Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: Tài liệu tham khảo / Hồ Thị Linh, Nguyễn Văn Thi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH

Hồ Thị Linh - Nguyễn Văn Thi

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TP. Hồ Chí Minh, tháng 04/2021

Lưu hành nội bộ

2 / 189

LỜI MỞ ĐẦU

Tài liệu tham khảo Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được biên

soạn để phục vụ cho sinh viên các khối ngành kinh doanh - quản lý, nhằm giúp sinh

viên hiểu được quy trình nghiệp vụ điển hình của các doanh nghiệp và sự hỗ trợ của hệ

thống thông tin tích hợp cho các quy trình nghiệp vụ nhằm phục vụ cho việc học tập,

nghiên cứu và làm việc sau này, trong đó, có các ngành Hệ thống thông tin quản lý,

Quản trị kinh doanh, Kế toán - Kiểm toán, ….

Tài liệu tham khảo cung cấp những kiến thức về các quy trình quản lý chuỗi cung

ứng, quy trình bán hàng, kế toán, quản trị nhân sự, giới thiệu các mô đun phần mềm của

SAP ERP hỗ trợ cho các quy trình nghiệp vụ này. Đồng thời cung cấp hệ thống bài tập

gồm các nghiệp vụ kinh tế để sinh viên vận dụng thực hành trên phần mềm ERP. Ngoài

ra, tài liệu cũng giới thiệu các công cụ dùng để mô hình hoá các quy trình nghiệp vụ,

cũng như các công nghệ được sử dụng trong hệ thống ERP.

Tài liệu này được biên soạn bởi nhóm tác giả của Khoa Hệ thống thông tin quản

lý, Trường Đại học Ngân hàng TP. Hồ Chí Minh. Với kết cấu gồm 08 chương, tài liệu

đã bao quát tương đối rộng các nội dung lý thuyết và bài tập thực hành trên phần mềm

ERP và có thể sử dụng cho nhiều đối tượng sinh viên khác nhau.

Trong quá trình biên soạn, tập thể tác giả đã cố gắng tìm kiếm, tham khảo nhiều

nguồn tài liệu khác nhau để đúc kết những nội dung cần thiết. Tuy nhiên, tài liệu vẫn

khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các đồng

nghiệp, sinh viên và độc giả để tài liệu có thể được cải tiến và hoàn thiện hơn.

Mọi thông tin phản hồi xin gửi về địa chỉ email: [email protected].

Xin chân thành cám ơn.

3 / 189

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC

DOANH NGHIỆP (ERP) .......................................................................................11

1.1 Khái niệm và vai trò của hệ thống ERP ..................................................11

1.2 Sự phát triển của hệ thống ERP ..............................................................12

1.2.1 Sự tiến bộ của công nghệ phần cứng và phần mềm..............................13

1.2.2 Những nỗ lực đầu tiên để chia sẻ tài nguyên........................................14

1.2.3 Nguồn gốc sản xuất của ERP...............................................................15

1.2.4 Động lực của quản lý để phát triển ERP ..............................................15

1.3 Lựa chọn nhà tư vấn và nhà cung cấp.....................................................18

1.4 Các câu hỏi liên quan đến ERP................................................................18

1.5 SAP và R/3 ................................................................................................25

1.6 ERP đám mây so với ERP tại chỗ............................................................27

1.7 Câu hỏi ôn tập và bài tập .........................................................................27

CHƯƠNG 2: CÁC CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP

VỤ 29

2.1 Các khu vực chức năng và quy trình nghiệp vụ......................................29

2.1.1 Các khu vực chức năng .......................................................................29

2.1.2 Quy trình nghiệp vụ.............................................................................30

2.2 Các khu vực chức năng và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhỏ 33

2.2.1 Quản lý chuỗi cung ứng.......................................................................33

2.2.2 Tiếp thị và bán hàng ............................................................................34

2.2.3 Kế toán và tài chính.............................................................................35

2.2.4 Nguồn nhân lực ...................................................................................36

2.3 Hệ thống thông tin theo khu vực chức năng............................................36

2.3.1 Quản lý chuỗi cung ứng.......................................................................36

2.3.2 Tiếp thị và bán hàng ............................................................................38

2.3.3 Kế toán và tài chính.............................................................................40

4 / 189

2.3.4 Nguồn nhân lực ...................................................................................41

2.4 Câu hỏi ôn tập và bài tập .........................................................................42

CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ SẢN XUẤT TRONG HỆ

THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP................................44

3.1 Tổng quan về chuỗi cung ứng và sản xuất...............................................44

3.2 Một ví dụ về quy trình quản lý chuỗi cung ứng (tập trung vào quản lý

sản xuất và mua sắm) tại công ty Fitter Snacker...............................................45

3.3 Quản trị chuỗi cung ứng và sản xuất trong hệ thống SAP ERP.............49

3.3.1 Dự báo bán hàng .................................................................................51

3.3.2 Lập kế hoạch Bán hàng và Hoạt động..................................................53

3.3.3 Quản lý nhu cầu ..................................................................................55

3.3.4 Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) ........................................57

3.3.5 Lập lịch trình chi tiết ...........................................................................62

3.3.6 Cung cấp dữ liệu sản xuất cho kế toán.................................................63

3.4 Quản lý chuỗi cung ứng và hệ thống ERP...............................................65

3.5 Tóm lược hướng dẫn thực hành quy trình từ mua sắm đến thanh toán

và quy trình từ sản xuất đến nhập kho trên phần mềm SS4U ERP Express...68

3.5.1 Quy trình từ mua sắm đến thanh toán ..................................................68

3.5.2 Quy trình từ sản xuất đến nhập kho .....................................................73

3.6 Câu hỏi ôn tập và bài tập .........................................................................76

CHƯƠNG 4: MARKETING VÀ XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TRONG HỆ THỐNG

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ...............................................85

4.1 Tổng quan về Marketing và bán hàng.....................................................85

4.2 Một ví dụ về quy trình bán hàng tại công ty Fitter Snacker ..................86

4.2.1 Báo giá bán hàng và đặt đơn hàng .......................................................88

4.2.2 Hoàn tất đơn hàng ...............................................................................89

4.2.3 Kế toán và xuất hoá đơn ......................................................................91

4.2.4 Thanh toán và hoàn trả hàng................................................................92

5 / 189

4.3 Quy trình xử lý đơn hàng trong hệ thống SAP ERP...............................93

4.3.1 Hoạt động trước bán............................................................................93

4.3.2 Xử lý đơn đặt hàng..............................................................................94

4.3.3 Tìm nguồn cung ứng hàng tồn kho ......................................................94

4.3.4 Giao hàng............................................................................................95

4.3.5 Lập hóa đơn ........................................................................................95

4.3.6 Thanh toán ..........................................................................................95

4.4 Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)......................................................96

4.4.1 Các hoạt động CRM cốt lõi .................................................................96

4.4.2 Lợi ích của CRM.................................................................................97

4.5 Tóm lược hướng dẫn thực hành quy trình từ bán hàng đến thu tiền trên

phần mềm SS4U ERP Express ...........................................................................98

4.5.1 Tóm tắt quy trình bán hàng đến thu tiền được hỗ trợ trong phần mềm

SS4U ERP Express............................................................................................98

4.5.2 Các chức năng của phân hệ bán hàng ..................................................99

4.5.3 Các bước thực hiện quản lý quy trình bán hàng trên phần mềm SS4U

ERP Express......................................................................................................99

4.5.4 Các chức năng của phân hệ kế toán phải thu...................................... 102

4.5.5 Các bước thực hiện quy trình thu tiền mặt trên phần mềm SS4U ERP

Express 103

4.5.6 Các bước thực hiện quy trình thu tiền qua ngân hàng trên phần mềm

SS4U ERP Express.......................................................................................... 104

4.6 Câu hỏi ôn tập và bài tập ....................................................................... 106

CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN VÀ TÀI CHÍNH TRONG HỆ THỐNG HOẠCH

ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP............................................................. 111

5.1 Tổng quan về các hoạt động kế toán...................................................... 111

5.2 Các chức năng của phân hệ kế toán và tài chính trong SAP ERP ....... 114

6 / 189

5.3 Sử dụng ERP đối với thông tin kế toán ................................................. 116

5.4 Vấn đề ra quyết định vận hành: Quản lý nợ......................................... 117

5.4.1 Quản lý nợ ngành công nghiệp .......................................................... 117

5.4.2 Ví dụ về thủ tục quản lý nợ của Fitter Snacker .................................. 118

5.4.3 Quản lý nợ trong hệ thống SAP ERP................................................. 119

5.5 Phân tích lợi nhuận ................................................................................ 120

5.5.1 Lưu trữ hồ sơ không nhất quán.......................................................... 120

5.5.2 Hệ thống tính giá hàng tồn kho không chính xác ............................... 121

5.5.3 Vấn đề hợp nhất dữ liệu từ các công ty con ....................................... 125

5.6 Báo cáo quản trị với hệ thống ERP........................................................ 126

5.7 Sự sụp đổ của Enron .............................................................................. 127

5.8 Các đặc điểm chính của Đạo luật Sarbanes-Oxley ............................... 130

5.9 Gợi ý của Đạo luật Sarbanes-Oxley đối với hệ thống ERP................... 131

5.10 Câu hỏi ôn tập và bài tập ....................................................................... 132

CHƯƠNG 6: QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG HỆ THỐNG

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ............................................. 135

6.1 Tổng quan về quản lý nguồn nhân lực .................................................. 135

6.2 Một ví dụ về quy trình quản lý nhân sự tại công ty Fitter Snacker ..... 136

6.2.1 Quy trình tuyển dụng......................................................................... 136

6.2.2 Quy trình phỏng vấn và thuê.............................................................. 137

6.2.3 Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự sau khi tuyển dụng............................ 140

6.3 Các tính năng quản lý nguồn nhân lực chính trong hệ thống SAP ERP

142

6.4 Các tính năng nâng cao trong nguồn nhân lực của hệ thống SAP ERP

143

6.4.1 Quản lý thời gian............................................................................... 143

6.4.2 Xử lý thanh toán lương...................................................................... 144

6.4.3 Quản lý đi lại..................................................................................... 144

7 / 189

6.4.4 Điều phối đào tạo và phát triển.......................................................... 145

6.5 Các tính năng bổ sung trong nguồn nhân lực của hệ thống SAP ERP 147

6.6 Câu hỏi ôn tập và bài tập ....................................................................... 148

CHƯƠNG 7: MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ VÀ TRIỂN KHAI

HỆ THỐNG ERP.................................................................................................. 150

7.1 Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ .......................................................... 150

7.1.1 Sơ đồ dòng công việc ........................................................................ 150

7.1.2 Sơ đồ chuỗi quy trình sự kiện ............................................................ 155

7.2 Cải tiến quy trình nghiệp vụ .................................................................. 161

7.3 Công cụ Workflow của ERP .................................................................. 164

7.4 Triển khai hệ thống ERP........................................................................ 166

7.5 Câu hỏi ôn tập và bài tập ....................................................................... 170

CHƯƠNG 8: CÁC CÔNG NGHỆ TRONG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP........................................................................ 172

8.1 Công nghệ nhận dạng tần sóng vô tuyến............................................... 172

8.2 Kinh doanh thông minh ......................................................................... 173

8.3 Tính toán trong bộ nhớ (In-Memory Computing)................................ 175

8.4 Điện toán di động (Mobile Computing)................................................. 176

8.5 Từ cho phép Internet (Internet-Enabled) đến điện toán đám mây...... 177

8.5.1 SAP và Internet ................................................................................. 178

8.5.2 Netweaver ......................................................................................... 178

8.5.3 Các công cụ và khả năng của NetWeaver .......................................... 179

8.5.4 Ví dụ về việc sử dụng NetWeaver tại Fitter Snacker.......................... 180

8.6 SaaS: Phần mềm như là một dịch vụ..................................................... 181

8.7 Câu hỏi ôn tập và bài tập ....................................................................... 187

8 / 189

BẢNG THUẬT NGỮ, TỪ VIẾT TẮT

STT Từ tiếng Anh Từ

viết tắt

Mô tả

A

1. Activity-based costing ABC Tính chi phí dựa trên hoạt động

2. Advance Business Application

Program

ABAP Ngôn ngữ lập trình để phát triển một ứng

dụng trên hệ thống của SAP R/3

3. Accounting Finance A/F Kế toán và Tài chính

4. Accounts Payable A/P Khoản phái trả

5. Accounts Receivable A/R Khoản phải thu

6. Activity-based Costing ABC Tính chi phí dựa trên hoạt động

7. Asset Management AM Quản lý Tài sản

8. Available-to-promise ATP Một chức năng nghiệp vụ cung cấp đáp

ứng đối với nhu cầu của khách hàng dựa

trên căn bản là các nguồn lực có sẵn

và khả năng đáp ứng của doanh

nghiệp với khách hàng

B

9. Balance Sheet Bảng cân đối

10. Benefit Phúc lợi

11. Bill of Materials BOM Định mức nguyên liệu

12. Business function Chức năng nghiệp vụ

13. Business process Quy trình nghiệp vụ

C

14. Chief Information Officer CIO Giám đốc thông tin

15. Configuration Cấu hình

16. Controlling CO Kiểm soát

17. Cost of goods manufactured COGM Giá thành

18. Credit Check Kiểm tra nợ

19. Credit limit Hạn mức nợ

20. Cross application time sheets CATS Bảng dùng để ghi lại thời gian làm việc

của nhân viên trong phần mềm SAP ERP

21. Cross-selling Bán chéo

22. Customer Relationship

Management

CRM Quản lý quan hệ khách hàng

D

23. Detail Schedule Lập lịch trình chi tiết

24. Document flow Dòng chứng từ

E

25. Enterprise Resource Planning ERP Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

26. Electronic Data Interchange EDI Trao đổi dữ liệu điện tử

27. Error log Nhật ký lỗi

28. Event Process Chain EPC Lược đồ chuỗi sự kiện quy trình

F

29. Finance Accounting FI Kế toán Tài chính

30. Functional Area Khu vực chức năng

G

31. General Ledger Sổ cái chung

9 / 189

H

32. Human Resource Management HRM Quản lý nguồn nhân lực

33. Human Capital Management HCM Quản lý nguồn vốn nhân lực

I

34. Income Statement Báo cáo thu nhập (Báo cáo kết quả hoạt

động kinh doanh)

35. Infrastructure as a Service IaaS Hạ tầng như dịch vụ

36. Inventory Hàng tồn kho

L

37. Lead time Thời gian thực hiện nguyên liệu

38. Legacy system Hệ thống di sản (Hệ thống cũ, đã lỗi thời)

39. Logistics Hậu cần

40. Lot sizing Định cơ lô nguyên liệu

M

41. Make-to-stock MTS Sản xuất để dự trữ tồn kho

42. Make-to-order MTO Sản xuất theo đơn đặt hàng

43. Marketing and Sales M/S Tiếp thị và Bán hàng

44. Master Production Schedule MPS Lịch trình sản xuất chính

45. Material Requirement

Planning

MRP Hoạch định nhu cầu nguyên liệu

46. Management By Objectives MBO Quản trị dựa trên mục tiêu

47. Material Management MM Quản lý Vật tư

N

48. Net Present Value NPV Giá trị hiện tại ròng

O

49. Overhead cost Chi phí chung

50. On-cloud Trên đám mây

51. On-premise Tại chỗ

52. Organization Change

Management

OCM Quản lý thay đổi tổ chức

P

53. Personal Computer PC Máy tính cá nhân

54. Per-unit cost Chi phí trên một đơn vị (sản phẩm)

55. Plant Maintenance PM Bảo trì Nhà máy

56. Platform PaaS Nền tảng như dịch vụ

57. Pound Là một đơn vị đo khối lượng truyền

thống của Đế quốc Anh, Hoa Kỳ và một

số quốc gia khác. 1 pound = 0,45359237

kg và 1 pound = 453,6 gram

58. Product cost variant Biến thể giá thành sản phẩm

59. Production Planning PP Hoạch định Sản xuất

60. Project System PS Hệ thống Dự án

61. Purchase Order PO Đơn hàng mua

Q

62. Quality Management QM Quản lý Chất lượng

R

63. Radio Frequence Identification RFID Nhận dạng qua tần số vô tuyến

64. Return material authorization RMA Quyền hoàn trả vật tư

10 / 189

65. Return on Investment ROI Lợi tức đầu tư

S

66. Safety stock Tồn kho an toàn

67. Salesforce Automation SFA Tự động hoá lực lượng bán hàng

68. Sales and Distribution SD Bán hàng và Phân phối

69. Sales forecast Dự báo bán hàng

70. Sales Order SO Đơn hàng bán

71. Scalability Khả năng mở rộng

72. Shortfall Sự thiếu hụt (thiếu hàng)

73. Silos Là trạng thái tâm lý khi một số bộ phận

không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin

với những người khác trong cùng một

công ty.

74. Software as a Service SaaS Phần mềm như dịch vụ

75. Standard Cost Chi phí chuẩn

76. Status order Tình trạng đơn hàng

77. Stockout Hết hàng trong kho

78. Succession planning Hoạch định / Lên kế hoạch người kế

nhiệm

79. Supply Chain Management SCM Quản lý chuỗi cung ứng

T

80. Tolerance groups Nhóm dung sai

81. Transaction limit Giới hạn giao dịch

82. Travel Management Quản lý đi lại

W

83. Workflow WF Dòng công việc

11 / 189

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN

LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)

Mục tiêu chương:

Sau khi học xong chương này, người học sẽ đạt được các kiến thức như sau:

- Hiểu được khái niệm, vai trò, lợi ích, đặc điểm của hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp.

- Hiểu được sự phát triển của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: các động

lực thúc đẩy sự phát triển, nguồn gốc của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

nghiệp.

- Nắm được vấn đề lựa chọn nhà tư vấn và nhà cung cấp khi có nhu cầu triển khai

dự án phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

- Biết và trả lời được các câu hỏi liên quan đến hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

nghiệp.

- Biết được các giải pháp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đương đại

tại thị trường Việt Nam và trên thế giới.

1.1 Khái niệm và vai trò của hệ thống ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là hệ thống ứng dụng đa

phân hệ giúp tổ chức quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp (Klaus & cộng sự,

2000). ERP tích hợp các ứng dụng để hỗ trợ cho các chức năng cốt lõi của tổ chức

(Bandoyopadhyay, 2010). Bên cạnh đó, ERP kết hợp các quy trình hoạt động riêng lẻ

thành tổng thể của tổ chức, tích hợp hầu hết các hoạt động của tổ chức vào một hệ thống

duy nhất (Rich & Dibbern, 2013), các chức năng kế toán, tài chính, nhân sự, chuỗi cung

ứng, tiếp thị và bán hàng, thông tin khách hàng và các ứng dụng khác (Davenport,

1998).

Các đặc điểm của hệ thống ERP:1 ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất

kinh doanh do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính. Phần mềm giải pháp ERP

là một hệ thống hoạt động theo quy tắc, với các trách nhiệm được xác định rõ. ERP là

hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty.

1 Nguồn: Marcelino Tito Torres (2003). “Manufacturing Resource Planning”, Tài liệu

Workshop.

12 / 189

Hệ thống ERP giúp các quy trình nghiệp vụ hiệu quả hơn với chi phí thấp hơn

so với các quy trình trong hệ thống không tích hợp và tích hợp toàn cầu dễ dàng hơn.

Hệ thống ERP tích hợp con người và dữ liệu đồng thời loại bỏ nhu cầu cập nhật

và sửa chữa nhiều hệ thống máy tính riêng biệt, cho phép ban lãnh đạo quản lý các hoạt

động chứ không chỉ giám sát chúng. Hơn nữa, hệ thống ERP có thể giảm đáng kể chi

phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Ví dụ, công ty Microsoft giảm thời gian giao hàng

(từ 10% đến 40%), giảm thời gian sản xuất (từ 10% đến 50%), mức độ tồn kho ít hơn

(giảm từ 10% đến 50%), giảm thời gian giao hàng trễ (từ 25% đến 50%).

1.2 Sự phát triển của hệ thống ERP

Cho đến gần đây, hầu hết các công ty có hệ thống thông tin chưa được tích hợp

chỉ hỗ trợ các hoạt động của các khu vực chức năng riêng lẻ. Do đó, một công ty sẽ có

các hệ thống thông tin như hệ thống thông tin tiếp thị, hệ thống thông tin sản xuất, v.v.

Như vậy, mỗi công ty có phần cứng, phần mềm và phương pháp xử lý dữ liệu và thông

tin riêng. Các hệ thống thông tin được cấu hình theo cách này được gọi là một “silo” vì

mỗi bộ phận có silo riêng của thông tin không được kết nối với silo tiếp theo.

Các hệ thống không tích hợp có thể hoạt động tốt trong từng khu vực chức năng

riêng lẻ, nhưng để cạnh tranh, một công ty phải chia sẻ dữ liệu giữa tất cả các khu vực

chức năng. Khi hệ thống thông tin của một công ty không được tích hợp, có thể dẫn đến

sự kém hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Ví dụ, hai khu vực chức năng có hệ thống

thông tin riêng biệt, không được tích hợp, để chia sẻ dữ liệu, nhân viên trong một khu

vực chức năng cần in ra dữ liệu từ một khu vực khác, sau đó nhập dữ liệu vào hệ thống

thông tin của khu vực mình. Việc nhập dữ liệu này không chỉ mất gấp đôi thời gian mà

còn làm tăng đáng kể khả năng xảy ra lỗi khi nhập dữ liệu. Ngoài ra, quá trình này có

thể được tự động hóa bằng cách yêu cầu một hệ thống thông tin ghi dữ liệu vào một tệp

để hệ thống thông tin khác đọc. Điều này sẽ giảm xác suất sai sót, nhưng nó chỉ có thể

được thực hiện định kỳ (thường là qua đêm hoặc vào cuối tuần) để giảm thiểu sự gián

đoạn đối với các giao dịch kinh doanh thông thường. Do quá trình cập nhật hệ thống có

độ trễ nên dữ liệu được truyền sẽ hiếm khi được cập nhật. Ngoài ra, dữ liệu có thể được

định nghĩa khác nhau trong các hệ thống dữ liệu khác nhau; ví dụ, các sản phẩm có thể

được gọi bằng số định danh (mã sản phẩm) khác nhau trong các hệ thống khác nhau.

13 / 189

Sự khác biệt này có thể tạo ra các vấn đề khác trong việc chia sẻ thông tin kịp thời và

chính xác giữa các khu vực chức năng.

Ngày nay, một doanh nghiệp nên có phần mềm tích hợp để quản lý tất cả các

khu vực chức năng. Tuy nhiên, hệ thống ERP tích hợp là một hệ thống phần cứng và

phần mềm cực kỳ phức tạp, không khả thi cho đến những năm 1990. Các hệ thống ERP

hiện tại phát triển là kết quả của ba yếu tố: (1) sự tiến bộ của công nghệ phần cứng và

phần mềm (sức mạnh tính toán, bộ nhớ và truyền thông) cần thiết để hỗ trợ hệ thống,

(2) phát triển tầm nhìn về hệ thống thông tin tích hợp, và (3) tái cấu trúc các công ty để

chuyển từ tập trung vào chức năng sang tập trung vào quy trình nghiệp vụ.

1.2.1 Sự tiến bộ của công nghệ phần cứng và phần mềm

Phần cứng và phần mềm máy tính phát triển nhanh chóng trong những năm 1960

và 1970. Máy tính kinh doanh thực tiễn đầu tiên là máy tính lớn của những năm 1960.

Mặc dù những máy tính này đã bắt đầu thay đổi cách thức tiến hành kinh doanh, nhưng

chúng không đủ mạnh để cung cấp dữ liệu tích hợp theo thời gian thực cho việc ra quyết

định kinh doanh. Theo thời gian, máy tính ngày càng nhanh hơn, nhỏ hơn và rẻ hơn -

dẫn đến sự gia tăng của các thiết bị di động ngày nay. Sự phát triển nhanh chóng của

khả năng phần cứng máy tính đã được mô tả chính xác bởi Định luật Moore. Năm 1965,

nhân viên Gordon Moore của Intel đã quan sát thấy rằng số lượng bóng bán dẫn có thể

được tích hợp trong chip máy tính tăng gấp đôi sau mỗi 24 tháng và xu hướng này vẫn

tiếp tục.

Hình 1: Định luật Moore

Năm

Bộ xử lý Intel

S

ố bóng bán d

ẫ

n

14 / 189

Trong thời gian này, phần mềm máy tính cũng phát triển để tận dụng các khả

năng ngày càng tăng của phần cứng máy tính. Trong những năm 1970, phần mềm cơ

sở dữ liệu quan hệ đã được phát triển, cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng lưu trữ,

truy xuất và phân tích khối lượng lớn dữ liệu.

Phần mềm bảng tính, một công cụ kinh doanh cơ bản ngày nay, đã trở nên phổ

biến vào những năm 1980. Với bảng tính, các nhà quản lý có thể thực hiện các phân

tích kinh doanh phức tạp mà không cần phải dựa vào một lập trình viên máy tính để

phát triển các chương trình tùy chỉnh.

Sự phát triển phần cứng và phần mềm máy tính của những năm 1960, 1970 và

1980 đã mở đường cho sự phát triển của hệ thống ERP.

1.2.2 Những nỗ lực đầu tiên để chia sẻ tài nguyên

Khi máy tính cá nhân trở nên phổ biến trong kinh doanh vào những năm 1980,

rõ ràng là người dùng cần một cách để chia sẻ thiết bị ngoại vi (chẳng hạn như máy in

và đĩa cứng, vốn khá đắt vào đầu những năm 1980) và quan trọng hơn là dữ liệu. Vào

thời điểm đó, thông tin kinh doanh quan trọng đang được lưu trữ trên các máy tính cá

nhân, nhưng không có cách nào dễ dàng để chia sẻ thông tin dưới dạng điện tử.

Đến giữa những năm 1980, sự phát triển của viễn thông cho phép người dùng

chia sẻ dữ liệu và thiết bị ngoại vi trên các mạng cục bộ. Trong các tổ chức / doanh

nghiệp, nhân viên có thể tải dữ liệu từ máy tính trung tâm xuống máy tính để bàn của

họ và làm việc với dữ liệu tại bàn của họ.

Sự sắp xếp máy tính trung tâm - máy tính cục bộ này hiện được gọi là kiến trúc

máy khách - máy chủ. Máy chủ (máy tính trung tâm) trở nên mạnh mẽ hơn, ít tốn kém

hơn và cung cấp khả năng mở rộng. Khả năng mở rộng có nghĩa là công suất của một

thiết bị có thể được tăng lên bằng cách thêm phần cứng mới. Trong trường hợp mạng

máy khách - máy chủ, khả năng thêm máy chủ làm cho mạng có thể mở rộng - do đó

kéo dài tuổi thọ của khoản đầu tư phần cứng. Khả năng mở rộng là một đặc điểm của

mạng máy khách - máy chủ, nhưng thường không phải của các hệ thống dựa trên máy

tính lớn (mainframe).

Vào cuối những năm 1980, nhiều phần cứng và phần mềm cần thiết để hỗ trợ sự

phát triển của hệ thống ERP đã được đưa ra: tính toán nhanh, truy cập mạng và công

nghệ cơ sở dữ liệu tiên tiến.

15 / 189

Phần mềm giúp lưu giữ dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp một cách có tổ

chức và cho phép dễ dàng truy xuất dữ liệu, là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS).

Đến giữa những năm 1980, DBMS được yêu cầu để quản lý sự phát triển của phần mềm

ERP phức tạp đã tồn tại.

Yếu tố cuối cùng cần thiết để phát triển phần mềm ERP là sự hiểu biết và chấp

nhận từ cộng đồng doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp chưa nhận ra lợi ích của hệ thống

thông tin tích hợp cũng như không sẵn sàng dành nguồn lực để phát triển phần mềm

ERP.

1.2.3 Nguồn gốc sản xuất của ERP

Phần mềm sản xuất tiên tiến trong những năm 1960 và 1970, phát triển từ hệ

thống theo dõi hàng tồn kho đơn giản sang phần mềm lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật

liệu (MRP). MRP là phương pháp lập lịch trình sản xuất xác định thời gian và số lượng

vận hành sản xuất và phát hành đơn đặt hàng mua để đáp ứng lịch trình sản xuất tổng

thể. Phần mềm MRP cho phép người quản lý nhà máy lập kế hoạch sản xuất và các yêu

cầu về nguyên vật liệu dựa trên dự báo bán hàng, dự đoán doanh số bán hàng trong

tương lai. Trước tiên, giám đốc nhà máy xem xét dự báo của Tiếp thị và Bán hàng về

nhu cầu của khách hàng, sau đó xem xét lịch trình sản xuất cần thiết để đáp ứng nhu

cầu đó, tính toán nguyên vật liệu thô cần thiết để đáp ứng mức sản xuất yêu cầu, và cuối

cùng, dự kiến chi phí của những nguyên liệu thô đó. Đối với một công ty có nhiều sản

phẩm, nguyên liệu thô và các nguồn lực sản xuất chung, loại dự báo này là không thể

nếu không có máy tính để theo dõi các đầu vào khác nhau. Các chức năng cơ bản của

MRP có thể được xử lý bởi các máy tính lớn; tuy nhiên, sự ra đời của trao đổi dữ liệu

điện tử (EDI) - trao đổi trực tiếp giữa máy tính với máy tính các tài liệu kinh doanh tiêu

chuẩn - đã cho phép các công ty xử lý quy trình mua hàng bằng phương pháp điện tử,

tránh chi phí và sự chậm trễ do hệ thống hóa đơn và đặt mua hàng bằng giấy. Khu vực

chức năng ngày nay được gọi là Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) bắt đầu với việc chia

sẻ lịch trình sản xuất dài hạn giữa các nhà sản xuất và nhà cung cấp của họ.

1.2.4 Động lực của quản lý để phát triển ERP

Thời kỳ kinh tế khó khăn vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990 đã

khiến nhiều công ty phải sắp xếp và tổ chức lại. Những cuộc đại tu công ty là một trong