Cach tron van ban in giay khen quyet dinh

TRỘN VĂN BẢN

Đây là một chức năng nâng cao trong chương trình MS Word. Với công

cụ này, người sử dụng có thể tạo một giấy mời, bản báo cáo, phiếu thông

báo... tới nhiều địa chỉ khác nhau nhờ vào một danh sách có sẵn.

Để thực hành chức năng này, bạn hãy tạo 2 tệp word riêng biệt, một tệp

chứa danh sách dữ liệu mô tả đối tượng cần chèn như: họ và tên, địa chỉ, số

điện thoại... một tệp khác là mẫu văn bản cần trộn với danh sách. Mẫu văn

bản này có thể là giấy mời, phiếu báo điểm của học sinh, sinh viên hoặc nhãn

bì thư ...

Sau khi chuẩn bị xong, bạn thực hiện theo các bước sau đây: (hướng dẫn

của tôi thực hành trên phiên bản Word 2003, các phiên bản khác cũng tương

tự)

- Mở văn bản mẫu cần chèn dữ liệu.

- Vào menu Tools, chọn lệnh Letter and Mailings, chọn mục Mail Merge.

- Một cửa sổ nhỏ hiển thị bên phải cửa sổ soạn thảo (Tùy theo từng máy cài

đặt hiển thị mà cửa sổ đó nằm ở những vị trí khác nhau) bạn chọn mục

Letters. Nhấn nút  Next: Starting document để thực hiện công việc

tiếp theo.

- Chọn Use the current document. Nếu chưa có văn bản mẫu thì bước này

bạn có thể chọn mục Start from a template để tạo mới hoặc nhấn Start

from existing document để mở văn bản mẫu ở một văn bản có sẵn khác.

Rồi nhấn  Next: Select recipients.

- Có thể chọn Select from Outlook contacts để chọn danh sách có trong

danh bạ của phần mềm gửi nhận thư điện tử Outlook; hoặc chọn mục

Type a new list để tạo một danh sách mới. Chọn Use an existing list để

mở một tệp chứa danh sách có sẵn rồi nhấn Browse.. để mở tệp danh sách

bạn đã chuẩn bị sẵn. Chọn  Next: Write your letter để tiếp tục.

- Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn dữ liệu, bấm chọn More items... rồi thực

hiện chọn lần lượt các dữ liệu và nhấn nút Insert để chèn vào văn bản

mẫu. Chèn xong, nhấn  Next: Preview your letters.

- Kiểm tra dữ liệu đã chèn vào văn bản mẫu bằng cách nhấn nút << hoặc >>

để xem. Trong bước này, bạn cũng có thể chỉnh sửa lại danh sách bằng

cách nhấn nút lệnh Edit recipient list, sửa xong nhấn OK để ghi những

thay đổi. Khi kiểm tra xong nhấn  Next: Complete the merge để hoàn

thành.

- Nhấn lệnh Print.. để in mẫu văn bản đã trộn với danh sách ra máy in.

Nhấn Edit individual letter để thực hiện việc trộn văn bản mẫu với danh

sách và tạo kết quả ra một tệp mới.

Email: [email protected] ĐT: 0983060778