Microsoft Office Outlook 2007 inside out

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Acquisitions Editor: Juliana Aldous Atkinson

Developmental Editor: Sandra Haynes

Project Editor: Valerie Woolley

Editorial Production Services: Studioserv

Body Part No. X13-24144

For Cassie, a very special little girl

Contents at a Glance

Part 1: Working with Outlook

Chapter 1

What’s New in Outlook 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Chapter 2

Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . . 15

Chapter 3

Confi guring Outlook Profi les and

Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Chapter 4

Working in and Confi guring Outlook . . . . . . . 65

Chapter 5

Creating and Using Categories . . . . . . . . . . . . 119

Part 2: E-Mail and Other Messaging

Chapter 6

Managing Address Books and

Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Chapter 7

Using Internet Mail Accounts . . . . . . . . . . . . . 157

Chapter 8

Sending and Receiving Messages . . . . . . . . . . 181

Chapter 9

Beyond Simple Text Messages . . . . . . . . . . . . . 215

Chapter 10

Finding and Organizing Messages . . . . . . . . . 271

Chapter 11

Processing Messages Automatically . . . . . . . . 283

Chapter 12

Managing Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Chapter 13

Automatically Responding to Messages . . . . 319

Chapter 14

Securing Your System, Messages, and

Identity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Chapter 15

Receiving Messages Selectively . . . . . . . . . . . . 367

Chapter 16

Using RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Chapter 17

Using LDAP Directory Services . . . . . . . . . . . . 395

Part 3: Working with Contacts

Chapter 18

Creating and Managing Your Contacts . . . . . 409

Chapter 19

Using Microsoft Business Contact

Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

Part 4: Managing Your Time

and Tasks

Chapter 20

Scheduling Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . 499

Chapter 21

Scheduling Meetings and Resources . . . . . . . 533

Chapter 22

Managing Your Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551

Chapter 23

Tracking Documents and Activities

with the Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577

Chapter 24

Making Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611

v

Part 5: Customizing Outlook

Chapter 25

Using Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625

Chapter 26

Customizing the Outlook Interface . . . . . . . . 635

Chapter 27

Creating Custom Views and Print Styles . . . . 659

Chapter 28

Designing and Using Forms . . . . . . . . . . . . . . . 689

Chapter 29

Automating Common Tasks . . . . . . . . . . . . . . . 719

Part 6: Managing and Securing

Outlook

Chapter 30

Managing Outlook Folders and Data . . . . . . . 735

Chapter 31

Archiving, Backing Up, and Restoring

Outlook Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761

Chapter 32

Moving Data in and out of Outlook

with Import/Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775

Chapter 33

Finding and Organizing Outlook Data . . . . . . 785

Chapter 34

Security and Virus Protection . . . . . . . . . . . . . 805

Part 7: Collaboration

Chapter 35

Delegating Responsibilities to an

Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 831

Chapter 36

Sharing Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841

Chapter 37

Integrating Outlook with Other Offi ce

Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 863

Chapter 38

Integrating Microsoft Outlook and

Microsoft Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 879

Chapter 39

Collaborating Online with Offi ce . . . . . . . . . . 901

Part 8: Working with Offi ce Server

and SharePoint Services

Chapter 40

Collaboration with Outlook and

Windows SharePoint Services . . . . . . . . . . . . . 935

Part 9: Using Outlook with Exchange

Server

Chapter 41

Confi guring the Exchange Server Client . . . . 967

Chapter 42

Using Outlook with Exchange Server . . . . . . . 979

Chapter 43

Working Offl ine and Remotely . . . . . . . . . . . . 995

Part 10: Mobility

Chapter 44

Accessing Your Outlook Items Through

a Web Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1015

Chapter 45

Making Outlook Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . 1031

vi Table of Contents

Table of Contents

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Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix

We’d Like to Hear from You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxi

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiii

Who This Book Is For . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiii

How This Book Is Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiv

About the CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix

What’s on the CD. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix

Using the CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix

Minimum System Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xl

Conventions and Features Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli

Part 1: Working with Outlook

Chapter 1: What’s New in Outlook 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

A New Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

The Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

The Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

The To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Other Interface Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Instant Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Calendar Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

E-Mail Changes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Color Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Collaboration and Sharing Improvements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Integration with Offi ce SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Shared Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Shared Business Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

And More… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Chapter 2: Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Overview of Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Messaging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

vii

Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Contact Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Task Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Tracking with the Outlook Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Organizing Your Thoughts with Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

How Outlook Stores Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Personal Folders—.pst Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Options for Working Offl ine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Sharing Storage Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Understanding Messaging Protocols. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

SMTP/POP3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

IMAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

MAPI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

NNTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

S/MIME. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

MHTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

iCalendar, vCalendar, and vCard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Security Provisions in Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Protection Against Web Beacons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Attachment and Virus Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Macro Viruses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Digital Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Message Encryption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Security Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Understanding Outlook Service Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Options for Starting Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Normal Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Safe Mode Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Starting Outlook Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Adding Outlook to the Quick Launch Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Changing the Outlook Shortcut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Using RUNAS to Change User Context . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Choosing a Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Creating Shortcuts to Start New Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Chapter 3: Confi guring Outlook Profi les and Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Understanding the Outlook 2007 Startup Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Confi guring Accounts and Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Understanding Profi les. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Creating Profi les . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Switching Profi les . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Specifying the Startup Profi le . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

viii Table of Contents

Confi guring Online and Offl ine Data Storage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Personal Folders and Offl ine Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Adding Other Data Stores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Removing Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Confi guring Offl ine Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Confi guring Cached Exchange Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Changing Your Data Storage Location. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Setting Delivery Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Chapter 4: Working in and Confi guring Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Understanding the Outlook Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Working with the Standard Outlook Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Outlook Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Inbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Deleted Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Choosing the Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Using Other Outlook Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Using the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Using the Outlook Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Using the Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Using Multiple Outlook Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Using the Folder List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Using the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Using the Reading Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Using AutoPreview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Using the InfoBar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Confi guring Outlook Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Preferences Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Mail Setup Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Mail Format Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Spelling Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Other Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Delegates Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Voice Mail Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Using Outlook on the Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Browsing the Web with Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Connecting to Exchange Server with HTTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Accessing Your Mail Through a Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Confi guring Windows Settings for Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Display Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Regional Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Time Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Using Add-Ins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Using Outlook Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Table of Contents ix

Chapter 5: Creating and Using Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Understanding Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Customizing Your Category List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Assigning Categories to Outlook Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Assigning Categories to Existing Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Assigning a Quick Click Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Assigning Categories Automatically. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Modifying Categories and Category Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Changing Existing Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Changing Category Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Changing Category Assignments of Multiple Items at One Time. . . . . . . . . . . . . . . . 128

Organizing Data with Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Viewing Selected Categories Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Sharing a Category List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Sharing Categories with a Registry File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Sharing Categories with E-Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Using Categories Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Part 2: E-Mail and Other Messaging

Chapter 6: Managing Address Books and Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Understanding Address Books. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Outlook 2007 Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Global Address List (GAL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

LDAP (Internet Directory Services) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Other Address Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Confi guring Address Books and Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Setting the Contacts Display Option for the OAB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Removing Contacts Folders from the OAB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Setting Other Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Creating Address Book Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Modifying Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Removing Addresses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Finding People in the Address Book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Using AutoComplete for Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Deleting a Name from the AutoComplete Cache. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Deleting the Entire Cache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Using Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Creating Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Modifying a Distribution List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Renaming a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Deleting a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Hiding Addresses when Using a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Distribution Lists for Multiple Address Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Using Distribution Lists on a Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Automatically Adding Addresses to the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Using the Mobile Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

x Table of Contents

Chapter 7: Using Internet Mail Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Using Internet POP3 E-Mail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Confi guring General Settings for Internet Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Confi guring Outgoing Server Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Confi guring Connection Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Confi guring Advanced Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Controlling Where Outlook Stores POP3 Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Using IMAP Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Controlling Where Outlook Stores IMAP Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Using Outlook with CompuServe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Confi guring Outlook for Classic CompuServe Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Confi guring Outlook for CompuServe 2000 Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Using Hotmail and Other HTTP-Based Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Using Outlook with Hotmail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Establishing a Hotmail Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Understanding Where Outlook Stores HTTP Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Using Outlook with Prodigy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Using Outlook with MSN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Using Multiple Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Sending Messages Using a Specifi c Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Separating Incoming Messages by Account. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Keeping a Copy of Your Mail on the Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Viewing Full Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Chapter 8: Sending and Receiving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Working with Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Opening a Standard Message Form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Addressing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Including Carbon Copies and Blind Carbon Copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Copying Someone on All Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Using Templates and Custom Forms for Addressing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Specifying Message Priority and Sensitivity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Saving a Message to Send Later . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Setting Sending Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

Controlling When Messages Are Sent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Requesting Delivery and Read Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Using Message Tracking and Receipts Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Sending a Message for Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Replying to Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Forwarding Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Using Other Reply and Forwarding Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Controlling Synchronization and Send/Receive Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Setting Up Send/Receive Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Limiting Message Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Scheduling Send/Receive Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Table of Contents xi

Confi guring Other Messaging Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Setting Up Notifi cation of New Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Using Message Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Controlling Dial-Up Account Connections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Formatting Internet and International Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Managing Messages and Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Saving Messages Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Retaining a Copy of Sent Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Working with Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Saving Messages to a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Confi guring Message Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Moving and Copying Messages Between Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Chapter 9: Beyond Simple Text Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Formatting Text in Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Formatting Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Options on the Format Text Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Working with Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Using Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Inserting a Table in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Working with Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Working with Quick Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Using Special Text Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Quick Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Drop Cap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Date & Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Text Box. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Including Illustrations in Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Inserting a Picture from a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Inserting Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Inserting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Inserting a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Inserting SmartArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Using Symbols in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Inserting an Equation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Inserting a Symbol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Inserting a Horizontal line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Working with Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Inserting Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Inserting Hyperlinks to Files or Web Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Inserting a Hyperlink to a Place in the Current Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Inserting a Hyperlink to a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Inserting a Hyperlink to an E-Mail Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Removing a Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Inserting Bookmarks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

xii Table of Contents

Including Other Items in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Attaching Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Inserting Files in the Body of a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Including an Outlook 2007 Item. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Attaching a Business Card to a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Including a Calendar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Customizing the Appearance of Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Understanding How Outlook Formats Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Using Themes to Customize Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Creating a Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Using Stationery to Customize Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Creating a Custom Message Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Using Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Understanding Message Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

Defi ning Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

Adding Signatures to Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

Backing Up Your Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Using the Proofi ng and Research Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Confi guring Research Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Chapter 10: Finding and Organizing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Finding and Organizing Messages with Search Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Using Search Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Customizing Search Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Creating a New Search Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Flagging and Monitoring Messages and Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Flagging Received and Previously Sent Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Flagging Outgoing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Viewing and Responding to Flagged Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Flagging Contact Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Grouping Messages by Customizing the Folder View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Filtering a View Using Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Managing E-Mail Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Chapter 11: Processing Messages Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Understanding Message Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Creating and Using Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Creating New Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Applying Rules to Specifi c Folders or All Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Copying Rules to Other Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Creating Rules Based on Existing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Creating Rules That Use OR Logic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Modifying Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Controlling Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Setting Rule Order. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Stopping Rules from Being Processed. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Disabling and Removing Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Table of Contents xiii

Sharing Rules with Others. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Backing Up and Restoring Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Using the Organize Pane to Create Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Using Rules to Move Messages Between Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Running Rules Manually and in Specifi c Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Chapter 12: Managing Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

How Outlook 2007 Junk E-Mail Filtering Works. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

No Automatic Filtering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Low. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

High . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Safe Lists Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Understanding How Outlook 2007 Uses the Filter Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Deleting Instead of Moving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Postmarking Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

How Outlook 2007 Phishing Protection Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Enabling and Confi guring Junk E-Mail Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Controlling Automatic Downloads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Confi guring Automatic Downloading of External Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Marking and Unmarking Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Creating Other Junk E-Mail Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Other Spam Filtering Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Filtering in Exchange Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Using Third-Party Filters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Managing Junk E-Mail Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Chapter 13: Automatically Responding to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Creating Automatic Responses with the Out Of Offi ce Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

Understanding Out Of Offi ce Assistant Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Using the Out Of Offi ce Assistant with Exchange Server 2003 and Earlier . . . . . . . . 322

Using the Out Of Offi ce Assistant for Exchange Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Creating Custom Out Of Offi ce Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Creating Automatic Responses with Custom Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Setting Up the Reply. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Creating Automatic Responses from Local Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Creating Automatic Responses from the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Chapter 14: Securing Your System, Messages, and Identity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Confi guring HTML Message Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Protecting Messages with Digital Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Understanding Digital Certifi cates and Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Obtaining a Digital Certifi cate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

Copying a Certifi cate to Another Computer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Signing Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Understanding S/MIME and Clear-Text Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Adding Your Digital Signature. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Setting Global Security Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

xiv Table of Contents

Creating and Using Security Profi les . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Reading Signed Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Changing Certifi cate Trust Relationships. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Confi guring CA Trust . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Confi guring CA Trust for Multiple Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Viewing and Validating a Digital Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

Encrypting Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Getting Ready for Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Sending Encrypted Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Reading Encrypted Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Importing Certifi cates from Outlook Express. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Protecting Data with Information Rights Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Using Microsoft’s IRM Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Viewing IRM-Protected Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Working with Multiple Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Chapter 15: Receiving Messages Selectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Understanding Remote Mail Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Remote Mail in a Nutshell. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Setting Up for Remote Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Working with Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Downloading Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Marking and Unmarking Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Processing Marked Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Selective Downloading for POP3 Using Send/Receive Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Retrieving Only Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Retrieving Based on Message Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Keeping Messages on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Chapter 16: Using RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Understanding RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Confi guring RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Adding RSS Feeds to Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Using Your RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Adding an OPML File to Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Managing Your RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Setting RSS Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Chapter 17: Using LDAP Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Overview of LDAP Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Confi guring a Directory Service Account in Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Setting the Search Base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Confi guring a Directory Service Account in Windows Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Using LDAP to Find People. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Searching from Windows Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Table of Contents xv

Part 3: Working with Contacts

Chapter 18: Creating and Managing Your Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Working with the Contacts Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Creating a Contact Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Creating Contact Entries from the Same Company. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Creating a Contact Entry from an E-Mail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Copying an Existing Contact Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Creating Other Contacts Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Copying the Design of a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Working with Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Associating a Contact with Other Items and Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Assigning Categories to Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Resolving Duplicate Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Phoning a Contact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Sending an E-Mail Message to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Connecting to a Contact’s Web Site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Scheduling Appointments and Meetings with Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Assigning a Task to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Flagging a Contact for Follow-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Finding Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Making a Common Change to Multiple Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Viewing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Using Standard Views in the Contacts Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Customizing Contacts View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Printing Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Custom Contact Printing with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .440

Working with Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .440

Creating a Personal Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Adding or Deleting Names in a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

Sharing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Sharing Your Contacts Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Sharing Contacts with vCards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .446

Setting Contact Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .448

Using Contacts Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Chapter 19: Using Microsoft Business Contact Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

Understanding What Business Contact Manager Can Do . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

Confi guring Business Contact Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454

Where Is Business Contact Manager? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455

Adding and Removing Business Contact Manager for a Profi le . . . . . . . . . . . . . . . . . 456

Using the Business Contact Manager Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457

Business Contact Manager Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457

Business Contact Manager Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461

Working with Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463

Copying Existing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463

Creating New Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464

xvi Table of Contents