Giáo trình Microsoft Access 2003 docx

1

Giáo viên: Tạ Hùng Thiện, Kỹ thuật viên tin học

TT Bách khoa ASIAN

ĐT: 0905288222. Email: [email protected]

Mở đầu Table Query

Nội dung Microsoft Access 2003

 Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access

 Bảng (Table)

 Truy vấn dữ liệu (Query)

 Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button

 Báo biểu (Report)

 Macro - Menu

Form Report Macro

2

I. Giới thiệu

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên

môi trường Windows

Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft

Office 2003 được dùng rất rộng rãi hiện nay

Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai

thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính

Với Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh

như Pascal, Foxpro, C... mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế

các yêu cầu, công việc cần giải quyết

Mở đầu Table Query

Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2003

Form Report Macro

3

II. Các khái niệm cơ bản

Cơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho

một mục đích, bài toán cụ thể. Ví dụ như CSDL cho bài taosn quản

lý lương, bài toán Quản lý sinh viên…

Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): Dữ liệu được tổ

chức thành các bảng hai chiều.

* Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần

quản lý (gọi là trường- Field)

Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm)

Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá,...)

* Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi -

Record)

Vd: (Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8)

Mở đầu Table Query Form Report Macro

4

 Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho

phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng

trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau

 Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các

trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp,

tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu

Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:

II. Các khái niệm cơ bản

Mở đầu Table Query Form Report Macro

5

II. Các khái niệm cơ bản

 Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong

thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu

như nhập xuất trên Table hay Query

 Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng

• In dữ liệu dưới dạng bảng biểu

• Sắp xếp dữ liệu trước khi in

• In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo

 Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác

thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các

lệnh tương ứng đã qui định

 Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro.

Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access

Basic

Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB

Mở đầu Table Query Form Report Macro

6

III. Khởi động, thoát

Khởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc

chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn

hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn

hình sau:

Mở đầu Table Query Form Report Macro

7

III. Khởi động, thoát

 Create a new database using

• Blank Access database: tạo một CSDL mới

• Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL

mới với các dạng có sẵn của Access

• Open an Existing Database: mở một CSDL đã có

 Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK

 Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào

thẳng màn hình Access

 Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4)

Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát

sẽ có thông báo

Mở đầu Table Query Form Report Macro

8

Gồm các thao tác:

Mở đầu Table Query

 Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng

 Thiết lập quan hệ giữa các bảng

 Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ

liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật

Chương II : Bảng (Table)

Form Report Macro

9

I. Tạo cấu trúc của bảng

 Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn

Blank Access Database, OK

 Từ cửa sổ

Database, chọn

Table /New, xuất

hiện hộp thoại

New Table cho

phép chọn cách

tạo Table:

 Xuất hiện hộp thoại File New Database

 Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database

Mở đầu Table Query Form Report Macro

10

I. Tạo cấu trúc của bảng

1. Tạo bảng bằng Table Wizard

Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access

 Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard,

OK.

 Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của

Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next

để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table,... sau

cùng là chọn Finish

Mở đầu Table Query Form Report Macro

11

I. Tạo cấu trúc của bảng

2. Tạo bảng bằng Datasheet View

Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước,

Access dựa vào đó để tạo các Table

 Bước 1:

trong hộp thoại

New Table,

chọn Datasheet

View, OK. Xuất

hiện cửa sổ

MS Access

Mở đầu Table Query Form Report Macro

12

I. Tạo cấu trúc của bảng

2. Tạo bảng bằng Datasheet View

 Bước 2: Nhập nội dung vào bảng

 Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên

 Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format /

Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn

Rename Column

 Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel

Mở đầu Table Query Form Report Macro

13

I. Tạo cấu trúc của bảng

2. Tạo bảng bằng Datasheet View

 Bước 3: Lưu bảng. Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại

 Table Name: gõ

tên bảng, OK

 Access sẽ hỏi có

đặt khoá không,

bạn chọn No

 Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close.

Mở đầu Table Query Form Report Macro