ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP QUẢN LÍ VẬT TƯ, THIẾT BỊ, ỨNG DỤNG PHÁT TRIỂN CHO TRUNG TÂM CNTTĐHQG TPHCM_CHƯƠNG 4

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP QUẢN LÍ VẬT

TƯ, THIẾT BỊ, ỨNG DỤNG PHÁT

TRIỂN CHO TRUNG TÂM CNTT￾ĐHQG TPHCM

Chương 4.

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư.

4.1.Tổng quát công tác quản lý tại Trung Tâm phát triển CNTT.

4.1.1.Mô hình đào tạo tại Trung Tâm.

Trung Tâm phát triển CNTT thuộc trường Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh

trực thuộc Bộ giáo dục và đào tạo có trụ sở đặt tại khu liên cơ quan Mỹ Đình-Từ

Liêm-Hà Nội. Đây là một trong những Trung Tâm có bề dày thành tích về giảng

dạy và kinh doanh các sản phẩm tin học. Với đội ngũ giáo viên dày dặn kinh

nghiệm và nhiệt tình trong giảng dạy, Trung Tâm đã đào tạo được một đội ngũ kỹ

sư, chuyên viên và lập trình viên xuất sắc hiện đang làm việc tại các công ty lớn

trong nứơc. Hiện nay Trung Tâm có khoảng 5000 học viên đang theo học và Trung

Tâm vẫn tiếp tục tuyển sinh các khoá mới. Trung Tâm không những chú trọng đến

lĩnh vực đào tạo mà còn đặc biệt quan tâm đến hoạt động kinh doanh về vật tư,

thiết bị tin học. Trung Tâm có các phòng ban giúp việc cho Giám Đốc để điều

hành hoạt động kinh doanh của trung tâm với mối quan hệ đa dạng:

Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh

trong tháng hay trong quý. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính về hoạt động kinh

doanh của Trung Tâm. Các thông tin về việc mua, bán vật tư sẽ được xử lý và thực

hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập. Phòng kế toán tổng hợp mọi số liệu liên

quan đến hoạt động tài chính của Trung Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo

cáo quản lý. Trên các số liệu báo cáo đó phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc

trong việc ra các quyết định về tài chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của

Trung Tâm đạt hiệu quả cao. Phòng vật tư là nơi quản lý các vật tư thiết bị của

Trung Tâm đồng thời hàng tháng báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật tư lên cấp

trên. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra vật tư thiết bị khi nhập, xuất đồng

thời có kế hoạch bảo trì thiết bị cho khách hàng.

-Sơ đồ phân cấp phòng ban tại Trung Tâm:

Ban Giám

Đốc

Kho

Phòng kế

toán

Phòng

kinh

doanh

Phòng vật

tư

Phòng kỹ

thuật

Phòng

đào tạo

4.1.2.Tình hình và thực trạng ứng dụng công nghệ tin học trong quản lý vật tư

tại Trung Tâm phát triển CNTT.

Trong lĩnh vực kinh doanh, Trung Tâm thường phải nhập, xuất hàng hoá với

số lượng lớn, chính vì vậy công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ, rõ ràng và nhanh

chóng. Hiểu được tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với công tác quản lý

Ban giám đốc đã chủ động và tổ chức đưa công nghệ thông tin vào công tác quản

lý tại Trung Tâm .

4.1.3.Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công.

Số lượng vật tư thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu như không quản lý

tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư thiết bị. Mỗi lần xuất

hay nhập vật tư thiết bị là lại có một hoá đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong một

lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật tư thiết bị thì số lượng hoá đơn sẽ rất nhiều.

Nếu kế toán hay người phụ trách về giấy tờ sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc

làm thất thoát hoá đơn, từ đó làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh

củaTrungTâm. Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một hoá đơn nào đó để kiểm tra sẽ

mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

4.1.4.Tầm quan trọng trong việc quản ý xuất nhập vật tư thiết bị bằng máy

tính.

Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật tư thiết bị dựa trên

những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, người lập trình

có thể đưa ra những chương trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu, xử

lý thông tin, đáp ứng những yêu cầu cần thiết của nhà quản lý.