Môn học Soạn thảo văn bản: Tài liệu tham khảo / Trần Thị Thu Hà, Võ Song Toàn

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO - NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIẾT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TS. TRẦN THỊ THU HÀ - ThS. VÕ SONG TOÀN

(Đồng Chủ biên)

TÀI LIỆU THAM KHẢO

MÔN HỌC

SOẠN THẢO VĂN BẢN

MÃ SỐ:

TP Hồ Chí Minh, năm 2022

2

TÓM TẮT

Soạn thảo văn bản là môn học bắt buộc trong hệ thống đào tạo cử nhân ngành

Luật kinh tế của Trường Đại học ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, được thiết kế

dành cho sinh viên năm thứ tư nhằm cung cấp những lý luận cơ bản về văn bản, chủ thể

ban hành; trình tự thủ tục ban hành; hình thức, nội dung văn bản quản lý, văn bản hành

chính; là cơ sở để soạn thảo văn bản văn bản quản lý, văn bản hành chính.

Trong tiến trình đổi mới phương thức đào tạo ở Trường Đại học Ngân hàng

Thành phố Hồ Chí Minh. Cuốn tài liệu tham khảo Soạn thảo văn bản rất cần thiết nhằm

gíup cho quá trình dạy và học được thuận lợi và đạt hiệu quả hơn, qua đó đáp ứng được

nhu cầu thị trường lao động về năng lực nhận diện soạn thảo văn bản quản lý, văn bản

hành chính trong công tác điều hành và quản lý nói chung.

Tài liệu tham khảo Soạn thảo văn bản được soạn thảo trên cơ sở đề cương chi

tiết học phần Môn học Soạn thảo văn bản trong chương trình đào tạo hệ đại học chính

quy, văn bằng 2. nội dung cuốn tài liệu tham khảo gồm 7 chương được sắp xếp từ lý

luận chung đến phần thực hành cụ thể. Cung cấp cho người học những hiểu biết, kỹ

năng soạn thảo văn bản quản lý, văn bản hành chính, giúp người học làm quen với công

tác quản lý, là cơ sở cần thiết cho việc phục vụ công tác quản lý trong thực tiễn. Nội

dung tài liệu tham khảo gồm:

Chương 1: Những vấn đề chung về văn bản trình bày về khái niệm, chức năng,

vai trò của văn bản; phân loại văn bản quản lý; làm rõ hiệu lực của văn bản. Qua đó

giúp người học hình dung đầy đủ hệ thống văn bản hiện nay và xác định chính xác vị

trí của văn bản.

Chương 2: Những yêu cầu chung về thể thức và nội dung của văn bản giúp người

học nắm vững yêu cầu về thể thức, yêu cầu về nội dung và yêu cầu về ngôn ngữ trong

văn bản hành chính.

Chương 3: Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật đề cập đến văn

bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành; xác định

nội dung của văn bản quy phạm pháp luật; vai trò và nguyên tắc xây dựng, ban hành và

áp dụng văn bản quy phạm pháp luật. Giúp người học nắm vững được thủ tục, trình tự

xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

3

Chương 4: Xây dựng, ban hành văn bản áp dụng pháp luật đề cập đến khái niệm,

đặc điểm văn bản áp dụng pháp luật; quy trình xây dựng và ban hành văn bản áp dụng

pháp luật; kỹ thuật soạn thảo văn bản áp dụng pháp luật. Giúp người học nắm được kỹ

năng cần thiết để xây dựng, ban hành và kỹ năng soạn thảo văn bản áp dụng pháp luật.

Chương 5: Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản trong quản lý nhà nước cung cấp

cho người học cách thức soạn thảo các văn bản như: công văn, thông báo, báo cáo, biên

bản, quyết định. Người học sẽ có kỹ năng soạn thảo các văn bản cần thiết và thực tế đối

với các loại văn bản này.

Chương 6: Kỹ thuật soạn thảo văn bản trong quản trị, quản lý ở doanh nghiệp

cung cấp cho người học cách thức soạn thảo văn bản trong quản trị như soạn thảo điều

lệ, soạn thảo quy chế. Kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp như

chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp.

Chương 7: Quản lý văn bản trong cơ quan tổ chức cung cấp cho người học cách

thức quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi và công tác lập hồ sơ. Người học sẽ có kỹ

năng lập hồ sơ và xử lý văn bản đến, văn bản đi.

Trong đó TS. GVC Trần Thị Thu Hà (chủ biên) chịu trách nhiệm Chương 1,

Chương 2, Chương 3, Chương 4. ThS Võ Song Toàn (đồng chủ biên) chịu trách nhiệm

Chương 5, Chương 6. ThS Vũ Tiến Đức (thành viên tham gia) chịu trách nhiệm Chương

7.

Để học tốt môn học này, người học cần kết hợp lý thuyết và thực hành kỹ năng

soạn thảo văn bản, thường xuyên cập nhật các quy định của pháp luật có liên quan đến

tính pháp lý về nội dung và hình thức của văn bản nhằm soạn thảo chính xác, đồng thời

cần nhận thức chính xác về bản chất của văn bản.

MỤC LỤC

4

LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................................................................................ 8

Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN.........................................................................................9

1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN ......................................................................9

1.1.1. Khái niệm văn bản ........................................................................................................................................ 9

1.1.2. Chức năng của văn bản.............................................................................................................................. 10

1.1.3. Vai trò của văn bản trong quản lý............................................................................................................... 12

1.2. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC...................................................................................... 14

1.2.1. Tiêu chí phân loại văn bản.......................................................................................................................... 14

1.2.2. Phân loại văn bản........................................................................................................................................ 14

1.3. HIỆU LỰC CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ ..................................................................................................... 16

1.3.1. Hiệu lực về thời gian ...................................................................................Error! Bookmark not defined.

1.3.2. Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng ............................................................................................ 18

Chương 2. NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ THỂ THỨC VÀ NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN ......................... 19

2.1. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN........................................................................................................ 19

2.1.1. Khái niệm thể thức văn bản ........................................................................................................................ 19

2.1.2. Các yếu tố thể thức văn bản.......................................................................Error! Bookmark not defined.9

2.2. NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG ........................................................................................................... 33

2.2.1. Mục đích ban hành...................................................................................................................................... 33

2.2.2. Tính khoa học: Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:.................................................................... 34

2.2.3. Tính phổ thông đại chúng ........................................................................................................................... 34

2.2.4. Tính công quyền…………………………………………………………………………………………...35

2.2.5. Tính khả thi................................................................................................................................................. 36

2.3. YÊU CẦU VỀ VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN ..................................................................................... 36

2.3.1. Khái niệm văn phong.................................................................................................................................. 36

2.3.2. Đặc điểm của văn phong văn bản ............................................................................................................... 37

2.3.3. Sử dụng từ ngữ trong văn bản..................................................................................................................... 40

2.3.4. Sử dụng câu trong văn bản ......................................................................................................................... 41

Chương3. XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ................................................. 46

3.1. VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ HỆ THỐNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT HIỆN

HÀNH .................................................................................................................................................................. 46

3.1.1. Khái niệm ................................................................................................................................................... 46

3.1.2. Hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật hiện nay ........................................................................................ 46

3.2. NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ......................................................................... 47

3.3. VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG, BAN HÀNH VÀ ÁP DỤNG VĂN BẢN QUY PHẠM

PHÁP LUẬT..........................................................................................................................................................50

3.3.1. Vai trò của văn bản quy phạm pháp luật......................................................................................................50

3.3.2. Nguyên tắc xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật…………………………………………….54

3.3.3. Áp dụng văn bản quy phạm pháp luật..........................................................................................................54

3.4. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT................................54

CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT.............................................…77

4.1. VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT.........................................................................................................…77

4.1.1. Khái niệm văn bản áp dụng pháp luật..........................................................Error! Bookmark not defined.

4.1.2. Đặc điểm của văn bản áp dụng pháp luật ....................................................Error! Bookmark not defined.

4.2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT...............................…81

4.2.1. Soạn thảo văn bản áp dụng pháp luật ......................................................................................................... 81

4.2.2. Thông qua văn bản áp dụng pháp luật. ....................................................................................................... 84

4.2.3. Ban hành văn bản áp dụng pháp luật............................................................................................................84

4.3. KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT..................................................................85

4.3.1. Cơ sở ban hành văn bản áp dụng pháp luật..................................................................................................85

4.3.2. Soạn thảo nội dung chính của văn bản áp dụng pháp luật............................................................................91

4.3.3. Hiệu lực pháp lý của văn bản áp dụng pháp luật..........................................................................................95

Chương 5. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC...............Error!

Bookmark not defined.

5.1. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC..Error!

Bookmark not defined.

5.2. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ ......................Error! Bookmark not defined.

5.2.1. Soạn thảo công văn......................................................................................Error! Bookmark not defined.

5.2.2. Soạn thảo thông báo.....................................................................................Error! Bookmark not defined.

5.2.3. Soạn thảo Báo cáo .......................................................................................Error! Bookmark not defined.

5.2.4. Soạn thảo Biên bản ......................................................................................Error! Bookmark not defined.

5

5.2.5. Soạn thảo tờ trình.........................................................................................Error! Bookmark not defined.

5.2.6. Soạn thảo Quyết định...................................................................................Error! Bookmark not defined.

5.2.7. Một số mẫu văn bản khác…………………………………………………………...…………………135

Chương 6. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG QUẢN TRỊ, QUẢN LÝ Ở DOANH NGHIỆP..139

6.1. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ................................................... 139

6.1.1. Kỹ thuật soạn thảo điều lệ doanh nghiệp .................................................................................................. 139

6.1.2. Kỹ thuật soạn thảo quy chế và nội quy quản lý doanh nghiệp.....................Error! Bookmark not defined.

6.2. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ KINH TẾ DOANH NGHIỆP..... Error! Bookmark not

defined.

6.2.1. Chiến lược sản xuất kinh doanh doanh nghiệp ......................................................................................... 146

6.2.2. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ..................................................................................... 150

6.2.3. Dự án sản xuất kinh doanh mới. ............................................................................................................... 152

Chương 7. QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN TỔ CHỨC ................................................................. 155

7.1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ....................................................................................................................... 155

7.1.1. Khái niệm và nguyên tắc ......................................................................................................................... 155

7.1.2. Quy trình quản lý văn bản đến.....................................................................Error! Bookmark not defined.

7.2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI..............................................................................Error! Bookmark not defined.

7.2.1. Khái niệm và nguyên tắc quản lý văn bản đi ...............................................Error! Bookmark not defined.

7.2.2. Quy trình gửi văn bản đi..............................................................................Error! Bookmark not defined.

7.3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN TỔ CHỨC……………… 163

7.3.1. Nguyên tắc quản lý con dấu ……………………………………………………………………………163

7.3.2. Nguyên tắc đóng dấu………………………………………………………………………………………..164

7.4. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ...............................................................................Error! Bookmark not defined.

7.4.1. Khái niệm ....................................................................................................Error! Bookmark not defined.

7.4.2. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ ..................................................................Error! Bookmark not defined.

7.4.3.Tác dụng của lập hồ sơ .................................................................................Error! Bookmark not defined.

7.4.4. Yêu cầu của việc lập hồ sơ ..........................................................................Error! Bookmark not defined.

7.4.5. Phương pháp lập hồ sơ ................................................................................Error! Bookmark not defined.

TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................................................................

Error! Bookmark not defined.

6

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

STT Tên loại văn bản Chữ viết tắt

1. Nghị quyết (cá biệt) NQ

2. Quyết định (cá biệt) QĐ

3. Chỉ thị (cá biệt) CT

4. Quy chế QC

5. Quy định QyĐ

6. Thông cáo TC

7. Thông báo TB

8. Hướng dẫn HD

9. Chương trình CTr

10. Kế hoạch KH

11. Phương án PA

12. Đề án ĐA

13. Dự án DA

14. Báo cáo BC

15. Biên bản BB

16. Tờ trình TTr

17. Hợp đồng HĐ

18. Công văn

19. Công điện CĐ

20. Bản ghi nhớ GN

21. Bản cam kết CK

22. Bản thỏa thuận TTh

23. Giấy chứng nhận CN

24. Giấy ủy quyền UQ

25. Giấy mời GM

26. Giấy giới thiệu GT

27. Giấy nghỉ phép NP

28. Giấy đi đường ĐĐ

29. Giấy biên nhận hồ sơ BN

30. Phiếu gửi PG

31. Phiếu chuyển PC

32. Thư công

Bản sao văn bản

1. Bản sao y bản chính SY

2. Bản trích sao TS

7

3. Bản sao lục SL

DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC

PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN…… 26

PHỤ LỤC II: VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH…………… 36

PHỤ LỤC III: VỀ MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN…………………………. 52

8

LỜI NÓI ĐẦU

Văn bản là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các chủ trương,

chính sách, quyết định lãnh đạo, quản lý; là các hình thức cụ thể hóa pháp luật; là

công cụ điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý, điều hành của các cơ

quan nhà nước, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp,

đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Văn bản là

phương tiện quản lý, điều hành không thể thiếu, đồng thời là sản phẩm tất yếu

hình thành từ hoạt động lãnh đạo, quản lý trong mọi cơ quan, tổ chức.

Trước yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao trong việc nâng cao chất lượng công

tác quản lý, hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị, nhóm tác giả Khoa Luật

Kinh tế - Trường Đại học ngân hàng thành phố Hồ Chí Minh đã biên soạn cuốn

tài liệu tham khảo “Soạn thảo văn bản” nhằm trang bị những kiến thức cơ bản và

phương pháp nghiên cứu về văn bản trong quản lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản;

rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật cho

sinh viên. Nhận thức được tầm quan trọng và tính phức tạp, tổng hợp của việc

soạn thảo và ban hành là phải thể hiện được đường lối, chủ trương, chính sách

của Đảng, pháp luật của nhà nước và phải đảm bảo tính khoa học, tính phổ cập,

tính vận động, đổi mới và khả thi, các tác giả đã đưa ra nhiều ví dụ thực tế để

minh họa giúp người đọc tiếp nhận các kiến thức về văn bản và kỹ thuật soạn thảo

văn bản thuận lợi hơn.

Kỹ năng soạn thảo văn bản mang tính tổng hợp, liên quan đến nhiều ngành

khoa học và lĩnh vực khác nhau của đời sống kinh tế - xã hội. Lý luận và thực

tiễn ban hành văn bản của nước ta hiện nay rất đa dạng, phong phú và tính thống

nhất pháp lý chưa cao. Vì vậy, cuốn tài liệu tham khảo này của các tác giả chưa

thể đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của người học và của đông đảo cán bộ, công

chức đang công tác ở nhiều cơ quan, tổ chức, rất mong nhận được ý kiến đóng

góp của độc giả để từng bước hoàn thiện nội dung.

Tập thể tác giả

9

Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN

1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN

1.1.1. Khái niệm văn bản

Con người có thể thực hiện giao tiếp bằng nhiều cách khác nhau. Trong đó,

ngôn ngữ là hình thức giao tiếp chủ yếu nhất. Hình thức này có thể được diễn đạt

bằng ngôn ngữ nói hoặc bằng ngôn ngữ viết. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ

luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Ngôn bản

được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản. Như vậy, văn bản được hiểu là:

Theo nghĩa rộng: Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền

đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định và được sử dụng trong nhiều

ngành khoa học khác nhau.

Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ các loại công văn, giấy

tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là những văn bản được ban hành trong hoạt

động quản lý của các cơ quan trong bộ máy Nhà nước (Lập pháp, Hành pháp, Tư

pháp) của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, được trình bày theo đúng

thể thức, thủ tục, thẩm quyền được pháp luật quy định và được Nhà nước đảm

bảo thực hiện bằng các biện pháp khác nhau.

Các cơ quan quản lý từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản

là cơ sở pháp lý quan trọng và đều sản sinh ra các văn bản với các thể loại thích

hợp phục vụ cho hoạt động của cơ quan mình.

Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin và quyết định quản lý thành

văn do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ

tục, hình thức nhất định và được Nhà nước bảo đảm thi hành bằng những biện

pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nước hoặc

giữa các cơ quan Nhà nước với các tổ chức và công dân.

Khái niệm về văn bản quản lý hành chính Nhà nước

10

Là những thông tin và quyết định quản lý thành văn do các cơ quan trong

hệ thống quản lý hành chính Nhà nước (hệ thống cơ quan hành pháp: Chính phủ,

Bộ, Cơ quan ngang bộ, UBND các cấp) ban hành theo đúng thẩm quyền, đúng

nguyên tắc, thể thức, thủ tục, quy chế do pháp luật quy định.

Đặc điểm của văn bản quản lý hành chính Nhà nước:

- Dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong

hoạt động chấp hành và điều hành.

- Mang tính quyền lực Nhà nước đơn phương.

- Chủ thể ban hành văn bản quản lý hành chính Nhà nước.

+ Các chủ thể quản lý hành chính Nhà nước (các chủ thể có chức năng hành

pháp, chấp hành, điều hành như: Chính phủ, Bộ, cơ quan ngang bộ, UBND).

+ Các chủ thể Nhà nước khác có chức năng lập pháp, tư pháp như Quốc

hội, Viện kiểm sát, Tòa án không ban hành văn bản quản lý hành chính Nhà nước.

1.1.2. Chức năng của văn bản

1.1.2.1. Chức năng thông tin

Văn bản là phương tiện giao dịch chính thức giữa cơ quan với cơ quan,

giữa chính quyền Nhà nước này với chính quyền Nhà nước khác, trong phạm vi nội bộ

cơ quan, hoặc từ cơ quan Nhà nước ra bên ngoài với tư nhân hay với đoàn thể xã hội.

Với cơ quan ra văn bản, đó là sự chuyển tải, truyền đạt thông tin, còn với cơ quan tiếp

nhận văn bản thì đó là sự thu nhận thông tin. Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau

như: tin tức, mệnh lệnh, chủ trương, chính sách, các quy định, chế độ, thể lệ mới, yêu

cầu, đề nghị, giải trình, ….

Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua các mặt sau đây:

- Ghi lại các thông tin quản lý;

- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản

lý hay từ cơ quan Nhà nước đến nhân dân;

- Giúp cơ quan, tổ chức thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản lý;

- Giúp các cơ quan, tổ chức đánh giá các thông tin thu được qua các hệ

thống thông tin khác.

Văn bản là phương tiện ghi nhận các quy phạm pháp luật được Nhà nước

ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn bản chứa đựng các quy phạm

làm cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan Nhà nước, đoàn thể xã hội, cá nhân,

… Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao

gồm 3 loại với những nét đặc thù riêng:

- Thông tin quá khứ: Là những thông tin liên quan đến những sự việc đã

được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.

11

- Thông tin hiện hành: Là những thông tin liên quan đến những sự việc

đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý Nhà

nước.

- Thông tin dự báo: Được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang

tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần

dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình (kế hoạch…).

Với chức năng thông tin, Văn bản truyền đạt thông tin theo những tiêu

chí khác nhau như:

- Theo lĩnh vực quản lý: thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn

hóa - xã hội, ...

- Theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn): thông tin trên xuống, thông

tin dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ, ...

1.1.2.2. Chức năng quản lý

- Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện khi văn bản được sử dụng

như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình, …) và ban hành truyền

đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản lý (lệnh,

nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị, …).

- Thông qua chức năng quản lý của văn bản, mối quan hệ giữa chủ thể và

khách thể quản lý được xác lập.

- Văn bản là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt

chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời

cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới.

- Với chức năng quản lý, văn bản quản lý Nhà nước tạo nên sự ổn định

trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc,

tránh được cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học.

- Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản quản lý Nhà nước có thể bao gồm

hai loại:

Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; xác

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy

quản lý Nhà nước, cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của

chúng.

Ví dụ: Nghị định, Nghị quyết, Quyết định về việc thành lập cơ quan cấp

dưới, Điều lệ làm việc của cơ quan, các Đề án tổ chức bộ máy quản lý đã được

phê duyệt, Thông tư, Công văn hướng dẫn xây dựng tổ chức, v. v...

Văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý Nhà nước tổ chức các

hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình.

Ví dụ: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Công văn hướng dẫn các công việc

cho cấp dưới, các Báo cáo tổng kết công việc, v. v...

12

Chức năng quản lý của văn bản quản lý Nhà nước có tính khách quan, được

tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản

như một phương tiện, công cụ để quản lý.

1.1.2.3. Chức năng pháp lý

- Một số loại văn bản được hình thành để quy định những điều được phép

và không được phép của cộng đồng xã hội, nhằm duy trì, điều chỉnh xã hội phát

triển theo đúng định hướng của Nhà nước.

- Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và

các quyết định hành chính, do đó là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ

cụ thể trong quản lý Nhà nước.

- Tuỳ thuộc vào nội dung và tính chất pháp lý của từng loại văn bản cụ thể,

văn bản có tác dụng rất quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ

quan, tổ chức thuộc bộ máy quản lý Nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống

bị quản lý; trong việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập

và đối tượng tiếp nhận văn bản.

- Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước có một

ý nghĩa rất thiết thực. Trước hết, vì văn bản quản lý Nhà nước mang chức năng

đó, nên việc xây dựng và ban hành chúng đòi hỏi phải cẩn thận và chuẩn mực,

đảm bảo các nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan. Mọi

biểu hiện tuỳ tiện khi xây dựng và ban hành văn bản đều có thể làm cho chức

năng pháp lý của chúng bị hạ thấp và do đó sẽ làm ảnh hưởng đến việc điều hành

công việc trong thực tế của các cơ quan.

1.1.2.4. Chức năng văn hóa - xã hội

Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, sản phẩm của cơ quan, đơn

vị, tổ chức trong quá trình vươn đến “Chân – Thiện – Mỹ”. Qua văn bản, ta có

thể thấy được sự ứng xử của con người, của xã hội đối với thiên nhiên, đối với

chính con người cũng như đối với mọi vấn đề thực tiễn. Thông qua văn bản, ta có

thể hiểu được những định chế cơ bản trong lối sống, nếp sống văn hóa của từng

thời kỳ lịch sử. Thông qua văn bản, chủ thể ban hành văn bản có thể đưa vào đó

các yếu tố văn hóa, giá trị truyền thống, các phong tục tập quán tốt đẹp của dân

tộc nhằm giáo dục công dân.

Mọi văn bản ra đời đều bắt nguồn từ nhu cầu xã hội, từ yêu cầu của các

mối quan hệ, chúng phản ánh các mối quan hệ xã hội. Bất kỳ một văn bản mới

nào đó ra đời cũng đều hướng vào một quan hệ nhất định. Do vậy, qua văn bản

ta có thể nhận biết được những vấn đề xã hội đã và đang nảy sinh trên thực tiễn

và cách thức giải quyết những vấn đề đó trong những điều kiện hoàn cảnh cụ thể

nhất định.

1.1.2.5. Các chức năng khác

13

Ngoài những chức năng trên, văn bản còn có một số chức năng khác như:

chức năng giao tiếp, chức năng sử liệu,.. làm cho văn bản trở thành một phương

tiện, công cụ không thể thiếu được trong hoạt động của các cơ qua, tổ chức.

1.1.3. Vai trò của văn bản trong quản lý

Văn bản quản lý Nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

- Chính văn bản đã chính thức khai sinh ra cơ quan công quyền. Kể từ ngày

ký văn bản thành lập, cơ quan Nhà nước mới thực sự được thành lập về phương

diện pháp lý.

- Cách thức tổ chức, cách thức hoạt động, phạm vi hoạt động của cơ quan

Nhà nước phải được quy định bằng văn bản.

- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển nhân viên, ký kết hợp đồng

đều phải thực hiện bằng văn bản.

Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ

chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, và hướng hoạt

động của các thành viên vào mục tiêu nào đó trong quản lý.

Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối

tượng, được đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu và nắm được ý đồ của lãnh đạo,

trên cơ sở đó thực hiện nhiệm vụ.

Thông thường, các quyết định quản lý hành chính được truyền đạt sau khi

đã được thể chế hoá thành các văn bản mang tính quyền lực Nhà nước.

Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh

đạo và quản lý

Kiểm tra là điều kiện tiên quyết và tất yếu nhằm đảm bảo cho bộ máy hoạt

động hiệu quả. Thông qua công tác kiểm tra, các cấp các ngành có thể phát hiện

những hiện tượng quan liêu, giấy tờ, đánh giá đúng năng lực lãnh đạo, tinh thần

trách nhiệm, tính năng động của cán bộ. Trên cơ sở phát hiện những thiếu sót,

từng cơ quan sẽ ngăn chặn được những sai lầm và đề ra những biện pháp khắc

phục.

Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực Nhà

nước trong hoạt động quản lý của cơ quan. Xây dựng hệ thống pháp luật hành

chính là nhằm tạo cơ sở cho các cơ quan hành chính Nhà nước, các công dân có

thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân

chia quyền hành trong cơ quan Nhà nước.

Các hệ thống văn bản trong quản lý Nhà nước, một mặt, phản ánh sự phân

chia quyền lực trong quản lý hành chính Nhà nước, mặt khác, là sự cụ thể hóa các

14

luật lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật lệ đó. Đó là công cụ tất yếu của

việc xây dựng hệ thống pháp luật.

Như vậy, văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng bậc nhất trong

việc xây dựng và định hướng một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét các

hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của cơ quan.

Đó là một trong những cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp và bất đồng

giữa các cơ quan, đơn vị và cá nhân, giải quyết những quan hệ pháp lý trong lĩnh

vực quản lý hành chính Nhà nước.

1.2. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

1.2.1. Tiêu chí phân loại văn bản

Văn bản có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy thuộc vào

mục đích và nội dung phân loại. Các tiêu chí đó có thể là:

Phân loại theo cơ quan ban hành: Các văn bản được phân biệt với nhau

theo tên của các cơ quan đã xây dựng và ban hành chúng. Theo tiêu chí này, văn

bản có thể là do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành (như: Văn bản của Quốc

hội, UBTVQH, HĐND, UBND, Bộ, …), hoặc do các tổ chức khác ban hành (như:

Văn bản của tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội – nghề nghiệp, kinh tế,

...).

Phân loại theo tên loại: Là cách phân loại dựa vào tên gọi của từng loại

văn bản cụ thể như: Nghị quyết, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Tờ trình, Báo

cáo, Công văn, Chỉ thị, v.v…..

Phân loại theo nội dung: Là cách sắp xếp văn bản theo từng vấn đề được

đưa ra trong trích yếu nội dung của văn bản. Như: Văn bản về xuất nhập khẩu,

văn bản về hộ tịch, văn bản về công chứng, văn bản về đất đai, v.v….

Phân loại theo hiệu lực pháp lý: Văn bản có thể là quy phạm pháp luật

hoặc không chứa đựng quy phạm pháp luật.

Phân loại theo mục đích ban hành: Là cách phân loại dựa vào chức năng

của cơ quan quản lý Nhà nước, có thể phân chia văn bản quản lý Nhà nước thành

các loại như: Văn bản lãnh đạo chung, văn bản xây dựng, văn bản tổ chức bộ

máy, quản lý cán bộ, kiểm tra và kiểm soát, văn bản thực hiện công tác thống kê,

v.v….

Phân loại theo địa điểm ban hành: Là cách phân loại dựa vào “địa danh”

ban hành văn bản. Văn bản có thể là của Hà Nội, Nghệ An, Đà Nẵng, Cần Thơ,

TP. Hồ Chí Minh, v.v….

Phân loại theo thuộc tính của văn bản: Như hướng di chuyển của văn

bản (văn bản đến, văn bản đi); Mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc

hẹn giờ); văn bản mật (mật, tối mật, tuyệt mật).

1.2.2. Phân loại văn bản

15

1.2.2.1. Văn bản Quy phạm pháp luật

Văn bản Quy phạm pháp luật (gọi tắt là văn bản Quy phạm) là văn bản do

cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức,

trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

hoặc trong Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân,

Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung,

được nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

Như vậy, văn bản Quy phạm pháp luật phải có đầy đủ các yếu tố sau:

- Do cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền ban hành theo hình thức

pháp luật quy định.

- Được ban hành theo thủ tục, trình tự do pháp luật quy định.

- Có quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần đối với mọi đối tượng

hoặc một nhóm đối tượng và có hiệu lực trên phạm vi toàn quốc hoặc từng địa

phương.

- Được Nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp khác nhau theo

quy định của pháp luật.

Các loại văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: Hiến pháp, Luật, bộ Luật,

Nghị quyết, Nghị định, Lệnh, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch.

1.2.2.2. Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản cá biệt là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban

hành theo trình tự, thủ tục và tên gọi do luật định nhằm giải quyết những công

việc cụ thể trên cơ sở áp dụng các văn bản Quy phạm pháp luật đã được ban hành.

Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành

văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức Nhà nước có thẩm quyền

ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng được

áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ.

Các loại văn bản hành chính cá biệt

- Lệnh: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo

luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

- Nghị quyết: một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể

ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

- Quyết định: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành

theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

- Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo

luật định, có tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới

có quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành.

1.2.2.3. Văn bản hành chính thông thường