Công việc kiểm toán và chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính.doc

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

Danh môc tªn nh÷ng tõ viÕt t¾t

TT Ký hiÖu viÕt t¾t Tªn ®Çy ®ñ

1 KTV KiÓm to¸n viªn

2 TNHH Tr¸ch nhiÖm h÷u h¹n

3 IFC C«ng ty KiÓm To¸n vµ T VÊn Tµi ChÝnh Quèc TÕ

4 BCTC B¸o c¸o tµi chÝnh

5 BC§KT B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n

6 BCKQH§KD B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh

7 HTKSNB HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé

8 KSNB KiÓm so¸t néi bé

9 BG§ Ban gi¸m ®èc

10 H§QT Héi ®ång qu¶n trÞ

11 VAS ChuÈn mùc KiÓm to¸n ViÖt Nam

12 IAS ChuÈn mùc KiÓm to¸n quèc tÕ

13 H§ Hîp ®ång

14 NC¦ Ngêi cung øng

15 TS Tµi s¶n

16 NV Nguån vèn

17 NH Ng¾n h¹n

18 KT KiÓm to¸n

19 TSL§ Tµi s¶n lu ®éng

Lêi më ®Çu

Trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng vµ héi nhËp quèc tÕ ngµy nay, ho¹t ®éng kiÓm

to¸n ®· ®îc h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn mét c¸ch nhanh chãng. Cïng víi sù ra ®êi

ho¹t ®éng cña c¸c c«ng ty kiÓm to¸n th× nhµ níc, ®Æc biÖt lµ Bé Tµi chÝnh ®·

dÇn ban hµnh c¸c quy ®Þnh, quy chÕ, chuÈn mùc kÕ to¸n vµ kiÓm to¸n ®Ó t¹o

1

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

hµnh lang ph¸p lý cho c¸c tæ chøc, ngµnh ho¹t ®éng mét c¸ch n¨ng ®éng h¬n vµ

cã ®Þnh híng ph¸t triÓn mét c¸ch râ rµng h¬n. Ho¹t ®éng kiÓm to¸n ®· ®ãng

mét vai trß tÝch cùc trong sù ph¸t triÓn chung cña nÒn kinh tÕ ngµy nay.

KiÓm to¸n ®· trë thµnh mét chuyªn ngµnh ®µo t¹o chÝnh trong trêng ®¹i

häc Kinh tÕ quèc d©n Hµ Néi. §Ó gióp cho sinh viªn n¾m ch¾c vÒ lý thuyÕt vµ

®¹t ®îc mét sù hiÓu biÕt nhÊt ®Þnh vÒ thùc tÕ, nhµ trêng cã giµnh mét kú cho

sinh viªn thùc tËp. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i c¸c C«ng ty KiÓm To¸n, chóng

em ®îc t×m hiÓu vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña C«ng ty nh vÒ c¬ cÊu tæ chøc, c«ng

t¸c kÕ to¸n, kiÓm to¸n vµ c¸c ho¹t ®éng kinh doanh kh¸c. §©y lµ nh÷ng bµi häc

thùc tÕ hÕt søc bæ Ých ®Ó cñng cè nh÷ng kiÕn thøc ®· häc trong nhµ trêng.

T¹i c«ng ty kiÓm to¸n vµ t vÊn tµi chÝnh quèc tÕ (IFC) em ®îc sù híng

dÉn ®i s©u t×m hiÓu vµo chu tr×nh kiÓm to¸n Mua hµng vµ thanh to¸n. §©y còng

lµ ®Ò tµi cho chuyªn ®Ò tèt nghiÖp cña em “C«ng viÖc kiÓm to¸n chu tr×nh mua

hµng vµ thanh to¸n trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh t¹i c«ng ty TNHH

kiÓm to¸n vµ t vÊn tµi chÝnh quèc tÕ (IFC)”.

Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù híng dÉn cña c« gi¸o PGS.TS. Lª ThÞ Hßa

vµ sù gióp ®ì cña C«ng ty TNHH KiÓm to¸n vµ T vÊn Tµi chÝnh Quèc tÕ (IFC)

®Ó em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy.

Ngoµi lêi më ®Çu vµ kÕt luËn chuyªn ®Ò ®îc chia thµnh ba ch¬ng lín:

Ch¬ng I: C¬ së lý luËn chung

Ch¬ng II: Thùc hµnh kiÓm to¸n chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n

trong qu¸ tr×nh kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh t¹i c«ng ty TNHH KiÓm to¸n

vµ T vÊn tµi chÝnh quèc tÕ (IFC )

Ch¬ng III. Bµi häc kinh nghiÖm vµ hoµn thiÖn c«ng t¸c kiÓm to¸n

chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n trong kiÓm to¸n b¶ng khai tµi chÝnh cña

c«ng ty TNHH KiÓm to¸n vµ T vÊn tµi chÝnh quèc tÕ (IFC).

Trong qu¸ tr×nh viÕt b¸o c¸o nµy do giíi h¹n vÒ thêi gian vµ tr×nh ®é nªn

trong bµi viÕt kh«ng tr¸nh khái ®îc nh÷ng sai sãt vµ h¹n chÕ. V× vËy em rÊt

mong nhËn ®îc sù chØ b¶o cña thÇy c«, sù híng dÉn bæ sung ý kiÕn cña anh chÞ

2

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

KTV trong c«ng ty IFC, vµ c¸c b¹n ®Ó em hoµn thµnh tèt chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

nµy.

Ch¬ng I

C¬ së lý luËn chung vÒ kiÓm to¸n chu tr×nh mua hµng

vµ thanh to¸n trong kiÓm to¸n b¸o c¸o kiÓm to¸n

b¸o c¸o tµi chÝnh

1. Chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh

1.1. §Æc ®iÓm, vÞ trÝ vµ néi dung cña chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n

trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh

Trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng hiÖn nay, ho¹t ®éng kiÓm to¸n ®· ph¸t triÓn

vµ ngµy cµng trë thµnh mét nhu cÇu kh«ng thÓ thiÕu ®èi víi c¸c ho¹t ®éng kinh

doanh. §èi tîng chñ yÕu cña ho¹t ®éng kiÓm to¸n lµ kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi

3

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

chÝnh. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh, c¸c kiÓm to¸n

viªn thêng chia c«ng viÖc kiÓm to¸n theo c¸c chu tr×nh, theo c¸ch nµy c¸c

nghiÖp vô vµ c¸c tµi kho¶n cã liªn quan chÆt chÏ víi nhau ®îc xÕp vµo cïng mét

phÇn hµnh.

Chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n lµ mét chu tr×nh quan träng cÇn ph¶i ®-

îc kiÓm to¸n trong c¸c cuéc kiÓm to¸n, bëi v× chi phÝ cho dÞch vô mua hµng th￾êng chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh vµ ¶nh hëng trùc

tiÕp tíi lîi nhuËn cña Doanh nghiÖp.

Qu¸ tr×nh mua vµo cña hµng ho¸ vµ dich vô bao gåm c¸c kho¶n môc nh

mua nguyªn liÖu, m¸y mãc, thiÕt bÞ, vËt t, ®iÖn, níc, söa ch÷a b¶o tr× vµ nghiªn

cøu ph¸t triÓn. Chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n bao gåm c¸c quyÕt ®Þnh vµ

c¸c qu¸ tr×nh cÇn thiÕt ®Ó cã hµng ho¸ vµ dÞch vô cho qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña

doanh nghiÖp. Chu tr×nh thêng b¾t ®Çu b»ng viÖc lËp mét ®¬n ®Æt mua cña ngêi

cã tr¸ch nhiÖm t¹i bé phËn cÇn hµng ho¸ hay dich vô vµ kÕt thóc b»ng viÖc

thanh to¸n cho nhµ cung cÊp vÒ hµng ho¸ hay dich vô nhËn ®îc.

§èi víi c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt, qu¸ tr×nh kinh doanh bao gåm 3 giai ®o¹n:

cung øng, s¶n xuÊt vµ tiªu thô. Cßn ë doanh nghiÖp th¬ng m¹i, qu¸ tr×nh kinh

doanh còng gåm hai giai ®o¹n: mua hµng vµ b¸n hµng. Nh vËy, dï ë lo¹i h×nh

doanh nghiÖp nµo th× qu¸ tr×nh “mua hµng” còng lµ qu¸ tr×nh cung cÊp c¸c yÕu

tè ®Çu vµo, nã quyÕt ®Þnh ®Õn kh¶ n¨ng s¶n xuÊt vµ duy tr× s¶n xuÊt cña ®¬n vÞ,

bªn c¹nh ®ã kh¶ n¨ng thanh to¸n c¸c kho¶n chi phÝ mua hµng còng ®¸nh gi¸

t×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh nghiÖp lµ tèt hay xÊu.

1.2. Chøc n¨ng cña chu tr×nh mua hµng vµ thah to¸n

MÆc dï ë c¸c doanh nghiÖp kh¸c nhau, nhu cÇu vÒ hµng ho¸ lµ kh¸c

nhau, nhng chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n vÉn ph¶i ®¶m b¶o ®Çy ®ñ 4 chøc

n¨ng sau:

1.2.1. Xö lý c¸c ®¬n ®Æt mua hµng ho¸ hay dÞch vô

§©y lµ chøc n¨ng quan träng trong chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n.

C¸c bíc c«ng viÖc cÇn thùc hiÖn trong chøc n¨ng nµy bao gåm:

4

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

- X¸c ®Þnh nhu cÇu hµng ho¸, dÞch vô cÇn cung cÊp: Th«ng thêng mçi

doanh nghiÖp thêng cã mét bé phËn chuyªn nghiªn cøu nhu cÇu nguyªn vËt

liÖu, c«ng cô, dông cô cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt gäi lµ bé phËn kÕ ho¹ch. Bé phËn

nµy cã nhiÖm vô lªn kÕ ho¹ch, cung øng ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè

®Çu vµo ®Ó qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®îc liªn tôc nhng ®ång thêi còng kh«ng qu¸

nhiÒu g©y ø ®äng vèn ¶nh hëng ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp.

- LËp ®¬n yªu cÇu mua hµng: Sau khi ®· lªn kÕ ho¹ch cung øng, bé phËn

kÕ ho¹ch sÏ lËp ®¬n yªu cÇu mua hµng ®Ó tr×nh Gi¸m ®èc hoÆc ngêi cã thÈm

quyÒn ký duyÖt. Sau ®ã, ®¬n yªu cÇu mua hµng nµy sÏ ®îc chuyÓn cho bé phËn

mua hµng.

- T×m nhµ cung cÊp: Bé phËn mua hµng c¨n cø vµo ®¬n yªu cÇu mua hµng

nµy ®Ó xem xÐt, t×m kiÕm nhµ cung cÊp. VÒ nguyªn t¾c, tríc khi quyÕt ®Þnh mua

mét mÆt hµng nµo th× còng ph¶i t×m hiÓu ®¬n chµo hµng cña nhiÒu nhµ cung cÊp

kh¸c nhau ®Ó lùa chän nhµ cung cÊp thÝch hîp nhÊt.

- Lùa chän nhµ cung cÊp: Sau khi ®· xem xÐt ®¬n chµo hµng cña c¸c nhµ

cung cÊp kh¸c nhau, ®¬n vÞ sÏ chän ra mét nhµ cung cÊp phï hîp nhÊt. Sù lùa

chän nµy c¨n cø vµo gi¸ c¶, chÊt lîng cña hµng ho¸, c¸c ®iÒu kiÖn u ®·i nh chiÕt

khÊu th¬ng m¹i, chiÕt khÊu thanh to¸n, ph¬ng thøc thanh to¸n...

- Giao ®¬n ®Æt hµng: §¬n ®Æt hµng lµ mét lo¹i chøng tõ trong ®ã ghi râ

lo¹i hµng, sè lîng, c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp cã ý

®Þnh mua vµo. TÊt c¶ c¸c ®¬n ®Æt hµng ®Òu ph¶i ®¸nh sè tríc, cã ®Çy ®ñ ch÷ ký

cña nh÷ng ngêi cã thÈm quyÒn. TÊt c¶ c¸c ®¬n ®Æt hµng ph¶i bao gåm võa ®ñ sè

cét vµ diÖn tÝch ®Ó h¹n chÕ tèi ®a kh¶ n¨ng cã gian lËn trªn ®¬n ®Æt mua hµng

nµy.

C¸c bíc c«ng viÖc trªn cho thÊy ®¬n ®Æt hµng (yªu cÇu vÒ s¶n phÈm

hoÆc dÞch vô) ®îc lËp bëi ngêi mua hµng lµ ®iÓm khëi ®Çu cña chu tr×nh. Nã

lµ mét chøng tõ hîp ph¸p vµ ®îc xem nh mét ®Ò nghÞ ®Ó mua hµng ho¸ dÞch

vô. Trong mét sè trêng hîp kh¸c, nÕu ngêi mua vµ ngêi b¸n lÇn ®Çu cã quan

hÖ giao dÞch hoÆc thùc hiÖn nh÷ng giao dÞch lín vµ phøc t¹p th× ®ßi hái ph¶i

5

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

ký hîp ®ång cung øng hµng ho¸ hay dÞch vô nh»m ®¶m b¶o viÖc thùc hiÖn

c¸c quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña c¸c bªn tham gia hîp ®ång.

MÉu cña b¶n yªu cÇu vµ sù phª chuÈn quy ®Þnh phô thuéc vµo b¶n

chÊt cña hµng ho¸ dÞch vô vµ quy ®Þnh cña c«ng ty. Trong ®ã viÖc phª chuÈn

®óng ®¾n nghiÖp vô mua hµng chøc n¨ng chÝnh v× nã ®¶m b¶o hµng ho¸ vµ

dÞch vô ®îc mua theo ®óng môc ®Ých ®· ®îc phª chuÈn vµ tr¸nh cho viÖc

mua qu¸ nhiÒu hoÆc mua c¸c mÆt hµng kh«ng cÇn thiÕt. HÇu hÕt c¸c c«ng ty

cho phÐp mét sù phª chuÈn chung cho viÖc mua phôc vô c¸c nhu cÇu ho¹t

®éng thêng xuyªn nh hµng tån kho ë møc cho phÐp (phï hîp ®Þnh møc hµng

tån kho). ThÝ dô, c¸c lÇn mua tµi s¶n thêng xuyªn vît qu¸ mét giíi h¹n tiÒn

nhÊt ®Þnh nµo ®ã cã thÓ yªu cÇu sù phª chuÈn cña Héi ®ång qu¶n trÞ, c¸c

mÆt hµng ®îc mua t¬ng ®èi kh«ng thêng xuyªn, nh c¸c hîp ®ång dÞch vô

dµi h¹n th× ®îc phª chuÈn bëi c¸c nh©n viªn nhÊt ®Þnh, vËt t vµ nh÷ng dÞch

vô cã gi¸ trÞ thÊp h¬n mét gi¸ trÞ quy ®Þnh th× ®îc phª chuÈn bëi qu¶n ®èc

vµ trëng phßng, vµ mét sè lo¹i nguyªn vËt liÖu vµ vËt t ®îc tù ®éng t¸i ®Æt

hµng bÊt cø lóc nµo chóng ë møc giíi h¹n Ên ®Þnh tríc.

- Qu¸ tr×nh kiÓm so¸t ®èi víi c¸c bíc c«ng viÖc nªu trªn lµ ph¶i ®¶m b¶o

tr¶ lêi ®îc c¸c c©u hái sau:

+ §¬n ®Æt hµng ®îc phª duyÖt bëi ai?

+ Bé phËn nµo ®a ra ®¬n ®Æt hµng?

+ §Æt hµng t¹i thêi ®iÓm nµo?

+ Sè lîng ®Æt hµng lµ bao nhiªu?

+ §Æt hµng ë nhµ cung cÊp nµo?

+ §¬n ®Æt hµng cã ®îc theo dâi kh«ng?

Khi mét ®¬n ®Æt hµng ®· vît qu¸ mét thêi h¹n nhÊt ®Þnh nµo ®ã mµ hµng

vÉn cha ®îc giao th× bé phËn mua hµng ph¶i liªn hÖ víi nhµ cung cÊp hµng ®Ó

xem xÐt cã vÊn ®Ò g× x¶y ra kh«ng.

1.2.2. NhËn hµng ho¸ hay dÞch vô

ViÖc nhËn hµng hãa tõ ngêi b¸n lµ mét ®iÓm quyÕt ®Þnh trong chu tr×nh

nghiÖp vô v× ®©y lµ thêi ®iÓm mµ t¹i ®ã bªn mua thõa nhËn kho¶n nî liªn quan

6

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

®èi víi bªn b¸n trªn sæ s¸ch cña hä. Khi hµng hãa nhËn ®îc ®ßi hái ph¶i cã sù

kiÓm tra mÉu m·, sè lîng, thêi gian ®Õn vµ c¸c ®iÒu kiÖn kh¸c.

Th«ng thêng c¸c C«ng ty cã phßng tiÕp nhËn ®Ó nhËn hµng, kiÓm tra mÉu

m·, sè lîng, quy c¸ch vµ thêi gian giao hµng ®Ó ng¨n ngõa sù mÊt m¸t vµ l¹m

dông. Bé phËn nµy ®ång thêi lËp biªn b¶n hay b¸o c¸o nhËn hµng göi cho thñ

kho mét b¶n ®Ó tiÕn hµnh nhËp kho hµng ho¸ vµ göi cho kÕ to¸n vËt t ®Ó ghi

chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n.

§Ó tiÖn cho viÖc kiÓm tra chÐo th× nh©n viªn phßng tiÕp nhËn ph¶i ®éc lËp

víi thñ kho vµ phßng kÕ to¸n. Cuèi cïng, sæ s¸ch kÕ to¸n sÏ ph¶n ¸nh viÖc

chuyÓn giao tr¸ch nhiÖm ®èi víi hµng ho¸ khi hµng ho¸ ®îc tõ phßng tiÕp nhËn

qua kho vµ tõ kho vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt hay ®a ®i tiªu thô.

1.2.3. Ghi nhËn c¸c kho¶n nî ngêi b¸n

Sù ghi nhËn ®óng ®¾n vÒ hµng ho¸ hay dÞch vô nhËn ®îc ®ßi hái viÖc ghi

sæ chÝnh x¸c vµ nhanh chãng. ViÖc ghi sæ ban ®Çu cã ¶nh hëng quan träng ®Õn

c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh vµ ®Õn c¸c kho¶n thanh to¸n thùc tÕ nªn kÕ to¸n chØ ®îc

phÐp ghi vµo c¸c lÇn mua cã c¬ së hîp lý theo ®óng sè tiÒn.

KÕ to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ thêng cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra tÝnh ®óng ®¾n

cña c¸c lÇn mua vµ ghi chóng vµo sæ nhËt kÝ vµ sæ h¹ch to¸n chi tiÕt “c¸c kho¶n

ph¶i tr¶”. Khi kÕ to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ nhËn ®îc hãa ®¬n cña ngêi b¸n th×

ph¶i so s¸nh mÉu m·, gi¸, sè lîng, ph¬ng thøc vµ chi phÝ vËn chuyÓn ghi trªn

hãa ®¬n víi th«ng tin trªn §¬n ®Æt mua (hoÆc hîp ®ång) vµ B¸o c¸o nhËn hµng

(nÕu hµng ®· vÒ). Thêng th× c¸c phÐp nh©n vµ c¸c phÐp tæng céng ®îc kiÓm tra

l¹i vµ ®îc ghi vµo hãa ®¬n. Sau ®ã sè tiÒn ®îc chuyÓn vµo sæ h¹ch to¸n chi tiÕt

c¸c kho¶n ph¶i tr¶.

Mét qu¸ tr×nh kiÓm so¸t quan träng ®èi víi c¸c kho¶n ph¶i tr¶ lµ quy

®Þnh tÊt c¶ nh÷ng ai ghi sæ c¸c kho¶n chi tiÒn mÆt kh«ng ®îc dÝnh lÝu víi tiÒn

mÆt, vµ c¸c chøng kho¸n thÞ trêng vµ c¸c tµi s¶n kh¸c.

1.2.4. Xö lý vµ ghi sæ c¸c kho¶n thanh to¸n cho ngêi b¸n

C«ng viÖc nµy chØ ®îc thùc hiÖn khi ®· cã bèn yÕu tè: §¬n yªu cÇu mua

hµng ®· ®îc phª chuÉn, ®¬n ®¹t hµng, ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ biªn b¶n giao nhËn

7

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

hµng. Ho¸ ®¬n b¸n hµng ph¶i do kÕ to¸n c«ng nî lu gi÷ cho ®Õn khi thanh to¸n.

Ph¬ng thøc thanh to¸n cã thÓ thùc hiÖn qua uû nhiÖm chi, qua Ng©n hµng hay

b»ng tiÒn mÆt.

C¸c qu¸ tr×nh kiÓm so¸t qu¹n träng ®èi víi quy tr×nh xö lý ghi sæ lµ viÖc

ký phiÕu ph¶i do ®óng c¸ nh©n cã tr¸ch nhiÖm (Nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª

chuÉn), ph¶i cã sù t¸ch biÖt gi÷a ngêi ký phiÕu chi vµ ngêi chi tiÒn (Nguyªn t¾c

bÊt kiªm nhiÖm).

Trªn ®©y lµ bèn néi dung chÝnh cña c¸c bíc c«ng viÖc khi mua hµng vµ

thanh to¸n cña c¸c doanh nghiÖp nãi chung.

1.3. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n

1.3.1. Chøng tõ, tµi kho¶n vµ sæ s¸ch sö dông trong chu tr×nh mua hµng vµ

thanh to¸n

Trong chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n, hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp sö

dông c¸c lo¹i chøng tõ vµ sæ s¸ch sau:

- Yªu cÇu mua: tµi liÖu ®îc lËp bëi bé phËn ®îc sö dông (nh bé phËn s¶n

xuÊt) ®Ó ®Ò nghÞ mua hµng hãa dÞch vô. Trong mét sè trêng hîp, c¸c bé phËn

trong doanh nghiÖp cã thÓ trùc tiÕp lËp ®¬n ®Æt hµng, tr×nh phª duyÖt vµ göi cho

nhµ cung cÊp.

- §¬n ®Æt hµng: lËp l¹i c¸c chi tiÕt cã trong ®Ò nghÞ mua, ®îc göi cho nhµ

cung cÊp hµng hãa hay dÞch vô.

- PhiÕu giao hµng (biªn b¶n giao nhËn hµng hãa hoÆc nghiÖm thu dÞch

vô): tµi liÖu ®îc chuÈn bÞ bëi nhµ cung cÊp. PhiÕu giao nhËn ph¶i ®îc kÝ nhËn

bëi kh¸ch hµng ®Ó chøng minh sù chuyÓn giao hµng hãa hay dÞch vô thùc tÕ.

- B¸o c¸o nhËn hµng: ®îc bé phËn nhËn hµng lËp nh mét b»ng chøng cña

viÖc nhËn hµng vµ sù kiÓm tra hµng ho¸ (dÊu hiÖu cña sù kiÓm so¸t).

- Hãa ®¬n cña ngêi b¸n: chøng tõ nhËn ®îc tõ ngêi cung cÊp hµng ®Ò

nghÞ thanh to¸n cho c¸c hµng hãa dÞch vô ®· ®îc chuyÓn giao.

- NhËt ký mua hµng: ®©y lµ nh÷ng ghi chÐp ®Çu tiªn trong hÖ thèng kÕ

to¸n ®Ó ghi l¹i c¸c kho¶n mua. NhËt ký ph¶i liÖt kª danh s¸ch c¸c lo¹i hµng ho¸,

8

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368

cïng víi viÖc chØ ra tªn ngêi cung cÊp hµng, ngµy ho¸ ®¬n vµ c¸c kho¶n tiÒn

cña ho¸ ®¬n ®ã.

- Sæ h¹ch to¸n chi tiÕt nî ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp: danh s¸ch c¸c kho¶n

tiÒn ph¶i tr¶ cho mçi nhµ cung cÊp. Tæng sè cña tµi kho¶n ngêi cung cÊp hµng

trong sæ h¹ch to¸n chi tiÕt ph¶i b»ng kho¶n tiÒn ghi trªn kho¶n môc ph¶i tr¶ ng￾êi b¸n.

- B¶ng ®èi chiÕu cña nhµ cung cÊp: b¸o c¸o nhËn ®îc cña nhµ cung cÊp

hµng (thêng lµ hµng th¸ng) chØ ra c¸c hãa ®¬n cha thanh to¸n vµo mét ngµy ®èi

chiÕu nhÊt ®Þnh.

Sau ®©y lµ s¬ ®å h¹ch to¸n ®èi víi nghiÖp vô thanh to¸n nî ph¶i tr¶ víi

nhµ cung cÊp th«ng qua c¸c t¶i kho¶n liªn quan.

9