Đồ án tốt nghiệp “Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Xuất Nhập Hàng Tại Công Ty Công Nghiệp Chế

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

hàng hố

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD:

Bùi Thị Hoà

Luận văn:

“Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin

Quản Lý Xuất Nhập Hàng Tại Công

Ty Công Nghiệp Chế Biến Thực Phẩm

Quốc Tế - Chi nhánh Nha Trang”

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

hàng hố

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 2 - GVHD:

Bùi Thị Hoà

Lời nói đầu

Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và

việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi

ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của công

nghệ thông tin.

Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các

ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG

NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồn

tồn tin học hố trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hố là một trong

các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý

mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng trên môi

trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng được với

nhu cầu thực tế.

Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC

PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chị trong công

ty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin

quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình.

Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau:

Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng

Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan

Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương IV: Xây dựng chương trình

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

hàng hố

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 3 - GVHD:

Bùi Thị Hoà

Chương V: Đánh giá hệ thống

Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này không

thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô giáo và các bạn sinh viên

đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hồn thiện hơn.

Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Hồ– GV bộ môn Công

Nghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận tình

hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này.

Hà Nội 7 – 2003

Sinh viên thực hiện:

Đinh Trọng Vinh

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

hàng hố

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 4 - GVHD:

Bùi Thị Hoà

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU …………………………………………………………..…… 1

MỤC LỤC …………………………………………………………………… 2

Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ………………… 3

I. Giới thiệu về Công ty………………………………………………… 3

II. Phân tích hiện trạng …………………………………………………… 4

Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG …………………… 8

I. Mô hình quan niệm dữ liệu …………………………………………… 8

II. Mô hình tổ chức dữ liệu ……………………………………………… 8

III. Mô hình vật lý dữ liệu ………………………………………………… 9

IV. Mô hình thông lượng ………………………………………………… 14

V. Mô hình quan niệm xử lý ………………………………………………16

VI. Mô hình tổ chức xử lý ……………………………………………… 18

VII. Mô hình vật lý xử lý ………………………………………………… 22

Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……………… 23

I. Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ………………………………………… 23

II. Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 …………………………… 24

III. Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ………………… 31

Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……………………………… 33

I. Phần dữ liệu……………………………………………………………… 33

II. Một số giao diện chính ………………………………………………… 34

III. Một số Module chính ………………………………………………… 36

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

hàng hố

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 5 - GVHD:

Bùi Thị Hoà

Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG …..………………………………… 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………… 40

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

hàng hố

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 6 - GVHD:

Bùi Thị Hoà

CHƯƠNG I

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

1. Giới thiệu tổng quát

Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế

biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công

nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và

quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân

viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì

những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới

đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh.

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang

hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các

chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro.

Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh,

kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những

năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu

tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề

khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo

mật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân

sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý.

Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty. Hệ

thống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin

quản lý kinh doanh của công ty.

Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng

còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

hàng hố

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 7 - GVHD:

Bùi Thị Hoà

khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân

thiện với người sử dụng.

2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty

Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở

Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là

một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia. Tổng Công ty chuyên sản xuất các

mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí,

nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản

phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh

Hồ, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak).

2.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty

Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ.

TỔNG CÔNG TY

CÁC CHI NHÁNH

CÁC SHOP CÁC ĐẠI LÝ

CC hàng

PP hàng PP hàng

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

hàng hố

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 8 - GVHD:

Bùi Thị Hoà

- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm

(các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản

phẩm này cho các chi nhánh của công ty.

- Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới

các cửa hàng (Shop) và các đại lý.

2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :

- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty.

- Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách.

- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh

doanh, giới thiệu sản phẩm.

- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình

số lượng hàng hố trong kho.

3. Các quy trình quản lý như sau

a. Quy trình quản lý nhập hàng

BAN GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN

KINH DOANH

BỘ PHẬN KẾ

TOÁN

BỘ PHẬN

KHO

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

hàng hố

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 9 - GVHD:

Bùi Thị Hoà

- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số

lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và

danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng.

Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách

và số lượng các mặt hàng cần nhập về.

- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.

- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh

doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty.

- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh

doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.

- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin

đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập,

đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn.

- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới

bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng công ty.

- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:

- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hố

như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng,

tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền).

Trong đó:

Tổng giá trị =  số lượng nhập * đơn giá nhập

Sltondk S haptk

Tgtondk Tgnhaptk dgbqck

 ln





Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

hàng hố

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 10 -

GVHD: Bùi Thị Hoà

Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ.

Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ.

Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ.

Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ.

Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ.

b. Quy trình quản lý xuất hàng

- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in

sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng,

phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại

và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nào

đó.

- Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận

hàng một số ngày quy định.

- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách

hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ

chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo

đơn đặt hàng.

- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so

sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ

cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt

dưới mức tồn tối thiểu.

- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấy

đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn

giá, ngày hẹn trả tiền.

- Cách tính tổng giá trị hàng xuất:

Tổng giá trị =  số lượng xuất * đơn giá xuất