1 số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại Công ty XNK máy Hà Nội.DOC

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế nước ta đang tiến những bước vững chắc trong quá trình

hội nhập và phát triển. Trên tình hình hợp tác hai bên cùng có lợi, nước ta đã

và đang tham gia một cách có hiệu quả vào quá trình hợp tác và phát triển

chung của nền kinh tế khu vực và thế giới.

Trong quá trình phát triển đó, các doanh nghiệp Việt Nam đã vươn đến

rất nhiều nước trên thế giới, quan hệ mua – bán với nhiều nước phát triển,

những nước có khoa học công nghệ tiên tiến. Để thực hiện được các giao dịch

ấy thì phải cần đến hoạt động thanh toán. Vì bất kỳ mối quan hệ mua – bán

nào cũng kết thúc bằng quá trình thanh toán tiền hàng cho nhau giữa các đối

tượng tham gia. Do đó công tác thanh toán đã được xem là một trong những

hoạt động chính của doanh nghiệp, là điều khoản chính trong các hợp đồng

kinh tế.

Bên cạnh đó, hoạt động thanh toán còn tác động đến quá trình sản xuất

kinh doanh và sự tồn tại của các doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp mất khả

năng thanh toán trong một thời gian nhất định với khách hàng, ngân hàng

hoặc chính các cổ đông trong doanh nghiệp thì buộc phải tuyên bố phá sản.

Do vậy ngay từ khi nền kinh tế còn kém phát triển, các đối tượng kinh doanh

đã xem xét vấn đề thanh toán một cách nghiêm túc, việc xác định các dòng

tiền vào ra doanh nghiệp đã trở nên thường xuyên. Kết hợp với nhiều hoạt

động khác tiến đến mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá giá trị tài sản cho chủ sở

hữu.

Tuy nhiêu hoạt động thanh toán mỗi nước có những đặc điểm khác

nhau, được pháp luật cụ thể hoá thành các luật, các quy định và quyết định để

làm cho hoạt động thanh toán có hiệu quả và chính xác. Ngay mỗi doanh

nghiệp sự quan tâm về công tác tổ chức thanh toán cũng không giống nhau.

Có lẽ vì hoạt động thanh toán phụ thuộc nhiều vào đặc điểm kinh doanh, đặc

tính sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh của các doanh nghiệp nên đã biến hoá

rất đa dạng và phong phú.

1

Qua quá trình thực tập tại công ty XNK Máy Hà Nội , do hiểu được

tầm quan trọng của hoạt động thanh toán nên em đã chọn đề tài:

“MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

THANH TOÁN TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK MÁY

HÀ NỘI” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.

Ngoài lời mở đầu và kết luận, bài viết gồm 3 chương chính:

Chương I: cơ sở lý luận về hoạt động thanh toán trong kinh doanh

Chương II: thực trạng hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công

ty XNK Máy Hà Nội

Chương III: một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán

trong kinh doanh tại công ty XNK Máy Hà Nội

Tuy đã tìm hiểu, nghiêu cứu nhưng bài viết cũng không thể tránh khỏi

nhiều thiếu sót do kiến thức còn hạn chế. Em rất mong sự đóng góp ý kiến

của các thầy cô để em hoàn thiện kiến thức của mình hơn.

Em xin chân thành cảm ơn

2

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THANH TOÁN TRONG

KINH DOANH

I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC THANH TOÁN TRONG KINH

DOANH

1. Khái niệm về thanh toán

Hiểu theo nghĩa chung nhất, thanh toán là quá trình nhận, trả tiền hay

các giấy tờ có giá trị như tiền giữa các bên trong một giao dịch hay một mối

quan hệ tài chính – kinh tế nhất định.

2. Quá trình ra đời và phát triển.

Thanh toán là hoạt động tất yếu của kinh tế, nó gắn với quá trình trao

đổi, mua bán hàng hóa trên thị trường.

Trong nền kinh tế tự cung tự cấp thì không có hoạt động thanh toán vì

các gia đình tự làm lấy tất cả theo nhu cầu của họ. Do vậy không có sự trao

đổi lẫn nhau nên thanh toán chưa xuất hiện.

Từ khi đi vào chuyên môn hóa sản phẩm, xuất hiện quá trình trao đổi

sản phẩm cho nhau nên hoạt động thanh toán bắt đầu ra đời. Kể từ đó cùng

với sự phát triển của nền kinh tế, thanh toán cũng trải qua nhiều giai đoạn,

thay đổi để phù hợp với sự phát triển đó nhưng chủ yếu là các giai đoạn sau:

2.1. Thanh toán bằng hiện vật.

Tức là dùng hàng hóa làm phương tiện trao đổi, thanh toán giữa các

bên, hàng hóa này đổi với hàng hóa kia. Đây là hình thức thanh toán nguyên

thủy của loài người.

Thời kỳ đầu của giai đoạn này là hàng hóa đổi hàng hóa, tức là hai bên

trao đổi hàng hóa cho nhau và chính hàng hóa đó làm phương tiện thanh toán

luôn. Đến khi phát triển cao hơn thì đã có một hàng hóa làm trung gian, và

như thế chính hàng hóa trung gian đó đóng vai trò là phương tiện thanh toán

giữa các bên. Đến lúc này hàng hóa đã trở thành một loại tiền tệ với đầy đủ

giá trị và chức năng của nó.

3

2.2. Thanh toán bằng kim loại.

Cùng với sự phát triển ngày càng cao, người ta nhận thấy rằng kim loại

là một hóa tệ có nhiều đặc tính tốt nhất. Nên thay vì thanh toán bằng những

hàng hóa trước thì họ đã sử dụng kim loại để thanh toán.

Ban đầu người ta chỉ sử dụng các kim loại bình thường như chì, kẽm…

rồi dần dần đi tới sử dụng các kim loại quý hiếm như vàng, bạc.

Như vậy từ thanh toán bằng hàng hóa đã phát triển lên thanh toán bằng

kim loại quý. Tuy nhiên giai đoạn này chưa có hoạt động ngân hàng nên chỉ

có phương thức thanh toán duy nhất là gặp mặt trực tiếp giao hàng và giao

tiền.

2.3. Thanh toán bằng tiền giấy.

Sau khi nhu cầu và tài sản trong xã hội ngày càng nhiều dẫn đến một

nhu cầu mới: Gửi tiền. Do đó mà ngân hàng ra đời dù là hình thức sơ khai.

Do sự phát triển của ngân hàng nên trong thanh toán hàng ngày giữa

người mua và người bán xuất hiện một loại tiền tệ mới đó là chứng chỉ gửi

vàng. Cho nên tiền giấy xuất hiện và quá trình thanh toán bằng tiền giấy ra

đời.

Sử dụng chứng chỉ gửi vàng ( hay tiền giấy) để thanh toán thuận tiện

hơn sử dụng vàng và kim loại khác nên nhanh chóng phổ biến và phát triển

cho đến tận ngày nay. Tuy hình thức của tiền giấy thay đổi nhưng bản chất thì

không đổi.

Do đó phương tiện thanh toán lúc này chính là tiền giấy và cũng có

nhiều loại thanh toán ra đời như: Thanh toán trong một vùng, một quốc gia và

thanh toán với nước ngoài, thanh toán ngay và trả chậm…

2.4. Thanh toán qua ngân hàng.

Khi ngân hàng đã phát triển đến đỉnh cao với các dịch vụ rất đa dạng và

phong phú, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng thì thanh toán qua ngân

hàng trở nên thông dụng hơn trong kinh doanh và cả trong tiêu dùng nữa.

Ngân hàng đảm bảo được chức năng thanh toán hộ giữa các bên, hình

thức này gọi là thanh toán tiền bằng bút toán. Để phục vụ cho nhu cầu của

khách hàng, ngân hàng đã tạo ra nhiều công cụ và hình thức thanh toán tiện

4

lợi, phù hợp cho từng đối tượng. Cho nên công tác thanh toán giữa các doanh

nghiệp được thực hiện chủ yếu qua ngân hàng.

Đỉnh cao của công nghệ ngân hàng là thanh toán điện tử. Những miếng

Plastic nhỏ xíu với một vi xử lý điện tử đã được đưa vào sử dụng mà khách

hàng không cần phải đến ngân hàng vẫn có thể dùng trực tiếp tiền trong tài

khoản gửi tại ngân hàng. Như vậy tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí.

Trên đây là quá trình ra đời và phát triển của thanh toán. Nó gắn với sự

ra đời và phát triển của tiền tệ, trao đổi, mua bán trên thị trường. Hình thức

thanh toán ngày càng tinh vi hơn, phương tiện thanh toán ngày càng đa dạng

hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

3. Đặc điểm của công tác thanh toán hiện nay.

Hiện nay công tác thanh toán rất hiện đại, quan hệ nhiều bên và rất

phức tạp nhưng quy lại thì thanh toán mang những đặc điểm chính sau đây:

3.1. Thanh toán không sử dụng tiền mặt là chủ yếu.

Khi hoạt động ngân hàng chưa đủ sự phát triển và tin cậy thì tiền mặt

trong thanh toán rất nhiều. Nhưng hiện nay xu thế thanh toán không dùng tiền

mặt ngày càng phát triển.

ở các nước phát triển, thanh toán bằng tiền mặt rất ít. Trong hoạt động

kinh doanh, thanh toán qua ngân hàng chiếm 100%, chỉ một phần nhỏ thanh

toán trong sinh hoạt hàng ngày mới sử dụng tiền mặt.

Khi các bên giao dịch với nhau, thường sử dụng các công cụ như: Séc,

UNT, UNC… để thực hiện thanh toán và người mua hoặc người bán chỉ giao

các công cụ đó cho ngân hàng của mình là được, công việc còn lại là của các

ngân hàng với nhau. Tất nhiên là khách hàng phải mất một khoản phí nhất

định.

Thực hiện như vậy sẽ hạn chế được rủi ro trong thanh toán như: cướp

giật, hỏng mất… vì công cụ thanh toán chỉ là một tờ giấy nhỏ hoặc chẳng có

gì cả. Sau khi giao nhận hàng thì giao bộ chứng từ cho ngân hàng thu hộ hoặc

chi hộ. Với hình thức này thì lượng tiền mặt trong thanh toán giảm đi rất

nhiều, nên chi phí quản lý tiền mặt sẽ giảm xuống và hạn chế được bao nhiêu

là rủi ro. Do sự tiện lợi đó mà xu thế này đang phát triển ngay ở các nước kém

và đang phát triển.

5

Theo thống kê của ngân hàng Pháp thì thanh toán bằng tiền mặt trong

kinh doanh ở Pháp, Anh, Hà Lan là 0%, ở Đức là 4.2%, ở Hoa Kỳ là 2.1%,

Đan Mạch là 7.4%… như vậy để thấy được thanh toán không dùng tiền mặt

thật sự được ứng dụng rộng rãi và phát triển như thế nào.

3.2. Công cụ và hình thức thanh toán ngày càng đa dạng.

Khi ngân hàng còn chưa ra đời thì chỉ có hình thức là trực tiếp theo

kiểu “ tiền trao cháo múc ”. Đến khi ngân hàng ra đời và phát triển cao thì

ngoài thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp với khách hàng còn có thanh toán qua

séc, UNC, UNT, các loại thẻ thanh toán rồi thanh toán điện tử …

Phương thức thanh toán cũng rât phong phú: chuyển khoản, chuyển

tiền, ghi sổ, trực tiếp, tín dụng chứng từ, .…

3.3. Rủi ro thanh toán ngày càng giảm

Nếu là trước đây sử dụng tiền mặt thanh toán gặp nhiều sự cố trong

quá trình thanh toán. Nhưng hiện nay thanh toán qua ngân hàng nên những rủi

ro đó giảm xuống rất nhiều, do các loại công cụ và phương thức thanh toán

qua ngân hàng đa dạng nên sẽ đảm bảo được khả năng trả tiền của người mua.

Do những quy định đối với công tác thanh toán hiện nay rất chặt chẽ,

áp dụng cho toàn quốc gia, toàn thế giới. Do vậy hình thức lừa đảo trong

thanh toán giảm nhiều, vì nếu vi phạm các quy định đó thì doanh nghiệp đó sẽ

mất uy tín trên thương trường, như thế sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất

kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy mà các loại rủi ro trong thanh toán

đang có xu hướng giảm dần. Cùng với sự quan tâm thống nhất giữa các quốc

gia đã làm cho công tác thanh toán ngày càng an toàn và bảm bảo hơn.

4. Phân loại thanh toán

4.1. Thanh toán nội bộ và thanh toán với bên ngoài

Thanh toán nội bộ là hoạt động thanh toán phát sinh bên trong đơn vị

kinh doanh, giữa các thanh viên và các mối quan hệ bên trong doanh nghiệp

mà thôi.

Thanh toán với bên ngoài phát sinh với các đối tượng thanh toán bên

ngoài doanh nghiệp như: Với nhà cung cấp, người mua, nhà nước, ngân

hàng…. mà không bị sự tác động nào của các đối tượng bên trong doanh

nghiệp cả.

6

4.2. Thanh toán sử dụng tiền mặt và không sử dụng tiền mặt

Thanh toán sử dụng tiền mặt là hình thức thanh toán khi giao dịch diễn

ra, bên trả tiền trực tiếp giao tiền mặt cho bên kia và nhận hàng về. Hình thức

này hiện nay ít sử dụng vì nó bất tiện và gặp nhiều rủi ro.

Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán khi có một

giao dịch kinh tế nào đó thì các bên sử dụng các công cụ như: Séc, ủy nhiệm

chi, ủy nhiệm thu… và các phương thức mà ngân hàng phục vụ các bên có thể

cung cấp. Hay nói ngắn gọn là hình thức thanh toán qua ngân hàng, không sử

dụng tiền mặt trong kinh doanh.

Đây là xu thế phát triển hiện nay không chỉ ở các nước phát triển mà

còn ở những đang phát triển.

4.3. Thanh toán trong nước và thanh toán quốc tế

Thanh toán trong nước là hình thức thanh toán chỉ diễn ra trong nội bộ

một nước, các đối tượng trong giao dịch cùng ở một quốc gia. Cho nên sẽ có

những cách thức khác nhau để thanh toán.

Thanh toán quốc tế là hoạt động thanh toán vượt ra khỏi phạm vi một

quốc gia, các bên giao dịch ở những nước khác nhau thực hiện mua – bán và

thanh toán cho nhau.

Công tác thanh toán quốc tế buộc phải thanh toán qua ngân hàng giữa

các nước tham gia.

4.4. Thanh toán trước, ngay và thanh toán sau.

Thanh toán trước là thanh toán diễn ra trước khi giao dịch, giao hàng

trong một thời gian nhất định. Thời gian bao nhiêu, số lượng như thế nào tùy

thuộc vào mối quan hệ giữa các bên tham gia.

Thanh toán ngay là hình thức thanh toán diễn ra ngay lúc giao dịch và

các bên thực hiện ngay

Thanh toán sau là thanh toán diễn ra sau khi giao dịch một thời gian

theo các điều kiện trong hợp đồng. Hình thức này hình thanh các khoản phải

thu, phải trả đối với doanh nghiệp.

II. THANH TOÁN TRONG NƯỚC

1. Khái niệm:

7

Là hình thức thanh toán chỉ liên quan đến các đối tượng trong một quốc

gia.

2. Nội dung thanh toán

2.1. Thanh toán nội bộ

Là loại hình thanh toán phát sinh liên quan đến các đối tượng trong đơn

vị kinh doanh có sự phân cấp kinh doanh, quản lý và công tác kế toán.

Một doanh nghiệp dù có tư cách pháp nhân hay không, khi thực hiện

hoạt động kinh doanh cũng phải thuê lao động hoặc có các đơn vị trực thuộc

khác. Do đó mà nảy sinh nhiều mối quan hệ chính sau:

- Thanh toán giữa doanh nghiệp và nhân viên của doanh nghiệp:

Giữa doanh nghiệp và người lao động trong doanh nghiệp có mối quan

hệ ràng buộc bằng pháp lý đó là hợp đồng lao động. Do vậy doanh nghiệp

phải tuân thủ theo luật lao động mà nhà nước ban hành. Nên mọi chế độ, hình

thức trích lập các quỹ trong doanh nghiệp sẽ hình thành nên các loại thanh

toán trong doanh nghiệp

- Thanh toán giữa cấp trên và cấp dưới:

Có nhiều hoạt động thanh toán thể hiện mối quan hệ này như khi cấp

trên cấp phát vốn cho đơn vị thành viên để hoạt động kinh doanh hay thu hồi

lại một phần vốn đã cấp, có thể bằng tiền hoặc bằng tài sản nên sẽ ảnh hưởng

đến nguồn vốn của doanh nghiệp. Hoặc quyết định điều chuyển vốn từ thành

viên này sang thành viên khác.

Ngoài ra còn có các khoản chi hộ, thu hộ giữa cấp trên và cấp dưới như

trả hộ lương, thưởng cho nhân viên hoặc trong trường hợp một trong hai gặp

khó khăn tạm thời về tiền mặt hày thanh toán, thì bên kia sẽ thực hiện nên

phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Bên cạnh đó cấp dưới còn có nghĩa vụ nộp cho cấp trên về các quỹ:

Quỹ quản lý, quỹ khen thưởng, phúc lợi, lãi chưa phân phối…

2.2. Thanh toán với nhà nước

Khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bất kỳ doanh nghiệp nào

cũng đều có nghĩa vụ thanh toán với nhà nước về những khoản nộp theo quy

định. Thanh toán với nhà nước mang tính chất bắt buộc, không hoàn trả và

8

được điều chỉnh theo luật. Thông thường doanh nghiệp phải thanh toán các

khoản thuế, phí, lệ phí và các chế độ bắt buộc khác.

a) Các loại thuế

• Thuế GTGT: Là loại thuế đánh trên phần giá trị tăng thêm của hàng

hóa theo quy định của nhà nước.

Ở Việt Nam, thuế GTGT có thể được tính theo 2 cách sau:

- Theo phương pháp khấu trừ:

- Theo phương pháp trực tiếp

• Thuế TTĐB: Là một loại thuế tiều dùng đánh vào một số hàng hóa,

dịch vụ đặc biệt nằm trong danh mục nhà nước quy định.

Thuế TTĐB = Giá tính thuế * Thuế suất

• Thuế TNDN: Được hiểu là thuế đánh vào phần thu nhập của doanh

nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh.

• Thuế XNK: Là loại thuế đánh vào hàng hóa XNK theo quy định của

nhà nước. Thuế xuất khẩu có thuế suất = 0%

Còn thuế nhập khẩu = Giá tính thuế * Thuế suất

Ngoài ra còn có các loại thuế khác : Thuế môn bài, Thuế đất, Thuế thu

sử dụng vốn ngân sách….

b) Các loại phí, lệ phí và các chế độ bắt buộc khác

Phí và lệ phí là các khoản nộp cho cơ quan hành chính nhà nước phát

sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Các chế độ bắt buộc khác là BHXH, BHYT mà các doanh nghiệp nhà

nước sử dụng lao động phải nộp cho lao động mình thuê.

c) Ngoài các loại trên, còn có hình thức thanh toán nữa đó là các khoản

miễn thuế, hoàn thuế, khấu trừ thuế, giảm thuế... tạo nên mối quan hệ giữa

doanh nghiệp và cơ quan nhà nước quản lý mình.

2.3. Thanh toán với khách hàng trong nước

Là quan hệ phát sinh khi có mua – bán hàng hóa giữa doanh nghiệp với

nhà cung cấp hoặc người mua là khách hàng trong nước. Trong quá trình

thanh toán thì thường xảy ra ba trường hợp sau đây:

a) Thanh toán trước:

9

Khi phát sinh hình thức này doanh nghiệp sẽ ứng trước cho nhà cung

cấp một số tiền nhất định để cam kết rằng doanh nghiệp chắc chắn sẽ mua

hàng, hình thức này hình thành nên khoản trả trước cho người bán (ghi nợ tài

khoản 331). Nếu doanh nghiệp được người mua trả trước một số tiền nào đó

thì lúc đó hình thành khoản ứng trước người mua (ghi có tài 131). Nếu sau

này doanh nghiệp không giao hàng cho người mua thì buộc phải trả lại tiền và

còn bị phạt vì vi phạm hợp đồng nữa.

Thông thường thanh toán trước chỉ chiếm một phần nhỏ trong giá trị

hợp đồng bởi vì vừa bị chiếm dụng vốn vừa không biết là hàng hóa có đáp

ứng yêu cầu của mình hay không.

b) Thanh toán ngay:

Là hình thức thanh toán cùng lúc với khi 2 bên giao hàng thì giao tiền

cho nhau. Hình thức này thường chiếm tỉ lệ khá lớn trong giao dịch

c) Thanh toán sau: Là hình thức thanh toán sau một thời gian nhất định

theo sự thoả thuận giữa hai bên

• Đối với người cung cấp:

Đây là hình thức doanh nghiệp mua chịu nhà cung cấp và cam kết sẽ

thanh toán sau một thời gian nào đó, nếu số lượng lớn chứng tỏ doanh nghiệp

đã vay vốn của khách hàng và đây là một hình thức tín dụng thương mại, điều

này sẽ tác động đến cơ cấu vốn và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thông thường để mua chịu được hay không còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố:

- uy tín của doanh nghiệp: Là uy tín của doanh nghiệp về thanh toán,

về hoạt động kinh doanh trên thương trường như thế nào. Nếu doanh nghiệp

có uy tín cao thì sẽ được cho mua chịu nhiều. Còn nếu doanh nghiệp đã từng

vi phạm các điều khoản về công tác thanh toán thì người cung cấp sẽ không

cho mua chịu, mà nếu có thì cũng là một tỷ lệ rất ít.

- Là khách hàng quen hay không: Nếu mua lần đầu thì doanh nghiệp

khó mà được mua chịu, nhưng nếu thường xuyên có quan hệ mua bán thì sẽ

được lợi nhiều hơn.

- Kết quả hoạt động kinh doanh: Sẽ chẳng có ai cho DN mua chịu nếu

biết DN đang làm ăn thua lỗ, không đủ khả năng thanh toán cả.

• Đối với người mua hàng: Đó là hình thức bán chịu của doanh

nghiệp, doanh nghiệp sẽ cho khách hàng trả tiền sau một thời gian và như vậy

10