Chương 1 -Tổng quan về dự án và quản trị dự án potx

Chương 1 - Tổng quan về dự án và quản trị dự án - 1 -

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRN DỰ ÁN

Ngày nay, khi sức ép thay đổi công nghệ ngày càng lớn và cạnh tranh khốc liệt buộc cho

các doanh nghiệp phải phản ứng kịp thời với những thay đổi của môi trường, hoạt động theo

hình thức các dự án trở thành một phương thức vận hành hữu hiệu đối với các tổ chức. Tổ chức

theo hình thức dự án cung cấp các công cụ hữu hiệu nhằm tăng cường khả năng hoạch định, thực

thi và kiểm soát các hoạt động, nhân lực và nguồn lực của tổ chức.

Quản trị dự án trở nên cần thiết bởi xã hội hiện đại đòi hỏi những phương pháp quản trị

mới trong đó sử dụng nhóm thay vì cá nhân để giải quyết vấn đề. Ngoài ra, khi mức độ phức tạp

của các dịch vụ và sản phNm và cũng như các quy trình để sản xuất ra chúng ngày càng gia tăng,

dự án chính là một công cụ hiệu quả để kiểm tra cả sản phNm cũng như quy trình sản xuất. Trong

chương này, chúng ta sẽ tìm hiểu những khái niệm cơ bản về dự án, quản trị dự án cũng như vai

trò của nhà quản trị dự án và những phNm chất mà họ cần có để có thể đảm đương nhiệm vụ khó

khăn này.

I. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN

1. Dự án là gì:

Theo PMI (1996): Dự án là một nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra sản phNm hay dịch vụ mang

tính duy nhất

Theo Archibald: Dự án là những công việc có định hướng nhằm tạo ra những kết quả cụ thể

trong một thời gian nhất định

Theo Meredith &Mantel (2000) thì dự án thường là những hoạt động mang tính duy nhất

nhằm đạt được một số kết quả đã xác định trước.

N hư vậy, thuật ngữ dự án không chỉ gắn với những chương trình lớn, phức tạp, có tầm

quan trọng như chúng ta thường nghĩ. Cả ba định nghĩa nêu trên đều cho chúng ta thấy rằng dự

án là bất cứ các nỗ lực mang tính duy nhất, nhằm thực hiện một mục tiêu, có thời điểm bắt đầu

và thời điểm kết thúc xác định. Dự án có thể là những chương trình mang tầm cỡ quốc gia như

Thủy Điện Yaly, Thủy Điện Sơn La, song cũng có thể chỉ là những sự kiện gắn liền với đời sống

hằng ngày như tổ chức lễ cưới, sinh nhật, hội nghị.

N hư vậy, đặc điểm đầu tiên của dự án là một hoạt động có thời hạn với kết quả được xác

định. Dự án có thể được chia thành các nhiệm vụ nhỏ cần phải hoàn thành. Dự án phức tạp thì

các nhiệm vụ phải có sự phối hợp chặt chẽ và có kiểm soát các phương diện thời gian, thứ tự ưu

tiên, chi phí và kết quả, đồng thời cũng phải phối hợp với các dự án khác trong tổ chức.

N goài ra, mỗi dự án dù quy mô lớn hay nhỏ đều chứa đựng một số yếu tố duy nhất. Không

có 2 dự án xây dựng hoặc dự án R & D nào là hoàn toàn giống nhau do chúng đều mang tính

chuyên biệt hóa. N goài yếu tố rủi ro, đặc điểm này hàm ý rằng, các dự án về bản chất không thể

nào hoàn toàn trở thành công việc thường xuyên. Chính vì tính chuyên biệt hóa và tính duy nhất

này mà quản trị dự án có vai trò đặc biệt quan trọng, giúp tổ chức có thể thích ứng được nhanh

chóng với các thay đổi của môi trường.

Các hoạt động quản trị dự án chuyên nghiệp ban đầu chủ yếu được sử dụng cho các dự án

nghiên cứu phát triển lớn phức tạp cho quân đội Hoa Kỳ. Dần dần khi các kỹ thuật quản lý dự án

được phát triển, ứng dụng cách tổ chức theo dự án bắt đầu lan rộng trong nhiều ngành nghề lĩnh

vực. Từ những hoạt động đơn giản như tổ chức sinh nhật, hội hè cho đến các chương trìnhlớn

như chiến dịch quảng cáo, các cuộc sát nhập lớn ở quy mô toàn cầu đều luôn được xem như là

các dự án. N gành công nghiệp phần mềm được coi là có ứng dụng thành công nhất các kỹ thuật

quản lý dự án.

- 2 - Quản trị dự án

Có một số thuật ngữ trong quản trị dự án cần được phân biệt: dự án, chương trình, nhiệm

vụ và gói công việc. Chương trình (program) thường được dùng để chỉ một mục tiêu rộng lớn,

dài hạn, xác định có thể đạt được từng phần bởi những dự án. N hững dự án này được chia nhỏ ra

thành các công việc (task), rồi đến gói công việc (work package) và đơn vị công việc (work unit).

N hư vậy đơn vị công việc sẽ là cấp công việc nhỏ nhất của dự án. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng sự

phân biệt này cũng chỉ mang tính quy ước

2. Các yếu tố thúc đẩy hình thành quản trị dự án:

Sự ứng dụng rộng rãi của quản trị dự án trong thực tiễn kinh doanh xuất phát từ 3 nguyên

nhân chủ yếu.

Thứ nhất, kiến thức con người mở rộng đã làm gia tăng số lượng các chuyên ngành nhằm

giải quyết các vấn đề gắn với phát triển, sản xuất và phân phối các sản phNm và dịch vụ.

Thứ hai, để đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu gia tăng không ngừng về các sản phNm và

dịch vụ phức hợp và được chuyên biệt hóa, thiết kế sản phNm phải trở thành một bộ phận tích

hợp, không thể tách rời của hệ thống sản xuất và phân phối.

Thứ ba, các thị trường toàn cầu đòi hỏi chúng ta phải tính đến các khác biệt về văn hóa và

môi trường trong các quyết định quản trị về cái gì, ở đâu, khi nào, và làm thế nào để sản xuất và

phân phối sản phNm. Trong bối cảnh đó, một cá nhân không thể nắm hết được các kiến thức cần

thiết cho dù tài giỏi đến đâu. Do vậy, ra quyết định và thực hiện quyết định giờ đây phải được

tiến hành bởi một nhóm. Trong những tình huống đòi hỏi sự hợp tác cao độ giữa những cá nhân

như vậy, các cấu trúc tổ chức và các hệ thống quản lý truyền thống vốn được định hướng vào sản

xuất hàng loạt các sản phNm đơn giản không thể đáp ứng được yêu cầu này trong khi quản trị dự

án lại hoàn toàn phù hợp.

Thứ tư, sự cạnh tranh gay gắt giữa các tổ chức, cả lợi nhuận và phi lợi nhuận đã tạo ra

những áp lực nặng nề đối với các tổ chức buộc họ phải đưa ra sản phNm càng nhanh càng tốt.

Phản ứng cần phải kịp thời hơn, quyết định cần phải sớm hơn và cần đạt được kết quả nhanh hơn

nữa. Mặc khác, khi thông tin và kiến thức bùng nổ, thời gian cho phép để lựa chọn và sử dụng

kiến thức thì lại giảm đi do đó quản trị dự án là phương thức phù hợp hơn cả để đối phó với

thách thức này.

Thứ năm các dự án ngày càng gia tăng về quy mô và sự phức tạp làm cho nhu cầu về quản

trị dự án chuyên nghiệp ngày càng trở nên cấp thiết.

Các nhân tố trên đây đã chỉ ra rằng, các cá nhân không còn khả năng giải quyết vấn đề mà

bắt buộc phải dựa vào hợp tác nhóm. Chính hình thức quản trị dự án là hình thức thúc đNy mạnh

mẽ nhất phương thức quản trị này. N ó đồng thời cho phép doanh nghiệp tập trung hơn vào khách

hàng và phản ứng nhanh chóng trước các động thái của đối thủ cạnh tranh cũng như với các thay

đổi từ môi trường.

3. PMI và sự bùng nổ của các hoạt động quản lý dự án

Trong những năm gần đây, sử dụng quản trị dự án trong các tổ chức càng ngày càng gia

tăng. N gành công nghiệp phần mềm đã đóng góp khá lớn vào sự gia tăng này. Một nguyên nhân

khác của sự phát triển này là nhu cầu kiểm soát các hoạt động dự án trong các tổ chức lớn. ở các

tổ chức quy mô nhỏ hơn, số lượng các hoạt động không thường xuyên cũng gia tăng. Quản trị dự

án với công cụ như biểu đồ, ngân sách, thời hạn, đánh giá rủi ro, đánh giá các kết quả dự kiến,

và những người chịu trách nhiệm chính là một hệ thống giúp quản trị cấp cao hiểu rõ và kiểm

soát tổ chức của mình khi thực hiện các hoạt động không thường xuyên này.

Mức độ phức tạp gia tăng của các vấn đề cần giải quyết cùng với sự tăng trưởng nhanh

chóng về số lượng các tổ chức theo định hướng dự án đã dẫn đến nhu cầu phải chuyên nghiệp

hóa các hoạt động quản trị dự án. Do vậy, Viện quản trị dự án (PMI) đã được thành lập năm

1969. Sứ mệnh của PMI là cổ vũ cho sự phát triển của quản trị dự án cũng như là xây dựng tính