H]ớng dẫn sử dụng Pmis

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Hà Nội, tháng 08/2008

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

MỤC LỤC

I. Giới thiệu chung................................................................................................................................3

II. Một số giải thích..............................................................................................................................4

III. Bắt đầu với PMIS...........................................................................................................................7

IV. Quản trị danh mục........................................................................................................................12

V. Quản lý thông tin hồ sơ cán bộ......................................................................................................19

VI. Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS................................................................................................30

VII. Làm việc với báo cáo trong PMIS..............................................................................................77

VIII. Các công cụ hỗ trợ trong PMIS.................................................................................................82

IX. Công cụ quản trị hệ thống............................................................................................................90

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 2

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

I. Giới thiệu chung

PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần

mềm cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi, thống kê, hỗ trợ tác nghiệp, quản lý hồ sơ

CBGV ngành Giáo dục & Đào tạo.

Tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng (end-user) khi làm việc với hệ thống PMIS.

Để làm việc tốt với hệ thống PMIS hãy bắt đầu với tài liệu này để làm rõ các khái niệm và thao

tác với các chức năng của hệ thống .

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 3

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

II. Một số giải thích

1. Giải thích thuật ngữ sử dụng

STT Tên Diễn giải

1

Tổ hợp phím

Thực hiện bấm đồng thời một số phím (Ví dụ: Alt + T để

nhập mới) để thực hiện một chức năng nào đó tùy thuộc vào

người lập trình.

Thông thường các phím tắt được thiết kế là sự kết hợp giữa

phím tắt Alt và một từ gợi nhớ trong nút chức năng đó (Ví

dụ: Thêm mới : Alt + T) .

2

Phím nóng

Minh họa

(Alt + S)

- Phím nóng được sử dụng trong mỗi chức năng của chương

trình (có chức năng không có).

- Sử dụng phím nóng người sử dụng quen thì các thao tác với

chương trình sẽ rất nhanh và làm tăng hiệu quả làm việc.

Nhận biết phím nóng:

+ Với các nút có dòng chữ làm tiêu đề thì chữ cái nào được

gạch chân ta có tổ hợp phím nóng là Alt + chữ cái đó.

+ Với các nút có hình ảnh: Khi di chuột trên nút sẽ hiện dòng

chữ giải thích và tổ hợp phím nóng.

3

Biểu tượng

Minh họa

(Tra cứu thông tin)

Biểu tượng là hình ảnh tượng trưng cho một chức năng nào

đó.

- Khi người sử dụng kích đúp chuột vào biểu tượng thì

chương trình sẽ khởi động chức năng đó. Thông thường

người sử dụng thường thiết kế các biểu tượng có ý nghĩa

tương ứng với nội dung của chức năng đó.

4

Biểu tượng thông báo

lỗi

Minh họa

Trong quá trình khai báo các tham số, hay nhập dữ liệu nếu

có lỗi xảy ra chương trình sẽ hiển thị biểu tượng thông báo

lỗi màu đỏ bên cạnh công cụ nhập liệu, kèm theo chú thích

khi người sử dụng di chuột vào biểu tượng đó.

5

Nút Thoát

Minh hoạ

(Thoát)

Thoát khỏi chức năng hiện tại trở về màn hình chức năng

trước đó.

6

Server Máy phục vụ cơ sở dữ liệu, và chia sẻ dữ liệu cho các máy

khác sử dụng chương trình PMIS trên hệ thống mạng truy

cập vào.

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 4

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

7

Client Máy tính cài đặt chương trình PMIS.

8 Web Server Máy phục vụ cài hệ thống ứng dụng trên web, và chia sẻ cho

các máy Clients khác trên mạng.

2. Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình

STT Tên tổ hợp

phím

Ý nghĩa

1

Alt + T Thêm mới

2

Alt + S Sửa

3

Alt + X Xóa

4

Alt + O Thoát

5

Alt + N In ấn

6

Alt + H Hủy

7

Alt + I Trợ giúp

8

Alt + C Cập nhật

9

Alt + G Ghi

10 Alt + K Tìm kiếm

11 Alt + N Đánh giá

12 Alt + P Phục hồi

13

3. Các công cụ nhập liệu

STT Tên Diễn giải

1

Nút – Button

Minh họa

- Là một nút bấm thực hiện một chức năng

nào đó tương ứng với biểu tượng hoặc

dòng chữ ghi trên nút phụ thuộc vào ý đồ

thiết kế của người lập trình.

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 5

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

2

Ô soạn thảo – Text box

Minh họa

- Cho phép người sử dụng nhập dữ liệu vào

đó (cả số và chữ hoặc ngày tháng) dữ liệu

đó sẽ được kiểm tra tính hợp lệ theo ý đồ

thiết kế của người lập trình.

3

Ô danh sách – List Box

Minh họa

- Là ô chứa một danh sách nào đó phục vụ

cho người dùng thao tác với chương trình.

- Người dùng có thể sử dụng mũi tên lên,

xuống để đi chuyển qua lại trên danh sách.

4

Ô danh mục – Combo box

Minh họa

- Combo box là sự kết hợp giữa ô Textbox

và Listbox.

- Người dùng có thể lựa chọn các giá trị

trong hộp chọn. Để hiện danh sách người

dùng có thể kích chuột vào hình tam giác

hoặc bấm tổ hợp phím Alt+ mũi tên xuống

hoặc phím nóng F4.

- Ngoài ra để đến một dòng nào đó trên

danh sách người dùng chỉ cần bấm chữ cái

đầu của dòng đó chương trình sẽ tự động

chuyển đến dòng có chữ cái đầu mà bạn

bấm (nếu có).

5

Lưới – Grid

Minh họa

- Thông thường công cụ này dùng để hiển

thị dữ liệu theo dạng lưới, mỗi dòng là một

bản ghi (một dòng thông tin). Người dùng

có thể nhập, sửa dữ liệu trên mỗi ô lưới

như thao tác với ô soạn thảo Textbox.

6

Phân trang

Minh họa

Phân trang là cửa sổ giao diện được tổ

chức thành nhiều trang, thuận tiện cho việc

tổ chức các thông tin cho cửa sổ làm việc.

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 6

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

III. Bắt đầu với PMIS

Trước khi bắt đầu làm việc với hệ thống phải chắc chắn rằng ứng dụng PMIS đã được

cài đặt trên hệ thống máy tính của mình.

Có 2 cách thức để bắt đầu với PMIS từ lựa chọn trong mục chọn Start hoặc trên màn

hình làm việc.

Cách thông dụng kích hoạt và chạy ứng dụng:

Chọn mục chọn Start trong thanh công việc (Task bar), chọn tiếp Program

Nháy đúp chuột vào biểu tượng PMIS.

Chương trình sẽ được kích hoạt, hãy bắt đầu với các cửa sổ làm việc của PMIS.

Giao diện hiển thị lần đầu tiên sau khi cài đặt thành công với màn hình khai báo thông số

kết nối. Bạn phải đưa vào thông số để kết nối đến CDSL. Các lần khởi động sau đó bạn sẽ làm

việc với cửa sổ giao diện đăng nhập.

1. Bắt đầu với cửa sổ cấu hình.

Lần đầu tiên khi khởi động ứng dụng PMIS sau khi cài đặt, bạn phải qua bước khai báo

thông số kết nối. Giao diện hiện thị như sau:

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 7

Đưa vào tên máy chứa dữ

liệu chia sẻ

Đưa vào tên cơ sở dữ liệu

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Trước khi bắt đầu với phần khai báo thông tin kết nối, bạn hãy tìm hiểu một số về các

khái niệm sau:

III.1.1 Khái niệm ứng dụng mạng (Client/Server).

PMIS là một hệ thống ứng dụng trên môi trường mạng máy tính. Các máy tính cài đặt

ứng dụng PMIS hoặc các ứng dụng trong hệ thống PEMIS sẽ phải sử dụng chung một cơ sở dữ

liệu được chia sẻ trên mạng do một máy đóng vai trò làm máy phục vụ (Server) cung cấp.

Vì vậy bạn cần phải hiểu được một số thông tin sau đây:

Tên máy chủ Tên máy chủ hay còn gọi là máy phục vụ (Server) cung cấp chia sẻ

CSDL, được gọi là Database Server.

Quy tắc để xác định tên máy chủ:

[Tên máy tính]\SQLEXPRESS

Ngầm định nếu cài ứng dụng và dữ liệu trên cùng máy tính thì tên

máy chủ sẽ là (Local)\SQLEXPRESS

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 8

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

Tên CSDL Tên cơ sở dữ liệu chương trình sẽ truy xuất dữ liệu.

Quy tắc để xác định tên:

PEMIS

* Nếu tên CSDL thay đổi, bạn cần chắc chắn phải biết rõ tên thay đổi

đó.

III.1.2 Cấu hình kết nối

Khai báo thông tin kết nối:

Tên máy chủ: <tên máy chủ>

Ngầm định là : (Local)\SQLEXPRESS

Tên CSDL: <Tên CSDL>

Ngầm định là: PEMIS

Chọn nút “Kiểm tra lại kết nối” để đảm bảo thông tin đưa vào là hợp lệ.

Chọn nút “Ghi” để lưu lại thông tin kết nối.

Kiểm tra lại dữ liệu đưa vào không hợp lệ.

Khi thông tin kết nối đưa vào không hợp lệ, kích hoạt một nút thực hiện nào đó (Ví dụ:

Nút “Kiểm tra lại kết nối” hoặc nút “Ghi”). Chương trình sẽ hiện thị các cảnh báo lỗi trên cửa sổ

làm việc. Biểu tượng lỗi thường xuất hiện ở bên trái các công cụ nhập liệu. Hãy di chuyển biểu

tượng của con chuột đến biểu tượng lỗi để xem thông tin.

* Ghi chú: Khai báo thành công thông tin kết nối, hãy khởi động lại ứng dụng để chắc chắn thông

số đã được ghi hợp lệ.

III.1.3 Thông số đơn vị sử dụng

Hãy bắt đầu với phần kiểm tra và khai báo lại thông số cho đơn vị sử dụng của mình sau

khi bạn khai báo thông số kết nối thành công. Mỗi đơn vị quản lý (như các đơn vị cấp Sở, Phòng)

hoặc trường học trong hệ thống ngành GD&ĐT, khi sử dụng chương trình PMIS sẽ được xác nhận

một mã cho đơn vị, mã này sẽ là duy nhất và thống nhất về nguyên tắc đặt mã trong toàn ngành

GD&ĐT.

Thực hiện các bước sau để kiểm tra lại thông tin đăng ký đơn vị sử dụng:

Chọn mục chọn Hệ thống  Thông tin đơn vị để kiểm tra lại thông tin. Bạn không thể

thực hiện sửa đổi thông tin đơn vị trong chức năng này. Nếu thông tin không hợp lệ, bạn sử dụng

Công cụ quản trị để thay đổi lại chức năng nếu bạn có quyền quản trị. Chi tiết hãy xem phần Công

cụ quản trị ở phần tiếp theo trong tài liệu

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 9

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT

2. Đăng nhập chương trình

Với mỗi người sử dụng chương trình PMIS, khi bắt đầu làm việc phải qua bước đăng

nhập. Quá trình đăng nhập là quá trình hệ thống kiểm tra và hợp thức hóa người sử dụng đối với

chương trình PMIS. Hãy bắt đầu với giao diện đăng nhập trong hình minh họa dưới đây.

Bạn hãy đưa thông tin đăng nhập của cá nhân vào các ô nhập liệu tương ứng. Thông tin

nhập liệu là thông tin của bạn đã được đăng ký trong hệ thống, bao gồm:

Tên truy nhập Nhập tên người sử dụng trực tiếp từ bàn phím

Mật khẩu Nhập mật khẩu người sử dụng

Nhớ mật khẩu Lựa chọn nhớ mật khẩu cho việc đăng nhập tự động lần sau

Nhấn nút để đăng nhập vào hệ thống

Nhấn nút để thoát khỏi chức năng và hệ thống.

Nếu tên truy nhập hoặc mật khẩu bị nhập sai màn hình sẽ xuất hiện thông báo lỗi tương ứng.

Nếu tên truy nhập và mật khẩu bị nhập sai quá ba lần hệ thống sẽ tự động thoát.

* Lưu ý:

Phải đảm bảo thông tin đăng nhập đã được đăng ký hợp lệ

Phải chắc chắn thông tin đăng nhập là thông tin của người sử dụng .

3. Thay đổi thông tin mật khẩu cá nhân

Để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin đăng nhập của cá nhân, nên thường xuyên thay

đổi nó. Thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân, bạn hãy thao tác như sau.

Từ cửa sổ chính của chương trình lựa chọn menu Hệ thống → Đổi mật khẩu sau khi màn

hình hiển thị, thực hiện thay đổi mật khẩu của người sử dụng

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 10