định tại Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày

06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trái với Thông tƣ này bị bãi bỏ.

(8) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ “về công tác văn thư” có quy định hình thức, thể thức văn bản của tổ chức

chính trị, chính trị - xã hội do ngƣời đứng đầu cơ quan Trung ƣơng của tổ chức

đó quy định. Chúng tôi đã khảo sát qui định về thể thức văn bản của một số tổ

chức chính trị - xã hội, cụ thể nhƣ sau:

- Hƣớng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP, ngày 29 tháng 10 năm 2013 của

Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh về “thể thức văn bản của

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” có qui định văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc

phải có đủ 8 thành phần thể thức và tùy theo nội dung và tính chất có thể có các

thành phần thể thức bổ sung nhƣ: dấu chỉ mức độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn;

các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch, bản thảo và tài liệu hội nghị. Nhƣ

vậy thể thức văn bản của Đoàn về cơ bản giống thể thức văn bản của Đảng.

- Quy định về thể loại văn bản, thể thức và thẩm quyền ban hành các loại

văn bản của tổ chức Công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1013/QĐ￾TLĐ, ngày 19 tháng 8 năm 2011 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đã

liệt kê 22 thể loại văn bản và một số loại giấy tờ hành chính khác. Về thể thức,

văn bản này qui định văn bản của tổ chức Công đoàn các cấp có 8 thành phần

thể thức và tùy theo nội dung và tính chất có thể có các thành phần thể thức bổ

sung. Qui định này không khác nhiều so với Hƣớng dẫn số 11-HD/VPTW,

ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng “Hướng dẫn về

thể thức văn bản của Đảng”.

- Tƣơng tự nhƣ trên, Hƣớng dẫn số 15-HD/VP, ngày 24 tháng 01 năm

2011 của Văn phòng Trung ƣơng Hội Nông dân Việt Nam cũng liệt kê 8 thành