529 mẹo nhỏ máy tính – Làm việc với Excel 2007

529 mẹo nhỏ máy tính – Làm việc với Excel 2007

LỜI KHUYÊN

Dữ liệu in hoàn hảo

Nếu các dữ liệu in ra không phù hợp với hình dáng của trang

dữ liệu Excel 2007, hãy kiểm tra page layout (bên dưới tab

View) để xem xem chính xác những gì máy in sẽ in ra. Bạn

cũng có thể dễ dàng add thêm các header hay footer vào dữ

liệu in.

Tạo danh sách chọn “drop-down”

Trong Excel có công cụ tạo một danh sách lựa chọn có sẵn. Để tạo nó trước tiên bạn phải có một danh sách,

chọn các ô theo hàng hoặc cột mà bạn sẽ không sử dụng đến; nhập nội dung danh sách vào từng ô trong

hàng hoặc cột đó. Chọn các ô sẽ có danh sách drop-down chọn sẽ xuất hiện (các ô không cần tiếp giáp

nhau). Chọn Data | Validation... Dưới Allow chọn List. Tích In-cell dropdown, kích chuột trái vào

Source: hộp, đánh dấu các cell đã nhập danh sách ban đầu của bạn, sau đó chọn OK.

HƯỚNG DẪN

Tạo phím tắt chèn ngày hiện tại

Bạn có thể chèn ngày hiện hành vào bất kỳ cell nào bằng cách nhấn Ctrl và dấu chấm phẩy (;); còn Ctrl +

Shift + ; sẽ chèn vào thời gian hiện hành.

Lặp lại văn bản trong nhiều cell

Chọn một dãy các ô trống, đánh vào nội dung văn bản (văn bản sẽ xuất hiện trong ô đầu tiên), nhấn

Ctrl+Enter, khi đó văn bản sẽ điền vào trong các ô đã đánh dấu.

Paste văn bản plain text vào Excel

Nếu bạn muốn paste văn bản từ Word hoặc IE vào Excel mà không muốn có định dạng theo nguồn lấy (lấy

theo dạng plain text). Hãy nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa trước khi paste. Sau đó chỉ paste văn bản đã

copy vào, phần định dạng sẽ được bỏ đi.

Paste vào các ô không liên tục

Việc Paste công thức từ một ô nào đó vào một loạt các ô không liên tục không có nghĩa là thực hiện nhiều

lần cut và paste. Hãy copy công thức từ ô nguồn, giữ phím Ctrl và kích vào mỗi ô nơi bạn muốn paste công

thức vào. Sau đó nhấn Ctrl-V để paste công thức vào tất cả các cell. Thao tác này cũng cũng có thể áp dụng

cùng với thao tác nhập lặp lại dữ liệu trong nhiều ô (chọn một vùng cần nhập công thức, gõ công thức vào

và nhấn Ctrl + Enter)

Sang phải - không xuống dòng

Thông thường việc nhấn phím Enter sẽ chuyển con trỏ của Excel xuống ô bên dưới. Nếu bạn thích nó chuyển

sang phải trong Excel 2007, hãy vào nút Office ở góc trên bên trái màn hình, chọn Excel Options, và chọn

Advanced. Dưới Editing options, lựa chọn đầu tiên là “After pressing Enter, move selection” – có

nghĩa là chọn hướng, ở đây nếu là sang phải thì bạn hãy chọn “right”.

Tạo một hằng số

Bạn muốn có một số nào đó có thể sử dụng nhiều lần trong trang bảng tính? Hãy tạo nó thành một hằng số.

Trên tab Formulas, kích vào Define Name, và đặt tên cho ô được chọn – chính là tên hằng số (ví dụ như

“taxrate”). Đặt một số trong ô đó. Lúc này bạn có thể sử dụng tên hằng số đó trong một công thức (ví dụ

như =(b4*taxrate) thay cho việc đánh vào một tập hợp các số phức tạp). Bạn có thể thiết lập nhiều ô đặt

tên nếu muốn.