GIÁO TRÌNH EXCEL

trung t©m tin häc ph¹m chinh

Chuyªn: §µo t¹o – L¾p ®Æt - Söa ch÷a m¸y vi tÝnh

§/c: minh quang – vò th – th¸i b×nh

§T: 036617487, D§: 0904615245, 0363617487

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MÔN TIN HỌC CƠ SỞ

PHẦN BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL

th¸i b×nh th¸ng 9 - 2005

Bài 1. Làm quen với Excel...........................................................................................3

.I Mục tiêu...................................................................................................................................3

.II Tổng quan về Excel................................................................................................................3

Bài 2. Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính.............................................................14

.I Mục tiêu.................................................................................................................................14

.II Nhập dữ liệu vào bảng tính...................................................................................................14

.III Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính...............................................................22

.IV Định dạng cho dữ liệu.........................................................................................................31

.V Sao chép và di chuyển dữ liệu..............................................................................................37

Bài 3. Công thức và tính toán cơ bản........................................................................45

.I Mục tiêu.................................................................................................................................45

.II Sử dụng công thức trong Excel............................................................................................45

Bài 4. Dùng hàm trong công thức..............................................................................55

.I Mục đích................................................................................................................................55

.II Khái niệm hàm trong Excel..................................................................................................55

.III Nhóm hàm số......................................................................................................................55

.IV Nhóm hàm thống kê............................................................................................................56

.V Nhóm hàm đổi kiểu..............................................................................................................59

.VI Nhóm hàm ký tự.................................................................................................................60

.VII Nhóm hàm điều kiện..........................................................................................................62

.VIII Nhóm hàm ngày tháng......................................................................................................64

.IX Nhóm hàm logic..................................................................................................................65

.X Nhóm hàm tìm kiếm.............................................................................................................66

.XI Cách sử dụng hộp Function................................................................................................67

Bài 5. Định dạng trang và in ấn.................................................................................70

.I Mục đích................................................................................................................................70

.II Định dạng trang và in ấn......................................................................................................70

Ôn tập..........................................................................................................................75

Câu hỏi và bài tập.......................................................................................................78

Bài 1. Làm quen với Excel

.I Mục tiêu

• Giới thiệu Excel.

• Đặc điểm Excel.

• Khởi động và thoát khỏi Excel.

• Màn hình làm việc.

• Giới thiệu về bảng tính Excel.

• Di chuyển trong bảng tính.

• Làm việc với tệp.

.II Tổng quan về Excel

.II.1. Giới thiệu Excel

Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm

Microsoft.

Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao

gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong

Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện

rất thân thiện với người dùng.

Hiện nay có nhiều phiên bản của Excel như Excel 5.0, Excel 95, Excel 97, Excel 2000.

Chương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, nếu bạn chưa từng sử dụng các phiên bản

trước của Excel thì việc học chương trình này cũng không có gì trở ngại.

Khi học Excel bạn nên xem phần lý thuyết và minh họa, sau đó khởi động Excel vừa học

vừa thực tập.

.II.2. Đặc điểm của Excel 2000

Excel 2000 là một phần trong bộ Office 2000 của Microsoft chạy trên môi trường từ

Windows95 trở lên, do đó Excel 2000 có nhiều điểm giống với Word 2000 trong cách định dạng

và trang trí. Khi sử dụng Excel 2000 cần chú ý một số điểm sau:

Hầu hết các nguyên tắc và các thao tác thực hiện trong Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều

có thể thực hiện trong Excel 2000.

Các tập tin tạo bởi Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 đều sẽ tương thích trong Excel 2000,

nhưng các tập tin tạo bởi Excel 2000 sẽ không tương thích với các phiên bản trước. Tuy nhiên

nếu cần Excel 2000 có thể ghi tập tin dưới dạng tương thích với các phiên bản trước.

Excel 2000 không chạy trên Windows 3.x.

Bộ Office 2000 bao gồm Word 2000 (soạn thảo văn bản), Excel 2000 (xử lý bảng tính),

Access 2000 (quản trị cơ sở dữ liệu), PowerPoint 2000 (thuyết trình) và Outlook 2000 (thư tín

điện tử), FrontPage (lập trình Web).

.II.3. Khởi động và thoát khỏi Excel

.II.3.1. Khởi động Excel.

Để làm việc với Excel, hãy thực hiện như sau:

Start\Programs\Microsoft Excel (xem hình)

Cũng có thể khởi động Excel bằng cách click vào biểu tượng (shortcut) của Microsoft

Excel ở trên màn hình Windows, hay click vào biểu tượng trên thanh Office Bar

.II.3.2. Thoát khỏi Excel

Cũng như các chương trình ứng dụng khác, trước khi thoát cần phải lưu lại dữ liệu, sau đó

thoát bằng một trong những cách sau:

C1: Chọn File\Exit.

C2: Click nút của góc trên phải thanh tiêu đề.

C3: Double click biểu tượng phía trên trái thanh tiêu đề.

C4: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4.

C5: Click biểu tượng phía trên trái thanh tiêu đề khi đó xuất hiện một trình đơn. Chọn

Close.

C6: Right click biểu tượng trên thanh Taskbar, khi đó xuất hiện một

trình đơn. Chọn Close.

Trong trường hợp chưa lưu lại những thay đổi trên bảng tính vào đĩa, sẽ xuất hiện thông

báo sau:

Kích nút Yes nếu muốn lưu lại những thay đổi vào đĩa, nếu không muốn, hãy kích nút No,

chọn Cancel để quay trở lại làm tiếp.

.II.4. Màn hình làm việc của Excel

.II.4.1. Màn hình Excel

Trên màn hình Excel, chú ý đến các thành phần sau:

- Thanh tiêu đề (Title bar): chứa tên phần mềm ứng dụng (Microsoft Excel) và tên tệp. Tên

ngầm định do Excel đặt là Book1, Book2…

- Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của Excel. Đây là nơi cho phép thực hiện những

lệnh cơ bản nhất của Excel. Thực đơn chính của Excel bao gồm File, Edit, View, Insert,

Format, Tools, Data, Window, Help. Cách sử dụng thực đơn và các lệnh trên thực đơn sẽ

được lần lượt giới thiệu trong các phần sau.

- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa các nút giúp thực hiện nhanh các thao tác cơ

bản nhất như: mở file mới (New), gọi file cũ (Open), ghi file vào đĩa (Save)…

- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): chứa các nút giúp định dạng nhanh dữ liệu

như: chọn font cho dữ liệu (Font), chọn cỡ font cho dữ liệu (Font

size)…

- Hộp địa chỉ ô (Name box): cho biết địa chỉ của ô hiện thời.

- Thanh nhập dữ liệu (Formula bar): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện thời trong bảng

tính.

- Bảng tính (Wooksheet): phần bảng tính, là nơi làm việc chủ yếu trong Excel.

- Danh sách các Sheet (Sheet tabs): chứa danh sách các bảng tính trong file hiện thời. Ngầm

định, các bảng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3… Các tên này có thể đổi được (xem phần

sau).

- Thanh trạng thái (Status bar): hiện các thông báo về trạng thái làm việc hiện thời của bảng

tính.

.II.4.2. Định dạng màn hình Excel

Màn hình chuẩn của Excel có các thành phần như đã trình bày. Tuy nhiên, có thể làm ẩn đi

các thanh công cụ không cần thiết, hoặc cho hiển thị thêm các thanh công cụ khác bằng cách

click mở trình đơn View và chọn:

Formula bar: Thanh công thức.

Status bar: Thanh trạng thái.

Toolbar: Thanh công cụ. Có nhiều thanh công

cụ như:

- Standard: Chuẩn.

- Formatting: Định dạng.

- Drawing: Vẽ.

- Picture: Hiệu chỉnh hình

- …

(Click vào tên thanh công cụ để chọn hoặc huỷ

bỏ)

Có thể di chuyển vị trí hiển thị của các thanh công cụ bằng cách click & drag tại khoảng

trống hoặc thanh tiêu đề của chúng để đưa đến vị trí khác trên màn hình.

.II.5. Giới thiệu bảng tính của Excel

.II.5.1. Wookbook

Mỗi Wookbook tương ứng với một file lưu trên đĩa bao gồm các Wooksheet (bảng tính),

các biểu đồ (Chart)… Trong một Wookbook có thể có tối đa 255 sheet. Các phiên bản cũ từ

Excel 95 trở về trước, máy thường mở ngầm định 16 sheet. Từ Excel 97, máy mở ngầm định 3

sheet. Trong Excel cho phép thay đổi số sheet ngầm định này bằng cách sử dụng thực đơn

Tools\Option. Trong hộp Sheet in new Wookbook của tab General gõ số sheet ngầm định muốn

mở trong file mới.

Dữ liệu trên các bảng tính khác nhau có thể liên hệ với nhau như trên một bảng tính.

.II.5.2. Wooksheet

Một tệp tin Excel (Book) sẽ có nhiều bảng tính (Wooksheet), trên mỗi bảng tính bao gồm

các hàng (rows), các cột (columns) và vùng giao nhau giữa cột và hàng gọi là ô (cell).

- Các hàng (rows): Excel 97 và 2000 có 65536 hàng trong một bảng tính (các phiên bản trước

nó chỉ có 16384 hàng). Tiêu đề hàng (row heading) nằm ở đầu của mỗi hàng và được đánh

số từ 1 đến 65536.

- Các cột (columns): trong một bảng tính của Excel có 256 cột. Tiêu đề của cột được đánh số

theo A, B, C, …, IU, IV.

- Các ô (cell): Mỗi ô đều có địa chỉ riêng. Địa chỉ này được xác định bằng tên của cột và tên

của hàng tạo ra ô đó (tên cột luôn đứng trước tên hàng).

Ví dụ: A1 - ô giao giữa cột A và hàng 1, E200 - ô giao giữa cột E và hàng 200. Địa chỉ ô

hiện thời hiện lên trong ô Cell Reference.

- Vùng ô (range): Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau (hình chữ nhật chứa từ 2 ô trở lên), địa

chỉ của vùng được xác định bằng địa chỉ của ô bên trái và ô ở góc dưới phải của vùng. Địa

chỉ vùng được ký hiệu theo quy tắc: địa chỉ của hai ô đối diện được cách nhau bởi dấu hai

chấm (:). Ví dụ B4:D7 là địa chỉ vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4, C5, C6, C7, D4, D5,

D6, D7.

.II.6. Cách di chuyển con trỏ ở trong bảng tính

Khi làm việc với bảng tính, cần chú ý tới vị trí con trỏ ô trong bảng tính.