Chuyen doi excel 2003 sang 2007 2010 tập 3

Chuyển đổi

sang

BNTT

BNTT

Chuyển đổi Excel 2003 sang Excel 2007-2010

NHÀ TÀI TRỢ

www.giaiphapexcel.com

2 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010

BNTT

Lời nói đầu 3

Lời nói đầu













C

www.giaiphapexcel.com

4 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010

BNTT

Lời nói đầu 5

www.giaiphapexcel.com

6 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010

Nội dung

Lời nói đầu .................................................................................................... 3

Nội dung ........................................................................................................ 6

1. Làm quen với Excel 2007-2010 ............................................................ 17

 Những thuật ngữ cần nhớ ................................................................ 17

 Làm quen với giao diện mới............................................................ 18

 Hệ thống Ribbon...................................................................... 18

 Ẩn / Hiện hệ thống Ribbon ...................................................... 19

 Nút Office ................................................................................ 20

 Tùy biến Thanh truy cập nhanh trong Excel 2007................... 22

 Tự tạo thêm Tab trong Ribbon của Excel 2010 ....................... 24

 Truy cập nhanh Ribbon bằng bàn phím................................... 26

 Sử dụng những phím tắt của Excel 2003 ................................. 28

 Sử dụng Shortcut menu (thực đơn ngữ cảnh) .......................... 28

 Sheet Tab ................................................................................. 29

 Tùy biến thanh Status Bar........................................................ 29

BNTT

Nội dung 7

 Làm quen với chuẩn XML............................................................... 31

2. Thao tác với bảng tính .......................................................................... 32

 Thao tác với Workbook ................................................................... 32

 Tạo một Workbook mới........................................................... 32

 Mở một Workbook có sẵn (Open)........................................... 33

 Lưu Workbook (Save) ............................................................. 34

- Một số lưu ý khi Save.....................................................35

 Đóng Workbook (Close).......................................................... 36

 Sắp xếp các Workbook ............................................................ 36

 Thao tác với Worksheet................................................................... 37

 Chèn thêm một Worksheet mới ............................................... 37

 Sắp xếp thứ tự các Worksheet.................................................. 37

 Sao chép Worksheet................................................................. 38

 Xóa Worksheet......................................................................... 39

 Đổi tên worksheet .................................................................... 39

 Tô màu cho Worksheet ............................................................ 39

 Ẩn/hiện Worksheet .................................................................. 40

 Bảo vệ Worksheet.................................................................... 40

 Di chuyển qua lại giữa các Worksheet bằng bàn phím............ 41

 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác ............... 41

- Sử dụng thanh Zoom......................................................42

- Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ..................42

- Chia khung bảng tính làm nhiều phần..............................44

- Cố định vùng tiêu đề ......................................................45

- Chức năng Watch Window.............................................46

 Thao tác với các dãy ô ..................................................................... 47

 Khái niệm về địa chỉ của một ô, một dãy ô.............................. 47

- Name Box .....................................................................48

 Kỹ thuật chọn dãy ô bằng chuột............................................... 48

- Chọn một dãy ô liên tục..................................................48

www.giaiphapexcel.com

8 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010

- Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính ...............50

- Chọn một dãy ô liên tục với chế độ Extend ......................50

- Chọn một dãy không liên tục bằng chuột .........................51

- Một số thủ thuật nâng cao khi dùng chuột để chọn dãy ....51

 Kỹ thuật chọn dãy ô bằng bàn phím ........................................ 52

- Chọn một dãy ô liên tục..................................................52

- Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính ...............53

- Chọn một dãy không liên tục ..........................................53

- Một số thủ thuật nâng cao khi dùng bàn phím để chọn

dãy................................................................................53

 Chọn một dãy bằng lệnh GoTo................................................ 54

 Sử dụng hộp thoại GoTo Special ............................................ 55

- Chọn các ô theo loại nội dung .........................................55

- Chọn các ô liền kề nhau..................................................56

- Chọn các ô theo các điểm khác biệt.................................56

- Những tùy chọn khác của hộp thoại GoTo Special............58

- Những phím tắt khi sử dụng GoTo Special ......................59

 Sao chép và di chuyển một dãy ô............................................. 60

 Paste Special ............................................................................ 61

- Sao chép, di chuyển, Paste Special một dãy ô bằng

phím phải chuột .............................................................64

 Thêm chú thích cho một ô ....................................................... 65

 Xóa / làm sạch một dãy ô, một hàng hoặc một cột .................. 66

- Xóa hoàn toàn một dãy ô ................................................66

- Xóa hoàn toàn một cột, một hàng ....................................66

- Làm sạch một dãy ô, một cột, một hàng...........................67

 Chèn thêm một ô, một dòng, một cột vào bảng tính................ 67

 Thay đổi kích thước của cột và dòng....................................... 68

- Dùng chuột để điều chỉnh bằng tay..................................69

- Dùng lệnh Format Cells trên Ribbon ...............................70

- Sử dụng shortcut menu...................................................71

BNTT

Nội dung 9

 Ẩn / hiện cột, dòng................................................................... 71

- Ẩn dòng, cột..................................................................71

- Hiện những dòng, cột đã bị ẩn.........................................72

 Ghép/trộn các ô (Merge & Center) .......................................... 74

 Kẻ khung, tô màu cho các ô..................................................... 75

 Di chuyển giữa các ô trong bảng tính ...................................... 77

3. Sử dụng tên cho dãy ô ........................................................................... 79

 Khái niệm về tên dãy ....................................................................... 79

 Đặt tên cho một dãy......................................................................... 81

 Quy tắc đặt tên cho một dãy .................................................... 81

 Các phương pháp đặt tên cho một dãy..................................... 82

- Sử dụng Name Box đặt tên cho một dãy ..........................82

- Sử dụng hộp thoại New Name để đặt tên cho một dãy ......82

- Sử dụng tiêu đề của hàng hay cột để đặt tên cho dãy.........84

 Đặt tên cho các hằng số ........................................................... 87

 Thay đổi phạm vi ảnh hưởng của tên dãy trong bảng tính....... 88

 Làm việc với các tên dãy ................................................................. 89

 Tham chiếu đến một tên dãy.................................................... 89

- Sử dụng AutoComplete để chèn tên dãy ..........................90

 Chọn một dãy bằng cách sử dụng tên của nó........................... 92

 Chèn bảng Danh sách các tên dãy vào trong bảng tính............ 92

 Sử dụng Name Manager .......................................................... 94

 Sử dụng vùng giao nhau của hai dãy ....................................... 96

4. Nhập liệu và định dạng dữ liệu ............................................................ 98

 Những điều cần biết khi nhập liệu................................................... 98

 Nhập dữ liệu vào một dãy........................................................ 98

 Điền đầy một dãy..................................................................... 99

www.giaiphapexcel.com

10 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010

 Sử dụng công cụ Fill Handle và chức năng AutoFill để

nhập nhanh dữ liệu vào một dãy ............................................ 100

- Sử dụng AutoFill để tạo ra chuỗi text và chuỗi số...........100

- Tự tạo những danh sách AutoFill ..................................103

 Sử dụng Series để nhập nhanh dữ liệu vào một dãy .............. 104

 Định dạng dữ liệu .......................................................................... 107

 Thiết lập Control Panel để định dạng dữ liệu ........................ 108

- Những thiết lập cho Numbers.......................................108

- Những thiết lập cho Currency.......................................110

- Những thiết lập cho Date .............................................110

 Định dạng cho dữ liệu số ....................................................... 111

- Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng số ............112

- Thay đổi các kiểu định dạng số khi nhập liệu .................114

 Định dạng cho dữ liệu ngày tháng năm và thời gian ............. 118

- Sử dụng hộp thoại Format Cells....................................118

- Sử dụng Ribbon và phím tắt..........................................119

 Định dạng cho dữ liệu text..................................................... 121

- Sử dụng các nút lệnh trên Ribbon..................................121

- Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới...........................................122

- Ngắt dòng trong ô ........................................................123

- Ép dữ liệu text cho vừa với chiều rộng ô........................124

- Canh lề cho dữ liệu ......................................................124

- Nhập những ký tự đặc biệt............................................127

 Thiết lập những quy tắc nhập liệu với công cụ Data Validation .. 128

 Các nguyên tắc chung khi thiết lập quy tắc nhập liệu............ 128

- Giá trị giới hạn cố định.................................................130

- Giá trị giới hạn không cố định.......................................130

 Các loại quy tắc nhập liệu...................................................... 130

- Whole Number ............................................................130

- Decimal.......................................................................132

BNTT

Nội dung 11

- List .............................................................................132

- Date ............................................................................134

- Time ...........................................................................135

- Text length ..................................................................136

- Custom........................................................................136

 Cài đặt các hướng dẫn và thông báo lỗi cho quy tắc.............. 137

- Input Message..............................................................137

- Error Alert...................................................................139

5. Thiết lập những công thức.................................................................. 142

 Những điều căn bản về công thức.................................................. 142

 Những giới hạn của Excel...................................................... 143

 Nhập và sửa công thức........................................................... 144

- Nhập công thức............................................................144

- Sửa công thức..............................................................145

 Các loại công thức trong Excel...................................................... 145

 Công thức số học (Arithmetic Formulas)............................... 146

 Công thức so sánh (Comparison Formulas)........................... 146

 Công thức xử lý chuỗi văn bản (Text Formulas)................... 147

 Công thức tham chiếu (Reference Formulas) ........................ 148

 Thứ tự ưu tiên của các toán tử................................................ 148

 Sao chép và di chuyển công thức................................................... 150

 Định dạng Tham chiếu Tương đối......................................... 152

 Định dạng Tham chiếu Tuyệt đối .......................................... 153

 Định dạng Tham chiếu Hỗn hợp............................................ 154

 Sao chép, di chuyển công thức mà không điều chỉnh các

tham chiếu tương đối ............................................................. 154

 Những thủ thuật với các công thức................................................ 155

 Chuyển đổi kết quả của một công thức thành một giá trị ...... 155

 Làm việc với các Tên dãy trong các Công thức..................... 156

- Chèn tên dãy vào công thức ..........................................157

www.giaiphapexcel.com

12 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010

- Áp dụng các tên dãy vào công thức ...............................157

- Sử dụng các Tên Hàng và các Tên Cột khi áp dụng các

tên dãy ........................................................................159

 Đặt tên cho các Công thức ..................................................... 161

 Xử lý lỗi công thức ........................................................................ 162

 Tìm hiểu các giá trị lỗi trong Excel và cách xử lý ................. 163

- #DIV/0!.......................................................................163

- #N/A...........................................................................164

- #NAME?.....................................................................164

- #NULL! ......................................................................166

- #NUM! .......................................................................166

- #REF! .........................................................................167

- #VALUE!....................................................................167

 Lỗi do quên hoặc thiếu các dấu ngoặc đơn............................ 168

 Lỗi do định dạng cột quá hẹp................................................. 169

 Ngăn ngừa lỗi công thức bằng hàm IFERROR...................... 169

6. Các hàm trong Excel ........................................................................... 172

 Tìm hiểu các hàm........................................................................... 173

 Cấu trúc của một hàm ............................................................ 173

 Nhập một Hàm vào trong một Công thức.............................. 175

 Sử dụng tính năng Insert Function......................................... 177

 Một số hàm thông dụng trong Excel.............................................. 180

 Nhóm hàm xử lý chuỗi văn bản (Text Functions) ................. 180

 Nhóm hàm luận lý (Logical Functions)................................. 182

 Nhóm hàm dò tìm (Loookup Functions)................................ 183

 Nhóm hàm ngày tháng và thời gian (Date & Time

Functions) .............................................................................. 184

- Excel xử lý các ngày tháng và thời gian như thế nào.......184

- Một số hàm ngày tháng thông dụng...............................185

- Các hàm về thời gian....................................................187

BNTT

Nội dung 13

 Nhóm hàm toán học (Match Functions) ................................ 187

 Nhóm hàm thống kê (Statistical Functions)........................... 188

7. Biểu đồ (Chart).................................................................................... 190

 Giới thiệu....................................................................................... 190

 Các bước căn bản để vẽ một biểu đồ ............................................. 191

 Các thao tác cơ bản với biểu đồ..................................................... 195

 Nhận biết các thành phần của biểu đồ.................................... 195

 Thao tác với các thành phần của biểu đồ ............................... 197

 Hiệu chỉnh và định dạng biểu đồ ................................................... 198

 Các công cụ dùng để hiệu chỉnh và định dạng....................... 199

- Sử dụng Ribbon...........................................................199

- Sử dụng hộp thoại Format.............................................200

 Hiệu chỉnh và định dạng các thành phần của biểu đồ............ 202

- Hiệu chỉnh và định dạng Chart Area..............................202

- Hiệu chỉnh và định dạng Plot Area ................................203

- Hiệu chỉnh và định dạng Tiêu đề biểu đồ, Chú thích,

Tiêu đề trục hoành trục tung ......................................204

- Hiệu chỉnh các trục ......................................................205

 Thao tác với chuỗi số liệu trong biểu đồ........................................ 212

 Xóa một chuỗi số liệu ............................................................ 213

 Thêm một chuỗi số liệu.......................................................... 214

- Sử dụng Select Data Source..........................................214

- Sử dụng Copy – Paste ..................................................215

 Thay đổi số liệu nguồn của một chuỗi số liệu........................ 215

 Thêm đường xu hướng (Trendline) vào biểu đồ.................... 216

8. Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table ............................................ 218

 Một số khái niệm về Table ............................................................ 219

 Thành phần của một Table..................................................... 219