một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần thuỷ sản

1

MỞ ĐẦU

I. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Thực hiện chủ trương cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước nhằm tăng hiệu

quả sản xuất kinh doanh và tăng sức canh tranh của doanh nghiệp trước sức ép của thị

trường, Xí nghiệp thuỷ sản Nha Trang đã thực hiện cổ phần hoá thành Công ty cổ phần

thuỷ sản 584 Nha Trang vào ngày 1/3/2006 theo quyết định 1287QĐ – BTS ngày

21/11/2005.

Tận dụng nguồn tài nguyên thiên nhiên biển to lớn của tỉnh Khánh Hoà, Công ty

cổ phần thuỷ sản 584 Nha Trang đã ra đời và từng bước mở rộng hoạt động sản xuất kinh

doanh nước mắm và mắm chai các loại của mình.

Mặc dù được sự hỗ trợ, khuyến khích của Nhà nước về vốn và đường lối chỉ đạo,

Công ty vẫn không tránh khỏi các khó khăn ban đầu . Chính vì vậy, để từng bước khắc

phục những khó khăn, Công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, chú

trọng công tác tổ chức quản lý mà công tác tổ chức hạch toán kế toán là một trong những

nội dung quan trọng đó.

Xuất phát từ nhu cầu thực tế và qua quá trình tìm hiểu tại Công ty cổ phần thuỷ

sản 584 Nha Trang đồng thời được sự đồng ý của Khoa Kinh tế trường đại học Nha

Trang, em đã thực hiện đề tài “Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức

hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Thuỷ sản 584 Nha Trang.”

II.MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Đề tài dựa trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại

Công ty để có cái nhìn tổng quát về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ

phần trong những bước đầu thực hiện theo chủ trương cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà

nước. Từ đó rút ra được những mặt còn tồn tại để có những biện pháp khắc phục, góp

phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty dựa trên cơ sở lý luận đã

được học cũng như các cơ chế chính sách kế toán hiện hành

III.ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu là công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần

thuỷ sản 584 Nha Trang

Phạm vi nghiên cứu là toàn bộ công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty

cũng như tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống vận dụng chứng từ, tài khoản và sổ

sách kế toán, tổ chức các phần hành, tổ chức báo cáo tài chính.

IV.PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Đề tài vận dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

2

- Tổng hợp số liệu, khái quát hoá, hệ thống hoá thông tin

- Thu thập số liệu, tài liệu thống kê

- Phương pháp mô tả thực trạng, phân tích tổng hợp vấn đề

- So sánh đối chiếu giữa thực tế, lý luận và chế độ kế toán Nhà nước

V. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm 3 chương

- Chương 1: Cơ sở lý luận của công tác tổ chức hạch toán kế toán.

- Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thuỷ sản

584 Nha Trang.

- Chương 3: Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại

Công ty cổ phần thuỷ sản 584 Nha Trang.

Do kiến thức và thời gian thực tập có hạn, mặt khác lại thiếu kinh nghiệm thực tế nên đề

tài không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy

cô trong khoa Kinh tế, các cô chú và anh chị trong Công ty và đặc biệt là của phòng Kế

toán để đồ án tốt nghiệp của em được hoàn thiện và sát với thực tế hơn.

Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Khánh Minh

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

3

1.1 Những vấn đề chung về tổ chức hạch toán kế toán

1.1.1 Khái niệm về tổ chức hạch toán kế toán

Tổ chức hạch toán kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong công tác tổ chức

quản lý tại các doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối quan hệ

giữa các yếu tố cấu thành nên bản chất của hạch toán kế toán, đó là chứng từ kế toán, đối

ứng tài khoản, tổng hợp cân đối kế toán.

1.1.2 Nguyên tắc của tổ chức hạch toán kế toán

a. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý

Bảo đảm tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý.

Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý.

thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức quản lý.

Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần quy mô thông

tin và sự hài hoà giữa kế toán và quản lý.

Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt động kế

toán.

b. Đảm bảo tính thống nhát trong hệ thống kế toán

Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán, lúc đó các phương

pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hoá thích hợp với từng phần hành

cụ thể.

Tuỳ tính phức tạp của đối tượng để định các bước của quy trình kế toán và chọn hình thức

kế toán thích hợp.

Tuỳ tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế toán để

lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán, ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được

nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế

toán.

1.1.3 Bảo đảm tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật - quản

lý chuyên sâu

Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phải hướng đến các

chuẩn mực kế toán quốc tế.

Phỉa tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quôc tế: đơn vị hạch toán, giá hạch

toán,tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục …

1.2 Những nội dung của công tác tô chức hạch toán kế toán

1.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán

1.2.1.1 Những vấn đề chung về tổ chức chứng từ kế toán

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

4

a. Khái niệm về tổ chức chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán: là chứng minh bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh

và thực sự hoàn thành. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh

doanh trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ theo quy định trong chế độ chứng từ kế

toán.

Chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc do

Nhà nước chuẩn hoá áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, hệ thống chứng từ kế toán

sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp do Nhà nước hướng dẫn.

Tổ chức chứng từ kế toán: là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra luân

chuyển và lưu trữ chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông

tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho sổ kế toán và tổng hợp kế toán.

b. Phân loại chứng từ kế toán

ÿ Căn cứ vào quá trình luân chuyển chứng từ, chứng từ kế toán bao gồm:

Chứng từ gốc: bao gồm chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành. Chứng từ mệnh

lệnh phản ánh các nghiệp vụ kinh tế chưa phát sinh xong và chưa được ghi sổ kế toán.

Chứng từ chấp hành phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đã hoàn thành và được

làm căn cứ đẻ ghi sổ kế toán.

Chứng từ ghi sổ: là chứng từ thủ tục kế toán.

ÿ Căn cứ vào nơi phát sinh, chứng từ kế toán được chia làm:

Chứng từ bên trong: là loại chứng từ do bản thân doanh nghiệp lập. Bao gồm chứng từ

do doanh nghiệp lập và sử dụng bên trong doanh nghiệp, chứng từ do doanh nghiệp lập

vừa sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Chứng từ bên ngoài: là loại chứng từ doanh nghiệp được nhận từ bên ngoài.

ÿ Căn cứ nội dung, chứng từ kế toán sẽ được chia làm các loại

- Chứng từ vật tư

- Chứng từ tài sản cố định

- Chứng từ lao động tiền lương

- Chứng từ tiền tệ

- Chứng từ bán hàng

c. Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán

- Về mặt quản lý: việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp

thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho ban lãnh đạo đề ra được các quyết định hợp

lý. Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho

quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

5

- Về kế toán: chứng từ là cơ sở ghi sổ kế toán, chỉ có chứng từ hợp lệ mới có giá trị

ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán tạo điều kiện mã hoá thông tin và

áp dụng tin học trong công tác kế toán.

- Về pháp lý: chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những người có

liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng

tài kinh tế giải quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh.

1.2.1.2 Nội dung của tổ chức kế toán

a. Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ

ÿ Việc lựa chọn chứng từ trong doanh nghiệp chủ yếu dựa trên các căn cứ sau:

- Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành.

- Yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý.

- Số lượng và trình độ nhân viên kế toán thống kê.

- Trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán.

- Hiệu quả hoạt động của công tác kế toán .

ÿ Các chứng từ được sử dụng trong doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải có đầy đủ các yêu tố cơ bản cần thiết cho chuẩn chứng từ.

- Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau

này.

- Phải dựa trên biểu mẫu quy định do Nhà nước ban hành.

- Phải đảm bảo yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy tuỳ theo yêu cầu của

đơn vị.

b. Tổ chức quá trình lập chứng từ

- Lựa chọn các chứng từ ban đàu cho phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

lựa chọn các phương tiện lập chứng từ.

- Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế.

c. Chứng từ kế toán phải thành lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ

phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần đẻ trống không đượhứng

từ

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.

- Kiêm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét

duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.

d. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

6

- Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản của

đơn vị, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh hoặc theo đối tượng

được chi phí nhằm xác định hoặc ghi sổ kế toán cho phù hợp.

- Ghi kịp thời chính xác chứng từ kế toán đúng với nội dung của tài khoản, cung cấp

thông tin cho lãnh đạo nghiệp vụ hoặc tích luỹ nghiệp vụ đẻ tạo ra thông tin tổng hợp cho

lãnh đạo của doanh nghiệp.

- Kết hợp việc ghi vào sổ với việc kiểm tra chứng từ kế toán.

- Tận dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán doanh nghiệp nhằm tiết kiệm

thời gian luân chuyển chứng từ và tổng hợp số liệu.

e. Tổ chức quá trình bảo quản và lưu trữ chứng từ

- Trong năm báo cáo, chứng từ do người sủ dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tự

theo thời gian. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, chứng từ được đưa vào lưu giữ.

- Khi chứng từ đã được đua vào lưu giữ, nếu cần sử dụng phải được sự đồng ý của kế

toán trưởng. Nếu đem tài liệu ra bên ngoài doanh nghiệp phải được kế toán trưởng và ban

giám đốc ký giấy cho phép.

- Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với ban giám đốc và kế toán

trưởng để có biện pháp xử lý kịp thời.

1.2.1.3 Danh mục chứng từ kế toán.

Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC

BẢNG 1: DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

TÍNH CHẤT

TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU

BB(*) HD(*)

A/ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY

I/ Lao động tiền lương

1 Bảng chấm công 01a-LĐTL x

2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL x

3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x

4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x

5 Giấy đi đường 04-LĐTL x

6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL x

7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL x

8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x

9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x

10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL x

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

7

11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL x

12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x

II/ Hàng tồn kho

1 Phiếu nhập kho 01-VT x

2 Phiếu xuất kho 02-VT x

3

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm,

hàng hoá 03-VT x

4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT x

TÍNH CHẤT

TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU

BB(*) HD(*)

5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT x

6 Bảng kê mua hàng 06-VT x

7 Bảng phân bổ nghuyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT x

III/ Bán hàng

1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH x

2 Thẻ quầy hàng 02-BH x

IV/ Tiền tệ

1 Phiếu thu 01-TT x

2 Phiếu chi 02-TT x

3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x

4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x

5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x

6 Biên lai thu tiền 06-TT x

7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT x

8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x

9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc...) 08b-TT x

10 Bảng kê chi tiền 09-TT x

V/ Tài sản cố định

1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ x

2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x

3 Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chũa lớn hoàn thành 03-TSCĐ x

4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ x

5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x

6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ x

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

8

B/ CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC

1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH x

2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x

3 Hoá đơn Giá trị gia tăng

01GTKT￾3LL x

4 Hoá đon bán hàng thông thường

02GTGT￾3LL x

TÍNH CHẤT

TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU

BB(*) HD(*)

5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x

6 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL x

7 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL x

8 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn 04/GTGT x

9 ……………

1.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

1.2.2.1 Những vấn đề chung về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

a. Khái niệm về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản: là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh và giám đốc một cách thường

xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán trong kỳ

sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tổ chức hệ thống tài khoản: là xây dựng một mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin

tổng quát về quá trình tái sản xuất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh tế.

b. Phân loại tài khoản

ÿ Căn cứ vài hệ thống Báo cáo tài chính, hệ thống tài khoản bao gồm

Những tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán: Những tài khoản này được chia làm 2 nhóm

để phản ánh nội dung hai bên của Bảng cân đối kế toán, đó là nhóm tài khoản tài sản (loại

1, loại 2) và nhóm tài khoản nguồn vốn (loại 3, loại 4).

Những tài khoản thuộc Báo cáo kết quả kinh doanh: căn cứ vào các chỉ tiêu được trình

bày trên Báo cáo kết quả kinh doanh thì nhóm tài khoản này được chia làm 3 loại tài

khoản doanh thu ( loại 5, loại 7), tài khoản chi phí (loại 6, loại 8) và tài khoản xác định

kết quả kinh doanh (loại 9).

ÿ Nếu căn cứ vào mức độ cần phản ánh và giám đốc của các đối tượng kế toán, hệ

thống tài khoản được chia làm

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

9

Tài khoản tổng hợp: là các tài khoản cấp một, sử dụng các tài khoản cấp một chỉ phản ánh

và giám đốc một cách tổng quát các đôi tượng kế toán.

Tài khoản chi tiết: là các tài khoản cấp hai, sử dụng tài khoản cấp hai cùng với sổ chi tiết

sẽ phản ánh và giám đốc một cách chi tiết hơn.

c. Nhiệm vụ của hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản phải cung cấp thông tin khách quan về quá trình tái sản xuất với

những nội dung cần thiết dành cho quản lý Nhà nước, cấp trên và quản lý doanh nghiệp,

nội bộ doanh nghiệp.

Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý gián tiếp

của Nhà nước như hệ thống các tài khoản phải nộp, chính sách giá cả, chính sách thuế …

Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp.

d. Nguyên tắc xây dựng hệ thông tài khoản

Bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phương tiện số lượng, phân bố để

trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả của công việc sử dụng vốn.

Việc xây dựng hệ thông tài khoản phải gắn với cơ chế quản lý. Do chơ chế quản lý nên số

lượng tài khoản sử dụng và nội dung ghi chép của các tài khoản có những khác biệt nhất

định giữa các các thành phần kinh tế.

Đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn củ các quá trình kinh doanh chủ yếu cũng như

từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh. Các nghiệp vụ ghi chép, trên tài

khoản theo trình tự sau: mở tài khoản, ghi chép trong năm, kết thuc tài khoản.

Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng doanh nghiệp.

1.2.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành

Các căn cứ để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty

- Đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.

- Hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành.

- Yêu cầu cung cấp thông tin.

- Số lượng và trình độ nhân viên kế toán.

- Trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán.

- Hiệu quả của công tác kế toán.

Hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số

15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006.

1.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

1.2.3.1 Những vấn đề chung về tổ chức hệ thống sổ kế toán

a) Khái niệm về tổ chức hệ thống sổ kế toán

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

10

Thông tin trên chứng từ chỉ là những thông tin rời rạc riêng lẻ, chưa có tác dụng với công

tác quản lý tổng hợp. Do đó chúng cần được sắp xếp, phân loại, hệ thống hoá theo nội

dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế. Công việc này được thực hiện bằng phương pháp

đối ứng tài khoản với biểu hiện tài khoản trên thực tế là các sổ kế toán. Như vậy sổ kế

toán là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán.

Do đặc điểm của các đối tượng kế toán mang tính vận động và tính đa dạng nên cần có

một hệ thống tài khoản và hệ thống sổ tài khoản khác nhau để phản ánh. Các sổ tài khoản

khác nhau về nội dung phản ánh, hình thức, kết cấu, trình tự và phương pháp ghi chép

nhưng có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra… Việc kết hợp các

loại sổ sách kế toán theo một trình tự nhất định gọi là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế

toán .

b) Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán

Nắm vững những nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán. Không áp

dụng một cách chắp vá, lai tạp, tuỳ tiện giữa các mẫu sổ của các hình thức khác nhau.

Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản trong từng loại sổ sách.

Trong hình thức kế toán đã xác định, cần nắm vững nội dung công việc ghi chép, phản

ánh hàng ngày, định kỳ, cuối tháng, cuối quý, cuôí năm để việc ghi chép tổng hợp, cung

cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm.

c) Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán

- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán.

- Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ phải phù hợp với năng lực trình độ tổ chức

quản lý.

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi.

- Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các

hình thức tổ chức sổ kế toán quy định.

- Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới, hết niên độ kế toán phải tiến hành cộng

sổ, khoá sổ.

- Việc ghi chép trên sổ kế toán phải rõ ràng, dễ đọc. Số liệu phản ánh trên sổ sách phải

liên tục, có hệ thống. Tuyệt đối không tẩy xoá, làm nhoè, trường hợp sai sót, lầm lẫn cần

sửa theo quy định.

1.2.3.2 Sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ.

a. Các loại sổ kế toán

ÿ Căn cứ nội dung bên trong, sổ kế toán được chia làm các nhóm

- Sổ tài khoản cố định.

- Sổ vật tư (hàng hoá, công cụ, dụng cụ).

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

11

- Sổ chi phí sản xuất.

- Sổ bán hàng.

- Sổ thanh toán.

- Sổ tiền mặt.

ÿ Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại

- Sổ hai bên.

- Sổ một bên.

- Sổ bàn cờ.

ÿ Căn cứ vào hình thức bên ngoài, sổ được chia làm hai loại

- Sổ đóng thành tập.

- Sổ rời.

ÿ Căn cứ vào công dụng, sổ kế toán đựoc chia làm

- Sổ nhật ký.

- Sổ phân loại.

ÿ Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh, sổ được chia là

- Sổ kế toán tổng hợp.

- Sổ kế toán chi tiết.

b. Kỹ thuật ghi sổ

- Sổ kế toán phải dùng giấy kẻ sẵn và đánh số trang, kế toán trưởng ký duyệt số

trang xác nhận người giữ sổ trước khi dùng. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc tờ

rời.

- Sổ sách phải giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải rõ ràng, không tẩy xoá,

không viết xen kẽ, không dán đè, tôn trọng dòng kẻ trong sổ. Cuối trang phải cộng đuôi,

đầu trang ghi “chuyển trang”.

- Kế toán phải khoá sổ từng tháng vào ngày cuối tháng. Các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh trong tháng cần ghi vào sổ trong tháng và cấm làm báo cáo trước khi khoá sổ. Đối

với quỹ tiền mặt cần khoá sổ hàng ngày. Mỗi lần khoá sổ, người giữ sổ, người kiểm tra

sổ, kế toán trưởng phải ký tên vào sổ.

Sửa chữa sai sót

- Phương pháp cải chính: gạch một đường thẳng bằng mực đỏ để xoá bỏ chỗ sai

(nhưng vẫn có thể trông thấy nội dung ghi sai). Ghi lại chữ đúng hoặc con số đúng bằng

mực thường trên chỗ xoá bỏ, phải chứng thực chỗ đính chính bằng chữ ký của kế toán

trưởng. Phương pháp này áp dụng trong trường hợp sai sót trong diễn giải, không liên

quan đến quan hệ đối ứng, không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

12

- Phương pháp ghi số âm: viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để huỷ bút toán này, sau

đó ghi lại bằng mực thường bút toán đúng. Áp dụng cho các trường hợp sai sót về quan hệ

đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán, khi lập và gửi Bảng cân

đối kế toán đi rồi mới phát hiện sai, con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.

- Phương pháp ghi bổ sung: được áp dụng khi bút toán ghi đúng về quan hệ đối ứng

nhưng số tiền lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh, hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi

trên chứng từ.

- Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì nếu sai sót được phát hiện khi chưa được

in sổ thì được phép sửa chữa trên máy, nếu sai sót phát hiện khi đã in sổ thì sửa chữa trên

sổ bằng 1 trong 3 phương pháp trên, đồng thời sửa trên máy và in lại tờ mới. Đồng thời in

cả hai tờ để thuận tiện trong viêc kiêm tra, kiểm soát.

1.2.3.3 Hình thức kế toán

a. Hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái

Hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái bao gồm các loại sổ sau:

− Nhật ký - sổ Cái

− Các sổ và thẻ kế toán chi tiết

Trong đó, sổ và thẻ chi tiết bao gồm các loại sau:

− Sổ tài sản cố định

− Sổ chi tiết vật liệu hàng hoá

− Thẻ kho

− Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa

− Thẻ kho

− Sổ chi phí sản phẩm hàng hoá

− Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ

− Sổ chi tiết thanh toán người mua (người bán)

− Sổ chi tiết tiền vay, tiền bán

− Sổ chi tiết bán hàng….

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí - sổ Cái

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi

vào Nhật kí _ sổ Cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ.

Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa nhật kí - sổ

cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết), sổ quỹ.

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của tất cả các

tài khoản ở phần sổ cái phải bằng tổng số tiền của Nhật kí, tổng số dư Nợ của tất cả tài

khoản phải bằng tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên sổ Cái. Đồng thời, số phát

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

13

sinh nợ trên Nhật kí - sổ Cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo

từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

b. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Các loại sổ được dùng trong hình thức Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Sổ cái

Các sổ, thẻ kế toán của hình thức Chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập

chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau

đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ xác lập chứng từ

ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

- Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng

trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư

của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi

đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để xác

lập Báo cáo tài chính.

- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có

của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh bằng nhau và bằng tổng số tiền

phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của tài khoản

trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản tương ứng

trên Bảng tổng hợp chi tiết.

Chứng từ gốc

15411

89025965

Bảng tổng hợp

chi tiết

Bảng tổng hợp

chứng từ gốc

Sổ quỹ

Báo cáo tài chính

Nhật kí - sổ Cái

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái

Ghi hàng ngày hoặc định kỳ

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com