Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội

MỤC LỤC

Trang

Danh mục các từ viết tắt 3

Danh mục sơ đồ, bảng biểu 4

Lời nói đầu 6

PHÇN 1: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà 8

xuất bản Lao động - Xã hội

1.1. Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Xí nghiệp In ảnh hưởng đến toán 8

nguyên vật liệu

1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp 8

1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp 12

1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp 16

1.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp 24

1.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp 28

1.1.5.1. Hệ thống chứng từ kế toán 29

1.1.5.2. Hệ thống tài khoản kế toán 30

1.1.5.3. Hệ thống sổ kế toán 39

1.1.5.4. Hệ thống báo cáo tài chính 41

1.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản 43

Lao động - Xã hội

1.2.1. Đặc điểm, phân loại và quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 43

1.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 43

1.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 44

1.2.1.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 46

1.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 47

1

1.2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 48

1.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho 48

1.2.3. Chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 49

1.2.3.1. Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu 49

1.2.3.2. Nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu 54

1.2.3.3. Kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp 64

1.2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 69

1.2.4.1. Kế toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu 70

1.2.4.2. Kế toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu 71

1.2.4.3. Kế toán kết quả kiểm kê nguyên vật liệu 72

PHÇN 2: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà 76

xuất bản Lao động - Xã hội

2.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 76

In thuộc Nhà xuất bản Lao động I - Xã hội

2.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp 76

2.1.2. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp 77

2.2. Đánh giá kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao 78

động - Xã hội

2.2.1. Những ưu điểm 78

2.2.2. Những tồn tại 80

2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In 82

thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội

Kết luận 90

Danh mục tài liệu tham khảo 91

2

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Nguyên vật liệu : NVL

Sản xuất kinh doanh : SXKD

Nhà xuất bản : NXB

Doanh nghiệp : DN

Tài sản lưu động : TSLĐ

Tài sản cố định : TSCĐ

Đầu tư ngắn hạn : ĐTNH

Đầu tư dài hạn : ĐTDH

Nợ ngắn hạn : NNH

Tài khoản : TK

Nợ phải trả : NPT

Giá trị gia tăng : GTGT

Chứng từ ghi sổ : CTGS

3

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Trang

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp In 13

Bảng 1.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In 17

Bảng 1.2: Phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In 18

Bảng 1.3: Một số chỉ tiêu tài chính của Xí nghiệp In 20

Bảng 1.4: Kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong hai năm 21

2003-2004

Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In 23

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In 25

Biểu 1.1: Hệ thống TK kế toán của Xí nghiệp In 31

Sơ đồ 1.4: Quy trình thực hiện kế toán trên máy 41

Bảng 1.5: Danh mục vật tư của Xí nghiệp In 45

Sơ đồ 1.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL 50

Biểu 1.2: Hoá đơn GTGT 51

Biểu 1.3: Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) 52

Biểu 1.4: Phiếu nhập kho 53

Sơ đồ 1.6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho NVL 55

Biểu 1.5: Lệnh sản xuất 55

Biểu 1.6: Giấy xin lĩnh vật tư 57

Biểu 1.7: Phiếu xuất kho 59

Biểu 1.8: Tổng hợp xuất giấy + bản in của Xí nghiệp In 62

Biểu 1.9: Báo cáo tình hình sử dụng vật tư của Xí nghiệp In 63

Sơ đồ 1.7: Quy trình kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp In 64

Biểu 1.10: Thẻ kho 65

Biểu 1.11: Sổ kế toán chi tiết NVL 66

4

Biểu 1.12: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL 67

Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS 69

Biểu 1.13: CTGS nghiệp vụ nhập kho 70

Biểu 1.14: Bảng phân bổ NVL 71

Biểu 1.15: CTGS nghiệp vụ xuất kho 72

Biểu 1.16: Biên bản kiểm kê NVL 73

Biểu 1.17: Sổ đăng ký CTGS 74

Biểu 1.18: Sổ Cái TK 152 74

Biểu 2.1: Bảng phân bổ NVL 86

Biểu 2.2: Phiếu giao nhận chứng từ 88

Biểu 2.3: Sổ số dư 88

Biểu 2.4: Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL 88

Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư 89

5

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, xu hướng toàn cầu hoá và thương mại hoá đang diễn ra một cách sâu

sắc trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội trên phạm vi toàn thế giới. Đối với

nước ta, đang trong giai đoạn phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội

chủ nghĩa để có nhiều cơ hội phát triển nước ta phải hội nhập vào nền kinh tế khu

vực và thế giới. Nền kinh tế thị trường cùng với xu hướng toàn cầu hoá và thương

mại hoá với sự tự do cạnh tranh, bình đẳng giữa các thành phần kinh tế, mở ra cho

các DN nhiều cơ hội vươn lên tự khẳng định mình. Tuy nhiên, nó cũng đặt ra cho các

DN nhiều khó khăn, thử thách cần phải giải quyết. Các DN muốn đứng vững và cạnh

tranh được trên thị trường thì phải tạo ra uy tín và hình ảnh cho sản phẩm của mình

thể hiện qua: chất lượng, mẫu mã, giá cả… trong đó chất lượng là vấn đề then chốt.

Để thực hiện được điều đó, DN phải tiến hành quản lý một cách đồng bộ các yếu tố

cũng như các khâu của quá trình SXKD. Hạch toán kế toán là một công cụ không thể

thiếu được nhằm quản lý việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn một cách chủ động,

sáng tạo và có hiệu quả.

Trong các DN sản xuất, kế toán NVL là một khâu quan trọng vì chi phí NVL

thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, cho nên một sự biến động

nhỏ về NVL cũng ảnh hưởng đến thu nhập, lợi nhuận của DN. Chính vì vậy, việc

quản lý NVL một cách hợp lý, khoa học sẽ góp phần tiết kiệm NVL, giảm chi phí, hạ

giá thành nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của DN. Hạch toán tốt NVL sẽ đảm

bảo cung cấp NVL một cách kịp thời cho sản xuất, đồng thời kiểm tra và giám sát

chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc sử

dụng lãng phí vật liệu trong sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi

nhuận cao cho DN.

Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội là một DN trực thuộc NXB Lao

động - Xã hội hoạt động trong lĩnh vực in ấn, một lĩnh vực mà NVL là yếu tố then

chốt của quá trình SXKD, với ý thức sâu sắc vai trò quan trọng của NVL trong quá

trình sản xuất, Xí nghiệp đã rất chú trọng đến công tác kế toán NVL và coi nó là một

bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của Xí nghiệp.

Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội, được sự giúp

đỡ chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng kế toán - tài vụ, cùng sự hướng dẫn nhiệt tình

của thầy giáo Trần Văn Thuận nên em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Kế toán

6

nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội” để thực

hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình.

Chuyên đề tốt nghiệp của em gồm những nội dung chính sau đây:

PhÇn 1: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất

bản Lao động - Xã hội

Phần 2: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất

bản Lao động -Xã hội

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên chuyên

đề của em chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Vì vậy, em rất

mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, các cô trong phòng kế

toán - tài vụ của Xí nghiệp In nhằm hoàn thiện hơn nữa đề tài mà em nghiên cứu.

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Văn Thuận cùng các cô

trong phòng kế toán - tài vụ của Xí nghiệp In đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành

chuyên đề này.

7

PHẦN 1: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC

NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

1.1. Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Xí nghiệp In ảnh hưởng đến kế

toán NVL

1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp

Xí nghiệp có tên đầy đủ là: Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội; có trụ

sở chính tại ngõ Hoà Bình 4, phường Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà

Nội; điện thoại 04.8632588, Fax: 04.8638173.

Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội, tiền thân là Xưởng in được thành

lập ngày 08/11/1983 theo Quyết định số 287-TBXH/QĐ của Bộ Thương binh - Xã

hội với nhiệm vụ in tài liệu, biểu mẫu... phục vụ nội bộ. Khi mới thành lập Xí nghiệp

chỉ có 30 cán bộ, công nhân (phần lớn là cán bộ, công nhân của Bộ điều động xuống,

số cán bộ, công nhân viên này chưa ai có tay nghề và ít hiểu biết về lĩnh vực in ấn), 3

máy in Typo và 1 đến 2 máy in lưới, in Ronéo để thực hiện những sản phẩm hết sức

đơn giản. Mặc dù trong những năm đầu thành lập Xưởng in đã gặp rất nhiều khó

khăn về nhân lực cũng như về cơ vật chất, kỹ thuật nhưng đã hoàn thành tốt và vượt

mức những nhiệm vụ mà cấp trên giao cho.

Ngày 19/12/1986 Bộ Thương binh và Xã hội ra Quyết định số 293-TBXH/QĐ

đổi tên thành Xí nghiệp In, ngoài nhiệm vụ như trên còn nhận hợp đồng của các

ngành, các thành phần kinh tế để có thêm việc làm, tăng thu nhập.

Ngày 23/11/1988 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (sau khi hợp nhất 2 bộ

là: Bộ Lao Động và Bộ Thương binh - Xã hội thành Bộ Lao động - Thương binh và

Xã hội năm 1988) có quyết định số 516-LĐTBXH /QĐ thành lập Xí nghiệp dịch vụ

và đời sống (bao gồm Xí nghiệp In; Ban đời sống của Bộ; Trung tâm dịch vụ hỗ trợ

lao động Đông Anh) với chức năng in ấn và hoạt động dịch vụ tăng thêm nguồn thu,

hỗ trợ một phần cho cán bộ, viên chức của Bộ.

Ngày 16/01/1991 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có Quyết định số 18-

LĐTBXH /QĐ đổi tên Xí nghiệp sản xuất dịch vụ đời sống thành Xí nghiệp In và sản

xuất dụng cụ người tàn tật với chức năng: In và sản xuất xe lăn, xe lắc, nạng, nẹp...

phục vụ thương binh và người tàn tập.

Ngày 20/03/1993 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ra Quyết định số 152-

LĐTBXH /QĐ thành lập DN Nhà nước theo Nghị định số 388-CP của Chính Phủ và

8

mang tên là Nhà in Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, hoạt động theo nguyên tắc

hạch toán kinh tế độc lập, là đơn vị kinh tế cơ sở trực thuộc Bộ, có điều lệ và tổ chức

hoạt động. Kể từ ngày thành lập nhiệm vụ xuyên suốt của Nhà in là: Tổ chức in ấn

các loại ấn phẩm, tài liệu, biểu mẫu, giấy tờ quản lý kinh tế - xã hội của Bộ, của

ngành và của các thành phần kinh tế. Tận dụng khả năng, nội lực, cơ sở vật chất, kỹ

thuật và phương tiện để mở rộng sản xuất, gia công về in ấn, theo kế hoạch của Vụ

Kế hoạch tài chính nhằm thu hút lao động, tạo việc làm tăng thêm nguồn thu. Tổ

chức quản lý, bảo toàn và phát triển vốn để sản xuất, không ngừng nâng cao đời sống

vật chất, tinh thần cho người lao động.

Thực hiện sắp xếp lại DN Nhà nước, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã

có Quyết định số 564/2003/QĐ-BLĐTBXH ngày 07/5/2003 sáp nhập NXB Lao động

- Xã hội và Nhà in Bộ Lao động - Xã hội thành Nhà xuất bản Lao động - Xã hội.

Trong giai đoạn phát triển mới chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp In thuộc NXB

Lao động - Xã hội được thay đổi như sau:

 Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội là cơ sở in ấn các ấn phẩm của

NXB Lao động - Xã hội, do Giám đốc NXB quyết định thành lập, hoạt động theo

hình thức phụ thuộc có con dấu và tài khoản riêng.

 Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội do một giám đốc phụ trách,

được Giám đốc NXB bổ nhiệm; Giám đốc Xí nghiệp có quyền dự kiến người phụ

trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB quyết định; dựa vào hiệu quả

SXKD Giám đốc Xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng

quy định của Nhà nước và của NXB đề ra và được quyền xây dựng quy chế phân

phối tiền lương cho người lao động, đảm bảo công bằng, dân chủ đúng nguyên tắc

“Tốc độ tăng tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng năng suất lao động”.

 Hàng tháng, quý, năm Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội phải làm

báo cáo quyết toán và xây dựng phương hướng kế hoạch cho nhiệm kỳ tới trình Giám

đốc phê duyệt, sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, phản ánh đúng và trung thực tình

hình hoạt động SXKD của Xí nghiệp, bảo đảm các nguồn vốn không ngừng phát

triển; tổ chức sản xuất, bố trí lao động hợp lý, có khoa học đáp ứng được quy trình kỹ

thuật và theo dõi, giám sát và xây dựng chỉ tiêu định mức kỹ thuật về vật tư, lao

động, NVL, đơn giá,... bảo đảm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất.

Tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động – Xã hội đã tiến hành sắp xếp lại tổ chức

sản xuất, tổ chức lao động. Các đơn vị đã đi vào hoạt động ổn định, tinh giảm bộ

9