Điều tra công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty cổ phần khánh hòa

LỜI MỞ ĐẦU

1. Sự cần thiết của đề tài

Hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường luôn chịu sự tác

động bởi các quy luật vốn có của nó. Sự sống còn của mỗi doanh nghiệp luôn tồn

tại và phát triển thì không chỉ riêng một doanh nghiệp nào mà hầu như tất cả các

chủ thể sản xuất kinh doanh đều rất quan tâm đến hoạt động sản xuất kinh doanh

của mình. Trong đó, tổ chức hạch toán kế toán là một trong những nội dung quan

trọng trong công tác tổ chức quản lý của mỗi doanh nghiệp.

Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính

trong doanh nghiệp, nên công tác tổ chức hạch toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất

lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp. Hơn thế nữa nó còn

ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có

quyền hạn trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp

Trong điều kiện hiện nay, khi mà nguồn lực thông tin đặt lên hàng đầu thì

chất lượng thông tin kế toán được coi như là một tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo

sự an toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho các quy định.

Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào quy mô hoạt động lĩnh vực ngành

nghề, đặc điểm tổ chức quản lý và… cũng như các chế đô chính sách của cơ quan Nhà

nước, vì vậy đòi hỏi công tác tổ chức hạch toán kế toán cho phù hợp với đặc điểm và

tình hình của mỗi doanh nghiệp là công việc cần và nên làm hiện nay. Trên thực tế

chưa có một đề tài hay một cuôc khảo sát điều tra nào đã tiến hành thống kê về công

tác tổ chức hạch toán trong các công ty cổ phần địa bàn Nha Trang Khánh Hoà.

Xuất phát từ những vấn đề trên cùng với qua thực tế tìm hiểu tại các công ty

cổ phần Khánh Hòa, em đã quyết định chọn đề tài này cho luận văn tốt nghiệp

“Điều tra công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty Cổ Phần Khánh

Hòa” cùng với sự đồng ý cuả khoa kinh tế và ban lãnh đạo các công ty .

2. Mục tiêu nghiên cứu :

- Tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty Cổ Phần.

- Đánh giá thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty Cổ Phần.

- Đề tài này vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế và học hỏi, trang bị

thêm kiến thức cho bản thân về công tác tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty.

Đồng thời nêu nên một số đề xuất ý kiến nhằm nâng cao hơn về hiệu quả trong công

tác hạch toán kế toán tại các công ty Cổ Phần Nha Trang - Khánh Hòa.

3. Phạm vi nghiên cứu:

Đề tài chỉ nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán kế toán trên một số lĩnh vực

gồm: Tổ chức về nhân sự trong phòng kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản, chứng từ,

sổ sách trong công ty và tổ chức hạch toán các yếu tố cơ bản cho sản xuất:

NVL&CCDC, TSCĐ và Lao động tiền lương.

- Thời gian nghiên cứu : Đề tài nghiên cứu trong khoảng thời gian từ tháng

08 đến tháng 11 năm 2005.

4. Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện đồ án em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Phương pháp thông kê, phân tích, điều tra, phỏng vấn.

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn

- Sử dụng phần mềm SPSS for window 10.0 để thống kê các loại bảng.

5.Nội dung nghiên cứu của đề tài.

Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán và cách thiết

kế bảng câu hỏi.

Chương 2: Kết quả điều tra thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán

tại các công ty Cổ Phần Khánh Hòa.

Chương 3: Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch

toán kế toán tại các công ty Cổ Phần Khánh Hòa.

6. Những đóng góp khoa học của đề tài:

- Đề tài đã hệ thống được những vấn đề lí luận về tổ chức hạch toán kế toán.

- Đề tài đã thống kê được thực trạng công tác hạch toán kế toán ở một số

công ty cổ phần trên địa bàn Khánh Hoà.

- Đề tài đã đưa ra nhận xét kết quả thống kê về tổ chức hạch toán kế toán ở

các công ty Cổ Phần.

- Đề tài đã mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công

tác hạch toán kế toán ở các công ty Cổ Phần.

Với thời gian thực tập có hạn, không có điều kiện đi sâu vào nghiên cứu hết

hoạt động kinh doanh của các công ty Cổ Phần của Khánh Hòa. Do khả năng kiến

thức có hạn, nên đề tài của em không sao tránh khỏi thiếu sót. Rất mong có đóng

góp ý kiến, chỉ bảo của thầy cô và các cô chú anh chị ở các công ty Cổ Phần Khánh

Hòa để giúp em hoàn thiện đề tài này.

Em xin chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho em cơ hội để tìm

hiểu thực tế, cảm ơn Cô Phan Thị Dung, Thầy Hồ Huy Tựu đã tận tình hướng dẫn

và tạo điều kiện cho em trong quá trình thực hiện đồ án này.

Nha trang ngày 05 tháng 12 năm 2005

Sinh viên thực hiện

VŨ THỊ LÊ

I.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

I.1.1 Khái niệm:

Tổ chức hạch toán kế toán là một trong ngững nội dung quan trọng trong tổ

chức công tác quản lý ở Việt Nam. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn

đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các

yêu cầu quản lý khác nhau.

I.1.2 Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán:

Hạch toán kế toán là hoạt động quản lý đặc biệt sản xuất ra các thông tin hữu

ích về vốn phục vụ cho quản lý của đơn vị hạch toán. Do đó tổ chức kế toán cần

phải tuân theo các nguyên tắc sau:

I.1.2.1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý

Kế toán là một phân hệ trong hệ thông quản lý với chức năng thông tin kiểm

tra và hoạt động tài chính của doang nghiệp hạch toán. Vì vậy nguyên tắc tổ chức

hạch toán kế toán cần phải đảm bảo tính thống nhất chung trong cả hệ thống quản

lý được thực hiện:

- Bảo đảm tính thống nhấtgiữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý.

- Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý.

- Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ

chức sản xuất.

- Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở do tăng dần

quy mô thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý.

- Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn liền với kế toán và không được tách

rời các hoạt động kế toán, doanh nghiệp không được hoạt động nếu không có bộ

phận kế toán.

I.1.2.2.. Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán.

- Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy tròn kế toán . Lúc

đó phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hóa với từng

thành phần cụ thể .

- Tùy tính phức tạp của đối tượng để thực hiện các bước của quy trình kế

toán và chọn hình thức kế toán thích hợp.

- Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình

thức kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ kế toán nâng cao có thể

tăng thêm mức tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán.

Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang thiết bị kỹ thuật

phải hướng đến các chuẩn mực quốc tế.

- Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế : đơn vị hạch

toán, giá hạch toán, tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục.

I.1.3.Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán.

I.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán.

Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: Xác định số lượng nhân viên cần

phải có, yêu cầu về trình độ nghề nghiệp, bố trí và phân công các nhân viên thực

hiện các công việc cụ thể, xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau

cũng như giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan.

I.1.3.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.

I.1.3.1.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tập trung.

Là mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà ở đó toàn bộ công việc xử lý thông

tin kế toán trong toàn doanh nghiệp đựơc thực hiện tập trung ở phòng kế toán , còn

các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thöïc hiện thu thập và chuyển chứng từ cùng

các báo cáo nghiệp vụ theo yêu cầu của nhà quản lý về phòng kế toán đã xử lý và

cung cấp thông tin nhanh nhạ. Tuy nhiên nó chỉ áp dụng trong điều kiện doanh

nghiệp có tổ chức sản xuất và quản lý mang tính tập trung, cơ sở vật chất kỹ thuật

được trang thiết bị đầy đủ, đồng bộ.

Ưu điểm của mô hình kế toán tập trung là công việc tổ chức bộ máy kế toán

gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy . Tuy nhiên nó áp

dụng trong điều kiện doanh nghiệp có tổ chức sản xuất và quản lý và mang tính tập

trung, cơ sở vật chất kỹ thuật được trang thiêt bị đầy đủ , đồng bộ .

SƠ ĐỒ 01 : MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẬP TRUNG.

I.1.3.1.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán phân tán.

Là mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà ở đó công việc kế toán được phân

công cho các bộ phận phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình . Tức là những chứng từ

PHÒNG KẾ TOÁN.

Chứng từ kế

toán ở các phân

xưởng, tổ đội.

Chứng từ kế

toán ở các quầy

hàng đại lý.

Chứng từ kế

toán ở các

kho hàng.

Chứng từ kế

toán ở các bợ

phận khác.

kế toán phát sinh tại cơ sở nào thì cơ sở đó tự hạch toán chứ không phải gửi, chứng

từ về phòng kế toán doanh nghiệp. Phòng kế toán của doanh nghiệp chỉ thực hiện

những công việc kế toán đối với những nội dung phát sinh liên quan đến toàn bộ

doanh nghiệp.

Dạng tổ chức này thường được tổ chức ở các doanh nghiệp coù quy mô sản

xuất lớn có nhiều cơ sở kinh doan, địa bàn hoạt động của các đợn vị phân tán ở

nhiều địa phương . Hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh vực .

Ưu điểm là đáp ứng được yêu cầu thông tin phục vụ cho quản lý nội bộ ở các

bộ phận đơn vị trực thuộc. Nhưng nếu không khéo tổ chức thì bộ máy kế toán sẽ trở

nên cồng kềnh , tốn kém và chồng chéo trong công việc chuyên môn.

SƠ ĐỒ 02 : MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN PHÂN TÁN.

I.1.3.1.1.3.Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán .

Đây là hình thức kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên, tổ chức kế toán thì tổ

chức tập trung tại phòng kế toán của đơn vị .Các đơn vị cơ sở trong nội bộ xí nghiệp thì

ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần khác, ví dụ hạch toán tiền

lương, chi phí quản lý doanh phát sinh tại đơn vị. Mức độ phân tán này phụ thuộc mức

độ phân cấp quản lý, trình độ hạch toán kinh tế của doanh nghiệp .

I.1.3.1.2. Cơ cấu bộ máy kế toán .

·Bộ phận kế toán lao động tiền lương:

- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về số lương lao động , thời gian lao

động và kết quả lao động: tính lương, BHXH, và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phân

bổ tiền lương và BHXH vào các đối tượng sử dụng lao động .

- Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, các phòng ban

lập đầy đủ chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương , mở sổ sách cần

thiết và hạch toán doanh nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ phương pháp .

- Lập báo cáo lao động tiền lương

- Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương,

năng suất lao động .

PHÒNG KẾ TOÁN.

Chứng từ kế toán ở các đơn vị

không tổ chức kế toán riêng.

Báo cáo kế toán ở các đơn vị

trực thuộc có TCHTKT độc lập.

·Bộ phận kế toán vật tư , công cụ dụng cụ ,TSCĐ

- Bộ phận kế toán này đảm nhiệm công tác ghi chép phản ánh tổng hợp số

liệu về tình hình thu mua vận chuyển nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ,

tính giá thành thực tế của vật liệu, CCDC và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch

về cung ứng vật liệu, CCDC về sớ lượng chất lượng mặt hàng .

- Hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng, các kho và các phòng ban thực hiện

chứng từ, ghi chép ban đầu về vật liệu, CCDC. Mở sổ sách cần thiết và hạch toán

vật liệu, CCDC theo chế độ, phương pháp áp dụng.

- Tính toán và phân bổ khấu hao tài sản cố định hàng tháng vào chi phí hoạt động.

· Bộ phận kế toán sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành

sản xuất sản phẩm, vận dung các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá

thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của xí nghiệp.

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn

sản xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm

và công việc.

- Tham gia việc xây dựng chi tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó

cho phân xưởng và các bộ phận có liên quan.

- Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản

phẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kết quả hạch toán kinh tế của các phân xưởng, tổ

sản xuất, kiểm tra việc dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm.

- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng

tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm.

· Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản:

- Tổ chức ghi chép và phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát.

Sử dụng, thanh, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng.

- Tính toán chi phí xây dựng mua sắm tài sản cố đinh.

- Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến

độ và chất lượng công trình.

- Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản.

· Bộ phận kế toán tổng hợp:

- Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập xuất tiêu thụ thành

phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của xí nghiệp, xác định kết quả lãi, lỗ, các

khoản thanh toán với nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ xí nghiệp.

- Ghi chép sổ cái và lập bản cân đối kế toán và các báo cáo thuộc các phần

việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các

nhiệm vụ kể trên.

- Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của xí nghiệp.

- Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán thống kê thông tin kinh tế

và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bên ngoài.

· Nhân viên hạch toán phân xưởng:

- Tham gia kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang và các cuộc điều tra liên quan.

- Cung cấp các tài liệu thuộc về phần việc mình phụ trách cho quản đốc phân

xưởng, tổ trưởng sản xuất, phòng kế toán và các phòng ban có liên quan.

- Tham gia xây dựng các hợp đồng kinh tế với khách hàng, đặc biệt là việc

quy định các điều kiện tài chính hợp đồng.

· Kế toán trưởng:

Kế toán trưởng có các vị trí, quyền hạn, trách nhiệm như sau:

- Kế toán trưởng là người giúp đỡ thủ trưởng đơn vị tổ chức, chỉ đạo toàn bộ

công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý

mới đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế - tài chính của nhà nước tại đơn vị.

- Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh

nghiệp một cách hợp lý khoa học .

- Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ

toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Tính toán và trích nộp đúng, đủ kịp thời các khoản phải nộp ngân sách nhà

nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn

các khoản tiền vay, các khoản nợ phải trả .

- Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán tại đơn vị đang làm

ở bất kỳ bộ phận nào .

- Có nhiệm vụ yêu cầu tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp chuyển đầy

đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra cuûa kế toán

trưởng, mọi người, mọi bộ phận trong doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới phải

tuân thủ những điều hướng dẫn và chịu sự kiểm tra của kế toán trưởng. Những

người có nhiệm vụ lập , ký duyệt và gửi các tài liệu, chứng từ có liên quan đến công

tác kế toán, phải chịu trách nhiệm về những sai sót không xác thực, không rõ ràng,

không hợp lệ, không đúng thời hạn quy định làm ảnh hưởng đến công việc kế toán

và công việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng.

I.1.3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán.

I.1.3.2.1. Những vấn đề chung về chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về nhiệm vụ kinh tế đã

phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong

hoạt động sản xuât kinh doanh của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ theo đúng

quy định trong chế độ chứng từ kế toán và ghi chép đầy đủ kip thời .

Chế độ chứng từ gồm hai hệ thống :

·Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc.

Là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc

có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ

này nhà nước chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chi tiêu phản ánh , phương pháp và

áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế.

·Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.

Chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà

nước những chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó

vận dụng vào từng trường hợp cụ thể, thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể

thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi biểu mẫu cho thích hợp với yêu cầu

và nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ và

phải có sự thỏa luận bằng văn bản của Bộ Tài Chính .

Dù là chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc hay chứng từ kế toán hướng dẫn

thì chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ các yếu tố sau đây:

- Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…)

- Ngày tháng năm lập chứng từ.

- Số hiệu của chứng từ.

- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hay cá nhân lập chứng từ

- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hay cá nhân nhận chứng từ.

- Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ.

- Các chỉ tiêu về lượng và giá trị.

- Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác

của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa phaùp nhân thì phải

có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn

vị), đóng dấu đơn vị.

I.1.3.3.2. Nội dung của tổ chức chứng từ:

I.1.3.3.2.1.Tổ chức lập chứng từ

Nội dung của tổ chức chứng từ được thể hiện như sau:

-Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh .

-Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: Từ việc lập chứng từ một cách kịp

thời đúng đắn, nói chung cần giảm bớt tối đa số người tham gia lập chứng từ để rút

ngắn thời gian lập chứng từ.

-Xác định thời gian lập chứng từ của từng nghiệp vụ kinh tế .

I.1.3.3.2.2.Tổ chức luân chuyển và ghi sổ chứng từ.

Quá trình luân chuyển và ghi sổ chứng từ được thực hiện theo quá trình sau:

- Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm

tra ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán như: Phòng vật tư, kế toán, kế hoạch…

- Xác định rõ trách nhiệm vật chất của những người tham gia thực hiện và

xác minh nghiệp vụ kinh tế .

- Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán khi xuất phát (lập chứng từ)

đến khi kết thúc (lưu trữ chứng từ kế toán), do vậy giúp người tổ chức kế toán rút ngắn

thời gian vận động của chứng từ, thúc đẩy tốt hoạt động kinh doanh của đơn vị .

- Trước khi tiến hành ghi vào sổ nhân viên kế toán phải tiến hành kiểm tra

chứng từ, cho dù chứng từ đó do đơn vị lập ra hay bên ngoài chuyển vào.

I.1.3.2.2.3. Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ:

- Chứng từ kế toán là tài liệu của kế toán, do đó chứng từ sau khi đã được ghi

vào sổ kế toán thì cần phải được đảm bảo tại nơi người giữ sổ, vì nó có thể dùng lại

để tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phân

tích sự sai sót và tìm nguyên nhân dẫn đến sự nhầm lẫn. Do vậy người nào ghi sổ

phải có trách nhiệm bảo quản chứng từ. Khi kết thúc năm, báo cáo quyết toán được

duyệt thì lúc đó toàn bộ chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ theo chế độ.

- Chứng từ do người sử dụng ghi sổ phải đánh số thứ tự theo thời gian. Nhân

viên kế toán đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, khi thay đổi nhân

viên kế toán thì phải làm biên bản bàn giao.

- Khi báo cáo kết toán đuợc duyệt thì toàn bộ chứng từ đưa vào lưu giữ phải

sắp thứ tự theo nội dung kinh tế để tiện cho việc khi cần đem ra kiểm tra đối chiếu.