CÁCH TẠO BẢN CHẤM CÔNG TRONG EXCEL pdf

C¸ch t¹o b¶ng chÊm c«ng trong Excel

PCWorld VN 7/99

NÕu kh«ng hiÓu râ c¸ch t¹o ngµy giê trong Excel, cè g¾ng dïng chóng theo trùc gi¸c còng sÏ gièng nh

chØnh ®ång hå trªn mét VCR. Bµi kú nµy m« t¶ c¸ch t¹o mét b¶ng chÊm c«ng h÷u dông vµ gi¶i thÝch râ

h¬n vÒ viÖc céng trõ giê giÊc trong mét b¶ng tÝnh.

H×nh díi ®©y lµ b¶ng chÊm c«ng hoµn chØnh: mét b¶ng tÝnh tÝnh to¸n tæng sè giê lµm viÖc mçi ngµy,

mçi tuÇn cña nh©n viªn lµm trong giê hµnh chÝnh còng nh ngoµi giê.

B¾t ®Çu b»ng viÖc nhËp tiªu ®Ò b¶ng. Tõ dßng 2 ®Õn dßng 8 chØ cã ch÷ mµ th«i (kh«ng cã c«ng thøc).

DÜ nhiªn, b¹n cã thÓ ®Þnh d¹ng ch÷ tïy thÝch. NhËp néi dung cho hép "Tæng sè giê lµm viÖc trong tuÇn".

B©y giê, chuÈn bÞ nhËp c«ng thøc. Vµo « B9 vµ nhËp =D5. C«ng thøc nµy sÏ lÊy ngµy b¾t ®Çu trong tuÇn

®· ®îc nhËp vµo « D5. Vµo « B10, nhËp =B9+1 råi sao chÐp c«ng thøc nµy vµo vïng B11:B15. KÕ tiÕp,

nhËp thø trong tuÇn vµo « C9:C15, nÕu b¶ng chÊm c«ng ®îc lµm b»ng tiÕng Anh, nhËp =B9 vµo « C9 råi

chÐp c«ng thøc nµy vµo vïng C10:C15. B¹n cÇn ®Þnh d¹ng ngµy trong cét C ®Ó hiÓn thÞ ngµy trong tuÇn

(Mon, Tue, Wed...). Muèn thÕ, chän « C9:C15 vµ chän Format.Cells. Vµo khung héi tho¹i Format Cells,

nhÊn môc Number. Chän Custom råi gâ dddd trong khung Type. NhÊn OK ®Ó ®ãng khung héi tho¹i nµy.

Tríc khi nhËp bÊt kú c«ng thøc nµo thùc hiÖn tÝnh to¸n thùc tÕ, b¹n nªn kiÓm tra vµi gi¸ trÞ thêi gian

mÉu trong vïng D9:G15. NÕu dïng AM hay PM, nhí chõa mét kho¶ng tr¾ng tríc ®ã.

KÕ tiÕp, vµo « H9 råi nhËp c«ng thøc =IF(E9<D9,E9+1-D9,E9-D9)+IF(G9<F9,G9+1-G9,G9-F9)

Gi¶i thÝch

PhÇn ®Çu cña c«ng thøc tÝnh tæng sè giê lµm viÖc trong buæi s¸ng b»ng c¸ch lÊy giê trong cét E trõ ®i

giê trong cét D. PhÇn thø hai tÝnh tæng sè giê lµm viÖc trong buæi chiÒu b»ng c¸ch lÊy giê trong cét G trõ

®i giê trong cét F. C¸c hµm IF ¸p dông cho trêng hîp lµm ca ba ®Õn nöa ®ªm, vÝ dô, mét c«ng nh©n cã thÓ

b¾t ®Çu lµm viÖc lóc 10 giê ®ªm vµ "¨n tra" lóc 2 giê s¸ng. Kh«ng cã lÖnh IF, kÕt qu¶ c«ng thøc sÏ bÞ ©m.

ChÐp c«ng thøc trong « H9 vµo H10:H15. B©y giê b¹n cÇn ®Þnh d¹ng nh÷ng « nµy ®Ó hiÓn thÞ giê giÊc.

§¸nh dÊu vïng H9:H15, chän Format.Cells råi nhÊn môc Number. Chän Time trong danh s¸ch Category.

Chän tïy chän ®Çu tiªn trong danh s¸ch Type råi nhÊn OK.

Bíc kÕ tiÕp lµ tÝnh tæng sè giê lµm viÖc trong tuÇn. Vµo « H18, nhËp =SUM (H9:H15). C«ng thøc nµy

tÝnh tæng sè giê lµm viÖc trong cét H. B©y giê, nhËp vµo « H18 c«ng thøc =MIN(H18,1+TIME (40,0,0)).

C«ng thøc nµy gi¶ ®Þnh r»ng mét tuÇn cã 40 giê lµm viÖc, kÕt qu¶ c«ng thøc sÏ hoÆc nhá h¬n tæng sè giê

®· lµm viÖc hoÆc nhá h¬n 40 giê. C«ng thøc cuèi cïng trong « H20 lµ =H18-H19. C«ng thøc nµy tÝnh sè

giê lµm thªm b»ng c¸ch lÊy tæng sè giê lµm viÖc thùc tÕ trõ ®i sè giê qui ®Þnh. NÕu c«ng ty b¹n qui ®Þnh

mét tuÇn lµm viÖc h¬n 40 giê, b¹n ph¶i ®æi c«ng thøc trong « H19.

Cßn mét bíc quan träng n÷a: ®Þnh d¹ng giê trong vïng H18:H20. V× nh÷ng « nµy cã thÓ hiÓn thÞ gi¸ trÞ

giê lín h¬n 24 nªn b¹n cÇn tïy biÕn ®Þnh d¹ng giê. Chän vïng H18:H20, chän Format.Cells råi nhÊn môc

Number. Chän Custom tõ danh s¸ch Category, nhËp [h]:mm vµo khung Type råi nhÊn OK. Dïng dÊu

ngoÆc vu«ng cho phÇn giê ®Ó b¶ng tÝnh hiÓn thÞ ®îc gi¸ trÞ lín h¬n 24 giê.

NÕu b¹n c¶m thÊy c«ng viÖc nµy qu¸ khã kh¨n vµ kh«ng muèn t¹o b¶ng chÊm c«ng cho riªng m×nh,

b¹n cã thÓ t¶i b¶ng tÝnh hoµn chØnh tõ ®Þa chØ www.fileworld.com/magazine (t×m tËp tin TimeSheet.zip)

råi ®iÒu chØnh thªm nÕu cÇn.

DiÔm Trang

PC World Mü 7/1999