Kế toán (KT) nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ trong các DN

PhÇn I

lý luËn chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu

(nvl) - c«ng cô dông cô trong c¸c doanh nghiÖp

i. c¬ së h¹ch to¸n nvl, c«ng cô dông cô trong c¸c

doanh nghiÖp

1 - Kh¸i niÖm NVL

Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt NVL lµ nh÷ng ®èi tîng lao ®éng,thÓ hiÖn

díi d¹ng vËt ho¸ lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, lµ c¬ së vËt

chÊt cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm.

Trong qu¸ tr×nh tham gia vµo s¶n xuÊt kinh doanh, NVL chØ tham gia vµo

mét chu kú s¶n xuÊt nhÊt ®Þnh, NVL bÞ tiªu hao toµn bé vµ kh«ng gi÷ nguyªn h×nh

th¸i vËt chÊt ban ®Çu mµ gi¸ trÞ cña NVL ®îc chuyÓn toµn bé mét lÇn vµo chi phÝ

s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm míi lµm ra.

2 - §Æc ®iÓm vµ vai trß cña NVL trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt

Trong c¸c Doanh nghiÖp s¶n xuÊt (c«ng nghiÖp, x©y dùng c¬ b¶n) vËt liÖu

lµ mét bé phËn cña hµng tån kho thuéc TSC§ cña Doanh nghiÖp. MÆt kh¸c, nã

cßn lµ nh÷ng yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu, lµ c¬ së vËt chÊt vµ ®iÒu kiÖn ®Ó h×nh thµnh

nªn s¶n phÈm.

Chi phÝ vÒ c¸c lo¹i vËt liÖu thêng chiÕm mét tØ träng lín trong toµn bé chi

phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm trong c¸c Doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Do ®ã vËt

liÖu kh«ng chØ quyÕt ®Þnh ®Õn mÆt sè lîng cña s¶n phÈm, mµ nã cßn ¶nh hëng trùc

tiÕp ®Õn chÊt lîng s¶n phÈm t¹o ra. NVL cã ®¶m b¶o ®óng quy c¸ch, chñng lo¹i,

sù ®a d¹ng th× s¶n phÈm s¶n xuÊt míi ®¹t ®îc yªu cÇu vµ phôc vô cho nhu cÇu tiªu

dïng ngµy cµng cao cña X· héi.

1

Nh ta ®· biÕt, trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vËt liÖu bÞ tiªu hao toµn bé kh«ng gi÷

nguyªn ®îc h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu, gi¸ trÞ cña nã chuyÓn mét lÇn toµn bé vµo

gi¸ trÞ s¶n phÈm míi t¹o ra. Do ®ã, t¨ng cêng qu¶n lý c«ng t¸c kÕ to¸n NVL ®¶m

b¶o viÖc sö dông tiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶ nh»m h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt, h¹ gi¸ thµnh

s¶n phÈm, t¨ng thu nhËp cho Doanh nghiÖp cã ý nghÜa rÊt quan träng. ViÖc qu¶n

lý vËt liÖu ph¶i bao gåm c¸c mÆt nh: sè lîng cung cÊp, chÊt lîng chñng lo¹i vµ gi¸

trÞ. Bëi vËy, c«ng t¸c kÕ to¸n NVL lµ ®iÒu kiÖn kh«ng thÓ thiÕu ®îc trong toµn bé

c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh cña Nhµ níc nh»m cung cÊp kÞp thêi ®Çy ®ñ vµ

®ång bé nh÷ng vËt liÖu cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt, kiÓm tra ®îc c¸c ®Þnh møc dù tr÷,

tiÕt kiÖm vËt liÖu trong s¶n xuÊt, ng¨n ngõa vµ h¹n chÕ mÊt m¸t, h háng, l·ng phÝ

trong tÊt c¶ c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. §Æc biÖt lµ cung cÊp th«ng tin cho

c¸c bé phËn kÕ to¸n nh»m hoµn thµnh tèt nhiÖm vô kÕ to¸n qu¶n trÞ.

3- C¸c ph¬ng ph¸p ph©n lo¹i NVL

1 - Ph©n lo¹i vËt liÖu.

Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vËt liÖu bao gåm rÊt nhiÒu lo¹i víi c¸c néi

dung kinh tÕ, c«ng dông vµ tÝnh n¨ng lý – ho¸ häc kh¸c nhau vµ thêng xuyªn cã

sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. §Ó thuËn lîi cho qu¸

tr×nh qu¶n lý mét c¸ch chÆt chÏ vµ tæ chøc h¹ch to¸n tíi chi tiÕt tõng lo¹i vËt liÖu

®¶m b¶o hiÖu qu¶ sö dônh trong s¶n xuÊt th× Doanh nghiÖp cÇn ph¶i tiÕn hµnh

ph©n lo¹i vËt liÖu. Ph©n lo¹i vËt liÖu lµ qu¸ tr×nh s¾p xÕp vËt liÖu theo tõng lo¹i,

tõng nhãm trªn mét c¨n cø nhÊt ®Þnh nhng tuú thuéc vµo tõng lo¹I h×nh cô thÓ cña

tõng Doanh nghiÖp theo tõng lo¹i h×nh s¶n xuÊt, theo néi dung kinh tÕ vµ c«ng

dông cña vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. HiÖn nay c¸c Doanh nghiÖp

thêng c¨n cø vµo néi dung kinh tÕ vµ c«ng dông cña vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n

xuÊt kinh doanh ®Ó ph©n chia vËt liÖu thµnh c¸c lo¹i sau:

* Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh: lµ ®èi tîng lao ®éng chñ yÕu cña C«ng ty vµ

lµ c¬ së vËt chÊt chñ yÕu cÊu thµnh nªn thùc thÓ vËt chÊt chñ yÕu cña s¶n phÈm nh:

2

xi m¨ng, s¾t thÐp trong x©y dùng c¬ b¶n, v¶i trong may mÆc.... NVL chÝnh dïng

vµo s¶n xuÊt s¶n phÈm h×nh thµnh nªn chi phÝ NVL trùc tiÕp.

* VËt liÖu phô: còng lµ ®èi tîng lao ®éng, chØ cã t¸c dông phô trî trong s¶n

xuÊt ®îc dïng víi vËt liÖu chÝnh lµm t¨ng chÊt lîng s¶n phÈm, nh h×nh d¸ng mµu

s¾c hoµn chØnh s¶n phÈm hoÆc phôc vô cho c«ng viÖc qu¶n lý s¶n xuÊt. VËt liÖu

phô bao gåm: thuèc nhuém, thuèc tÈy, s¬n c¸c lo¹i, c¸c lo¹i phô gia bªt«ng, dÇu

mì b«i tr¬n, x¨ng ch¹y m¸y....

* Nhiªn liÖu: lµ nh÷ng vËt liÖu ®îc sö dông ®Ó phôc vô cho c«ng nghÖ s¶n

xuÊt s¶n phÈm, kinh doanh nh ph¬ng tiÖn vËn t¶i, m¸y mãc thiÕt bÞ ho¹t ®éng

trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nhiªn liÖu bao gåm c¸c lo¹i nh: x¨ng dÇu ch¹y m¸y, than

cñi, khÝ ga...

* Phô tïng thay thÕ: lµ c¸c chi tiÕt phô tïng, sö dông ®Ó thay thÕ söa ch÷a

c¸c lo¹i m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt, ph¬ng tiÖn vËn t¶i.

* VËt liÖu vµ thiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n: bao gåm c¸c lo¹i vËt liÖu vµ thiÕt bÞ,

ph¬ng tiÖn l¾p ®Æt vµo c¸c c«ng tr×nh x©y dùng c¬ b¶n cña Doanh nghiÖp x©y l¾p.

* VËt liÖu kh¸c: lµ c¸c lo¹i vËt liÖu cßn ®îc xÐt vµo c¸c lo¹i kÓ trªn nh phÕ

liÖu thu håi tõ thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh, tõ s¶n xuÊt kinh doanh nh bao b×, vËt ®ãng

gãi…

* PhÕ liÖu: lµ nh÷ng lo¹i vËt liÖu thu ®îc trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, thanh lý

tµi s¶n cã thÓ sö dông hay b¸n ra ngoµi.( ph«i bµo, v¶i vôn ) …

V× vËy c¨n cø vµo môc ®Ých vµ n¬i sö dông NVL th× toµn bé NVL cña

Doanh nghiÖp ®îc chia thµnh NVL dïng trùc tiÕp vµo s¶n xuÊt kinh doanh vµ

NVL dïng vµo c¸c nhu cÇu kh¸c.

Tuú thuéc vµo yªu cÇu qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chi tiÕt cña tõng Doanh nghiÖp

mµ trong tõng lo¹i vËt liÖu nªu trªn l¹i ®îc chia thµnh tõng nhãm, tõng quy c¸ch

tõng lo¹i mét c¸ch chi tiÕt h¬n.

3

II- C¸c ph¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ NVL vµ nghiÖp vô kÕ to¸n NVL

1 - §¸nh gi¸ NVL.

§¸nh gi¸ NVL lµ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña chóng theo mét nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh.

Theo quy ®Þnh hiÖn hµnh, kÕ to¸n nhËp xuÊt tån kho NVL ph¶i ph¶n ¸nh theo gi¸

thùc tÕ, khi xuÊt kho còng ph¶i x¸c ®Þnh theo gi¸ thùc tÕ xuÊt kho theo ®óng ph-

¬ng ph¸p quy ®Þnh. Tuy nhiªn trong kh«ng Ýt Doanh nghiÖp ®Ó ®¬n gi¶n vµ gi¶m

bít khèi lîng ghi chÐp, tÝnh to¸n hµng ngµy cã thÓ sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch

to¸n t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu.

Nh vËy, ®Ó ®¸nh gi¸ vËt liÖu c¸c Doanh nghiÖp thêng dïng tiÒn ®Ó biÓu hiÖn

gi¸ trÞ cña chóng. Trong c«ng t¸c h¹ch to¸n ë c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt th× vËt liÖu ®îc

®¸nh gi¸ theo hai ph¬ng ph¸p chÝnh:

- §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ.

- §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n.

1.1 - §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ.

1.1.1 - Gi¸ vËt liÖu thùc tÕ nhÊp kho.

Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt - x©y dùng c¬ b¶n, vËt liÖu ®îc nhËp tõ

nhiÒu nguån nhËp mµ gi¸ thùc tÕ cña chóng trong tõng lÇn nhËp ®îc x¸c ®Þnh cô

thÓ nh sau:

- §èi víi vËt liÖu mua ngoµi: TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ nhËp kho lµ gi¸ trÞ mua ghi

trªn ho¸ ®¬n céng víi c¸c chi phÝ thu mua thùc tÕ (bao gåm chi phÝ vËn chuyÓn,

bèc xÕp, b¶o qu¶n, ph©n lo¹i, b¶o hiÓm...) céng thuÕ nhËp khÈu (nÕu cã) trõ c¸c

kho¶n gi¶m gi¸ triÕt khÊu (nÕu cã). Gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n nÕu tÝnh thuÕ GTGT

theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ th× b»ng gi¸ cha thuÕ, nÕu tÝnh thuÕ GTGT theo ph¬ng

ph¸p trùc tiÕp th× b»ng gi¸ cã thuÕ.

- §èi víi vËt liÖu Doanh nghiÖp tù gia c«ng chÕ biÕn vËt liÖu: TrÞ gi¸ vèn

thùc tÕ nhËp kho lµ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt ®em gia c«ng

4

chÕ biÕn céng c¸c chi phÝ gia c«ng, chÕ biÕn vµ chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì (nÕu

cã).

- §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn gi¸ thùc tÕ gåm: TrÞ gi¸ thùc

tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn céng víi c¸c

chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì ®Õn n¬i thuª chÕ biÕn vÒ Doanh nghiÖp céng sè tiÒn

ph¶i tr¶ cho ngêi nhËn gia c«ng chÕ biÕn.

- Trêng hîp Doanh nghiÖp nhËn vèn gãp vèn liªn doanh cña c¸c ®¬n vÞ

kh¸c b»ng vËt liÖu th× gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ do héi ®ång liªn doanh thèng nhÊt ®Þnh

gi¸. Céng víi chi phÝ kh¸c (nÕu cã)

- PhÕ liÖu thu håi nhËp kho: TrÞ gi¸ thùc tÕ nhËp kho chÝnh lµ gi¸ íc tÝnh

thùc tÕ cã thÓ b¸n ®îc.

- §èi víi vËt liÖu ®îc tÆng thëng: th× gi¸ thùc tÕ tÝnh theo gi¸ thÞ trêng t¬ng

®¬ng. Céng chi phÝ liªn quan ®Õn viÖc tiÕp nhËn

1.1.2 - Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho.

VËt liÖu ®îc thu mua nhËp kho thêng xuyªn tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, do

vËy gi¸ thùc tÕ cña tõng lÇn, ®ît nhËp kho kh«ng hoµn toµn gièng nhau. §Æc biÖt,

®èi víi c¸c Doanh nghiÖp thuéc ®èi tîng nép thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu

trõ thuÕ hay theo ph¬ng ph¸p trùc tiÕp trªn GTGT vµ c¸c Doanh nghiÖp kh«ng

thuéc ®èi tîng chÞu thuÕ GTGT th× gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu thùc tÕ nhËp kho l¹i

cµng cã sù kh¸c nhau trong tõng lÇn nhËp. V× thÕ mçi khi xuÊt kho, kÕ to¸n ph¶i

tÝnh to¸n x¸c ®Þnh ®îc gi¸ thùc tÕ xuÊt kho cho c¸c nhu cÇu, ®èi tîng sö dông kh¸c

nhau theo ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho ®· ®¨ng ký ¸p dông vµ ph¶i ®¶m

b¶o tÝnh nhÊt qu¸n trong niªn ®é kÕ to¸n. §Ó tÝnh gi¸ thùc tÕ cña NVL xuÊt kho cã

thÓ ¸p dông mét trong nh÷ng ph¬ng ph¸p sau:

a>TÝnh theo gi¸ ph¬ng ph¸p ®¬n vÞ b×nh qu©n: theo ph¬ng ph¸p nµy, gi¸

thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng trong kú ®îc tÝnh trªn c¬ së sè lîng vËt liÖu xuÊt kho vµ

®¬n gi¸ thùc tÕ, vËt liÖu tån ®Çu kú.

5

= ×

+)B×nh qu©n cuèi kú tríc :

=

§iÒu kiÖn ¸p dông:

- ChØ ph¶n ¸nh kÞp thêi t×nh h×nh xuÊt vËt liÖu trong kú mµ kh«ng ®Ò cËp

®Õn gi¸ NVL biÕn ®éng trong kú nªn ®é chÝnh x¸c kh«ng cao

+) B×nh qu©n sau mçi lÇn nhËp:

=

§iÒu kiÖn ¸p dông:

- Cã ®é chÝnh x¸c cao

- Kh«ng thÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã nhiÒu lo¹i hµng vµ thêng xuyªn

xuÊt dïng

Trong ®ã gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n ®îc tÝnh theo 1 trong 3 d¹ng sau:

+) TÝnh theo gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n gia quyÒn: theo ph¬ng ph¸p nµy gi¸

thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho ®îc c¨n cø vµo sè lîng xuÊt kho trong kú vµ ®¬n gi¸ thùc

tÕ b×nh qu©n ®Ó tÝnh.

= ×

Trong ®ã: +

=

Ph¬ng ph¸p nµy dïng ®Ó tÝnh to¸n gi¸ vèn vËt liÖu xuÊt kho cho tõng lo¹i

vËt liÖu. §iÒu kiÖn ¸p dông:

+ §¬n vÞ chØ dïng mét lo¹i gi¸ thùc tÕ ®Ó ghi sæ

6

§¬n gi¸ thùc tÕ

b×nh qu©n

Gi¸ thùc tÕ tån kho

®Çu kú

Gi¸ thùc tÕ vËt

liÖu xuÊt trong

kú

Sè lîng vËt liÖu

xuÊt dïng trong

kú

§¬n vÞ b×nh

qu©n

Gi¸ thùc tÕ vËt

liÖu xuÊt trong

kú

Sè lîng vËt liÖu

xuÊt trong kú

§¬n vÞ b×nh

qu©n

TrÞ gi¸ thùc tÕ VL

nhËp trong kú

Sè lîng VL tån kho

®Çu kú

Sè lîng VL nhËp kho

trong kú

+ Theo dâi ®îc sè lîng vµ gi¸ trÞ cña tõng thø vËt liÖu nhËp, xuÊt kho.

c>TÝnh theo gi¸ nhËp tríc xuÊt tríc (FIFO)

Theo ph¬ng ph¸p nµy ta ph¶i x¸c ®Þnh ®îc ®¬n gi¸ thùc tÕ nhËp kho cña

tõng lÇn nhËp vµ gi¶ thiÕt tµi s¶n nµo nhËp tríc th× xuÊt tríc, hµng nµo nhËp sau th×

xuÊt sau. Sau ®ã c¨n cø vµo sè lîng xuÊt kho ®Ó tÝnh ra gi¸ thùc tÕ xuÊt kho theo

nguyªn t¾c: tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ nhËp tríc ®èi víi lîng xuÊt kho ®èi víi lÇn

nhËp tríc, sè cßn l¹i ®îc tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ lÇn nhËp tiÕp theo. Nh vËy, gi¸

thùc tÕ cña vËt liÖu tån cuèi kú chÝnh lµ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho thuéc c¸c

lÇn mua vµo sau cïng.

§iÒu kiÖn ¸p dông:

+ ChØ dïng ph¬ng ph¸p nµy ®Ó theo dâi chi tiÕt vÒ sè lîng vµ ®¬n gi¸ cña

tõng lÇn nhËp - xuÊt kho.

+ Khi gi¸ vËt liÖu trªn thÞ trêng cã biÕn ®éng chØ dïng gi¸ thùc tÕ ®Ó ghi vµo

sæ.

d>TÝnh theo gi¸ thùc tÕ nhËp sau xuÊt tríc (LIFO)

Theo ph¬ng ph¸p nµy nh÷ng vËt liÖu nhËp kho sau th× xuÊt tríc vµ khi tÝnh

to¸n mua thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho theo nguyªn t¾c: tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ

cña lÇn nhËp sau cïng ®èi víi sè lîng xuÊt kho thuéc lÇn nhËp sau cïng, sè cßn l¹i

®îc tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ cña c¸c lÇn nhËp tríc ®ã. Nh vËy, gi¸ thùc tÕ cña vËt

liÖu tån kho cuèi kú l¹i lµ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu thuéc c¸c lÇn nhËp ®Çu kú.

§iÒu kiÖn ¸p dông: gièng nh ph¬ng ph¸p nhËp tríc - xuÊt tríc.

e>TÝnh theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh:

Ph¬ng ph¸p nµy thêng ®îc ¸p dông ®èi víi c¸c vËt liÖu cã gi¸ trÞ cao, c¸c

lo¹i vËt liÖu ®Æc chñng. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho ®îc c¨n cø vµo sè lîng xuÊt

kho vµ ®¬n gi¸ nhËp kho (mua) thùc tÕ cña tõng hµng, tõng lÇn nhËp tõng l« hµng

7