CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ CÁC TỔ CHỨC pps

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ CÁC TỔ CHỨC

I. Tổ chức và các hoạt động cơ bản của tổ chức

1. Khái niệm và đặc trưng cơ bản của tổ chức

Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu

nhất định để đạt được những mục đích chung.

Các tổ chức đều có những đặc điểm chung sau đây:

- Mang tính mục đích

- Là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người

- Hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích – các kế hoạch

- Thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích của mình

- Hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác

- Cần những nhà quản trị để liên kết và phối hợp con người bên trong và bên ngoài tổ chức

cùng những nguồn lực khác để đạt được mục đích với hiệu quả cao.

2. Các hoạt động cơ bản của tổ chức

- Marketing

- Tài chính

- Sản xuất

- Nhân sự

- Nghiên cứu & phát triển

- Đảm bảo chất lượng, ….

II. Quản trị tổ chức

1. Quản trị và các dạng quản trị

Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những

mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường.

Ba dạng quản trị chính:

- Quản trị giới vô sinh: nhà xưởng, ruộng đất, máy móc thiết bị, sản phẩm,…

- Quản trị giới sinh vật: cây trồng, vật nuôi.

- Quản trị xã hội loài người: gia đình, doanh nghiệp,….

Các đặc điểm của các dạng quản trị

1

- Phải tồn tại một hệ quản trị bao gồm 2 phân hệ: chủ thể quản trị và đối tượng quản trị

- Phải có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể và đối tượng quản trị.

- Quản trị bao giờ cũng liên quan đến việc tra đổi thông tin nhiều chiều.

- Quản trị bao giờ cũng có khả năng thích nghi.

2. Quản trị tổ chức

Quản trị tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và

hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong

điều kiện môi trường luôn biến động.

3. Các chức năng quản trị tổ chức

Chức năng quản trị là những loại công việc quản trị khác nhau, mang tính độc lập tương

đối, được hình thành trong quá trình chuyên môn hóa hoạt động quản trị.

Phân theo quá trình quản trị, các chức năng quản trị bao gồm: Lập kế hoạch, tổ chức,

lãnh đạo, kiểm tra.

Phân theo hoạt động của tổ chức, các chức năng quản trị bao gồm: Quản trị marketing,

quản trị nghiên cứu và phát triển, quản trị sản xuất, quản trị tài chính, quản trị nguồn nhân lực,

quản trị chất lượng, quản trị các dich vụ hỗ trợ cho tổ chức như thông tin, pháp lý, đối ngoại,…

Các chức năng quản trị thống nhất với nhau. Trong bất cứ lĩnh vực quản trị nào các nhà

quản trị cũng phải thực hiện các quá trình quản trị bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và

kiểm tra. Mặt khác, các kế hoạch, hoạt động tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra của các lĩnh vực quản trị

(marketing, tài chính, nhân lực,…) có quan hệ chặt chẽ với nhau.

4. Vai trò của quản trị tổ chức

- Quản trị giúp cho tổ chức và các thành viên của nó thấy rõ mục đích và hướng đi của

mình.

- Quản trị phối hợp tất cả các nguồn lực của tổ chức thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi

để thực hiện mục đích của tổ chức với hiệu quả cao.

- Quản trị giúp cho tổ chức thích nghi được với môi trường.

5. Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề

Tính khoa học của quản trị xuất phát từ tính quy luật của các quan hệ quản trị trong quá

trình hoạt động cảu tổ chức bao gồm những quy luật kinh tế, công nghệ, xã hội,… Các nhà quản

trị cần nhận thức và vận dụng đúng các quy luật này.

Tính nghệ thuật của hoạt động quản trị xuất phát từ tính đa dạng và phong phú của các sự

vật và hiện tượng trong kinh tế - xã hội và trong quản trị. Không phải mọi hiện tượng đều mang

tính quy luật và cũng không phải mọi quy luật có liên quan đến hoạt động của các tổ chức đều đã

được nhận thức thành lý luận. Tính nghệ thuật của quản trị còn xuất phát từ bản chất của quản trị

tổ chức, suy cho cùng là tác động tới con người với những thái độ và hành vi vô cùng đa dạng và

phong phú đòi hỏi các nhà quản trị phải rất linh hoạt và khéo léo. Tính nghệ thuật của quản trị

cũng phụ thuộc vào tâm lý và năng khiếu vủa nhà quản trị, phụ thuộc vào cơ may vận rủi…

Quản trị còn là một nghề. Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham

gia các hoạt động quản trị nhưng có thành công hay không? Có giỏi nghề hay không? Còn tùy

thuộc vào nhiều yếu tố của nghề như học ở đâu, học ai, chương trình học, năng khiếu nghề

nghiệp, ….

2

III. Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức

1. Hệ thống và lý thuyết hệ thống

Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại nhau một

cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể, từ đó làm xuất hiện những thuộc tính mới gọi là

“tính trồi”, đảm bảo thực hiện những chức năng nhất định.

Lý thuyết hệ thống là khoa học nghiên cứu các quy luật về sự ra đời, hoạt động và biến

đổi của các hệ thống nhằm quản trị các hệ thống.

Quan điểm toản thể là quan điểm nghiên cứu của lý thuyết hệ thống, đòi hỏi:

- Khi nghiên cứu các sự vật và hiện tượng phải tôn trọng mối quan hệ biện chứng giữa vật

chất và tinh thần.

- Các sự vật hiện tượng luôn có sự tác động qua lại và chi phối lẫn nhau

- Các sự vật không ngừng biến đổi

- Động lực chủ yếu quyết định sự phát triển của các hệ thống nằm bên trong hệ thống

2. Các thành phần cơ bản của hệ thống

- Phần tử của hệ thống: là tế bào nhỏ nhất của hệ thống, mang tính độc lập tương đối, thực

hiện chức năng nhất định và không thể phân chia them được nữa dưới giác độ hoạt động

của hệ thống.

- Môi trường của hệ thống: Là tập hợp các yếu tố không thuộc hệ thống nhưng lại có quan

hệ tương tác với hệ thống (tác động lên hệ thống và chịu sự tác động của hệ thống).

- Đầu vào của hệ thống: là các loại tác động có thể có từ môi trường lên hệ thống

- Đầu ra của hệ thống: là các phản ứng trở lại của hệ thống đối với môi trường

- Mục tiêu của hệ thống: là trạng thái mong đợi, cần có và có thể có của hệ thống sau một

thời gian nhất định

- Chức năng của hệ thống: là những nhiệm vụ mà hệ thống phải thực hiện, là khả năng của

hệ thống trong việc biến đầu vào thành đầu ra

- Nguồn lực của hệ thống: là tập hợp các yếu tố mà hệ thống có thể sử dụng để đạt được

mục tiêu của mình.

- Cơ cấu (cấu trúc) của hệ thống: là hình thức cấu tạo của hệ thống, phản ánh sự sắp xếp

có trật tự của các phân hệ, bộ phận và phần tử cũng như các quan hệ giữa chúng theo một

dấu hiệu nhất định.

- Hành vi của hệ thống: là tập hợp các đầu ra có thê có của hệ thống trong một khoảng thời

gian nhất định

- Trạng thái của hệ thống: là khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra của hệ thống xét

ở một thời điểm nhất định

- Quỹ đạo của hệ thống: là chuỗi các trạng thái nối hệ thống từ trạng thái đầu về trạng thái

cuối (mục tiêu) trong một khoảng thời gian nhất định

- Động lực của hệ thống: là những kích thíchđủ lớn để gây ra các biến đổi hành vi của các

phần tử hoặc của cả hệ thống

3