Giáo trình soạn thảo văn bản

1

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

-------------------------

GIÁO TRÌNH

MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

TP. Hồ Chí Minh, năm 2019

2

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được

phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham

khảo.

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh

doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

3

LỜI GIỚI THIỆU

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung hay tại một doanh nghiệp, một

phòng ban chuyên môn nói riêng, để thực hiện hoạt động quản trị, điều hành và

trao đổi thông tin giữa các bên liên quan hay giữa các cấp quản trị sẽ có nhiều

cách thức thực hiện khác nhau. Để truyền tải một thông tin quản trị hay chỉ đạo,

điều hành, các cấp quản trị có thể tổ chức cuộc họp, trao đổi trực tiếp, gọi điện

thoại… hay bằng văn bản.

Thực tế, trong hoạt động của tất cả các cơ quan, đơn vị hiện nay, trong đó có hoạt

động của các doanh nghiệp, việc sử dụng văn bản để giải quyết công việc là việc

hết sức phổ biến và cần thiết. Có thể nói rằng không có doanh nghiệp nào hoạt

động mà không nảy sinh nhu cầu cần phải ban hành văn bản. Như vậy, việc ban

hành văn bản để giải quyết công việc trong hoạt động của các doanh nghiệp là

một nhu cầu mang tính tất yếu.

Nhằm giúp người học chuẩn bị đầy đủ những kiến thức và kỹ năng cần thiết

nhằm đáp ứng yêu cầu của công việc thì việc học Soạn thảo văn bản là hết sức

cần thiết.

Giáo trình soạn thảo văn bản được biên soạn nhằm trang bị cho người học những

kiến thức, kỹ năng, năng lực tự chủ và trách nhiệm trong việc soạn thảo văn bản

để giải quyết công việc. Để đạt được mục tiêu đó, giáo trình Soạn thảo văn bản

gồm các nội dung chính sau: thứ nhất, Khái quát chung về văn bản; thứ hai, yêu

cầu và kỹ thuật soạn thảo văn bản; thứ ba, kỹ thuật soạn thảo văn bản. Nội dung

chính của giáo trình sẽ tập trung vào việc giúp người học trang bị kỹ năng soạn

thảo hai nhóm văn bản quan trọng, thường được sử dụng trong hoạt động của các

doanh nghiệp đó là văn bản hành chính và thư từ giao dịch thương mại.

Việc học tập, nghiên cứu là không ngừng và không có giới hạn. Vì vậy, nghiên

cứu về soạn thảo văn bản không nên chỉ giới hạn trong thời lượng học phần này

và nội dung trong giáo trình này. Việc người học tiếp tục nghiên cứu, thường

xuyên thực hành và chủ động đọc các tài liệu khác có liên quan để bổ sung thêm

kiến thức là điều rất đáng hoan nghênh.

Tác giả chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp của Quý thầy cô trong Hội

đồng thẩm định để hoàn thành giáo trình này. Tác giả rất trân trọng các ý kiến

đóng góp của đồng nghiệp và người học để giáo trình này ngày càng được hoàn

thiện hơn.

ThS. Huỳnh Song Toàn

4

MỤC LỤC

Nội dung Trang

Trang bìa 1

Tuyên bố bản quyền 2

Lời giới thiệu 3

Mục lục 4

Giáo trình môn học 5

Chương 1. Khái quát chung về văn bản 6

1. Một số khái niệm 6

1.1. Văn bản 6

1.2. Văn bản quản lý 6

1.3. Văn bản hành chính 6

1.4. Thư từ giao dịch thương mại 7

2. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật 7

2.1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở trung ương 7

2.2. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở địa phương 7

3. Một số loại văn bản hành chính và thư từ giao dịch thương mại 8

3.1. Một số loại văn bản hành chính 8

3.2. Một số loại thư từ giao dịch thương mại 9

Chương 2. Yêu cầu và kỹ thuật trình bày văn bản 11

1. Yêu cầu về thể thức 11

2. Quy trình soạn thảo văn bản 16

3. Phong cách ngôn ngữ hành chính 18

Chương 3. Kỹ thuật soạn thảo văn bản 21

1. Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính 21

1.1. Kỹ thuận soạn thảo Công văn 21

1.2. Kỹ thuận soạn thảo Tờ trình 34

1.3. Kỹ thuận soạn thảo Thông báo 37

1.4. Kỹ thuận soạn thảo Quyết định 41

1.5. Kỹ thuận soạn thảo Kế hoạch 45

1.6. Kỹ thuận soạn thảo Báo cáo 49

2. Kỹ thuận soạn thảo thư từ giao dịch thương mại 53

2.1. Bố cục của thư từ giao dịch thương mại 53

2.2. Một số quy tắc khi viết thư từ giao dịch thương mại 53

2.3. Cách viết nội dung một số loại thư từ giao dịch thương mại 53

Phụ lục 1 58

Phụ lục 2 59

Phụ lục 3 61

Phụ lục 4 62

Phụ lục 5 63

Tài liệu tham khảo 67

5

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC

Tên môn học: SOẠN THẢO VĂN BẢN

Mã môn học: DCC10016

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:

- Vị trí:

+ Môn học Soạn thảo văn bản thuộc Học phần tự chọn.

- Tính chất:

+ Giáo trình soạn thảo văn bản được biên soạn nhằm giúp người học có

những kiến thức cơ bản về văn bản và văn bản quản lý, cụ thể sẽ trang bị cho

người học kiến thức, kỹ năng soạn thảo hai loại văn bản phổ biến trong hoạt động

của doanh nghiệp đó là văn bản hành chính và thư từ giao dịch thương mại; giúp

người học vận dụng sáng tạo những kiến thức về soạn thảo văn bản đã học để xử

lý các công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Ý nghĩa và vai trò của môn học:

+ Môn học Soạn thảo văn bản có vai trò quan trọng, góp phần trang bị kiến

thức, kỹ năng, năng lực tự chủ và chịu trách nhiệm cho người học trong việc sử

dụng văn bản để giải quyết công việc. Cùng với các môn học khác trong chương

trình sẽ giúp người học có kiến thức toàn diện, đáp ứng được yêu cầu của công

việc sau khi tốt nghiệp.

Mục tiêu của môn học:

- Về kiến thức:

+ Trình bày được khái niệm của các loại văn bản; hệ thống văn bản quy

phạm pháp luật

+ Trình bày được các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

+ Phân biệt được các loại văn bản hành chính; thư từ giao dịch thương mại

- Về kỹ năng:

+ Soạn thảo được các văn bản hành chính thông thường đúng mục đích,

yêu cầu đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc

+ Soạn thảo được các văn bản thư từ giao dịch thương mại đúng mục đích,

yêu cầu đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Ý thức thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản trong

công việc đúng thể thức và có nội dung phù hợp.

+ Năng lực soạn thảo văn bản phù hợp với từng tình huống phát sinh trong

công việc.

6

CHƢƠNG 1

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN

Giới thiệu

Chương 1 cung cấp cho người học một số khái niệm cơ bản về văn bản, văn bản

quản lý; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật; phân biệt văn bản hành chính và

thư từ giao dịch thương mại và áp dụng các loại văn bản đó để xử lý tình huống

cho phù hợp.

Mục tiêu

Hiểu và trình bày được các khái niệm: văn bản, văn bản quản lý

Hiểu và trình bày được các khái niệm văn bản hành chính, thư từ giao dịch

thương mại

Áp dụng chính xác loại văn bản hành chính và thư từ giao dịch thương mại phù

hợp với tình huống

Nhận thức được tầm quan trọng của văn bản trong giải quyết công việc

Nhận thức được tầm quan trọng của việc lựa chọn loại văn bản phù hợp cho từng

trường hợp

1. Một số khái niệm

1.1. Văn bản

Văn bản là phương tiện của hoạt động giao tiếp để ghi tin và truyền đạt thông tin

bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ một chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thoả

mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định.

1.2. Văn bản quản lý

Văn bản quản lý là một loại văn bản, là quyết định quản lý để truyền đạt các

mệnh lệnh hoặc các thông tin cần thiết đến đối tượng quản lý, do các chủ thể

quản lý ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong quá trình quản lý.

1.3. Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là văn vản quản lý nhằm thực thi các văn bản của cơ quan

cấp trên, giải quyết các tác nghiệp cụ thể của hoạt động quản lý như thông tin,

báo cáo phản ánh tình hình lên cấp trên chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp

dưới, trao đổi giao dịch, liên hệ và những công việc thuộc nội bộ của cơ quan,

đơn vị.

Ví dụ: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch, Quyết định…